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Lo sai che? L’email aziendale può essere aperta dal datore di lavoro?

Lo sai che? Pubblicato il 10 maggio 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 10 maggio 2018

La posta elettronica fornita dall’azienda è segreta e coperta dalla privacy? Che succede se si inviano email personali dall’account aziendale?

Nel momento in cui sei stato assunto, ti è stato assegnato un indirizzo di posta elettronica aziendale. Si tratta di una email protetta da password personale che puoi usare solo tu, ma con l’estensione che riporta il nome della società per cui lavori (ad esempio mario.rossi@nomeazienda.it). Da questa email invii normalmente le comunicazioni a clienti, fornitori, rappresentanti. Senonché, di tanto in tanto, ti è capitato di spedire dei messaggi ad amici, un po’ per errore, un po’ per non dover aprire anche una seconda finestra con l’account di posta privata. Ora ti è stato detto che il datore di lavoro sta facendo dei controlli a tappeto per verificare se le email aziendali vengono utilizzate per scopi personali. Possibile? Non dovrebbero essere coperte da privacy? Così ti chiedi se l’email aziendale può essere aperta dal datore di lavoro. Al tuo quesito ha fornito una risposta sia la Corte Europea dei diritti dell’Uomo, sia la Cassazione, sia di recente il Garante della Privacy [1]. Ma procediamo con ordine.

Le email aziendali sono coperte da privacy?

Se hai letto il nostro articolo Controllare le mail dei dipendenti è violazione della privacy (e se non lo hai fatto ti consiglio di riparare al più presto) saprai certamente come sono orientate la Cedu (ossia la Corte Europea dei Diritti dell’Uomo) e la Cassazione in materia di controllo delle email aziendali dei dipendenti. La posizione dei due tribunali è differente. Vediamole singolarmente.

Secondo la Cedu [2] il datore di lavoro può controllare la posta elettronica dei dipendenti solo se ricorrono tre condizioni:

  • il controllo non può mai essere segreto; il dipendente deve cioè sapere in anticipo che il datore si è riservato la possibilità di sbirciare nella sua corrispondenza. Il che verosimilmente presuppone una specifica indicazione nel contratto di lavoro o nel regolamento aziendale. Detta comunicazione deve precisare come le misure saranno attuate e le finalità del controllo. Senza la comunicazione preventiva l’apertura dell’email aziendale in uso al dipendente è vietata ed anche le eventuali prove così acquisite non possono essere usate in un eventuale giudizio contro il lavoratore;
  • il controllo delle email non può superare i limiti imposti dalla finalità del trattamento, pena un’intollerabile intromissione nella privacy del lavoratore. Questo significa che non qualsiasi email può essere letta ma solo quelle inviate e attinenti a questioni che coinvolgono l’azienda. Con il risultato che ben potrebbe il dipendente inviare dall’account aziendale messaggi privati, senza che questi possano essere aperti dal datore;
  • il datore deve consentire la “tracciabilità dei controlli”, in modo da rendere chiaro quanti e quali email sono state monitorate, per quanto tempo, e quante persone hanno avuto accesso ai risultati della sorveglianza.

Molto più rigorosa è la posizione della Cassazione [3] secondo la quale tutte le volte in cui l’email aziendale è coperta da password non può essere aperta dal datore di lavoro neanche se questi ha fornito la preventiva comunicazione. Si tratterebbe comunque di una violazione della privacy, del diritto alla vita privata e alla corrispondenza che, in Italia, sono valori tutelati dalla Costituzione.

Infine c’è la posizione del Garante della Privacy che ha emesso nel lontano 2007 delle apposite linee guida sull’argomento (le abbiamo riportate nell’articolo Il datore di lavoro può leggere le email dei dipendenti?). In quella sede, il Garante sembra sposare l’orientamento della Cedu: è sì possibile aprire l’email aziendale dei dipendenti ma solo previa e chiara informativa, con accorgimenti volti a salvaguardare la privacy delle altre informazioni contenute nei messaggi (quelli cioè inviati a uso personale) e nel rispetto dei principi di pertinenza e di non eccedenza. Detto in parole povere, il controllo dell’email può avvenire non con scopi preventivi e di monitoraggio, ma solo per accertare specifici illeciti di cui vi sia già un valido sospetto. Il datore non potrebbe quindi aprire la posta elettronica dei dipendenti se non ci sono già delle precedenti ragioni per farlo, ragioni volte a tutelare la propria azienda dalla commissioni di illeciti.

Si può aprire l’account di posta elettronica del dipendente?

Il Garante della Privacy, in questi giorni, è tornato sull’argomento dell’apertura delle email aziendali, adeguando le proprie linee guida del 2007 alla riforma contenuta nel famoso Jobs Act. Secondo l’Authority, il datore è legittimato a raccogliere informazioni dagli strumenti che il dipendente usa per svolgere la prestazione soltanto se rispetta le norme del codice privacy e dello statuto dei lavoratori: diversamente compie un illecito trattamento di dati personali.

Il capo deve sempre rispettare l’articolo 4 dello statuto dei lavoratori riformato di recente che stabilisce la possibilità per il datore di lavoro di eseguire controlli sugli «strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa» come tablet, telefonini e badge, anche senza bisogno dell’accordo coi sindacati. Ma questo non può riversarsi in un controllo a distanza dell’attività lavorativa: non può cioè costituire un mezzo per verificare se il dipendente stia lavorando o meno, stia scrivendo un’email a un amico o stia facendo altro.

Peraltro, dopo l’approvazione del Jobs Act, la stessa Cassazione civile ha precisato che «anche in caso di concertazione datore-sindacati mai la tutela dei beni aziendali può dar luogo a controlli a distanza: la conservazione dei dati integra un’indagine vietata su opinioni e condotte dei lavoratori» [4]. Risultato: il datore di lavoro che apre le email dei dipendenti per vedere se questi stanno spedendo messaggi privati è illecito «al di là delle valutazioni  sull’idoneità o meno dell’informativa resa ai dipendenti sia personalmente che attraverso il cosiddetto “disciplinare privacy”».

La conservazione del contenuto delle email aziendali è autorizzata soltanto «ai fini della loro eventuale acquisizione da parte dell’autorità giudiziaria», dunque per i futuri sviluppi contenziosi.

In seguito – come riporta il sito Cassazione.net – «la sezione lavoro della Cassazione ha annullato il licenziamento fondato sulle mail aziendali del dipendente perché non è certo che il lavoratore ne sia l’autore, ricordando che si tratta di messaggi non riferibili al suo autore apparente, mentre la posta elettronica costituisce un documento informatico liberamente valutabile dal giudice e soltanto la Pec o la firma digitale ne garantiscono l’immodificabilità.

In un’altra pronuncia sulla stessa vicenda ha chiarito che l’email aziendale non inchioda il lavoratore al licenziamento perché il server è in mano al datore: è dunque esclusa la valenza probatoria dei messaggi acquisiti dall’account del dipendente laddove si tratta di documenti in astratto alterabili dalla società [5]».

In ultimo c’è una sentenza di quest’anno della Cassazione penale [6] secondo cui «l’inserimento della tutela del patrimonio aziendale tra le ragioni che legittimano l’installazione di impianti audiovisivi e di altri strumenti di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori solo previo accordo sindacale ovvero autorizzazione della competente direzione territoriale del lavoro amplia le garanzie a favore di questi ultimi rendendo penalmente illecita l’installazione non autorizzata di tali impianti».

note

[1] Garante Privacy provv. n. 243/18.

[2] Cedu causa n. 61496/08.

[3] Cass. sent. n. 13057/16 del 5.05.2016.

[4] Cass. sent. n. 18302/16.

[5] Cass. sent. n. 5523/18 e n. 6425/18.

[6] Cass. sent. n. 4564/18


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