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Posta elettronica e trattamento dei dati personali

29 Giugno 2018
Posta elettronica e trattamento dei dati personali

Se si creasse e gestisse un sito per conto terzi e vi si associasse un’email di info usata direttamente dal titolare, il responsabile tecnico/amministrativo del sito dovrebbe conservare una copia archiviata della vecchia corrispondenza sul server alla scadenza del dominio, in modo da poterne sempre rilasciare una copia al titolare? Potrebbe ritenersi autorizzato a controllarne eccezionalmente i contenuti, per esigenze di sicurezza o di manutenzione?

A rigore, il titolare del sito dovrebbe indicare agli utenti che i dati personali potranno essere trattati anche dal gestore dello stesso, per esigenze tecniche e/o di manutenzione.

In effetti, lo stretto legame strumentale intercorrente tra l’attività manutentiva o di gestione prospettata dal lettore e quella di funzionamento del sito di fatto impedisce al gestore di non venire a conoscenza dei dati degli utenti.

L’archiviazione (decennale) della corrispondenza commerciale (anche telematica) è imposta per legge a tutti gli imprenditori non piccoli (art. 2214 c.c. e art. 22 d.p.r. 600/1973). I messaggi di posta elettronica devono essere conservati in condizioni di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità, come il resto della posta tradizionale. L’ideale sarebbe eseguire un backup periodico del computer, unito alle moderne soluzioni di cloud computing o a quelle offerte da programmi professionali che siano certificati e garantiscano l’impossibilità di modificare o cancellare le e-mail aziendali una volta archiviate.

Ebbene, come detto sopra, si ritiene che anche il gestore debba essere autorizzato al trattamento dei dati, anche perché non si riescono a ravvisare facilmente ipotesi eccezionali dovute a ragioni di manutenzione o sicurezza che possano legittimare un controllo dei contenuti senza permesso.

Lo stesso dicasi per la conservazione della copia, nel senso che inevitabilmente si viene a conoscenza del contenuto delle comunicazioni. D’altronde, il contenuto dei messaggi di posta elettronica, come pure i dati esteriori delle comunicazioni e i file allegati, riguardano forme di corrispondenza assistite da garanzie di segretezza tutelate anche costituzionalmente.

 

Articolo tratto dalla consulenza resa dall’avv. Mariano Acquaviva



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