Diritto e Fisco | Editoriale

Telefono aziendale: si possono controllare le chiamate?

2 maggio 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 2 maggio 2018



Il datore di lavoro può accedere ai numeri in entrata ed in uscita sulle sim assegnate ai dipendenti o viola la privacy? L’intervento del Garante.

Fino a dove arriva la privacy del lavoratore che riceve un telefono aziendale come benefit o per esigenze di servizio? L’azienda può controllare la sim di quel cellulare per vedere se è stata effettivamente usata per motivi di lavoro oppure per questioni private? In altre parole: sul telefono aziendale si possono controllare le chiamate? L’argomento è stato chiarito dal Garante per la protezione dei dati personali, cioè l’Autorità che tutela la privacy, con un provvedimento [1] che fa seguito ad una richiesta in merito avanzata da una multinazionale. Il punto è: il lavoratore a cui viene controllato il cellulare aziendale subisce una lesione dei suoi diritti fondamentali, tra cui quello alla riservatezza? E, nel caso in cui l’azienda si accorga che il telefono è stato utilizzato anche per motivi personali, il dipendente o collaboratore può essere licenziato? Vediamo.

Telefono aziendale: come si può controllare?

Un’azienda – come la multinazionale che si era rivolta al Garante per la privacy – potrebbe chiedere al proprio operatore telefonico di fornire alcuni dettagli sulla sim dei telefoni aziendali dei lavoratori. In pratica, insieme alla bolletta bimestrale, il datore di lavoro riceverebbe queste informazioni:

  • i numeri in entrata ed in uscita dal telefono;
  • i Paesi di provenienza o di destinazione delle chiamate;
  • il giorno e l’ora in cui sono state effettuate le telefonate;
  • la durata delle chiamate.

Ma l’azienda ha diritto all’accesso di questi dati? Si possono controllare le chiamate di un telefono aziendale? In teoria sì, in quanto è lei la titolare del contratto e, quindi, è sempre lei a pagare la bolletta del telefono. Tuttavia, ci sono certi limiti che devono essere rispettati.

Innanzitutto, l’operatore deve oscurare in parte i numeri di telefono forniti. Avete presente l’elenco dei numeri con gli asterischi al posto delle ultime 3-4 cifre? Ecco, di quello si tratta.

In secondo luogo, l’elenco dei numeri può essere richiesto solo per motivi legati ad esigenze organizzative e di tutela del patrimonio dell’azienda. In poche parole, il datore di lavoro può controllare il telefono aziendale per sapere se e come si può risparmiare sulle chiamate e razionalizzare la spesa. Ma, come sottolinea il Garante, l’operatore può fornire solo i dati necessari, pertinenti e non eccedenti come le voci di spesa all’interno della fattura. Informazioni, insomma, utili per il controllo dei costi.

Quello che non è lecito, secondo il parere dell’Autorità, è il trattamento dei dati relativi a terze persone e, nel dettaglio:

  • il numero telefonico completo della persona che chiama;
  • i dettagli della chiamata in entrata;
  • il Paese di provenienza della chiamata.

C’è, ovviamente, un’eccezione che può giustificare la richiesta di queste informazioni e riguarda il caso in cui comportino una spesa specifica ed eccessiva, documentata in bolletta. Ad ogni modo, i dati andrebbero trattati solo per questioni legate all’organizzazione e alla tutela del patrimonio aziendale, escludendo qualsiasi altra possibile finalità di utilizzo.

Telefono aziendale: per quanto tempo possono essere conservati i dati?

Altra questione sottolineata dal Garante riguarda il tempo per il quale devono essere conservati i dati quando si controllano le chiamate da e verso un telefono aziendale. L’Autorità ricorda che la normativa sulla privacy vieta di conservare i dati per un periodo di tempo superiore a quello necessario alle finalità per cui sono stati raccolti e successivamente trattati. Nel caso specifico, per quanto riguarda i dati relativi alle chiamate effettuate o ricevute su un cellulare aziendale ai fini di fatturazione o di documentazione per eventuali contestazioni dei costi non possono essere trattati e conservati dal fornitore del servizio per più di sei mesi.

Telefono aziendale: come si deve tutelare il datore di lavoro

Patti chiari, amicizia lunga si diceva una volta. Il datore di lavoro che vuole pretendere dai propri dipendenti o collaboratori un uso corretto del telefono aziendale deve, secondo il Garante, regolamentare nero su bianco le condizioni di utilizzo della sim ma anche gli altri profili che riguardano i trattamenti che si intendono effettuare. In poche parole, deve avvertire i lavoratori del fatto che intende controllare le chiamate allo scopo di migliorare l’organizzazione e la tutela del patrimonio aziendale.

Può anche mettere a punto un sistema di addebito e di tariffazione separata per le chiamate effettuate dal cellulare aziendale per uso privato. Su queste ultime, però, non devono essere raccolti i dati relativi ai numeri di telefono in entrata o in uscita.

Telefono aziendale: quando può essere licenziato il dipendente?

Anche se su un telefono aziendale si possono controllare le chiamate e da questa verifica emerge che un dipendente lo utilizza fuori dagli orari di lavoro, è difficile stabilire se quella telefonata riguarda davvero l’attività del lavoratore o no. Poniamo il caso di un giornalista, teoricamente senza orari precisi perché può ricevere una confidenza da una sua fonte anche alle 11 di sera o avere la necessità di effettuare una telefonata alle 6 del mattino per verificare una notizia. Oppure il caso di un capo ufficio che viene chiamato o deve chiamare in orari poco ortodossi per una questione di lavoro.

Ci sono, però, delle situazioni che «saltano all’occhio» di chiunque. È il caso del dipendente che utilizza il telefono aziendale per chiamare parenti o amici e prolungare le conversazioni oltremisura. La differenza tra un «ciao cara, sono appena uscito e sto arrivando» e un «ciao mamma, allora che cosa hai fatto oggi?» è ben evidente.

L’uso eccessivo del telefono aziendale per scopi privati può comportare il licenziamento. A patto, però, che l’azienda provi la malafede del lavoratore, cioè il suo comportamento illegittimo. Non basta, infatti, dire che ci sono state molte chiamate fuori dall’orario di lavoro ma è necessaria una prova puntuale su ogni singola telefonata tramite i tabulati telefonici [2]. Tradotto: l’onere della prova spetta al datore di lavoro e non al dipendente.

Non bastano nemmeno gli episodi isolati: la Suprema Corte, in diversi momenti [3] ha stabilito che il licenziamento per abuso del cellulare aziendale è legittimo purché il numero delle chiamate o di sms inviati sia da considerare eccessivo. L’azienda troppo «pignola» può sì contestare anche l’utilizzo sporadico del telefono aziendale per questioni private ma non per questo passare alle vie di fatto con un licenziamento.

note

[1] Garante per la privacy, provv. n. 3 dell’11.01.2018.

[2] Cass. sent. n. 17108/2016 del 16.08.2016.

[3] Cass. sent. n. 22066/2007, n. 5546/2010 e n. 23107/2008.

Per avere il pdf inserisci qui la tua email. Se non sei già iscritto, riceverai la nostra newsletter:

Informativa sulla privacy
DOWNLOAD

ARTICOLI CORRELATI

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema. Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 



NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI