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Assunzione di un lavoratore: come avviene

7 agosto 2018 | Autore:


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Contratto di lavoro, Unilav, nulla osta, comunicazione all’Inps, adempimenti obbligatori: come si assume un lavoratore italiano o straniero?

Devi assumere un lavoratore e ti trovi in difficoltà, magari perché il tuo consulente è in ferie, o semplicemente perché hai deciso di gestire in proprio il personale della tua ditta e del tuo studio? Oppure devi assumere la colf e la badante? Non preoccuparti, anche se assumere un lavoratore richiede diverse pratiche e adempimenti, non è affatto impossibile: basta seguire le indicazioni di questa breve guida per mettere il dipendente in regola. Ricorda che se fai lavorare un dipendente in nero corri dei rischi non indifferenti, anche se si tratta di un impiego temporaneo o di una collaborazione domestica: oltre alla sanzione amministrativa per la mancata comunicazione dell’assunzione, difatti, rischi l’applicazione della maxi-sanzione per lavoro nero, che può arrivare sino a 36mila euro; inoltre, le sanzioni sono aumentate del 20% in caso d’impiego di lavoratori stranieri e minorenni. Se instauri, poi, un rapporto di lavoro con un dipendente privo del permesso di soggiorno, le conseguenze sono ancora più gravi: rischi l’arresto da tre mesi a un anno e un’ammenda sino a 5mila euro. Per non rischiare supermulte (e, a seconda dei casi, la fedina penale), devi dunque essere sicuro di aver effettuato tutti gli adempimenti obbligatori per mettere in regola il lavoratore subordinato. Facciamo allora il punto della situazione sull’assunzione di un lavoratore: come avviene per dipendenti, colf e badanti, lavoratori occasionali assunti con i nuovi voucher e lavoratori stranieri.

Come si fa il contratto di lavoro dipendente?

Il primo passo da fare per mettere in regola un dipendente è stipulare il contratto di lavoro.

Il contratto di lavoro, o lettera di assunzione, è il documento fondamentale su cui si basa il rapporto lavorativo: se manca il contratto scritto, il rapporto di lavoro non è nullo, ma non è possibile provare l’esistenza di eventuali clausole, come il patto di prova o il termine.

Bisogna comunque considerare che non esiste un solo tipo di contratto di lavoro, ma questo cambia a seconda del tipo di rapporto: lavoro autonomo, subordinato (cioè dipendente), collaborazione, lavoro occasionale…Esistono poi diversi tipi di contratto di lavoro subordinato: contratti di lavoro a termine, part time, a chiamata, di lavoro domestico.

Non è necessario stipulare per iscritto un contratto di lavoro se assumi il lavoratore con i nuovi voucher, in quanto i dati obbligatori che riguardano il rapporto di lavoro sono comunicati in un’apposita piattaforma che si trova all’interno del sito web dell’Inps. Ti ricordo che le prestazioni occasionali che sostituiscono i voucher sono il contratto di prestazione occasionale e il libretto famiglia. Vedremo più avanti come mettere in regola questi lavoratori occasionali.

Il contratto di lavoro dipendente, come la generalità dei contratti, deve avere i seguenti requisiti essenziali:

  • il consenso delle parti: sia il datore di lavoro che il lavoratore devono possedere la capacità di essere parte o di concludere un contratto di lavoro; inoltre non devono esistere vizi nella formazione del consenso, cioè né il datore, né il lavoratore devono aver stipulato il contratto a causa di un errore, di una violenza o del dolo dell’altra parte; la capacità di prestare attività lavorativa si acquista a 16 anni di età, in presenza delle condizioni previste dalla legge per il lavoro minorile, mentre si è capaci di concludere un contratto di lavoro al raggiungimento della maggiore età;
  • la forma: il contratto di lavoro, per essere valido, può essere concluso anche in forma orale; la forma scritta eventualmente richiesta dai contratti collettivi serve però per provare il suo contenuto; la forma scritta è comunque richiesta, assieme alla sottoscrizione del contratto, per la validità di particolari clausole, come il patto di prova o di non concorrenza e il termine del rapporto di lavoro;
  • la causa, cioè lo scambio tra prestazione lavorativa e retribuzione: la causa deve essere lecita, cioè conforme alla legge, all’ordine pubblico e al buon costume; la causa non è lecita, ad esempio, se il rapporto di lavoro dipendente è simulato, e il contratto è stato stipulato solo per garantire una maggiore tutela al lavoratore;
  • l’oggetto, cioè l’attività (manuale o intellettuale) che il lavoratore deve prestare; l’attività deve essere:
    • lecita, cioè conforme alla legge, all’ordine pubblico e al buon costume;
    • possibile; l’attività è impossibile ad esempio quando il lavoratore non ha gli eventuali requisiti fisici necessari per effettuare la prestazione lavorativa;
    • determinata o determinabile, ad esempio attraverso il riferimento alla categoria, alla qualifica o alle mansioni.

Se questi elementi mancano al momento della stipula del contratto, il contratto di lavoro è invalido; se vengono a mancare quando il rapporto lavorativo è in corso, questo può essere sospeso o cessare.

Se, invece, nel contratto di lavoro sono presenti clausole vietate, come la clausola di nubilato (che impone alla lavoratrice di non sposarsi, pena il licenziamento), il contratto è comunque valido: le clausole illecite del contratto, però, sono nulle, eventualmente sostituite di diritto con quelle legali.

Nel contratto di lavoro dipendente è obbligatorio il patto di prova?

Il contratto di lavoro subordinato è regolare anche senza il patto di prova: in questo caso, il rapporto è “definitivo” da subito, senza che sia previsto il periodo iniziale in cui lavoratore e datore possono recedere liberamente, senza preavviso. Se il patto di prova è stipulato successivamente al contratto di lavoro, il patto è nullo. Per approfondire: Come funziona il patto di prova.

Nel contratto di lavoro dipendente è obbligatorio inserire l’informativa privacy?

Il datore di lavoro è obbligato a ottenere il consenso informato del lavoratore al trattamento dei suoi dati. L’informativa privacy per il lavoratore, in particolare, deve riportare: chi è il titolare del trattamento dati e chi sono gli eventuali incaricati, chi sono gli ulteriori responsabili, quali sono le modalità del trattamento (ad esempio trattamento automatizzato o cartaceo) e le finalità del trattamento (ad esempio elaborazione delle buste paga, comunicazione agli enti, rapporti con le banche, ecc.), qual è l’ambito di diffusione dei dati e quali sono i diritti riconosciuti dalla legge.

È necessario spiegare al lavoratore, nell’informativa, le eventuali conseguenze del diniego del consenso al trattamento dei dati. Inoltre, secondo le previsioni della nuova normativa sulla privacy, lo si deve informare riguardo alla durata della conservazione dei dati personali ed in caso di violazione degli stessi.

Quali dati bisogna indicare nel contratto di lavoro dipendente?

Nel contratto di lavoro dipendente devono essere innanzitutto indicati tutti gli elementi utili alla corretta identificazione delle parti:

  • per il lavoratore: nome, cognome, codice fiscale, indirizzo;
  • per l’azienda: ragione sociale, codice fiscale e partita Iva, indirizzo sede legale e sede operativa.

Nel contratto deve poi essere indicato il luogo di lavoro: se non esiste un luogo di lavoro fisso o predominante, nel contratto deve essere indicato che il lavoratore è occupato in luoghi diversi, e deve essere indicata la sua sede o il suo domicilio. Questo avviene, ad esempio, se viene stipulato un contratto di lavoro agile.

Deve essere inoltre indicata la collocazione dell’orario di lavoro, con riferimento al giorno, alla settimana, al mese e all’anno, se il contratto è part-time. Se, invece, il contratto è privo di qualsiasi indicazione sull’orario, inteso come numero di ore settimanali (o mensili, giornaliere, etc.), ma è indicato genericamente il tempo parziale, il lavoratore ha diritto alla conversione del contratto a tempo pieno.

Nel contratto deve essere inoltre indicato l’inquadramento del lavoratore, assieme alle sue mansioni, alla qualifica ed al suo trattamento economico. È importante, a questo proposito, verificare che la retribuzione risultante dal contratto sia conforme, o comunque non inferiore, a quella stabilita dai contratti collettivi, secondo il livello d’inquadramento. Per approfondire: Quali sono gli elementi della paga.

Come si stabilisce l’inquadramento del dipendente nel contratto?

L’inquadramento contrattuale del lavoratore dipende dalla sua esperienza e dalle mansioni che svolge in concreto.

Per stabilire l’appartenenza a un determinato livello i contratti collettivi riportano delle definizioni generali (cosiddette declaratorie) delle caratteristiche dell’attività prestata, assieme a un elenco(esemplificazione) dei diversi profili professionali specifici e, quindi, delle mansioni o delle professionalità comprese in ciascun livello.

L’inquadramento previsto nei contratti collettivi è unico, senza una distinzione netta tra operai e impiegati: può dunque accadere che impiegati e operai possano essere collocati nello stesso livello.

Come si comunica l’assunzione del dipendente?

Anche se non è obbligatorio inviare agli enti competenti il contratto di lavoro, che deve essere soltanto firmato da datore e lavoratore e conservato da entrambe le parti, né registrarlo, è obbligatorio, però, comunicare ai servizi per l’impiego del proprio territorio l’avvio del rapporto di lavoro, assieme ai suoi dati essenziali. La comunicazione di assunzione deve avvenire almeno 24 ore prima dell’inizio dell’attività, attraverso il modello Co Unilav.

Nel modello Co Unilav, in particolare, devono essere riportati:

  • i dati del datore di lavoro: denominazione, sede legale e sede operativa, codice Ateco dell’attività svolta, codice fiscale, recapiti;
  • i dati del lavoratore: nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, indirizzo;
  • i dati del rapporto di lavoro: data assunzione, eventuale data di termine del rapporto, eventuale durata del periodo di formazione (in caso di apprendisti), codice Inps e Inail del datore di lavoro, tipologia di rapporto (ad esempio a tempo determinato, indeterminato, apprendistato…); bisogna poi indicare se si tratta di lavoro stagionale, in mobilità o di socio lavoratore, il tipo di orario (tempo pieno, tempo parziale orizzontale, verticale o misto), le ore settimanali medie di lavoro, la qualifica professionale Istat (ad esempio aiuto commesso), il contratto collettivo applicato, il livello d’inquadramento, la retribuzione annua prevista e se si tratta di un rapporto di lavoro in agricoltura;
  • infine, nella sezione dati invio vanno riportati i dati di chi effettua la comunicazione Unilav (ad esempio del consulente del lavoro).

Si può comunicare l’assunzione del dipendente nella stessa giornata in cui inizia a lavorare?

Se si ha urgenza di effettuare un’assunzione immediata, si può inviare, anche tramite fax, il modello Uniurg. Si tratta di un modello Unilav semplificato, che riporta solo alcuni dati e consente di assumere il lavoratore subito: bisogna però integrare l’assunzione col modello Unilav entro 5 giorni. Inoltre, è necessario motivare l’urgenza.

Il modello Uniurg serve anche per assumere un dipendente nei casi di chiusura dello studio del consulente del lavoro che si occupa degli adempimenti relativi al personale.

Com’è fatto il modello per l’assunzione d’urgenza Uniurg?

Il modulo Uniurg può essere scaricato dal sito ClicLavoro, e contiene le seguenti indicazioni:

  • codice fiscale, nome e cognome del lavoratore;
  • codice fiscale e denominazione del datore di lavoro;
  • data inizio;
  • motivo dell’urgenza.

Come si compila il modello Uniurg?

Il modulo Uniurg deve essere compilato in questo modo:

  • nella sezione 1, contenente i dati del datore di lavoro, devi indicare:
    • il codice fiscale datore di lavoro: se si tratta di una ditta individuale, devi indicare il codice fiscale del titolare, se è una società devi indicare la Partita Iva;
    • la denominazione del datore di lavoro: devi indicare la denominazione esatta della ditta;
  • nella sezione 2, contenente i dati del lavoratore, devi indicare:
    • il codice fiscale esatto del lavoratore (desumibile anche dalla tessera sanitaria);
    • il cognome e il nome in modo completo;
  • nella sezione 3, contenente i dati del rapporto di lavoro, devi indicare:
  • la data di inizio del lavoro, che di regola deve essere il giorno successivo a quella dell’invio o, in casi eccezionali di urgenza, il giorno stesso;
  • nella sezione 4, contenente i dati di invio, devi indicare:
    • la data di invio: devi indicare la data del giorno in cui viene fatto il fax;
    • il motivo dell’urgenza; in particolare, se l’invio tramite il modello Uniurg è dovuto alla chiusura dello studio, devi indicare: “chiusura degli uffici di consulenza”.

Gli spazi successivi al motivo dell’urgenza non devono essere compilati.

Quando si deve inviare il modello Uniurg?

Se devi inviare la comunicazione a causa della chiusura dello studio di consulenza, questa deve essere presentata almeno il giorno prima (ad esempio, il sabato sera entro le ore 24 per un’assunzione decorrente dalla domenica).

Il modello Uniurg può essere inviato il giorno stesso solo quando l’assunzione non può essere posticipata, ad esempio per sostituzione di un lavoratore improvvisamente assente.

Devi poi ricordarti di far firmare la copia del modello Uniurg da inviare via fax e di consegnare un’altra copia al dipendente prima che inizi a lavorare.

Come si invia il modello Uniurg?

Il modello Uniurg, se non sei accreditato direttamente, come azienda, al portale dei servizi per il lavoro del tuo territorio, deve essere inviato via fax al numero 848 800 131.

Se hai inviato il modello Uniurg per ragioni d’urgenza, devi completarlo, utilizzando l’ordinario modello Unilav, entro 5 giorni.

Se hai inviato il modello Uniurg perché il consulente è in ferie, appena rientrato in studio il consulente deve provvedere a regolarizzare l’assunzione inviando il Modello Unilav completo.

Come si assume un apprendista?

L’assunzione dell’apprendista non è diversa dall’assunzione di un lavoratore subordinato, quindi deve essere comunicata col modello Unilav, anche se devono essere effettuati alcuni adempimenti aggiuntivi. A questo proposito, bisogna ricordare che l’apprendistato è un contratto di lavoro subordinato che presenta una rilevante particolarità: il datore di lavoro, oltre a corrispondere la retribuzione, è obbligato anche a formare il lavoratore; in cambio, ha notevoli vantaggi economici, come quello di poter inquadrare il lavoratore sino a due qualifiche inferiori o di poter erogare lo stipendio in misura percentuale rispetto ai lavoratori qualificati.

L’apprendistato può essere di tre tipi:

  • professionalizzante;
  • per l’alta formazione e la ricerca;
  • per la qualifica e il diploma professionale.

Al contratto di lavoro, nel caso in cui si stipuli un contratto di apprendistato, deve essere allegato obbligatoriamente il piano formativo del lavoratore: le ore di formazione variano a seconda della qualifica del dipendente, delle sue competenze di base e del tipo di apprendistato svolto. Parte delle ore di formazione si possono svolgere al lavoro, altre sono organizzate da enti esterni. Se al lavoratore non viene consentito di svolgere la propria formazione, il datore di lavoro è tenuto a restituire tutti gli incentivi di cui ha fruito.

Come si assume un lavoratore domestico?

Se devi assumere la colf, la badante, il giardiniere, un manutentore, o un lavoratore domestico in generale, devi sapere che gli adempimenti legati all’assunzione sono più semplici.

Il datore di lavoro domestico, in primo luogo, ha l’obbligo di consegnare al lavoratore domestico, prima dell’inizio dell’attività, un contratto di lavoro (o lettera di assunzione) col seguente contenuto:

  • data di inizio del rapporto di lavoro;
  • retribuzione;
  • mansioni e livello di appartenenza;
  • eventuale convivenza;
  • orario di lavoro, compresa la collocazione della mezza giornata di riposo settimanale aggiuntiva rispetto alla domenica o a un diverso festivo (ad esempio, per altra fede religiosa);
  • retribuzione pattuita;
  • contribuzione di assistenza contrattuale (Cassa Colf);
  • luogo di svolgimento dell’attività lavorativa, ed eventuali previsioni di temporanei spostamenti (villeggiatura o altri motivi legati alla famiglia);
  • periodo di ferie annuali.
  • eventuale durata del periodo di prova;
  • ulteriori clausole specifiche.

Anche per il lavoro domestico è obbligatorio comunicare l’assunzione preventivamente. La comunicazione di assunzione preventiva, però, non si effettua con modello Unilav, ma deve essere presentata all’Inps entro le ore 24 del giorno precedente (festivi compresi) a quello di inizio del rapporto lavorativo. La comunicazione vale anche nei confronti dei servizi competenti, come Inail e Ministero del lavoro.

L’obbligo della comunicazione vale anche se il lavoratore è inizialmente assunto in prova, e prescinde dalla durata del lavoro, della sua saltuarietà, e dal fatto che il lavoratore sia già assicurato per altre attività o titolare di pensione.

L’assunzione può essere comunicata tramite:

  • il portale web dell’Inps, utilizzando l’apposita procedura Internet di compilazione e invio on-line, qualora si possieda il Pin per l’accesso ai servizi;
  • il contact center Inps- Inail, al numero 803.164 da rete fissa, o al numero 06164164 da rete mobile.

La comunicazione obbligatoria di assunzione non è necessaria nel caso in cui sia utilizzato il libretto famiglia (nuovi voucher) per retribuire la prestazione; in questo caso devi utilizzare le procedure previste per il lavoro occasionale. Per saperne di più sull’argomento, puoi leggere la nostra Guida al libretto famiglia.

Come si assume un lavoratore straniero?

Per assumere un lavoratore straniero extracomunitario, che risulta essere residente all’estero, devi in primo luogo presentare, per via telematica, una domanda di nulla osta allo sportello unico per l’Immigrazione. Lo sportello unico per l’immigrazione a cui inviare la domanda è quello:

  • della provincia di residenza;
  • della provincia in cui ha sede legale l’impresa;
  • della provincia in cui avrà luogo la prestazione lavorativa.

Devi inoltre documentare e certificare l’esistenza di un’idonea sistemazione alloggiativa per il lavoratore straniero, secondo le regole previste dalle leggi di ciascuna Regione.

La domanda di nulla osta all’assunzione di un lavoratore straniero, però, può essere presentata solo dopo la pubblicazione del cosiddetto decreto flussi, con il quale il Governo fissa ogni anno le quote massime di stranieri extracomunitari che possono entrare in Italia per motivi di lavoro subordinato; le quote sono distinte per nazionalità dei lavoratori e per tipologia lavorativa.

Una volta accettata la domanda, sarai convocato per la consegna del nulla osta e per la firma del contratto di lavoro.

A questo punto, il lavoratore straniero deve chiedere all’autorità consolare italiana nel suo Paese di residenza il rilascio del visto d’ingresso. Successivamente, entro 8 giorni dall’ingresso in Italia, deve recarsi presso lo sportello unico per l’Immigrazione per presentare la domanda di permesso di soggiorno.

Se il lavoratore straniero da assumere, invece, è già residente in Italia ed è in possesso di regolare permesso di soggiorno, puoi procedere direttamente all’assunzione con modello Unilav: all’interno del modello devi però dichiarare l’esistenza di un’idonea sistemazione alloggiativa per il dipendente ed assumere l’impegno di sostenere le spese di un eventuale rimpatrio (questa sezione dell’Unilav sostituisce il cosiddetto modello Q).

Come si assume un lavoratore occasionale?

Come inizialmente esposto, il contratto di assunzione, assieme al modello Unilav, non sono necessari se deve essere svolta una prestazione di lavoro occasionale, quindi se devi avvalerti dei nuovi voucher, contratto di prestazione occasionale o libretto famiglia: il contratto di prestazione occasionale e il libretto famiglia sostituiscono infatti i vecchi voucher, con cui veniva retribuito il lavoro occasionale accessorio.

Per mettere in regola un lavoratore occasionale gli adempimenti sono differenti, a seconda del fatto che si utilizzi un contratto di prestazione occasionale (dedicato ai committenti che sono imprese, enti o professionisti) o un libretto famiglia (dedicato agli utilizzatori privati e alle famiglie).

In termini generali, gli adempimenti necessari sono i seguenti:

  • committente e lavoratore devono registrarsi sul sito dell’Inps, nella piattaforma online della sezione “Prestazioni occasionali”;
  • il committente deve dotarsi di una provvista, o portafoglio virtuale, per pagare la prestazione lavorativa, assieme ai contributi ed ai premi obbligatori;
  • il lavoratore deve fornire gli estremi utili al pagamento delle prestazioni (che è effettuato da parte dell’Inps entro il 15 del mese successivo allo svolgimento della prestazione);
  • il committente deve comunicare all’Inps l’avvio dell’attività lavorativa.

Per approfondire: Guida completa ai nuovi voucher.

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