Diritto e Fisco | Editoriale

Come fare la fattura elettronica

11 Febbraio 2019 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 11 Febbraio 2019



Fattura PA e fattura elettronica tra privati, aziende e professionisti: come crearla, inviarla e riceverla.

Non hai mai fatto una fattura elettronica e non hai la minima intenzione di imparare? Purtroppo, da quest’anno non ne puoi più fare a meno: dal 1° gennaio 2019 è entrato in vigore, infatti, l’obbligo di fattura elettronica tra privati per imprese e professionisti. In buona sostanza, se sei un professionista, o un imprenditore, ed emetti fatture alle imprese, ai liberi professionisti (B2B) o ai consumatori (B2C), dal 1° gennaio 2019 devi inviarla in forma elettronica.

L’obbligo di fatturazione elettronica, tra l’altro, è in vigore già da tempo per chi deve inviare fatture agli enti pubblici: in questo caso, bisogna creare una fattura PA e inoltrarla tramite il sistema d’interscambio dell’Agenzia delle Entrate. Per chi scarica le spese del carburante, poi, dal 1° luglio 2018 è obbligatorio ricevere la fattura elettronica dal distributore.

Ma che cos’è una fattura elettronica? Basta inviare una fattura via mail perché sia considerata elettronica? Come si fa la fattura PA? Come funziona il sistema d’interscambio? Come ci si abilita per ricevere una fattura elettronica? Vediamo, grazie alla nostra guida, come fare la fattura elettronica: come abilitarsi ai servizi delle Entrate, come creare, inviare e monitorare la fattura elettronica e la fattura PA, come ricevere le fatture elettroniche.

Che cos’è la fattura elettronica?

Chiariamo innanzitutto che cos’è la fattura elettronica. Il Decreto Iva [1] la definisce come fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Le 3 caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

  • integrità: Il destinatario deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati. Il documento deve quindi essere integro;
  • autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa;
  • leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

  • con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
  • con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
  • con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
  • con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

Che cos’è la fattura PA

La fattura PA è la fattura elettronica che deve essere trasmessa alla Pubblica Amministrazione (per cessione di beni o prestazione di servizi effettuate nei confronti di un Ente pubblico).

La fattura PA deve avere le seguenti caratteristiche:

  • rispondere ai requisiti della fattura elettronica e poter essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI);
  • essere in formato XML, unico formato ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
  • essere contrassegnata dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura apposta al formato XML;
  • essere contrassegnata dal codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’ Indice della Pubblica Amministrazione (IPA, una sorta di elenco contenente gli “indirizzi elettronici” degli enti pubblici);
  • se la fattura si riferisce a cessione di beni o prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o di una commessa aggiudicata, deve recare il Codice unico di progetto (CUP) assegnato dalla PA;
  • essere inviata tramite Pec con le modalità previste dalla norma attuativa.

Che cos’è il sistema d’interscambio?

Il Sistema d’interscambio è una sorta di “postino virtuale”, attraverso cui si trasmettono e ricevono le fatture PA, che:

  • fornisce i servizi di accreditamento al sistema stesso;
  • riceve le fatture elettroniche trasmesse;
  • convalida e gestisce i flussi della fatture;
  • indirizza le fatture all’Ente destinatario;
  • notifica l’esito dei flussi tramite ricevute.

L’automazione di questi processi è possibile grazie al formato XML del documento: il formato PDF non può integrare una fattura elettronica perché non consente la lettura automatica dei dati e l’invio diretto alla PA interessata.

Trasmissione telematica di fatture e corrispettivi

La fattura elettronica per le operazioni tra privati e la trasmissione tramite Sistema d’Interscambio costituiscono solo il primo passo nella “rivoluzione” degli adempimenti. Dal 1° gennaio 2017, difatti, i contribuenti possono optare per la trasmissione in via telematica all’Agenzia delle Entrate di tutte le operazioni in entrata e in uscita.

Sono comprese anche le operazioni certificate da ricevute e scontrini: i corrispettivi giornalieri, difatti, possono essere memorizzati elettronicamente e trasmessi telematicamente all’Agenzia delle Entrate, senza più necessità, per il commerciante, di emettere lo scontrino.

Optare per la trasmissione elettronica delle operazioni comporta una lunga serie di vantaggi in termini di adempimenti burocratici.

Vantaggi per i contribuenti che trasmettono telematicamente tutte le operazioni

I vantaggi previsti per chi comunica elettronicamente le operazioni sono notevoli:

  • esonero dall’obbligo di presentare lo Spesometro, la Blacklist e i contratti stipulati da società di leasing;
  • esonero di comunicazione degli acquisti di beni da San Marino;
  • esonero dalla presentazione dei modelli Intrastat per gli acquisti intracomunitari di beni;
  • accesso in via prioritaria ai rimborsi Iva;
  • riduzione di un anno dei termini di decadenza per la notifica degli accertamenti;
  • nessun obbligo di registrazione dei corrispettivi (perché memorizzati e trasmessi elettronicamente);
  • nessun obbligo di rilascio ricevute e scontrini fiscali;
  • assistenza fiscale per i contribuenti minori, esonero dal visto di conformità e dalla garanzia per i rimborsi Iva.

Questi vantaggi dal 2019 sono previsti per tutti, a causa dell’obbligo di trasmettere tutte le fatture B2B (cioè tra imprese e professionisti) in formato elettronico.

Come ci si abilita ai servizi web delle Entrate per la fattura elettronica?

Per poter usare il servizio di fatturazione elettronica, per prima cosa occorre iscriversi, collegandosi al sito, cliccando su “Area riservata” nella home page del portale web delle Entrate, e selezionando la voce “Registrazione”. Occorre inserire i propri dati personali:

  • ultima dichiarazione dei redditi presentata: modello utilizzato (730, ex-Unico, Cu);
  • codice fiscale;
  • soggetto tramite cui si è presentata la dichiarazione (sostituto/intermediario, Poste, servizi telematici, Agenzia delle entrate);
  • reddito complessivo in unità di euro senza decimali né punti (ad esempio, per 33.500,11 indicare 33500); se il reddito è negativo, si indica l’importo preceduto da segno meno (ad esempio, -56587).

A questo punto, la pagina fornisce un codice di identificazione personale, il pin. Il sistema chiede di specificare se l’utente è un privato o un’azienda e se possiede la Carta nazionale dei servizi. In quest’ultimo caso, infatti, l’utente beneficia di una procedura di registrazione semplificata e immediata: selezionando Area riservata → Accedi a Entratel/Fisconline → Accesso con smart card, il sistema, effettuati i necessari controlli, fornisce al richiedente il codice pin completo e chiede di scegliere una password personale. In caso contrario, il pin sarà composto da sole quattro cifre e quelle mancanti, per ragioni di sicurezza, saranno inviate per posta dopo circa due settimane.

La registrazione è possibile anche tramite l’app dell’Agenzia scaricabile dal sito o dai principali store, oppure andando personalmente o delegando una persona di fiducia mediante procura speciale, presso un qualsiasi ufficio territoriale dell’Agenzia muniti di documento di riconoscimento e compilando il modulo di richiesta di registrazione.

In alternativa, è possibile accedere ai servizi di fatturazione elettronica delle entrate attraverso l’identità unica digitale Spid.

Come si ottiene lo Spid?

Il sistema Spid dà al cittadino la possibilità di avere delle credenziali uniche per accedere ai servizi pubblici online, compresi quelli dell’Agenzia delle Entrate: le credenziali sono però utilizzabili in modo differente, a seconda del livello di identità Spid richiesto:

  • il primo livello di sicurezza permette l’autenticazione con id e password stabilite dallo stesso utente;
  • il secondo livello permette l’autenticazione con una password valida per tutti i servizi ed una seconda password momentanea (la cosiddetta OTP, one time password) inviata all’utente per accedere allo specifico servizio;
  • il terzo livello permette invece l’autenticazione tramite smart card abbinata a una password.

Per avere l’identità unica ci si deve rivolgere ai gestori di identità digitale (Identity Provider): si tratta di soggetti privati accreditati dall’Agid (l’Agenzia per l’Italia digitale) che forniscono al cittadino le identità digitali e le gestiscono, dopo averlo identificato e averne verificato i dati. È possibile effettuare le operazioni di identificazione anche a distanza e online.

Attualmente lo Spid può essere richiesto ai seguenti gestori:

  • Sielte;
  • InfoCert S.p.a;
  • Poste Italiane S.p.a;
  • Intesa;
  • Namirial;
  • Telecom Italia Trust Technologies Srl.

Una volta scelto il provider, il cittadino può sempre cambiarlo e può, inoltre, avere più di un’identità digitale.

Come si usano i servizi Fisconline delle Entrate?

Completata la registrazione e una volta in possesso del pin completo, della Carta nazionale dei servizi o dello Spid, è sufficiente riaprire il sito, inserire le credenziali e cliccare su “Scrivania”. Non resta che scegliere il servizio che serve:

  • inviare la propria dichiarazione dei redditi;
  • pagare imposte, tasse e contributi con il modello F24;
  • registrare il contratto di affitto;
  • scegliere la cedolare secca;
  • accedere al proprio cassetto fiscale, il servizio online, sempre offerto dall’Agenzia delle entrate che permette di controllare in tempo reale la propria posizione fiscale;
  • comunicare le proprie coordinate bancarie per l’accredito dei rimborsi;
  • ricevere assistenza sulle comunicazioni di irregolarità grazie al servizio Civis;
  • annullare documenti inviati per errore;
  • ottenere le ricevute telematiche della documentazione inviata;
  • consultare i dati catastali degli immobili di proprietà;
  • accedere ai servizi di fatturazione elettronica.

Gli intermediari dell’Agenzia delle Entrate, come i consulenti del lavoro e i commercialisti, utilizzano, per accedere alla fatturazione elettronica e PA, il canale Entratel.

Come si accede al servizio fatture e corrispettivi?

È possibile accedere direttamente ai servizi di fatturazione, previa autenticazione, collegandosi al sito Iva servizi (https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/ser/).

Una volta selezionata l’utenza di lavoro, si deve andare al servizio fatturazione. Si accede così al servizio fatture e corrispettivi.

Come si genera la fattura elettronica?

Per generare la fattura elettronica si deve selezionare la voce Generazione ed andare nel riquadro Crea nuovo file:

Si può scegliere se creare una fattura ordinaria, semplificata o una fattura PA.

Una volta cliccata la voce di proprio interesse, bisogna inserire i seguenti dati:

  • dati personali: ragione sociale o nome e cognome, codice fiscale, partita Iva, indirizzo;
  • dati del cliente: ragione sociale o nome e cognome, codice fiscale, partita Iva, indirizzo, codice destinatario (indispensabile per inviare la fattura col sistema d’interscambio);
  • tipo documento: bisogna scegliere se si tratta di una fattura, di una nota di credito, di una parcella, di un acconto o anticipo su fattura o parcella.

Bisogna poi inserire tutti i dati rilevanti della fattura: numero del documento, data di emissione, importo per beni/servizi e quantità, aliquota Iva applicata, eventuali esenzioni con relativa norma di legge, eventuale applicazione della cassa professionale, eventuale applicazione dello Split Payment (scissione dei pagamenti, per le operazioni verso una pubblica amministrazione, in quanto gli enti pubblici non corrispondono l’Iva all’impresa, ma la versano direttamente allo Stato; lo Split Payment è stato abolito per i professionisti dal 14 luglio 2018 ).

Nella maschera Dati contratto, per quanto riguarda la fattura PA, è possibile aggiungere il codice CIG (codice identificativo di gara) e il codice CUP (codice unico di progetto), necessario in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e in ulteriori specifiche ipotesi.

Bisogna poi inserire la causale della fattura nella maschera Causale.

Le pubbliche amministrazioni non possono procedere al pagamento delle fatture elettroniche che non riportano i codici CIG e CUP.

Possono poi essere compilati ulteriori campi, a seconda della situazione specifica:

  • i dati relativi all’eventuale ritenuta d’acconto: importo, aliquota (solitamente il 20%), causale della ritenuta (La lettera che appare anche nel modello 770, solitamente A per le prestazioni di lavoro autonomo);
  • i dati relativi all’eventuale pagamento di bolli;
  • i dati relativi a sconti o maggiorazioni, con la relativa percentuale;
  • va poi compilato il campo Articolo 73 se il documento viene emesso secondo modalità e termini stabiliti dal decreto che consente all’interessato di emettere nello stesso anno più documenti aventi stesso numero;
  • i dati relativi all’eventuale ordine di acquisto;
  • i dati relativi all’eventuale convenzione, o alle eventuali convenzioni stipulate;
  • i dati relativi all’eventuale documento di trasporto (DDT), i dati di trasporto e i dati relativi alle eventuali operazioni accessorie (fattura principale);
  • i dati relativi all’eventuale stato di avanzamento lavori (SAL);
  • i dati relativi a eventuali veicoli: prima immatricolazione e totale percorso;
  • i dati relativi a eventuali fatture collegate;
  • i dati di pagamento: codice Iban e dati bancari o istituto postale, beneficiario, termini di pagamento e scadenza, data di decorrenza e importo di eventuali penali, sconti per pagamenti anticipati;
  • eventuali allegati.

Terminata la compilazione delle maschere necessarie, si arriva al riepilogo, che riporta i dati salienti.

A questo punto, bisogna cliccare su Conferma. Se ci si accorge di aver sbagliato qualcosa, si può cliccare su Riabilita la modifica.

Si deve poi cliccare su Controlla File.

Se appare la dicitura “Il file ha superato i controlli del Sistema Ricevente” si può cliccare su Salva XML e salvare la fattura nel proprio pc.

Come si firma la fattura elettronica?

La fattura salvata in formato xml deve poi essere firmata col proprio dispositivo di firma elettronica, se è una fattura PA. La firma della fattura elettronica indirizzata a un’impresa o a un professionista (B2B), oppure a un consumatore (B2C) non è obbligatoria.

Per sa come procedere, si veda la nostra guida: Come si fa la firma elettronica.

Una volta collegato il dispositivo di firma (un lettore di smart card, ovviamente con la carta inserita, o una penna usb), e scaricato l’apposito software per la firma elettronica (Dike, Firma Certa), posizionandosi sul file XML salavto con il tasto destro del mouse, si può scegliere la voce Firma (non è necessario firmare e marcare).

Il sistema chiede poi di scegliere tra l’estensione .xml o .p7m.

Bisogna poi firmare il documento digitando il codice pin che è stato fornito col dispositivo di firma.

Se la fattura verso un’impresa, un professionista o un privato viene firmata digitalmente, il sistema d’interscambio Sdi effettua:

  • la verifica di autenticità del certificato di firma;
  • la verifica di integrità, per garantire che il documento ricevuto non sia stato modificato successivamente all’apposizione della firma.

Il sistema può quindi verificare se il certificato di firma elettronica è scaduto o revocato, se l’autorità di certificazione non è affidabile, se manca o non è coerente il riferimento temporale. Se l’esito dei controlli è negativo, la fattura viene scartata e quindi si considera non emessa.

Se la fattura digitale non è firmata, i controlli non vengono attivati, e la fattura viene considerata emessa indipendentemente dalla verifica di autenticità del documento. Nella fattura PA, invece, la firma digitale è obbligatoria.

Come si invia la fattura elettronica?

Firmato il documento, dal sito Iva servizi delle Entrate ci si deve posizionare, in Fatture e corrispettivi, sulla maschera Trasmissione e scegliere il file firmato.

Dopo aver cliccato su invia, apparirà la conferma di avvenuta trasmissione, con data e ora operazione e codice Id del file trasmesso.

Come si controlla la fattura elettronica?

Una volta inviata, la fattura elettronica può essere monitorata dal sito Fatture e corrispettivi, oppure dalla sezione Sdi.fatturaPA.gov.it-strumenti- monitorare la fattura PA, se si tratta di una fattura PA. Da questi canali è possibile anche controllare le fatture ricevute.

Per quanto riguarda le fatture B2B, per il controllo si deve entrare nella sezione Fatture e Corrispettivi, Monitoraggio dei file trasmessi, accedendo al riquadro File fattura, ed alla maschera di ricerca delle fatture emesse; è possibile cercare la fattura:

  • in base all’identificativo SdI:
  • in base all’identificativo fiscale del trasmittente o del destinatario;
  • in base allo stato del file;
  • in base alla data di invio.

Come si riceve la fattura PA?

Chi è accreditato ai canali SdiCoop o SdiFtp può ricevere le fatture elettroniche su canali dedicati; diversamente, si deve avere una casella di posta elettronica certificata. L’indirizzo pec deve essere comunicato al fornitore e la fattura sarà recapitata direttamente sulla Pec.

Per evitare l’invio della Pec al fornitore, è possibile preregistrarsi con la funzionalità web «Registrazione delle modalità prescelte per la ricezione delle fatture» accessibile dal servizio «Fatture e corrispettivi».

In questa sezione si deve indicare se si intende ricevere le fatture elettroniche attraverso un apposito canale (che può essere offerto anche da un intermediario o da un apposito software), indicando il proprio codice destinatario, oppure tramite pec, in questo caso il codice personale sarà composto da tanti zeri.

Le fatture ricevute si possono monitorare dalla sezione Fatture e Corrispettivi, Monitoraggio dei file trasmessi, accedendo al riquadro File fattura, ed alla maschera di ricerca delle fatture ricevute.

Per semplificare l’invio della fattura elettronica, dalla sezione Fatture e corrispettivi è possibile generare un codice QR, cliccando sul riquadro Generazione QR Code partita Iva. Il fornitore potrà così leggere il codice con un’apposita applicazione ed acquisire tutti i dati utili alla fatturazione.

Come si emette la fattura elettronica ai privati senza partita Iva?

Se si deve emettere la fattura elettronica a un privato senza partita Iva, oppure a un consumatore finale, o a un professionista aderente al regime dei minimi o al forfettario, nella creazione della fattura bisogna valorizzare il campo “Codice Destinatario” con un codice convenzionale “0000000”, anziché inserire il codice a 7 cifre del destinatario.

Il codice è “0000000”anche nel caso in cui il destinatario sia un’azienda o un professionista che ha scelto di ricevere le fatture tramite pec.

Come si riceve la fattura elettronica per i consumatori e i forfettari?

Per i consumatori finali, i forfettari e gli aderenti al regime dei minimi, la ricezione della fattura avviene tramite un’apposita area riservata del sito web dell’Agenzia delle Entrate oppure consegnando copia informatica o analogica.

Come si conserva la fattura elettronica?

Ad oggi i destinatari delle fatture elettroniche possono scegliere tra tre modalità alternative di conservazione, a seconda della categoria di appartenenza e delle modalità con cui i documenti sono inviati:

  • il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate;
  • l’archiviazione delle copie informatiche delle fatture elettroniche;
  • l’archiviazione delle copie in formato cartaceo o digitale (solo per chi non è obbligato all’emissione delle fatture elettroniche).

Come si conserva la fattura elettronica col servizio delle Entrate?

I servizi delle Entrate offrono la possibilità di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi), utilizzando un servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia.

Per utilizzare queste modalità di conservazione, l’impresa deve aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’agenzia delle Entrate, accedendo autonomamente, o tramite intermediario abilitato, con delega.

Una volta effettuata l’adesione, per conservare la fattura bisogna accedere alla sezione Conservazione, scegliere il file fattura da conservare ed inviarlo, dalla maschera Invia file.

Come si conserva la fattura elettronica con copia informatica?

La seconda modalità di conservazione, indicata da una recente circolare delle Entrate, consiste nell’archiviazione delle fatture elettroniche con copie informatiche, in uno dei formati consentiti: pdf, jpg, txt, considerati idonei ai fini della conservazione.

In pratica, se il professionista o l’impresa dispone di un sistema di conservazione sostitutiva, che adotta per le proprie fatture, può utilizzarlo anche per le fatture elettroniche, dopo aver proceduto alla loro conversione in formato leggibile, come il “Pdf”, unitamente a tutti i documenti fiscali.

Si devono ancora tenere i registri Iva?

Gli operatori Iva in regime di contabilità semplificata che emettono solo fatture, grazie all’obbligo di fatturazione elettronica non devono più tenere gli appositi registri Iva.
Operatori economici e consumatori finali possono acquisire una copia delle fatture elettroniche emesse e ricevute grazie a un sistema offerto dal portale delle Entrate Fatture e Corrispettivi, al quale bisogna registrarsi con credenziali Spid, Cns o Fisconline/Entratel. Per approfondire: Come abilitarsi ai servizi web per la fatturazione elettronica.

Coloro che emettono e ricevono solo fatture, effettuando e ottenendo pagamenti tracciabili sopra i 500 euro, si vedono ridurre di due anni i termini di decadenza dell’accertamento fiscale.

Quando deve essere emessa la fattura elettronica?

La fattura elettronica può essere anche differita, cioè emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello in cui è effettuata l’operazione, in conformità a quanto previsto dal decreto Iva [1]. In questo modo c’è più tempo per la trasmissione allo Sdi, ma al momento dell’operazione bisogna rilasciare al cliente un documento di trasporto o equipollente, anche cartaceo.

Bisogna trasmettere elettronicamente i documenti di trasporto?

L’obbligo di trasmissione in modalità elettronica non si estende ai Ddt, i documenti di trasporto. Tuttavia, nella fattura elettronica vanno indicati tutti i Ddt a cui il documento si riferisce.

note

[1] Dpr 633/72.


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