Diritto e Fisco | Editoriale

Fattura Pubblica amministrazione: come fare la fatturaPA

26 Aprile 2018
Fattura Pubblica amministrazione: come fare la fatturaPA

Come funziona il sistema di interscambio per i file FatturaPA: soggetti tenuti all’obbligo, pubbliche amministrazioni, conservazione delle fatture e split payment. 

Chi non è al passo coi tempi e non sa usare i computer troverà ormai difficile emettere anche una semplice fattura. Questo documento, che un tempo riusciva a comporre anche chi non aveva competenze tecniche, oggi richiede non tanto l’assistenza del commercialista quanto quella di un informatico: la dematerializzazione delle fatture e la trasmissione in via telematica ha reso necessario un aggiornamento professionale per tutti i titolari di partita Iva. Si parte con le fatture emesse nei confronti della pubblica amministrazione e degli enti pubblici. In questi casi bisogna emettere un file in un particolare formato, che va spedito anche attraverso un meccanismo speciale che non è più la lettera di un tempo. In questo articolo forniremo le indicazioni di massima di come fare la fattura PA ossia la fattura per la pubblica amministrazione.

Cos’è la fatturaPA

Una legge del 2007 [1] ha introdotto l’obbligo, per quanti hanno rapporti commerciali con la pubblica amministrazione (derivanti da cessioni di beni o prestazioni di servizi), di emettere una fattura elettronica anche detta fatturaPA. La normativa è tuttavia entrata in vigore solo a partire dal 31 marzo 2015.

Non c’è, in verità, solo l’obbligo di redigere la fattura in formato elettronico, ma anche di trasmetterla telematicamente e di conservarla e archiviarla nel medesimo formato. Dall’altro lato gli enti pubblici e la PA in generale hanno il divieto di accettare fatture emesse o trasmesse in formato cartaceo. Per cui, se hai spedito una fattura con il tradizionale foglio di carta a una pubblica amministrazione, stai tranquillo che quella fattura non ti potrà mai essere pagata.

Le regole sono state poi definite da due decreti ministeriali di cui si consiglia la lettera per le questioni più tecniche [2].

Per chi vale la fattura PA?

Obbligati ad emettere la Fattura PA sono tutti i titolari di partita Iva residenti in Italia per quanto riguarda i pagamenti richiesti nei confronti di pubbliche amministrazioni come:

  • le amministrazioni dello Stato, compresi gli istituti e le scuole di ogni ordine e grado e le istituzioni educative;
  • le aziende e amministrazioni dello Stato ad ordinamento autonomo;
  • le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane e loro consorzi e associazioni;
  • le istituzioni universitarie;
  • gli istituti autonomi case popolari;
  • le camere di commercio;
  • gli enti pubblici non economici nazionali, regionali e locali (compresi gli ordini professionali);
  • le amministrazioni, aziende ed enti del Servizio sanitario nazionale;
  • l’ARAN;
  • le Agenzie fiscali (Entrate, Dogane, Demanio );
  • il CONI;
  • le amministrazioni autonome;
  • le autorità indipendenti (AGCOM, AEEG, il Garante per la protezione dei dati personali);
  • la Siae
  • gli altri enti e soggetti indicati nell’elenco aggiornato annualmente e pubblicato dall’ISTAT.

Inoltre, a partire dal 1° gennaio 2017, il sistema di fatturazione elettronica e interscambio è utilizzabile anche da chi intende trasmettere fatture elettroniche in ambito B2B, ossia anche nei confronti di soggetti diversi dalla P.A. ma comunque altri titolari di partita Iva.

Come deve essere la fatturaPA?

Le fatture Pubblica Amministrazione devono avere un particolare formato elettronico che viene chiamato XML (eXtensible Markup Language); questo formato garantisce una rappresentazione dei dati predefinita che può essere gestita dagli operatori in modo uniforme e standardizzato.

Il documento, provvisto di un riferimento temporale, deve essere altresì sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale.

Non basta. La FatturaPA deve anche riportare le caratteristiche informatiche disponibili sul sito del Sistema di interscambio (SdI) www.fatturapa.gov.it (non può quindi consistere, come quella fiscale, in un allegato PDF ad un’email trasmessa). Essa inoltre deve contenere anche informazioni ulteriori riguardanti la fornitura, quali il codice IPA della PA destinataria, i dati degli ordini, del contratto ecc.

La FatturaPA deve essere necessariamente sottoscritta con firma elettronica qualificata o digitale (firma non richiesta obbligatoriamente per le fatture fiscali).

Nel caso di contratti di appalto, deve essere poi inserito il Codice identificativo di Gara (CIG) e il Codice Unico di Progetto (CUP), a cura della stazione appaltante.

Split payment

Nelle operazioni effettuate nei confronti delle pubbliche amministrazioni destinatarie della FatturaPA, si applica il cosiddetto split payment (ossia il meccanismo della scissione dei pagamenti). In tal caso, il fornitore riporta nel campo «esigibilità IVA» della fattura elettronica il valore “S” (scissione dei pagamenti). Con lo Split Payment, l’Iva, applicata da chi emette la fattura, non viene da questi riscossa e poi versata all’erario ma viene versata direttamente da chi effettua il pagamento (in questo caso la pubblica amministrazione).

Come si trasmettono le fatturePA alla pubblica amministrazione?

La fattura pubblica amministrazione va spedita in via telematica attraverso una piattaforma dedicata : si tratta del Sistema di Interscambio (SdI), realizzato da Sogei Spa e gestito dall’Agenzia delle Entrate.

La fattura può essere trasmessa al SdI utilizzando diversi tipi di canali (posta elettronica certificata; via web dal sito www.fatturapa.gov.it tramite le credenziali Entratel, Fisconline o tramite la Carta Nazionale dei Servizi, attraverso la cooperazione applicativa (web services) o mediante un trasferimento di file secondo il protocollo FTP).

Esistono numerosi servizi esterni privati di creazione, spedizione, gestione e conservazione delle fatturePA che svolgono questo servizio a pagamento.

In ogni caso l’Agenzia delle Entrate ha messo a disposizione un servizio gratuito per la generazione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche.

Il Sistema di Interscambio, all’atto della ricezione della fattura:

  • assegna ad essa un identificativo proprio;
  • effettua i relativi controlli propedeutici all’inoltro (solo in caso di esito negativo viene rilasciata una ricevuta di scarto);
  • nel caso i controlli siano stati superati, inoltra la fattura al competente ufficio dell’Amministrazione committente.

L’esito dell’inoltro è attestato da apposite notifiche:

  • in caso di esito positivo, viene rilasciata una ricevuta di consegna;
  • se, per cause tecniche non imputabili al SdI, la trasmissione non fosse possibile entro i termini previsti (48 ore), l’esito negativo viene comunicato tramite una notifica di mancata consegna al soggetto trasmittente.

Quando si considera emessa la FatturaPA?

La fattura si considera emessa e trasmessa qualora, alternativamente, sia stata rilasciata:

  • la ricevuta di consegna,
  • la notifica di mancata consegna;
  • l’attestazione di “avvenuta trasmissione della fattura con impossibilità di recapito”.

Tuttavia, la fattura si intende ricevuta dal destinatario solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna, ovvero, nell’ultimo dei casi elencati, qualora il fornitore abbia provveduto a trasmettere, o a mettere a disposizione della P.A. committente, l’attestato inviato dal SdI contenente la fattura, tramite un servizio di posta elettronica o altro canale telematico.

Come si conserva la fattura pubblica amministrazione?

Le fatturePA devono essere conservate nello stesso formato elettronico di emissione. Non è quindi possibile stamparle su carta. Quest’obbligo vale sia per l’emittente che per il destinatario della stessa.

Il processo di conservazione deve essere effettuato entro tre mesi dal termine di presentazione della relativa dichiarazione annuale e termina con l’apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.


note

[1] L. 244/2007 (art. 1 commi 209-214).

[2] DM 3.4.2013 n. 55 e DM 7.3.2008 (il quale ha istituito il Sistema di Interscambio (SdI), ossia l’interfaccia messa a disposizione degli operatori per la veicolazione delle fatture).


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