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Fattura elettronica: caratteristiche e vantaggi

1 Febbraio 2013


Fattura elettronica: caratteristiche e vantaggi

> Diritto e Fisco Pubblicato il 1 Febbraio 2013



Il recente decreto sviluppo ha modificato la disciplina sulla fattura elettronica, allo scopo di favorirne la diffusione. Ricostruiamo le caratteristiche, le modalità di emissione, trasmissione, conservazione e i vantaggi della fattura elettronica alla luce delle ultime novità.

La fattura è un documento fiscale obbligatorio emesso dai titolari di partita iva per forniture di merci o di servizi, che può presentarsi in forma cartacea e in forma elettronica.

Elementi obbligatori

Gli elementi comunemente contenuti nella fattura, sia cartacea che elettronica, sono:

– data di emissione e numero progressivo (la numerazione deve essere effettuata secondo  l’anno solare, cioè da gennaio a dicembre);

– dati identificativi dei soggetti fra cui è effettuata l’operazione;

– numero di partita IVA e codice fiscale del cedente o prestatore;

– numero, qualità e quantità dei beni ceduti e/o dei servizi prestati, oggetto dell’operazione;

– base imponibile dell’operazione;

– aliquota e ammontare dell’imposta dovuta.

Forma

La fattura cartacea è quella tradizionale, comunemente utilizzata dagli operatori; deve essere emessa in duplice copia, di cui una è consegnata o spedita al cliente.

La fattura elettronica è un documento informatico, predisposto secondo specifiche modalità che garantiscono l’integrità dei dati e l’identità del soggetto che l’ha emessa.

Caratteristiche

La fattura elettronica è ammessa solo previo accordo con il cliente e, al fine di garantire l’attestazione della data, l’autenticità dell’origine, l’integrità e immodificabilità del contenuto, deve essere corredata obbligatoriamente da alcuni dati aggiuntivi rispetto a quelli che caratterizzano la fattura cartacea:

– il riferimento temporale, cioè l’indicazione della data e dell’ora di formazione della fattura medesima [1], rispettando in fase di inoltro procedure di sicurezza ben precise;

– la firma elettronica del soggetto emittente, cioè quel particolare tipo di firma creata mediante dispositivi sicuri rilasciati da un ente certificatore accreditato;

– l’esclusione dall’uso di tutti i file modificabili e di quelli che non garantiscono la certezza d’identità dell’emittente.

Modalità di emissione

La scelta e l’onere di ricorrere alla fattura in forma elettronica ricadono su colui che la emette; tuttavia, questi può anche delegare l’esecuzione di tale adempimento al cessionario/committente (autofattura) [2] oppure, per suo conto, ad un terzo (fattura in outsourcing).

L’origine e l’integrità del documento elettronico devono essere garantite sempre dal soggetto emittente, il quale è tenuto ad apporre sia il riferimento temporale sia la propria firma elettronica qualificata [3].

Trasmissione

La trasmissione della fattura elettronica avviene in via telematica, quindi mediante l’utilizzo di procedure informatizzate, quali l’email, il telefax e i sistemi EDI [4], e per le quali sia stato preventivamente acquisito il consenso del destinatario.

Conservazione

Le fatture emesse e ricevute devono essere conservate ordinatamente per un periodo minimo di quattro anni, ricorrenti dal 31 dicembre dell’anno in cui è stata presentata la dichiarazione fiscale alla quale si riferiscono le registrazioni. La conservazione deve avvenire in forma elettronica, su supporti come CD, DVD ecc.

La procedura di conservazione termina con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale, a cura del responsabile della conservazione.

Prima di utilizzare l’archiviazione elettronica, è necessario inviare apposita comunicazione telematica all’Agenzia delle Entrate entro quattro mesi dalla scadenza dei termini per la presentazione della propria dichiarazione dei redditi (30 settembre). Quindi, per coloro che hanno l’esercizio coincidente con l’anno solare (e cioè da gennaio a dicembre), entro gennaio dell’anno successivo [5]. La suddetta comunicazione deve essere effettuarla tramite Entratel, Fisconline o tramite gli intermediari abilitati.

L’Agenzia delle Entrate rende gratuitamente disponibile il software di controllo necessario per verificare la congruenza dei dati da trasmettere. Tale controllo è obbligatorio prima della trasmissione telematica, pena lo scarto della comunicazione medesima.

Novità

Con l’attuazione della “legge di stabilità”, dal primo gennaio 2013 sono state introdotte semplificazioni in tema di fatturazione elettronica.

Una prima novità riguarda la semplificazione degli adempimenti richiesti ai soggetti interessati in fase di emissione delle fatture. Infatti, i requisiti di autenticità dell’origine e dell’integrità del contenuto di una fattura elettronica vengono assicurati non solo, come è stato sinora, attraverso l’utilizzo di firma elettronica e di sistemi di trasmissione EDI, ma anche attraverso l’utilizzo di altri sistemi, come il messaggio di posta elettronica con allegato il PDF della fattura, o un fax ricevuto su un personal computer. Gli operatori sono responsabili dell’adeguatezza e dell’affidabilità del metodo utilizzato.

Per quanto riguarda invece l’identificazione della fattura, bisogna utilizzare un numero progressivo non più per anno solare, ma univoco. Si tratta in particolare di numerare la fatturazione secondo due diversi criteri: il primo procede progressivamente per tutta la durata della vita dell’impresa (se l’esercizio sociale inizia a gennaio 2013 con la numerazione delle fatture a partire  da 0001 e finisce a dicembre dello stesso anno con la numerazione delle fatture a 0090, nel 2014 ricomincerà da 0091, per continuare così negli anni successivi), e il secondo prevede ogni anno una nuova numerazione progressiva, ma inserendo ogni volta una diversa serie numerica, o letterale o alfanumerica, che la distingua da quelle precedenti (si inizia nel 2013 con la serie A001 e si riparte nel 2014 con la serie, ad esempio, B001).

Vantaggi della fattura elettronica

I costi della fatturazione elettronica sono fino all’80% più bassi di quelli della fatturazione cartacea. Ciò in quanto la fattura elettronica consente di eliminare:

– il costo di spedizione,  di stampa e di distruzione della fattura;

– il tempo destinato all’archiviazione, alla ricerca della fattura;

– il ritardo dovuto all’inoltro cartaceo delle fatture;

– il tempo dedicato all’inserimento dei dati in contabilità  grazie all’automatismo;

– il tempo dedicato agli errori di fatturazione;

– il costo dello spazio destinato all’archivio cartaceo;

La fattura elettronica permette:

– una migliore gestione dei pagamenti – incassi elettronici;

– una maggiore efficienza dei processi amministrativo – finanziari;

– la possibilità di riqualificare le risorse impiegate per la ricezione, registrazione e archiviazione dei dati;

La fattura elettronica garantisce, infine, la sicurezza e l’inalterabilità dei dati.

di STEFANO VELTRI

note

[1] La data e l’ora sono apposti sulla fattura dall’apposito programma che si utilizza per la creazione del documento, allo stesso modo in cui la nostra casella di posta elettronica fissa la data e l’ora di ciascuna email.

[2] L’autofattura si emette, ad esempio, in caso di acquisto di beni o servizi da un fornitore che non ha in Italia una stabile organizzazione o un rappresentante (autofattura per acquisti da non residenti); oppure in caso di cessione di beni a titolo di omaggio o a titolo gratuito, se l’imprenditore non intende poi esercitare la rivalsa dell’IVA.

[3] Secondo quanto previsto dalla circolare dell’Agenzie delle Entrate 45/E del 2005.

[4] Il sistema EDI, acronimo di Electronic Data Interchange, si basa su l’interscambio di dati tra sistemi informativi, attraverso un canale dedicato e in un formato definito, in modo tale da garantire: certezza della data di emissione, certezza dell’origine e integrità dei contenuti.

[5] L’anno fiscale della gestione di un’impresa, quando si sviluppa da gennaio a dicembre, si dice che coincide con l’anno solare. Ciò non esclude che possa partire, ad esempio, anche da aprile per terminare nel marzo dell’anno successivo: in tal caso si dice che l’esercizio è a cavallo d’anno e quindi i termini per la presentazione della propria dichiarazione dei redditi variano ed hanno una scadenza diversa. 


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