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Come inviare cartella via mail

8 settembre 2018


Come inviare cartella via mail

> Tech Pubblicato il 8 settembre 2018



Grazie alla email possiamo condividere in tempo reale comunicazioni, file, osservazioni. Ma ecco come fare quando, invece, devi inviare una intera cartella di files  

La tecnologia ha rivoluzionato il modo di comunicare, migliorando le tempistiche ed anche la semplicità nell’uso dei relativi strumenti rispetto ai tradizionali modi di comunicazione, come la lettera inviata per posta. E tanto più la società ha necessità di velocizzare la trasmissione di informazioni quanto più la risposta della ricerca tecnologica andrà avanti nel tentativo di creazione di nuovi sistemi comunicativi. L’obiettivo è sempre lo stesso: quello di facilitare la vita agli utenti creando procedure sempre più semplici, sempre più comode (fino al dover solo selezionare e cliccare un tasto), sempre più veloci nella azione. Ed è indubbio che, soprattutto nel campo lavorativo ma anche, in generale, nella vita quotidiana di ciascuno, la necessità di condivisione non si limita alle fotografie o agli short messages o alle note di servizio bensì a documenti di ogni tipo, atti di ogni tipologia, file video (generalmente i più pesanti a seconda della risoluzione) o file audio. È fatto notorio, ed intuibile anche da chi non fa molto uso dei personal computer, come si inviino gli allegati, anche quando sono più di uno. Ma la cosa diventa difficile quando si tratta di inviare intere cartelle, contenti tanti files e di ogni tipo. Infatti, a chi non è capitato di avere la necessità di inoltrare una cartella e, ingenuamente, dopo aver eseguito l’operazione che farebbe con un file qualsiasi, si è visto recapitare nella posta elettronica una comunicazione che, in sostanza, riferisce che l’email non è stata recapitata. Il problema principale se non esclusivo di questo risultato è la eccessiva dimensione, e quindi l’alto peso, della cartella. Quindi, sia che si usi la posta elettronica sia che si utilizzi la pec, posta elettronica certificata, si deve sapere che questa difficoltà è un falso problema, esistendo la tecnica per bypassare l’impossibilità di invio. Ecco, quindi, spiegato come inviare una cartella per email.

La procedura per inviare una cartella per email

A grandi linee, la procedura per inviare una o più cartelle tramite email ad un destinatario è la stessa. O, per meglio dire, le sue fasi sono le medesime consistendo 1) nella trasformazione della cartella che ci interessa in una altra cartella, con lo stesso contenuto ma compressa, cioè ridotta nel suo peso; 2) nell’allegazione della cartella così ottenuta alla email da inviare; 3) nell’effettivo ordine impartito alla nostra email di “invio”. Tuttavia, per il funzionamento dei p.c. esistono diversi programmi operativi oltre che possono essere utilizzati anche sistemi operativi precedenti e, quindi, più vecchiotti. Questa molteplicità di sistemi operativi comporta una leggera variazione negli ordini che andremo a dare al nostro personal computer. Le fasi sono a grandi linee le medesime, dunque, ma, concretamente, a seconda del sistema operativo installato sul proprio personal computer l’ordine delle singole voci da selezionare saranno leggermente diverse. Ma, di fatto, nulla di realmente complesso. Quindi, procedendo in modo graduale, vediamo, prima di ogni altra cosa, cosa ci occorre avere per poter procedere ad inviare una cartella per email.

Cosa occorre avere e le fasi della procedura per inviare una cartella per email

Per poter inviare una cartella tramite l’utilizzo di una posta elettronica, sia tramite il client on line sia tramite il gestore di posta elettronica installato sul tuo p.c. (come microsoft outlook oppure incredimail e similari), occorrono sostanzialmente due cose:

  • il tuo personal computer, fisso o portatile che sia
  • ed un programma che comprima i files, cioè ne riduca le dimensioni e, quindi, il peso, come WinRAR oppure Winzip o, ancora, 7-Zip o Free PDF Compressor. Ne esistono di gratuiti, quindi, per il download del software non c’è che l’imbarazzo della scelta.

In linea generale, per come anticipato, la tecnica che si utilizza per inviare una o più cartelle è costituita da fasi sostanzialmente uguali per tutti i diversi tipi di sistemi operativi. Essa, infatti, è schematizzabile in sole tre fasi di semplice applicazione:

  • una prima fase è la riduzione del peso della cartella che si realizza con software di compressione, cioè capace di ridurre la pesantezza dell’intera cartella, rendendo più agevole il lavoro del client di posta elettronica. Le cartelle che risulteranno create da questa procedura sono una duplicazione di quelle originali, solo con minore pesantezza, ma le relative denominazioni termineranno con diversi suffissi come .zip, .rar, .tar e così via dicendo. Ma si tratta di semplici differenti estensioni dei file compressi;
  • la seconda fase è la procedura di allegazione della cartella ridotta alla email, che si realizza allo stesso modo dell’invio di uno o più files;
  • l’ultima fase è rappresentata dall’invio della email. Poiché a quel punto la cartella spedita sarà più leggera rispetto a quella originaria, ma pur sempre leggibile dal destinatario della email, il ricevimento è pressoché garantito.

La procedura appena indicata è da considerarsi la stessa da eseguire sia nel caso di invio di singola cartella che nella ipotesi di invio di più cartelle. Ed occorre sapere, inoltre, che nel caso di presenza di file crittografati, cioè il cui contenuto viene nascosto tramite la crittografia capace di alterarlo in segni e simboli, quindi, in una sorta di testo senza senso compiuto, è consigliabile non inviarli con la cartella. Questo perché i file crittografati, dopo la compressione, arrivano al destinatario decrittati, cioè leggibili nel loro contenuto originario e che si voleva tenere nascosto.

Inviare una cartella per email con sistemi operativi Windows

La procedura da seguire per i seguenti sistemi operativi windows 10, windows 8, windows 7, windows vista e windows XP, è sintetizzabile nel seguente iter:

  • individuare la cartella che si vuole spedire. Nel caso si vogliano inviare più cartelle, selezionarle assieme col tasto “shift” che è quello identificato sulla tastiera con le frecce in alto, e si trova a sinistra sopra “Ctrl” ed a destra sotto il tasto “Invio”, oppure inserirle in una apposita cartella più grande che le contenga tutte;
  • ridurre la cartella che ci interessa. Una volta effettuata la selezione, cliccare sul tasto destro del mouse e scorrere finchè non si trova la voce “invia a” o “send to” e similari e, successivamente, nell’elenco che apparirà, selezionare la voce “comprimi” o “cartella compressa” e similari. Attenzione perché in alcune versioni di Windows XP non esiste questa opzione, pertanto, in questa ipotesi la procedura è leggermente diversa: si deve andare col cursore in un punto libero qualsiasi di una cartella e premendo il tasto destro del mouse si sceglie la voce “nuovo” dall’elenco che è comparso e si seleziona la voce “cartella compressa (zip)”, assegnandogli un nome e premendo invio. Poi si trascina la cartella che si vuole comprimere all’interno di questa cartella compressa;
  • allegare la cartella alla email. A questo punto avviamo il nostro programma di posta elettronica oppure andiamo on line sulla nostra email, creiamo una nuova email ed andiamo ad allegarle la cartella compressa (quindi, quella che termina con i suffissi .rar, .zip, ecc.), come usualmente facciamo per allegare un file, attendendo che il caricamento termini. Se abbiamo Windows 10, possiamo anche usare un’altra tecnica ancora più semplice, che ci è permessa dal sistema operativo. Cioè, selezioniamo direttamente la cartella compressa e nel menu creato pigiando sul tasto destro del mouse scegliamo la voce “invia a” e, successivamente, la voce “destinatario di posta” o similare ed il gioco è fatto;
  • inviare la cartella dalla email come al solito. Chi riceverà la comunicazione col file compresso, per leggerne il contenuto, deve semplicemente scaricarlo sul proprio pc e decomprimerlo. Per far ciò, gli basta cliccare due volte sulla cartella compressa e poi scegliere col tasto destro la voce “estrai” o “decomprimi” e similari. E avrà la cartella come se fosse l’originale del mittente.

Inviare una cartella per email con sistemi operativi MAC OS X

Se possediamo questo genere di sistema operativo per far lavorare il nostro pc, per inviare una cartella con l’email dobbiamo:

  • comprimere la cartella scelta, premendo il tasto “control” o “ctl” e contemporaneamente cliccando il tasto destro del mouse, cosa che permette l’apparizione di un elenco da cui selezioneremo “comprimi”;
  • allegare la cartella compressa alla email come se stessimo allegando un file word od un file qualsiasi, direttamente dal programma di posta elettronica installata sul nostro p.c. (come Microsoft Outlook od Incredimail ecc.) oppure accedendo al client on line;
  • inviare l’email procedendo come di consueto, mediante la selezione della voce “Invio”. Chi riceverà l’email col file compresso, deve scaricare quest’ultimo sul proprio pc e decomprimerlo. Il gioco sarà fatto ed il destinatario avrà ricevuto la cartella in modo intellegibile, visibile, per come voluto dal mittente.

Inviare una cartella per email con gli altri sistemi operativi

Se, invece, abbiamo altri sistemi operativi, magari più datati come, ad esempio, come Windows 2000 o Mac OS 9 , possediamo seguire questo iter che prevede di:

  • scaricare un programma di compressione dei dati sul proprio personal computer ed attenderne la normale installazione. Il software che abbiamo scelto, come WinRAR, Winzip, Free PDF Compressor e simili, ci servirà per ridurre il peso della cartella che abbiamo intenzione di inviare prima di allegarla ed inoltrarla tramite il servizio di posta elettronico;
  • ridurre il peso della cartella selezionando, ad esempio, la cartella che ci interessa col tasto destro del mouse e cliccando sulla voce che apparirà “comprimi” o similari e scegliendo dove salvare la nuova cartella compressa;
  • allegare ed inviare l’email, procedendo come di consuetudine, dunque, iniziamo avviando il nostro programma di posta elettronica oppure andiamo sul client on line, creiamo così una nuova email da inoltrare ed andiamo ad allegarle la cartella compressa. La procedura di allegazione della cartella da seguire è la stessa che usiamo abitualmente per allegare un semplice file. Attenderemo che il caricamento della cartella termini e, successivamente, clicchiamo su “invio”. E così, il gioco è fatto.
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