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Controlli Guardia di Finanza su computer aziendali: cosa rischio?

2 ottobre 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 2 ottobre 2018



È legittimo l’avviso di accertamento Iva, Ires o Irap fondato sui file aziendali?

Durante accessi, ispezioni e verifiche la Guardia di Finanza può visionare, oltre alle scritture contabili, alle fatture e ai registri cartacei, anche i file contenuti nei pc aziendali. I computer salvano oggi molti più dati e, quindi, “prove” relative alla contabilità aziendale e possono rivelarsi solida base di un accertamento fiscale, anche con risvolti penali nei casi più gravi.

Ma quando i file aziendali possono giustificare, da soli, un accertamento fiscale Iva, Ires o Irap?

Accessi, ispezioni e verifiche Guardia di Finanza

La Guardia di Finanza può entrare nei locali destinati all’esercizio di attività commerciali, agricole, artistiche o professionali, e procedere ad ispezioni documentali, verifiche e ricerche necessarie per l’accertamento delle imposte e per la repressione dell’evasione fiscale e di altri reati tributari.

L’accesso necessita di un’apposita autorizzazione (ordine di accesso) che ne indica lo scopo, rilasciata dal capo dell’ufficio da cui dipendono gli agenti. La verifica fiscale non può infatti avvenire senza un giustificato motivo, costituito anche dalla necessità di prevenire e reprimere condotte illecite dal punto di vista fiscale, nell’interesse di tutti.

Guardia di Finanza: quali documenti controlla

L’ispezione documentale è una fase della verifica effettuata dalla Guardia di Finanza: vengono analizzate tutte le scritture contabili obbligatorie e viene effettuato il raffronto tra esse e la documentazione, anche extra contabile, già in possesso del Fisco (perché acquisita da altre fonti, prima, durante o dopo la verifica fiscale).

Possono essere oggetto di ispezione documentale:

  • documenti contabili
  • corrispondenza commerciale;
  • documenti interni di gestione aziendale (elenco clienti, report, preventivi, comunicazioni con i fornitori)
  • agende, appunti e documenti rinvenuti durante le ricerche
  • documentazione relativa ai rapporti di lavoro dipendente

Guardia di Finanza: controllo computer aziendali

Come noto, oggi quasi tutta la documentazione contabile ed extracontabile è “dematerializzata”, sotto forma di file digitali. I computer aziendali possono contenere dunque più elementi di prova dei classici plichi cartacei.

La legge [1] stabilisce che i documenti e le scritture possono essere sequestrati soltanto se non è possibile riprodurne o farne constare il contenuto nel verbale, nonché in caso di mancata sottoscrizione o di contestazione del contenuto del verbale. In ogni caso i libri e i registri non possono essere sequestrati; gli organi procedenti possono eseguirne o farne eseguire copie o estratti, possono apporre nelle parti che interessano la propria firma o sigla insieme con la data e il bollo d’ufficio e possono adottare le cautele atte ad impedire l’alterazione o la sottrazione dei libri e dei registri.

Esiste tuttavia una deroga: gli impiegati che procedono all’accesso nei locali di soggetti che si avvalgono di sistemi meccanografici, elettronici e simili, hanno facoltà di provvedere con mezzi propri all’elaborazione dei supporti fuori dei locali stessi qualora il contribuente non consenta l’utilizzazione dei propri impianti e del proprio personale.

Ciò vuol dire che, se il contribuente non acconsente all’elaborazione dei dati informatici sui propri pc (duplicazione file, masterizzazione, salvataggio in formato immodificabile ecc.), la Guardia di Finanza può provvedervi con mezzi propri ed eventualmente rielaborare i dati in un secondo momento.

A seconda della complessità dei dati e dei sistemi informatici, può essere o meno necessaria la presenza di personale militare specializzato in informatica. In ogni caso, gli agenti devono procedere unicamente all’estrazione e all’analisi di file che possano essere di interesse alle indagini fiscali, adottando tutte le precauzioni essenziali per non compromettere l’attività aziendale.

Accertamento fiscale su file aziendali

Una volta acquisiti, analizzati e rielaborati i dati contabili ed extracontabili contenuti nei pc aziendali, la Guardia di Finanza può accertare l’obbligo di pagamento di maggiori imposte e sanzionare il contribuente.

L’avviso di accertamento può basarsi sui dati rinvenuti, ma deve essere adeguatamente motivato, a pena di nullità.

Secondo la giurisprudenza [2], ai fini della motivazione, non è necessario allegare all’avviso la documentazione (i file informatici) su cui si basa «l’impianto accertativo», bastando la riproduzione del suo contenuto essenziale nel corpo dell’avviso. Come noto, infatti, l’obbligo di motivazione degli atti tributati può essere adempiuto anche “per relationem“, cioè mediante il riferimento ad elementi di fatto risultanti da altri atti o documenti, a condizione che questi ultimi siano allegati all’atto notificato o che lo stesso ne riproduca il contenuto essenziale. Per contenuto essenziale si intende l’insieme di quelle parti (oggetto, contenuto e destinatari) dell’atto o del documento che risultino necessarie e sufficienti per sostenere il contenuto del provvedimento adottato, e la cui indicazione consente al contribuente (e al giudice in sede di eventuale sindacato giurisdizionale), di individuare i motivi del provvedimento.

Inoltre gli atti e i documenti su cui si fonda l’accertamento possono essere solo menzionati nel processo verbale di constatazione, regolarmente notificato al contribuente. Ciò in quanto l’Amministrazione finanziaria deve porre il contribuente in grado di conoscere la pretesa tributaria nei suoi elementi essenziali, ma non è tenuta ad includere nell’avviso la notizia delle prove. Inoltre, per il diritto comunitario è sufficiente che le informazioni siano in qualsiasi modo accessibili al contribuente, anche in forma riassuntiva, e possano essere contestate attraverso l’impugnazione dell’atto [3].

Così una recentissima ordinanza della Cassazione [4] ha ritenuto legittimo l’avviso di accertamento fondato su file aziendali quando dal contenuto dello stesso si possono esattamente individuare i file rinvenuti ed acquisiti dalla G.d.F. (per esempio file excel con colonne indicanti determinate voci contabili) e il loro contenuto, dando atto dei risultati della verifica fiscale.

note

[1] Art. 52, DPR 633/1972.

[2] Cass. sent. n. 6914/2011.

[3] Cass. sent. n. 26472/2014.

[4] Cass. ord. n. 20416 del 1.08.2018.


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