Posso controllare il cellulare del dipendente?

Sempre più spesso nelle aziende i lavoratori si trovano ad utilizzare strumenti tecnolgici di proprietà dell’azienda. Può succedere, tuttavia, che questi strumenti non siano usati in maniera corretta con conseguenti danni per la società che può avere quindi interesse a controllare il corretto uso degli stessi.

Viviamo in un mondo in cui ci viene richiesto di essere sempre connessi. Il telefono cellulare è diventato, indubbiamente, uno strumento fondamentale per ogni persona e per ogni attività umana. Anche nel lavoro. Sempre più spesso le aziende forniscono ai propri dipendenti, soprattutto quelli che rivestono ruoli di responsabilità, un telefono cellulare con una scheda SIM aziendale. Telefonare è, infatti, per molti dipendenti, una parte fondamentale del lavoro che devono svolgere e dunque l’azienda mette loro a disposizione questo strumento. Cosa succede, però, se questo strumento di lavoro viene usato in modo scorretto? In questi casi il datore di lavoro si chiede: posso controllare il cellulare del dipendente? Il tema è delicato perché controllare il telefono cellulare del dipendente può significare mettere in campo una forma di controllo del lavoratore.

Controllo del dipendente: è permesso il controllo a distanza?

In Italia l’utilizzo degli strumenti tecnologici per controllare la prestazione di lavoro del dipendente non è consentito [1]. Il controllo del dipendente, tuttavia, non sempre è lo scopo diretto e primario per il quale viene dato in uso lo strumento di lavoro al dipendente. Anzi di solito avviene l’esatto contrario. Nella normalità dei casi, infatti, lo strumento tecnologico (PC, telefono cellulare, mail, etc.) viene messo a disposizione del lavoratore non per una finalità di controllo dei dipendenti ma per altri scopi, come l’organizzazione del lavoro, la tutela della salute e sicurezza sul lavoro, la salvaguardia del patrimonio aziendale, etc. Tuttavia, anche se il fine è un altro, dall’utilizzo dello strumento tecnologico potrebbe anche ricavarsi un eventuale controllo a distanza del dipendente.

Si pensi al cellulare fornito al dipendente dall’azienda. Lo scopo del cellulare è consentire al dipendente di telefonare per lavoro (basti pensare ad un dipendente che si occupa di rapporti con la rete commerciale e che deve quindi chiamare spesso i fornitori, i clienti, etc.). Tuttavia, anche se la finalità per cui viene dato in uso il telefono non è quella di controllare la prestazione di lavoro del dipendente ma quella di organizzare in modo efficiente il lavoro, può accadere che il telefono aziendale sia usato anche come strumento di controllo della prestazione di lavoro.

Il datore di lavoro potrebbe infatti registrare le chiamate effettuate dal dipendente, ascoltarne il contenuto e verificare come viene usato il cellulare aziendale dal lavoratore. Dopo il controllo, il datore di lavoro potrebbe usare le informazioni raccolte per assumere dei provvedimenti nei confronti dei dipendenti. La legge stabilisce che gli strumenti di lavoro con cui il dipendente esegue la sua prestazione non necessitano di procedure autorizzative da parte del sindacato o dell’Ispettorato nazionale del lavoro a differenza degli strumenti audiovisivi (come le telecamere) che, per essere installate in luogo di lavoro, devono essere autorizzate dalle rappresentanze aziendali del sindacato o dall’Ispettorato nazionale del lavoro [2].

Il fatto che il cellulare aziendale non abbia bisogno delle predette autorizzazioni non significa che l’azienda può farne l’uso che vuole. Il cellulare aziendale, in particolare, non potrà essere usato per controllare il dipendente. Questo non significa che l’azienda non può effettuare dei controlli sull’uso dei cellulari dati in uso ai dipendenti. Questi controlli sono leciti ma non possono avere come fine esplicito il controllo. Il controllo potrà essere realizzato per fini leciti, come ad esempio la tutela del patrimonio aziendale, e con alcune garanzie verso i dipendenti che nel tempo sono state fissate dalla legge, dal Garante della Privacy e dalla giurisprudenza. Si pensi al caso in cui si rileva un uso eccessivo dei cellulari aziendali ed un potenziale danno economico per la società. L’azienda può mettere in campo dei controlli volti a verificare l’origine dell’anomalia. La finalità di questi controlli non è controllare la prestazione di lavoro dei dipendenti ma tutelare il patrimonio aziendale, minacciato da un grave danno economico. Nell’effettuare il controllo, però, potrebbero anche emergere dei comportamenti scorretti da parte dei dipendenti. In tal caso, se sono state rispettate alcune  garanzie per il dipendente nell’effettuare i controlli, queste informazioni potranno essere usate dall’azienda anche per punire il dipendente che ha agito scorrettamente.

In sostanza, quando il controllo ha come obiettivo la prevenzione di un reato, la tutela del patrimonio aziendale e altri fini leciti, allora si può fare. Le condizioni di legittimità del controllo sono, dunque [3]:

• il lavoratore deve essere avvisato del fatto che l’azienda si è riservata la possibilità di controllare il telefono cellulare. L’azienda deve adottare un disciplinare interno per regolamentare le condizioni di uso delle SIM in dotazione ai dipendenti e per illustrare che tipo di controlli potranno essere effettuati sull’uso dei cellulari. Il dipendente, infatti, deve sapere come usare il cellulare, cosa può fare e cosa no e come verrà eventualmente controllato;
• il controllo sull’uso dei cellulari non può essere indiscriminato: i tempi di conservazione dei dati devono essere limitati ad un massimo di 6 mesi;
• il controllo delle chiamate e/o SMS deve limitarsi a quanto strettamente necessario per la finalità del controllo. Se ad esempio, il controllo deve verificare l’eventuale invio di chiamate ad un determinato numero a pagamento è inutile controllare tutte le chiamate anche rivolte ad altri numeri. Inoltre, non possono essere controllate le chiamate in entrata anche per tutelare la privacy dei chiamanti;
• il datore deve consentire la “tracciabilità dei controlli”, in modo da rendere chiaro quante e quali chiamate e/o SMS sono stati monitorati, per quanto tempo e quante persone hanno avuto accesso ai risultati della sorveglianza.

Controllo del dipendente: come usare le informazioni ottenute dai controlli

Lo Statuto dei Lavoratori [4] consente l’utilizzo delle informazioni raccolte con gli strumenti tecnologici e con i controlli avvenuti nel rispetto dei limiti illustrati a tutti i fini connessi al rapporto di lavoro. Se, ad esempio, nel controllare le chiamate inviate al numero a pagamento, dal quale è scaturito un danno economico alla società, l’azienda scopre che un dipendente ha chiamato quel numero nonostante il regolamento sull’uso della SIM gli vietava un tale utilizzo, il datore di lavoro potrebbe avviare un procedimento disciplinare [5] nei confronti del dipendente e, alla fine della procedura, potrebbe infliggergli una sanzione disciplinare (e, cioè, un richiamo scritto, una multa di qualche ora di stipendio, la sospensione dal lavoro e dalla retribuzione o, nei casi più gravi, il licenziamento per grave condotta del dipendente). La possibilità di usare le informazioni raccolte con gli strumenti tecnologici è possibile – come abbiamo sottolineato – unicamente nel caso in cui l’azienda abbia consegnato al dipendente un’adeguata informazione sulle modalità d’uso degli strumenti e di effettuazione dei controlli e nel rispetto di quanto disposto dalla normativa sulla privacy.