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Quando spetta l’indennità di trasferta

12 ottobre 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 12 ottobre 2018



Indennità e rimborsi ai dipendenti e collaboratori che si spostano per lavoro: in quali casi spettano, diritto all’esenzione fiscale e contributiva.

Sei un lavoratore dipendente, o un collaboratore, e devi spostarti per lavoro, per conto della tua azienda? Forse non sai che puoi aver diritto al rimborso delle spese di vitto, alloggio e viaggio o, in alternativa, a un’indennità di trasferta. L’indennità e il rimborso spese con esenzione fiscale e contributiva, però, ti spettano nel caso in cui il tuo spostamento per lavoro sia temporaneo, quindi se non sei stato cambiato definitivamente di sede (in questo caso si tratterebbe di un trasferimento); inoltre, non devi essere assunto come trasfertista, perché in questo caso saresti obbligato da contratto a svolgere la tua attività in sedi sempre diverse e non godresti dello stesso regime di esenzione valido per i lavoratori in trasferta. Le spese di vitto, alloggio e viaggio e le indennità dei dipendenti che si spostano per lavoro beneficiano difatti, entro determinati limiti, dell’esenzione fiscale e contributiva. In pratica, sino a una certa soglia, sulle somme corrisposte dal datore di lavoro per lo spostamento non si devono pagare tasse e contributi, sia nel caso in cui si tratti di indennità, che di rimborsi. Facciamo allora il punto della situazione, e vediamo quando spetta l’indennità di trasferta, a quanto ammonta, chi ne ha diritto e come funziona l’esenzione per indennità e rimborsi.

Che differenza c’è tra trasferta, trasferimento e trasfertista?

La trasferta del lavoratore non deve essere confusa con gli spostamenti del lavoratore trasfertista e col trasferimento, perché il regime di esenzione fiscale e contributivo delle indennità e dei rimborsi è diverso:

  • nella trasferta, lo spostamento del dipendente è temporaneo;
  • il lavoratore trasfertista, invece, è obbligato a prestare la propria attività lavorativa in sedi di lavoro sempre diverse;
  • nel trasferimento, infine, il lavoratore viene cambiato di sede.

Inoltre, per capire come applicare la tassazione e la contribuzione, bisogna distinguere i casi in cui, a fronte della trasferta, viene erogata un’indennità sostitutiva (cioè che “sostituisce” il rimborso analitico delle spese di viaggio, vitto e alloggio), dai casi in cui i costi relativi allo spostamento sono rimborsati analiticamente e dai casi di rimborso misto, in cui sono erogati sia indennità che rimborsi analitici.

Rimborsi ed indennità per la trasferta: quando spettano?

L’indennità di trasferta e i rimborsi per trasferta spettano, come anticipato, quando il dipendente ha, da contratto, una sede fissa ma viene fatto spostare temporaneamente fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro.

Rimborsi ed indennità per la trasferta: quando sono esenti?

Per gli spostamenti in Italia l’indennità di trasferta è esente (sia dalle imposte che dai contributi) sino al limite giornaliero di:

  • 46,48 euro, se vengono rimborsate a parte le sole spese di viaggio;
  • 30,99 euro, se vengono rimborsate a parte le spese di viaggio assieme alle spese o di vitto o di alloggio;
  • 15,49 euro, se vengono rimborsate a parte le spese di viaggio assieme alle spese di vitto e di alloggio.

Per gli spostamenti all’estero l’indennità di trasferta è esente sino al limite giornaliero di:

  • 77,47 euro, se vengono rimborsate a parte le sole spese di viaggio;
  • 51,65 euro, se vengono rimborsate a parte le spese di viaggio assieme alle spese o di vitto o di alloggio;
  • 25,82 euro, se vengono rimborsate a parte le spese di viaggio assieme alle spese di vitto e di alloggio.

Le indennità e i rimborsi per gli spostamenti in Italia non sono imponibili soltanto se la trasferta avviene al di fuori del comune di residenza.

Il rimborso delle spese di trasporto è esente?

Per quanto riguarda le spese di trasporto con i mezzi pubblici, il rimborso al dipendente non è imponibile (ossia è esente da contribuzione e tassazione) nemmeno per gli spostamenti all’interno del comune, secondo quanto disposto dal Testo Unico Imposte sui Redditi [1], purché i costi risultino adeguatamente documentati.

Se, per lo spostamento al di fuori della sede di lavoro, al dipendente è assegnata un’auto, questa non costituisce reddito solo se assegnata esclusivamente per uso lavorativo.

Se l’utilizzo è sia lavorativo che personale, cioè promiscuo, l’auto aziendale costituisce reddito per il 30% del costo chilometrico annuo stabilito dalle tabelle ACI per lo specifico veicolo, secondo una percorrenza media di 15mila chilometri.

Per quanto riguarda il carburante, se ci si sposta al di fuori del comune sede di lavoro la spesa è già compresa nella voce di rimborso del costo chilometrico risultante dalle tabelle Aci; un eventuale rimborso spese ulteriore rispetto a quello chilometrico è interamente imponibile, quindi assoggettato a tassazione e contribuzione.

All’interno del proprio comune, le spese per il rifornimento di carburante rimborsate sono sempre assoggettate a contribuzione.

Il rimborso ai collaboratori delle spese di trasferta è esente?

La stessa disciplina relativa alle indennità e ai rimborsi per la trasferta si applica anche se il lavoratore non è un dipendente dell’azienda, ma un collaboratore. Se la sede di lavoro è individuata nell’abitazione del collaboratore, questi ha diritto al rimborso chilometrico se si sposta in un Comune differente.

Come funzionano i rimborsi e le indennità per i trasfertisti?

Come osservato, il dipendente trasfertista è colui che è obbligato, contrattualmente, a prestare la propria attività in sedi di lavoro sempre diverse: in pratica, questo lavoratore non ha una sede fissa indicata nel contratto di lavoro e le modalità di svolgimento della sua attività richiedono continui spostamenti. Sono tali, ad esempio, gli operai edili, i collaboratori scientifici, gli installatori di ascensori, gli addetti di un’impresa di impianti elettrici, gli autisti di linea extraurbana.

Il dipendente è compensato, per questo disagio, con un’indennità o una maggiorazione della paga, che risulta dovuta a prescindere dall’effettività degli spostamenti: in parole semplici, queste somme aggiuntive sono dovuti in misura fissa e il loro ammontare dipende da quanto stabilito nel contratto collettivo applicato.

Secondo la normativa fiscale [2] le indennità e le maggiorazioni di retribuzione dovute ai trasfertisti non concorrono a formare il reddito imponibile in misura pari al 50% del loro ammontare: in pratica, la metà delle indennità e delle maggiorazioni è esente dalle imposte.

note

[1] Art. 51 Co.6 Tuir.

[2] Art. 51, Co. 5, Tuir.


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