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Cartella personale del dipendente

17 Agosto 2018 | Autore:
Cartella personale del dipendente

Che cosa contiene il fascicolo con le informazioni del lavoratore pubblico e privato. Chi può accedere al dossier.

Ogni azienda è obbligata a tenere una cartella personale del dipendente. Si tratta di una raccolta di tutti i documenti che hanno a che fare con il rapporto di lavoro tra la società e l’impiegato, dal curriculum all’assunzione, da eventuali anticipi del Tfr alla scheda sulla sicurezza del lavoro e sulle visite mediche aziendali effettuate, dalle valutazioni professionali alla cessazione del rapporto di lavoro. Tutta la storia del dipendente, insomma, catalogata in una cartella personale. Ad eccezione, però, dei dati sensibili, che devono essere conservati in una sezione separata dalla cartella ed accessibili solo al personale autorizzato.

Il lavoratore, tra l’altro, è legittimato a chiedere la consultazione del suo fascicolo personale, così come ribadito dalla Cassazione [1]. Un diritto soggettivo tutelabile perché, come spiega la Suprema Corte, si tratta di una posizione giuridica che trae la sua fonte dal rapporto di lavoro. E poi anche per una questione di rispetto della buona fede e della correttezza che sono alla base di qualsiasi accordo tra azienda e dipendente [2]. Se il datore di lavoro non consentisse questo accesso, il lavoratore potrebbe fare ricorso al Garante della privacy.

La cartella personale del dipendente può essere creata in formato cartaceo, elettronico o ibrido (cartaceo ed elettronico insieme). La sua gestione, a volte affidata a dei professionisti esterni, deve tenere conto di cinque princìpi fondamentali:

  • la garanzia di conservazione dei documenti;
  • la protezione delle informazioni raccolte;
  • la facilità della consultazione anche da parte del dipendente;
  • la trasparenza;
  • la riservatezza.

Cartella del dipendente: che cosa contiene

I documenti che possono essere raccolti nella cartella personale del dipendente sono tanti. Di norma, finiscono in questo fascicolo:

  • il curriculum vitae del lavoratore;
  • la lettera di assunzione;
  • i cedolini o buste paga;
  • i certificati medici;
  • la certificazione unica (ex Cud);
  • il patto di non concorrenza e la lettera sul conflitto di interessi;
  • il codice di comportamento accettato dal dipendente;
  • il modulo di comunicazione di assunzione (C/ASS);
  • il modello di denuncia assicurativa (Dna);
  • i documenti di assunzione (in fotocopia);
  • i documenti che riguardano la legge sulla privacy;
  • le comunicazioni agli enti competenti riguardo il rapporto di lavoro;
  • i documenti bancari;
  • l’eventuale iscrizione o adesione a fondi pensionistici;
  • le dichiarazioni per usufruire delle detrazioni fiscali spettanti;
  • la lettera di eventuale trasformazione del rapporto di lavoro (da tempo determinato a tempo indeterminato, da part-time a tempo pieno o viceversa, ecc.);
  • le denunce di infortunio;
  • gli esiti delle visite mediche aziendali;
  • la domanda di maternità;
  • eventuali anticipi del Tfr;
  • le comunicazioni riguardanti la cessazione del rapporto di lavoro;
  • i documenti che attestano la consegna del badge e di eventuali benefit come carta di credito, telefono e auto aziendale, pc portatile, ecc.

Lo scrupolo nella gestione della cartella del dipendente consentirà all’azienda di:

  • rendere disponibili in modo immediato i documenti sopracitati anche in caso di controllo dell’Ispettorato del lavoro;
  • recuperare in modo veloce la vecchia documentazione;
  • eliminare completamente la carta nel caso fosse scelta la modalità elettronica.

Cartella del dipendente: chi può visualizzarla

La cartella personale del dipendente può essere visualizzata dal personale autorizzato dall’azienda ma anche dal lavoratore stesso. Non lo hanno stabilito soltanto le citate sentenze della Cassazione ma anche il Garante della privacy, secondo cui il dipendente è libero di visionare tutti i documenti che lo riguardano anche con l’assistenza di una persona di fiducia in modo da avere una consulenza sulle informazioni da cui poter chiedere una copia.

Questo diritto di accesso al fascicolo personale del dipendente è contenuto nella legge sulla privacy [3] e riguarda tutti i dati contenuti nell’archivio dell’azienda, compresi le note di qualifica o i giudizi professionali espressi su di lui.

L’azienda che si rifiuta di consentire ad un dipendente l’accesso alla sua cartella personale rischia le sanzioni penali previste dalla legge e deve risarcire il lavoratore delle eventuali spese sostenute per non essere riuscito a visionare il suo fascicolo.

Cartella del dipendente: come funziona per gli statali

Anche la Pubblica amministrazione è tenuta a creare la cartella personale del dipendente, solo che in questo caso si chiama «stato matricolare». Il fascicolo viene aperto per ogni impiegato statale e viene tenuto presso l’ufficio del personale dell’amministrazione centrale. Come nel settore privato, la cartella deve contenere tutti i documenti che riguardano il dipendente e che possono interessare la sua carriera, in particolare:

  • i servizi di ruolo e non di ruolo eventualmente prestati in precedenza allo Stato o ad altri enti pubblici;
  • i provvedimenti che riguardano la nomina, lo stato, la carriera ed il trattamento economico;
  • i decreti di riscatto dei servizi non di ruolo;
  • lo stato di famiglia del dipendente;
  • gli atti che possono essere utili per la valutazione di una promozione;
  • i documenti sulle competenze specifiche del lavoratore per un suo eventuale impiego ottimale all’interno dell’Amministrazione.

I dipendenti pubblici hanno diritto, come quelli privati, di consultare il proprio stato matricolare (o cartella personale del dipendente che dir si voglia) e di chiedere a sue spese estratti del fascicolo o copia dei documenti a cui abbia diritto.


note

[1] Cass. sent. n. 2397/2014 e n. 6775/2016.

[2] Artt. 1175 e 1375 cod. civ.

[3] Legge n. 196/2003.


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