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Lo sai che? Quando una Pec ha valore legale

Lo sai che? Pubblicato il 24 giugno 2018

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> Lo sai che? Pubblicato il 24 giugno 2018

Posta elettronica certificata: la Pec viene equiparata a una raccomandata ma è necessario conservare i file; la stampa non ha alcun valore.

Il fax e il telegramma hanno, a lungo, spadroneggiato nel campo delle comunicazioni tra privati e aziende. Ad essi infatti la legge ha sempre riconosciuto pieno valore legale dell’invito e del ricevimento. Sicuramente si è trattato di strumenti più flessibili e veloci della tradizionale raccomandata che, prima dell’arrivo di internet, richiedeva lunghe file alla posta e l’attesa di qualche giorno prima dell’arrivo. Poi è arrivata l’email cui però la legge non ha mai attribuito la “pubblica fede” ossia la certezza della prova. Così, per colmare questa lacuna, è arrivata la Pec, ossia la posta elettronica certificata. Si tratta di un particolare tipo di email che, a differenza di quella ordinaria (gestita e garantita gratuitamente dalle big company del web), ha lo stesso valore di una raccomandata a/r. Ma come si fa a dare a una Pec questa efficacia? In altri termini quando una Pec ha valore legale? Di tanto ci occuperemo in questo articolo spiegando, soprattutto a chi è neofita in questo nuovo campo, come funziona questo importantissimo strumento.

Cos’è la Pec?

La Pec (posta elettronica certificata) funziona allo stesso modo di una ordinaria posta elettronica da cui non si distingue neanche per elementi grafici o estetici. Tuttavia, a differenza dell’email tradizionale, chi spedisce la Pec riceve due messaggi di conferma da parte del gestore dell’account: nel primo si certifica la presa in carico dell’ordine di spedizione dell’email; nel secondo si certifica la consegna della predetta email nell’indirizzo Pec del destinatario.

Queste due certificazioni hanno valore legale al pari del timbro del postino sulla raccomandata. Garantiscono cioè la certezza della data di invio e di ricevimento del messaggio. In più, a differenza della raccomandata, le due certificazioni consentono anche di risalire al contenuto del messaggio spedito nella Pec (ma non a quello degli eventuali allegati di cui si può risalire solo alla loro presenza). Questo significa che, per dar valore a una comunicazione, è bene che il messaggio sia presente nel corpo dell’email e non contenuto in un allegato.

La Pec funziona solo a condizione che sia il destinatario che il mittente abbiano un indirizzo Pec. L’invio di una Pec a un indirizzo email normale (o viceversa) non acquista alcun valore legale.

Inoltre la Pec ha valore legale anche se il destinatario non apre l’email o ha esaurito lo spazio disponibile. Come con la raccomandata è sufficiente la consegna del messaggio all’indirizzo del destinatario affinché esso produca gli effetti giuridici, sia che quest’ultimo riceva la busta che in caso contrario.

La Pec, dunque, costituisce un tipo di posta elettronica idoneo ad attribuire al messaggio trasmesso il valore legale tradizionalmente riconosciuto alla raccomandata con avviso di ricevimento, in quanto è in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi.

Come avere una Pec? 

Per fruire della Pec, occorre avvalersi di uno dei gestori autorizzati iscritti nell’elenco pubblico tenuto dall’AGID (Agenzia per l’Italia Digitale). L’elenco è consultabile tramite Internet all’indirizzo www.digitpa.gov.it, nella sezione Pec – Elenco pubblico gestori.

Basta comunque fare una ricerca su Google per scoprire i nomi delle società che consentono di aprire una Pec. Uno dei più utilizzati è il servizio di Aruba.

Come funziona la Pec?

Il sistema di funzionamento della Pec coinvolge i seguenti soggetti:

  • il mittente della comunicazione inviata mediante casella di Pec;
  • il gestore della casella Pec di cui il mittente è intestatario;
  • il destinatario di tale comunicazione;
  • il gestore della casella di Pec intestata al destinatario.

Sia il mittente che il destinatario possono essere privati, Pubbliche Amministrazioni, imprese, enti, associazioni ecc.

Dal punto di vista operativo la Pec funziona in questo modo. Nel momento in cui una persona spedisce una Pec a un’altra, il gestore della Pec del mittente invia al mittente stesso una «ricevuta di accettazione» (o una «ricevuta di non accettazione», con motivazione del rifiuto) e genera un messaggio esterno (denominato «busta di trasporto») nel quale vengono inseriti il file contenente il messaggio originale e il file che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (e cioè, mittente, gestore del mittente, destinatari, data e ora dell’invio). La busta di trasporto viene trasmessa, quindi, al gestore della Pec del destinatario, il quale rilascia al gestore del mittente la ricevuta di “presa in carico“, attestante il passaggio di consegna tra i due gestori, e successivamente al deposito del messaggio nella casella di posta del destinatario, una “ricevuta di avvenuta consegna” (che può essere, a seconda dell’ampiezza dei contenuti, completa, breve, sintetica).

L’avviso di mancata consegna si può verificare, ad esempio, in caso di casella Pec destinataria satura o non più attiva.

Tutte le ricevute rilasciate dai gestori (di accettazione e di avvenuta consegna, e la stessa busta di trasporto) vengono sottoscritte con firma elettronica qualificata.

In sintesi, il processo di trasmissione di un messaggio di PEC si articola nei seguenti principali passaggi:

  • predisposizione del messaggio PEC;
  • restituzione al mittente da parte del gestore della ricevuta di accettazione (o di non accettazione), e invio del messaggio al gestore del destinatario (busta di trasporto);
  • consegna da parte del gestore del destinatario al gestore del mittente di una ricevuta di presa in carico;
  • deposito da parte del gestore del destinatario del messaggio alla casella di posta del destinatario;
  • trasmissione al mittente della ricevuta di avvenuta consegna (o di mancata consegna).

Quando una Pec ha valore legale

Affinché la Pec possa avere valore legale è necessario ricevere la seconda conferma, quella contenente la ricevuta di avvenuta consegna. Il ricevimento di tale email (che anch’essa è una Pec) dà la certezza al mittente che la posta elettronica certificata è stata consegnata nella casella Pec del destinatario e che questi è in condizione di leggerla. Ma anche se non la leggerà, a prescindere dalle ragioni (anche in caso di guasti tecnici, smarrimento delle credenziali di accesso, ecc.), la Pec avrà valore legale proprio in questo momento.

Tanto per fare un esempio, se una persona vuole inviare una diffida a un’altra intimandole il pagamento di una somma di denaro, la Pec genererà tale effetto e interromperà i termini di prescrizione nel momento in cui il mittente troverà, nella propria casella di posta Pec, la ricevuta di avvenuta consegna.

Naturalmente è necessario conservare entrambe le attestazioni del gestore della Pec, ossia la ricevuta di accettazione e la ricevuta di avvenuta consegna. Sono queste le prove infatti che bisognerà fornire in futuro per dimostrare di aver spedito la Pec e che la stessa ha prodotto effetti legali. Non basta neanche stampare tali email visto che l’eventuale foglio di carta non avrebbe valore ufficiale (essendo equiparato a una fotocopia e facendo prova solo se non contestato dalla controparte) ma bisognerà aver cura di conservare le due email originali (ossia i file). Si consiglia quindi di predisporre una cartella sul computer con tutte le ricevute delle Pec spedite e quelle con l’attestazione di avvenuta consegna.

Chi deve avere la Pec?

L’obbligo di dotarsi di un indirizzo Pec riguarda, in particolare:

  • le società, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese;
  • le ditte individuali, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese;
  • i professionisti iscritti in albi ed elenchi istituiti con legge statale, con obbligo di comunicazione ai rispettivi Ordini o Collegi; da tale obbligo rimangono esclusi i tirocinanti;
  • le Pubbliche Amministrazioni, per ciascun registro di protocollo, fra le quali rientrano, a titolo esemplificativo, le Amministrazioni dello Stato, gli istituti e scuole di ogni ordine e grado, le istituzioni universitarie, le Camere di commercio, industria, artigianato e agricoltura e loro associazioni, le Regioni, le Province, i Comuni, le Comunità montane.

Rimane fermo che i privati o i soggetti che per legge non hanno l’obbligo di possedere un indirizzo di Pec possano comunque richiedere un indirizzo di Pec per gestire le proprie comunicazioni.

È possibile il conferimento d’incarico per la gestione dell’indirizzo di Pec da parte di un proprio professionista di fiducia (ad esempio il commercialista).

Domicilio digitale delle persone fisiche

Al fine di facilitare la comunicazione tra pubbliche amministrazioni e cittadini, ogni cittadino ha la possibilità di eleggere il proprio domicilio digitale da iscrivere nell’Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese.

Dove trovare un indirizzo Pec

Gli indirizzi di Pec forniti dalle imprese al Registro delle imprese e dai professionisti agli Ordini o ai Collegi di appartenenza confluiscono nel registro INI-PEC (Indice nazionale dei domicili digitali), istituito presso il Ministero dello Sviluppo economico (www.inipec.gov.it).

In particolare, l’INI-PEC è suddiviso in due sezioni denominate, rispettivamente, “Sezione Imprese” e “Sezione Professionisti”.

C’è poi l’Indice dei domicili digitali della pubblica amministrazione e dei gestori di pubblici servizi, un pubblico elenco nel quale sono indicati i domicili digitali da utilizzare per le comunicazioni e per lo scambio di informazioni e per l’invio di documenti a tutti gli effetti di legge tra le Pubbliche Amministrazioni, i gestori di pubblici servizi e i privati (www.indicepa.gov.it).

note

[1] La disciplina è contenuta, in particolare, nella seguente normativa:

DLgs. 82/2005, recante il “Codice dell’amministrazione digitale” (c.d. CAD);

DPR 11.2.2005 n. 68, recante le disposizioni per l’utilizzo della PEC;

DM 2.11.2005, concernente le regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione della PEC.


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2 Commenti

  1. “Chi deve avere la Pec?”-“le ditte individuali, con obbligo di comunicazione al Registro delle imprese;”

    Vale anche per le ditte individuali non iscritte alla camera di commercio ?

  2. Mi domando: se una PEC di una persona fisica non è inserita in un elenco pubblico come si può ricollegarla ufficialmente al suo titolare?

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