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Coworking come fare

5 Ott 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 5 Ott 2018



Come organizzare un coworking: quali servizi offrire, come iniziare, come guadagnare, quali sono gli obblighi del professionista e di chi affitta.

Hai dei grandi spazi non utilizzati e vorresti metterli a reddito? Hai difficoltà a trovare un ente o una società che prenda la location in affitto, perché i costi sono molto alti? Potresti dividere gli spazi e creare un coworking, offrendo postazioni di lavoro per i professionisti. In questo modo, il professionista che affitta a tempo la postazione di coworking risparmia sui costi della locazione dello studio, delle utenze, della manutenzione, delle imposte e degli arredi. Chi affitta le postazioni di lavoro, invece, ammortizza senza difficoltà le spese iniziali, potendo massimizzare la rendita dell’immobile grazie ai “coworkers” che pagano l’affitto a tempo. Tra l’altro, grazie al coworking si azzerano i rischi legati al mancato pagamento dell’inquilino. Le formule di condivisione dell’ambiente di lavoro sono differenti: si può affittare la stessa scrivania in condivisione, mettere a disposizione una scrivania propria, o addirittura  uno spazio privato proprio. Alcuni coworking, assieme alla disponibilità della postazione di lavoro, offrono servizi accessori, come pasti e snack, altri addirittura mettono a disposizione dei coworkers spazi ricreativi…Insomma, le soluzioni che si possono offrire sono davvero numerose e interessanti, ed assicurano introiti soprattutto nelle città più grandi. Ma quali sono, di preciso, gli obblighi di chi mette a disposizione le postazioni e gli obblighi di chi le affitta? Che cosa prevede la legge? Si tratta di un contratto di locazione vero e proprio? Cerchiamo di fare chiarezza sul coworking: come fare, quali servizi possono essere offerti, quali sono le regole per chi affitta.

Che cos’è il coworking?

Il coworking è un contratto con cui il concedente mette a disposizione uno spazio di lavoro attrezzato a un soggetto utilizzatore, che può così usufruire di un ambiente confortevole e funzionale dove svolgere la propria attività professionale.

Il contratto di coworking è atipico, a titolo oneroso (ossia a pagamento), contiene elementi del contratto di locazione, cioè di affitto, ed elementi dell’appalto di servizi.

Chi può fruire del coworking?

Il contratto di coworking si rivolge soprattutto ai professionisti che non dispongono di uno studio proprio, spesso a causa dei costi che questo comporta, soprattutto a inizio carriera.

Grazie al coworking il professionista può usufruire degli elementi minimi indispensabili per svolgere l’attività, con l’ulteriore vantaggio di lavorare in un ambiente dove normalmente svolgono le proprie mansioni anche altri professionisti, con i quali può interagire per creare delle sinergie o progetti condivisi.

Chiunque, in ogni caso, può stipulare un contratto di coworking, anche una persona che non svolge l’attività libero-professionale: potrebbe beneficiare dell’ambiente condiviso, ad esempio, anche uno studente, o un lavoratore in smart working.

Chi può stipulare un contratto di coworking?

Le parti del contratto di coworking sono due: concedente e utilizzatore.

Il concedente può essere una persona fisica o una società, proprietaria di un immobile a uso commerciale, appositamente strutturato in modo da creare diverse postazioni per ufficio, sia divise sia in open space.

L’utilizzatore può essere un professionista che svolge una professione intellettuale (avvocato, commercialista, architetto, grafico, agente di commercio, pubblicitario, etc.) che intende usufruire di una postazione lavorativa essenziale e temporanea, ma fornita di attrezzature quali scanner, stampanti, connessioni internet. Come abbiamo osservato, può trattarsi anche di uno studente, di uno smart worker, o di chiunque abbia necessità di una postazione per svolgere lavoro intellettuale.

L’utilizzatore può stipulare anche più contratti di coworking, in città diverse, se deve spostarsi per esigenze di studio o per lavoro, e necessita di un ufficio dove svolgere l’attività oppure ricevere clienti o collaboratori.

Quali requisiti deve avere l’immobile adibito a coworking?

Gli immobili che ospitano gli spazi condivisi devono possedere normalmente le seguenti caratteristiche:

  • devono essere situati in zone centrali o commerciali della città;
  • devono essere facilmente raggiungibili con i mezzi pubblici, o situati vicino a parcheggi;
  • devono essere di recente ristrutturazione, comodi e accoglienti
  • devono essere conformi alla normativa in materia di salute e sicurezza sul lavoro (dotati di uscite di sicurezza, con attrezzature collaudate, impianti a norma, etc.).

Come funziona il coworking?

Il contratto di coworking ha per oggetto la messa a disposizione, per un tempo prestabilito, di una postazione di lavoro. Questa deve essere descritta con precisione nel contratto, così come le attrezzature che vengono date in uso.

Nello spazio comune possono essere predisposte diverse tipologie di postazioni, dalle più economiche fino alle più confortevoli e dotate di maggiore privacy: dalla semplice postazione in un tavolo comune, alla scrivania riservata in open space, sino alla possibilità di ottenere una stanza riservata con attrezzatura d’ufficio completa.

Il coworking prevede, nella generalità dei casi, la possibilità di utilizzare una connessione internet, uno scanner, le stampanti presenti negli ambienti. Questi servizi possono essere compresi nel canone, oppure essere pagati a consumo (con appositi contatori e tessere magnetiche).

Molti spazi di coworking offrono anche l’opzione di prenotare delle sale riunioni, solitamente con costi orari aggiuntivi e la possibilità di fruire di un’area relax.

I costi della climatizzazione dei locali, della corrente elettrica, delle pulizie, dei servizi igienici sono solitamente compresi nel compenso corrisposto dal professionista.

Lo spazio di coworking può essere utilizzato a tutte le ore?

La maggior parte degli spazi di coworking è accessibile nelle giornate e negli orari lavorativi. In ogni caso, gli orari in cui è possibile effettuare l’accesso devono essere specificati nel contratto (possono essere previsti accesso e permanenza a discrezione dell’utilizzatore, cioè senza limiti di tempo, oppure solo in precisi giorni e orari).

Quanto dura il contratto di coworking?

Le parti sono libere di stabilire qualsiasi durata del contratto (ad esempio mensile, semestrale, annuale, ma anche giornaliera e oraria); può essere prevista una scadenza anticipata rispetto al termine stabilito, di norma con preavviso.

Alla scadenza, il contratto può essere rinnovato a discrezione delle parti.

Il contratto di coworking deve essere scritto?

Il contratto di coworking può anche non essere redatto per iscritto, ma la forma scritta è consigliabile, per individuare con esattezza spazi, servizi e attrezzature fornite, i termini di utilizzo e i relativi costi.

Il contratto deve indicare espressamente il canone che l’utilizzatore deve corrispondere a chi concede spazi ed eventuali servizi e attrezzature. Può trattarsi di una cifra mensile, da versare anticipatamente, come accade nel contratto d’affitto, ma anche di un ammontare versato volta per volta, secondo gli utilizzi.

Possono essere corrisposti volta per volta, secondo l’utilizzo, anche i servizi non compresi nel canone, come la sala riunioni o la fotocopiatrice

Il contratto può elencare una serie di comportamenti vietati, oppure prevedere un vero e proprio regolamento di condotta (tono di voce, rispetto della privacy altrui, abbigliamento decoroso, etc.).

Il pagamento dei corrispettivi del coworking può avvenire in contanti?

Il pagamento dei corrispettivi può avvenire anche in contanti, nei limiti previsti dalla legge: è sempre preferibile utilizzare, però, mezzi tracciabili, anche come prova dell’avvenuto versamento delle somme.

Chi offre gli spazi in coworking può chiedere la cauzione?

A discrezione del concedente, può essere previsto un deposito cauzionale a carico dell’utilizzatore, come garanzia del corretto adempimento o come risarcimento in caso di danni a beni o strutture.

Il professionista può subaffittare lo spazio in coworking?

Il coworker non può subaffittare gli spazi: essendo l’unico soggetto autorizzato a usufruire delle attrezzature e della postazione professionale, deve impegnarsi a non cedere a terzi il contratto.

Chi è responsabile se il professionista subisce un furto negli spazi comuni?

Il concedente è responsabile del regolare accesso ai locali e dell’effettiva disponibilità e funzionalità delle attrezzature pattuite; nella generalità dei casi, viene invece esclusa dal contratto la responsabilità per furti che l’utilizzatore dovesse subire per i beni che lascia incustoditi sulla scrivania o che ha riposto nei cassetti o negli armadietti.

Il professionista può eleggere domicilio nel coworking?

Il contratto normalmente vieta all’utilizzatore di eleggere domicilio fiscale e sede all’interno dei locali messi a disposizione dal concedente: questo perché il contratto di coworking è, di regola, molto breve, quindi la durata dell’utilizzo dell’immobile risulta incompatibile con un’elezione di domicilio.

Quando si può disdire il coworking?

Il contratto di coworking può terminare:

  • per raggiungimento del termine di scadenza;
  • se è prevista la risoluzione per:
    • mancato o ritardato pagamento del corrispettivo pattuito;
    • inosservanza dei limiti di utilizzo o delle regole comportamentali;
    • cessione a terzi del contratto.

Alla cessazione del contratto, l’utilizzatore perde il diritto di accedere ai locali messi a disposizione e deve, se ne è fornito, restituire chiavi e badge.  Il concedente deve invece restituire la cauzione (salvo danni).


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