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Come scrivere una lettera formale

11 settembre 2018


Come scrivere una lettera formale

> Diritto e Fisco Pubblicato il 11 settembre 2018



In che modo gestire la corrispondenza con aziende, istituzioni ed enti: ecco come scrivere una lettera formale.

E’ molto frequente trovarsi di fronte alla necessità di dover rispondere ad un ente o ad una società che ci ha precedentemente inviato una comunicazione: che si tratti di rapporti di utenza (ad esempio, quelle domestiche), di problemi con il datore di lavoro o di vertenze nei confronti del proprio Comune, è sempre bene tenersi pronti per difendere i propri diritti, specificando quanto necessario per non subire conseguenze negative. Allo stesso modo, è possibile che abbiate un debitore dal quale pretendere la restituzione dei soldi prestati, o una controparte (un cliente, un fornitore, il proprietario di casa) in ritardo nell’esecuzione dei propri obblighi contrattuali.
In tutti questi casi, prima ancora di ricorrere alla consulenza di un legale, è possibile evitare controversie o il peggioramento della situazione semplicemente intimando, ad esempio, l’interruzione di un comportamento dannoso o specificando in dettaglio la propria posizione in merito ad una determinata vicenda. Tutto ciò passa anche attraverso la redazione di una comunicazione formale, sia essa cartacea che digitale. Ecco il motivo per cui è importante sapere come scrivere una lettera formale: di seguito troverete tutte le indicazioni più importanti sulla struttura e sui contenuti, non senza qualche consiglio sull’utilizzo di formule e altri piccoli suggerimenti per impostare una lettera efficace e incisiva.

Quando e perché scrivere una lettera formale?

Prima di entrare nel vivo del discorso e scoprire come scrivere una lettera formale, è importante chiarire in quali occasioni questo documento risulta utile e perché. La comunicazione via web ha certo semplificato notevolmente i rapporti tra soggetti, anche quelli più “istituzionali”. Allo stesso tempo, però, ciò non ha reso meno efficace la classica struttura delle vecchie raccomandate e delle lettere intestate.
Il motivo è ben spiegato: scrivendo una lettera formale, anche su Word, seguendo un modello e indicando precisamente, e con ordine, tutti gli elementi e i punti che la qualificano come tale (l’intestazione, l’oggetto, e così via) si ha non soltanto la possibilità di raggiungere più facilmente l’obiettivo, ma anche di evitare di risultare inadeguati rispetto al proprio interlocutore: ad esempio, può mai risultare credibile una richiesta formale di pagamento fatta via chat?

A prescindere dal valore legale che alcune lettere formali hanno, infatti, è proprio il punto di vista pratico a suggerire l’importanza della comunicazione tradizionale: scrivere una lettera completa dal punto di vista strutturale e contenutistico permette di esporre meglio e con maggiore efficienza quanto si vuole affermare. Si tratta, peraltro, del modo migliore per costringere il destinatario ad esaminare punto per punto quanto stiamo affermando, contribuendo, così, ad incrementare le possibilità di riuscire ad ottenere quanto sperato.

I casi in cui si utilizza questo tipo di corrispondenza sono moltissimi. In generale, però, bisogna ricorrere ad una lettera formale in tutte le ipotesi in cui non esiste un rapporto amichevole o di confidenza nei confronti del destinatario, al di là del contenuto. Il tipico esempio è quello di una comunicazione nei confronti di un ente pubblico: se dovete scrivere al sindaco per segnalare un problema nel vostro quartiere o per denunciare un fenomeno di mal costume è indispensabile farlo con questo strumento.
A titolo di esempio possiamo citare, inoltre:

  • le comunicazioni con un’azienda, sia nel caso in cui siate clienti o utenti, sia quando intercorrono relazioni di fornitura e simili;
  • la corrispondenza con la pubblica amministrazione, come nel caso di risposte a solleciti o segnalazioni provenienti dall’Agenzia delle Entrate;
  • le relazioni con i professionisti o altri privati.

Nella maggior parte dei casi, l’utilizzo di una lettera formale avviene o per reagire ad una precedente missiva, che ci ha intimato, ad esempio, a fare o non fare qualcosa; oppure per avviare una contestazione nei confronti di qualcuno. Nel primo caso, si può rispondere con una lettera di questo tipo nei confronti della società elettrica che ci ha segnalato, ad esempio, l’esistenza di qualche irregolarità nella nostra fornitura. Nel secondo, si può invitare un proprio debitore ad adempiere i propri obblighi contrattuali, come quello di restituire una somma di danaro, oppure di consegnare un bene promesso o, ancora, nel caso del proprietario di casa, di provvedere a riparare un guasto, e, infine, nell’ambito dei rapporti lavorativi, per informare un dipendente di un licenziamento o, al contrario, per comunicare al datore di lavoro la propria intenzione di ricevere il pagamento degli straordinari non ancora versati.

Che stile deve avere una lettera formale?

In questi e moltissimi altri casi, è ormai chiaro che bisogna ricorrere ad un certo tipo di corrispondenza. E qui sorge il problema: come scrivere una lettera formale e, soprattutto, a quale obiettivo bisognerebbe puntare? Rinviando al prossimo paragrafo le indicazioni sulla struttura, è importante premettere che ogni volta che si scrive una lettera formale il faro dovrebbe essere quello della chiarezza: lo stile da utilizzare, in altri termini, non deve essere pomposo o ricercato e, soprattutto, non bisogna mai diffondersi eccessivamente, allungando lo scritto con elementi che rischiano semplicemente di far perdere di mordente la parte principale del testo.

Per questo motivo, lo stile di una lettera formale deve essere improntato alla leggibilità: bisogna sforzarsi di avere una scrittura fluida, diretta, senza, con ciò, ricorrere ad espressioni gergali. E’ importante non cadere in eccessi: da un lato, bisogna evitare di essere “troppo” formali, infarcendo lo scritto di formule sconnesse dal contesto; dall’altro, bisogna pur sempre mantenere una certa distanza tra chi scrive e il destinatario, avendo come obiettivo quello di farsi capire.

Occhio, quindi, anche alla correttezza grammaticale e, soprattutto, alla sintesi: può essere sorprendente, ma quanto più breve sarà la vostra lettera, tanto più essa verrà apprezzata e capita da chi legge. Per questo motivo, può risultare utile l’utilizzo di un oggetto iniziale, che serve ad introdurre immediatamente il lettore all’argomento sotteso alla comunicazione, come pure suddividere il resto del testo per punti, precisando prima le circostanze di fatto (ad esempio, l’esistenza di una crepa nel soffitto) per poi passare alle conclusioni (continuando nell’esempio, chiedendo al proprietario di casa le opportune riparazioni).

Qual è la struttura di una lettera formale?

Dal punto di vista della struttura, gli elementi essenziali di una lettera formale non sono poi così tanti: in effetti, basterà identificare precisamente mittente e destinatario, luogo e data di scrittura, per poi passare direttamente alla descrizione della problematica o della richiesta da avanzare.

In particolare, per quanto riguarda mittente e destinatario, i relativi dati, oltre ad essere inseriti sulla busta vanno riportati sull’intestazione della lettera. Il mittente va indicato in alto a sinistra, ma se utilizzate una carta intestata dovrebbero già risultare presenti dati come il nome, cognome (o la denominazione della vostra azienda) e l’indirizzo. Anche per quanto concerne il destinatario bisogna indicare il nome o la ragione sociale, magari premettendo questi dati con l’impiego di una formula, quale “alla cortese attenzione di” e simili.

Per quanto concerne luogo e data di scrittura, questi possono essere indicati in alto, ponendoli alla destra dei dati relativi al mittente (e subito sopra il destinatario). Una valida alternativa è quella di indicare questi elementi in basso, dopo il corpo della lettera, facendo precedere luogo e data (ad esempio, scrivendo “Roma, lì 1 gennaio 2018”) alla vostra firma. La scrittura della data può essere fatta per esteso, oppure in via sintetica (indicando gg/mm/anno).

Nelle lettere formali è molto importante inserire, prima ancora del testo e subito dopo aver indicato mittente e destinatario, l’oggetto: questo rappresenta nient’altro che la sintesi del tema che verrà affrontato nella lettera, permettendo al destinatario (specialmente se si tratta di un’azienda o di un ente pubblico) di contestualizzare immediatamente la fonte e la problematica affrontata. Si tratta di un modo per attirare l’attenzione, oltre a favorire un più attento esame della questione da parte del lettore.

Venendo, finalmente, al corpo del testo, il primo passo è quello di trovare una formula di apertura che permette di presentarsi subito all’attenzione del lettore. Deve trattarsi di una brevissima frase, utile unicamente ad aprire il discorso e a porsi in modo rispettoso nei confronti del destinatario: può sembrare strano, specialmente in presenza di lettere che contengono contestazioni oppure osservazioni critiche, ma anche questo aspetto è fondamentale per raggiungere lo scopo e farsi apprezzare di più da chi legge.
Questa formula può essere ridotta all’osso, indicando semplicemente il nome del destinatario preceduto da espressioni come “egregio”, “gentile”, “gentilissimo”, “pregiatissimo”, e simili (anche nelle varianti abbreviate). In alternativa, specialmente se la lettera rappresenta una risposta ad una precedente comunicazione, dopo questo attacco è possibile aggiungere espressioni come: “in risposta alla sua/vostra precedente”, “come da accordi telefonici/via mail”, “con la presente il sottoscritto comunica che”, “in riferimento a sua/vostra richiesta”, e così via.

Veniamo finalmente al corpo della lettera. Per l’esposizione del testo del messaggio si rinvia alle raccomandazioni prima indicate: è importante essere semplici, presentarsi in modo educato e comunicativo, ribadendo le proprie osservazioni senza accentuare o abbreviare le distanze nei confronti di un soggetto con cui si vuole mantenere un rapporto strettamente formale. Per questo motivo è bene evitare l’utilizzo di espressioni tecniche, ove non richieste e non si abbia padronanza sui relativi concetti, ma anche di frasi lunghe e articolate, piene di subordinate e di paroloni. Evitare, ovviamente, di incorrere in errori ortografici.

A questo punto è possibile pensare alla chiusura della lettera formale. C’è bisogno di adottare una formula conclusiva in grado di far calare immediatamente il sipario: niente a che vedere, quindi, con le espressioni con cui ci si congeda da un amico o con i saluti diretti rivolti, anche via mail, ad una persona che conosciamo. In questo caso, infatti, le formule da utilizzare sono le classiche: “Distinti/Cordiali Saluti”, “In attesa di riscontro porgo i miei più cordiali saluti”, “Rimanendo in attesa di sua/vostra cortese risposta offro i miei distinti saluti”, o anche più semplicemente scrivendo “Cordialità” e “Cordialmente”.

A questa formula deve poi seguire la firma dello scrivente (da indicare per esteso con nome e cognome ed, eventualmente, seguita dal proprio contatto telefonico, l’indirizzo fisico e quello mail). Dopo la firma è anche possibile ricorrere al post scriptum: si tratta di una breve frase o un’osservazione non collegata al tema della lettera, ormai praticamente in disuso. Infine, se nel testo si è fatto riferimento a dati riportati all’interno di altri documenti, è bene allegare questi ultimi alla lettera, avendo cura di riportare, dopo la firma un elenco degli stessi. Così termina la stesura di una lettera formale.

Come compilare la busta?

Un’ultima indicazione utile riguarda la scrittura della busta della lettera formale. Dopo aver visto come scrivere una lettera formale, infatti, è il caso di occuparsi anche dell’involucro della medesima, indicando su quest’ultima i dati davvero imprescindibili.
In questo caso, è bene precisare che le indicazioni sulla compilazione della busta sono valevoli sia che si spedisca la lettera con posta ordinaria che sotto forma di raccomandata. La differenza è che, in questo secondo caso, oltre alla busta bisogna compilare anche i cedolini relativi alla spedizione, riportando anche qui i dati del mittente e quelli del destinatario.

Ritornando alla busta, la facciata anteriore (per intenderci, quella dove c’è la linguetta utile a chiuderla) è quella deputata a contenere i dati del mittente: è importante inserire i dati di chi spedisce perché, in caso di problemi, la lettera potrà essere rimandata indietro. Viceversa, la parte posteriore della busta è quella dove inserire i dati del destinatario: nome, cognome (o denominazione dell’azienda o dell’ente) e indirizzo (comprensivo di via, numero civico, comune, CAP e provincia). In alternativa, è possibile inserire entrambi questi dati sulla parte posteriore: in questo caso, il mittente verrà scritto in piccolo in alto a sinistra, mentre il destinatario dovrà risaltare, scrivendo con caratteri più grandi in basso a destra.


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