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Lo sai che? Gps auto aziendali: è lecita l’installazione?

Lo sai che? Pubblicato il 1 giugno 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 1 giugno 2018

È lecito installare impianti di geolocalizzazione sulle auto aziendali o della polizia municipale? Ecco il parere del Garante della privacy

Un tema molto discusso negli ultimi anni è quello della possibilità o meno di installare con o senza autorizzazione del’Itl (Ispettorato territoriale del lavoro), i sistemi di geolocalizzazione satellitare sui veicoli aziendali. La particolarità sta proprio nella presunta violazione della privacy del lavoratore che utilizza l’auto monitorata a distanza e quindi dei dati registrati dal datore di lavoro.

Ma è lecito installare il gps sulle auto aziendali? Può l’azienda liberamente controllare il lavoratore a distanza ed usare senza consenso tali dati, e magari prendere provvedimenti a discapito di quest’ultimo? Sul punto ci viene in aiuto il Garante della privacy, che in un Provvedimento [1] è intervenuto a stabilire se sia lecito installare i gps sui veicoli della polizia municipale che operano nei territori di alcuni comuni aderenti a una convenzione per la gestione associata del servizio. Vediamo nel dettaglio cosa ha deciso il Garante in merito.

Gps su veicoli della polizia municipale: la richiesta di installazione

Il Garante della privacy ha fornito il proprio parere in merito ad un’istanza avanzata dal Comune di Cava Manara – Servizio di polizia locale (provincia di Pavia) che ha presentato una richiesta di verifica preliminare come stabilito dal Codice della privacy [2], in relazione all’installazione di un sistema di localizzazione satellitare sui veicoli in uso alla polizia locale.

In particolare, il Comune avanzava la richiesta di dotare i veicoli del servizio, gestito in forma associata, di un sistema di radiocomunicazione, multi accesso a tecnologia digitale, da utilizzare su tutti i veicoli degli enti appartenenti al servizio associato. Ciò in relazione al fatto che fosse necessario per il Comune fornire periodicamente dati statistici relativamente al tempo di lavoro dedicato dagli operatori ad ogni singolo ente, nonché ai chilometri effettivamente percorsi dai veicoli in ogni singolo territorio.

Come verificare l’installazione preliminare?

Nell’ambito della richiesta di installazione dei dispositivi di geolocalizzazione, il Comune ha rappresentato le sue motivazioni precisando che:

  • il sistema era installato per le finalità di:
  • assicurare la sicurezza e l’incolumità del personale;
  • fornire un ausilio per ottimizzare l’utilizzo operativo del personale e dei veicoli utilizzati dalla polizia locale;
  • fornire un ausilio per rilevazioni di tipo quantitativo e statistico;
  • perseguire ragioni di giustizia ossia la possibilità da parte della polizia locale, in caso di particolari indagini, di utilizzare dispositivi GPS previa autorizzazione da parte della magistratura;
  • i veicoli non erano assegnati sempre ai soliti operatori ed erano identificati mediante un codice ad inizio turno. Ogni operatore prendeva in consegna il veicolo assegnato mediante tabella di servizio apposta nella sede del comune, ciò consentiva all’operatore della centrale di associare il veicolo agli utilizzatori, al termine della giornata la tabella che non viene protocollata veniva rimossa impedendo l’associazione di un veicolo ad un particolare operatore;
  • i dati relativi alla localizzazione geografica, resi disponibili in tempo reale – che consistoevano nella sola localizzazione geografica in mappa del dispositivo GPS installato sui veicoli di servizio – venivano visualizzati in tempo reale in mappa su apposito monitor presente presso la centrale operativa del comando e consentiranno al responsabile del servizio o suo delegato di coordinare i vari interventi richiesti sul territorio in modo più efficiente ed efficace;
  • i dati complessivamente rilevati e conservati riguardavano il tempo di permanenza di uno o più operatori in un determinato settore (comune) e la percorrenza dei veicoli di servizio in un determinato settore (calcolata in chilometri effettuati dai veicoli in sevizio in un determinato settore);
  • quanto ai tempi di rilevazione della posizione dei veicoli il sistema consentiva di localizzare la posizione ogni 30 secondi;
  • la consultazione dei dati relativi alla localizzazione dei veicoli era consentita esclusivamente al responsabile del servizio, nominato responsabile unico del trattamento dei dati, il quale poteva estrapolare dal sistema, con proprie password, tutti i dati quantitativi relativi al tempo di permanenza di un determinato veicolo o i chilometri percorsi dallo stesso in un determinato territorio. Le informazioni così raccolte avevano solo un fine statistico e servivano per la rendicontazione dei costi di gestione dei veicoli ai comuni convenzionati. I dati così rilevati non potevano essere utilizzati per verificare la presenza di uno o più operatori in un determinato luogo o per accertare le ore di lavoro effettuate o per l’adozione di eventuali provvedimenti disciplinari;
  • i dati erano conservati per periodo massimo di trenta giorni;
  • prima dell’installazione del sistema si provvedeva ad acquisire autorizzazione da parte del Ministero del lavoro e delle politiche sociali-Direzione territoriale del lavoro;
  • il Comune provvedeva inoltre ad adottare un apposito regolamento sull’utilizzo di tale sistema tecnologico e ai dipendenti sarà fornita una specifica informativa sui dispositivi GPS installati e sulle loro finalità;
  • si adottavano inoltre specifiche misure di sicurezza a protezione dei dati trattati.

Gps auto polizia municipale: è lecita l’installazione?

Il Garante della privacy, stante le motivazioni appena illustrate, ha stabilito che è lecito installare sistemi di geolocalizzazione satellitare sui veicoli della polizia municipale che operano nei territori di alcuni comuni aderenti a una convenzione per la gestione associata del servizio. Scopo della localizzazione sarà quello di garantire la sicurezza e l’incolumità del personale e di ottimizzare l’impiego di operatori e veicoli della polizia municipale. In ogni caso, è chiaro che ciascun Comune aderente alla Convenzione dovrà preventivamente acquisire l’autorizzazione del Mlps (Ministero del lavoro e delle politiche sociali).

La condizione di liceità dell’utilizzo dei dati rilevati tramite il sistema di localizzazione satellitare, è dettata dal presupposto secondo il quale il trattamento dei dati oggetto del presente provvedimento avviene nel contesto del rapporto di lavoro e che il sistema consente di ricostruire, anche indirettamente, l’attività degli operatori di polizia municipale. Risulta, dunque, a tutti gli effetti rispettata la disciplina lavoristica in materia di impiego di strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori [3].

Gps auto polizia municipale: cos’è il principio di finalità e proporzionalità?

L’istanza avanzata dal Comune, tra l’altro, risulta conforme al «principio di proporzionalità». Infatti, il personale della sala operativa (il responsabile del servizio o un suo delegato) era in grado di:

  • visualizzare sul monitor, in tempo reale, la posizione dei veicoli muniti dei dispositivi satellitari;
  • e, se del caso, identificare l’operatore esclusivamente allo scopo di coordinare le attività e di gestire in modo più efficiente il servizio o eventuali situazioni di criticità o emergenza.

Il Comune, inoltre, ha assicurato che il sistema prevedeva la rimozione delle tabelle di presa in carico dei veicoli, in modo da non permettere l’ulteriore identificabilità degli operatori, in relazione ai dati di localizzazione memorizzati.

Quanto ai «principi di pertinenza», è stato stabilito che una rilevazione dei dati con una cadenza particolarmente frequente, come quella prospettata dal titolare (ogni 30 secondi), non sia, nel caso di specie, in contrasto con la finalità perseguite dall’attività di polizia locale e, in particolare, dalla necessità di coordinare le attività e gestire eventuali situazioni di criticità ed emergenza.

Quali sono gli adempimenti per la protezione dei dati personali?

Il Garante della privacy, nel caso di specie, confermava l’obbligo a carico del titolare del trattamento dei dati di espletare alcuni adempimenti che consistevano:

  • nel fornire agli interessati un’informativa comprensiva di tutti gli elementi in esso contenuti e a rendere chiaramente riconoscibili agli interessati i trattamenti che intende effettuare;
  • adottare le misure di sicurezza previste dal Codice della privacy al fine di preservare l’integrità dei dati trattati e prevenire l’accesso agli stessi da parte di soggetti non autorizzati;
  • predisporre misure al fine di garantire agli interessati l’esercizio dei diritti previsti dal Codice della privacy.

Gps auto aziendali: quando è necessaria l’autorizzazione?

La novellata normativa [4] prevede ora che l’autorizzazione/l’accordo non sono necessari quando gli strumenti tecnologici (dai quali possa derivare il controllo):

  • sono utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa;
  • sono strumenti di registrazione degli accessi e delle presenze.

Nel primo caso, ossia quando i dispositivi di geolocalizzazione sono considerati come veri e propri strumenti di lavoro in quanto sono installati:

  • per consentire l’effettiva attuazione della prestazione lavorativa;
  • quando la loro installazione è richiesta direttamente da disposizioni legislative o regolamentari;

non è necessaria alcuna autorizzazione.

Se invece lo strumento di geolocalizzazione rappresenta un elemento aggiuntivo rispetto ai normali strumenti di lavoro, sarà necessario procedere con:

  • la richiesta di accordo sindacale con le rappresentanze (RSA o RSU oppure, nel caso di imprese con unità produttive ubicate in diverse province della stessa regione ovvero in più regioni, accordo con le associazioni sindacali comparativamente più rappresentative sul piano nazionale);
  • la richiesta di autorizzazione amministrativa da parte dell’Ispettorato nazionale del lavoro (precisamente da parte della sede territorialmente competente, ovvero nel caso di imprese con unità produttive dislocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, della sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro) in caso di:
  • mancanza di rappresentanze sindacali;

ovvero:

  • mancato accordo con le stesse (si ricorda nuovamente che in tal caso è necessario allegare alla domanda di autorizzazione anche il verbale di mancato accordo).

Quali documenti allegare per l’autorizzazione?

Si ricorda ancora che proprio con riferimento al rilascio dell’autorizzazione per l’installazione e l’utilizzo di impianti ed apparecchiature di localizzazione satellitare gps a bordo di automezzi aziendali, è necessario allegare alcuni documenti, ossia:

  • una relazione tecnico descrittiva dettagliata contenente le modalità di localizzazione e del sistema satellitare GPS relativo ai vettori oggetto della richiesta, comprensiva di descrizione e disposizione delle apparecchiature anche nella sede ricevente, debitamente firmata dal responsabile aziendale;
  • l’elenco dei vettori (automezzi o veicoli in genere) da dotarsi del sistema, con marca, modello, targa;
  • una eventuale denuncia contro furti e rapine presentata c/o il Comando Carabinieri o la Questura.

note

[1] Garante per la protezione dei dati personali, Provvedimento del 29 marzo 2018, n. 181.

[2] Art. 17 del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

[3] Art. 4, comma 1, Legge 20 maggio 1970, n. 300, come modificato dall’art. 23 del Decreto Legislativo 14 settembre 2015, n. 151.

[4] Art. 4, co. 2 del Decreto Legislativo 24 settembre 2016, n. 185.


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