Come si fa una fattura

Sei un professionista con partita IVA o un venditore inesperto che ha appena portato a termine un affare e non sai come si fa una fattura? Con questa semplice guida risolverai i tuoi dubbi in materia.

Come si fa una fattura? Scopriamolo insieme. Se hai aperto da poco la tua partita IVA, se hai appena venduto merci, beni, oggetti o hai prestato la tua opera professionale a terzi, è giunto il momento di emettere fattura. Benché, all’apparenza, appaia un’operazione lunga e complessa, irta di problematiche sempre dietro l’angolo, l’emissione di fattura consta di diversi passaggi ma davvero molto semplici. Basta semplicemente prestare la giusta attenzione e il gioco è fatto. Preliminarmente, però, si deve rispondere a una domanda precisa: dal punto di vista concreto e sostanziale, che cos’è una fattura? Con questa dicitura si indica l’obbligatorio documento fiscale adottato dai possessori di partita IVA per attestare a terzi l’avvenuta prestazione professionale, la vendita andata a buon fine e riscuotere il pagamento spettante e derivante da tali attività. Realizzabile attraverso i più comuni strumenti di Microsoft Office, quali Word o Excel o grazie all’ausilio di programmi decisamente più specifici, la fattura può fungere anche da sollecito da pagamento, laddove le aziende e terzi verso cui hai prestato la tua opera o venduto beni e servizi, non abbiano ancora provveduto a dar luogo al pagamento. Ma procediamo con ordine e vediamo come si fa una fattura.

Gli elementi necessari della fattura

Dopo aver scelto il regime fiscale più appropriato, è bene fare attenzione a tutti i campi da compilare e richiesti come necessari dalla legge per addivenire a una fattura valida ed efficace. Il tuo documento fiscale, infatti, a norma di legge deve necessariamente riportare:

• la ragione sociale o il denominativo del soggetto che sta emettendo fattura;
• l’indirizzo della sede o il domicilio;
• il numero corretto di partita IVA;
• i dati del destinatario della fattura;
• la puntuale descrizione dei beni e dei servizi sottesi all’emissione della fattura stessa;
• la data di emissione;
• la progressione cronologica del registro fatture;
• l’importo applicabile considerato al netto dell’IVA;
• l’IVA da applicare, laddove sia dovuta;
• l’importo totale;
• termini, condizioni e modalità di pagamento.

Come si fa una fattura semplificata

Benché quelli appena elencati siano gli elementi necessari da riportare obbligatoriamente nell’emissione della fattura, in alcuni casi puoi servirti anche di una fattura più agile e snella, decisamente più semplice. Per emettere una fattura semplificata, quindi, l’importo non deve assolutamente superare i 100 euro e per compilarla ti basterà indicare:

• la ragione sociale dell’azienda o il tuo nome e cognome;
• la tua residenza o il domicilio fiscale dell’azienda;
• il numero progressivo della fattura;
• la data di emissione del documento;
• ragione sociale o nome e cognome del soggetto che ha acquistato da te merci, beni o che ha usufruito della tua attività professionale;
• l’indicazione dei beni venduti e dei servizi offerti;
• l’ammontare dell’imposta;
• il totale dell’intero documento.

Come si evince da questo semplice schema, le differenze tra i due tipi di fattura non solo sono evidenti ma anche pregnanti. Potrai omettere i dati anagrafici del cliente perché ti basterà indicare il suo codice fiscale e il numero di partita IVA, puoi evitare la distinzione tra IVA e imponibile e potrai genericamente indicare i beni e i servizi, senza dover menzionare qualità, natura e quantità degli stessi. Potendo essere emesse a prescindere dal regime fiscale adottato, sia esso ordinario sia agevolato, la fattura semplificata torna particolarmente utile nel caso si tratti di importi professionali davvero minimi e nel settore alimentare e della ristorazione, i settori che più riescono a trarre vantaggi da questo tipo di soluzione agevolata.

I casi in cui non si può emettere fattura semplificata

Nonostante snellisca, e anche di molto, la gestione fiscale in determinate situazione, non è sempre possibile accedere alla fattura semplificata. Difatti, anche se l’importo non supera il limite dei 100 euro non avrai la possibilità di compilare questo tipo di fattura se effettui vendite a distanza, se si tratta di cessioni che avvengono al di fuori dei confini nazionali, se si tratta di cessioni o di prestazioni a favore di un soggetto passivo residente in uno Stato comunitario in cui l’imposta è dovuta per legge.

Le caratteristiche specifiche di ogni fattura

Quando ti chiedi come si fa una fattura, oltre agli elementi necessari previsti dalla legge, devi anche vagliare tutte quelle caratteristiche che distinguono una fattura dall’altra, rendendola praticamente unica. Come hai già avuto modo di intuire, infatti, non esiste un unico modello di fattura valido per tutte le prestazioni o per la vendita di beni e servizi. Più nel dettaglio, le specifiche modalità di emissione di una fattura variano a seconda che si tratti di una ditta individuale, di un’azienda o di un professionista e a seconda che esse siano assoggettabili al regime fiscale ordinario oppure a quello agevolato. Se, infatti, aderisci al regime agevolato non avrai bisogno di indicare l’IVA o la ritenuta d’acconto mentre se appartieni alla folta schiera dei professionisti, dovrai necessariamente indicare il contributo da versare alla tua cassa di riferimento.

Chi è non tenuto a emettere fattura?

Tendenzialmente, tutti i possessori di partita IVA che vendono un bene o prestano una certa attività professionali, sono tenuti per legge a emettere fattura. Tuttavia, esistono anche diverse eccezioni da tenere a mente, casi in cui in venditore non ha alcun obbligo fiscale. Ebbene, rientrano in questa ipotesi:

• coloro che svolgono attività di commercio al dettaglio;
• chi offre prestazioni alberghiere;
• chi trasporta persone;
• gli agricoltori che vendono beni di propria produzione;
• i venditori ambulanti e coloro che svolgono attività di vendita presso il domicilio dei clienti;
• chi somministra bevande e alimenti al pubblico.

Tutti questi soggetti, però, non sono esenti dal rilascio di scontrini fiscali e ricevute di sorta.

Cosa s’intende per fattura per prestazione occasionale?

Oggi che ci troviamo a vivere a ritmi sempre più convulsi e serrati, cambiano anche le modalità e i soggetti che emettono fattura. Ed è proprio in questo senso che rientrano le prestazioni occasionali in base alle quali si può emettere regolare fattura pur senza essere titolari di partita IVA. Ma come funziona specificamente quest’ambito? E’ presto detto. Se non rientri nelle tipizzate fasce di fatturazione annua che si aggirano intorno ai 5000 euro, puoi ben fare fattura come prestatore d’opera occasionale. Basterà semplicemente munirsi di un foglio, di tutti i dati relativi al prestatore d’opera e al committente e di una marca da bollo del valore di 1,81€. Nella fattura si dovranno obbligatoriamente indicare i dati di chi la emette, l’importo per la prestazione, i dati relativi a chi ha commissionato il lavoro, la durata del rapporto lavorativo e il tipo d’attività posta in essere.

Esiste un solo tipo di fattura?

Ovviamente, la risposta non può che essere negativa. Oltre alla classica fattura, infatti, puoi trovare:

• una fattura differita, solitamente accompagnata dal documento di trasporto ed emessa il giorno 15 del mese successivo a quello in cui si è ricevuta la merce;
• una fattura immediata che, come sottintende la stessa definizione, è quella emessa contestualmente alla vendita e alla prestazione d’opera effettuata;
• una fattura accompagnatoria, utilizzata per il trasporto di merci da un luogo all’altro;
• una fattura pro-forma, priva dei consueti fini fiscali ma con le funzioni assimilabili a quelle di un preventivo.

Creare una fattura: il modo più efficace

Nonostante qualcuno resti ancora legato al passato e preferisca compilare a mano le fatture servendosi di moduli e registri già prestampati, il modo migliore, e anche quello più semplice e veloce, per compilare una fattura, è servirsi degli appositi strumenti online. Se i classici fogli da lavoro di Office Word o Excel riescono a svolgere egregiamente il proprio lavoro, sul web è possibile trovare centinaia di software specializzati che possano guidarti passo dopo passo nella realizzazione di una fattura perfetta, facilmente leggibile e senza margine di errore. La maggior parte dei programmi di nuova generazione attualmente disponibili sul web è completamente automatizzata. Se, infatti, hai la necessità di emettere la fattura per un soggetto o per un’azienda con cui ti sei già interfacciato, il sistema riconoscerà automaticamente i dati anagrafici e quelli fiscali, rendendo la compilazione decisamente più spedita. Altro dato null’affatto trascurabile è la possibilità di demandare al sistema tutti i calcoli necessari alla fattura da emettere: in questo modo, il margine di errore sarà praticamente nullo se tutti i dati sono stati inseriti nel modo corretto.

Come si fa una fattura completamente online

Se non hai voglia o tempo di scaricare un programma “ad hoc” sul tuo PC, puoi sempre decidere di creare una fattura totalmente online, sfruttando tutte le potenzialità di un programma connesso a un server cloud. In questo modo, non solo risparmierai tempo ma anche qualche passaggio di troppo. Ma come sfruttare al meglio questa possibilità? Innanzitutto, richiama dal tuo computer tutti i dati che ti possano essere utili nella compilazione della fattura e inseriscili online. Aggiungi, poi, anche il tuo indirizzo di posta elettronica o PEC e quello del destinatario del documento fiscale: il sistema, in via del tutto automatica, provvederà anche all’invio istantaneo della fattura stessa. Inoltre, alcuni programmi presenti sul web dispongono anche di tool e di alert che ti ricordano di incassare la fattura e di sollecitare i pagamenti, laddove non ancora avvenuti. E benché il problema della sicurezza e della privacy si faccia sempre più stringente e pericoloso, puoi star tranquillo. Con i sistemi di fatturazione online, infatti, i rischi di phishing sono davvero ridotti al minimo e comunque facilmente arginabili grazie alla scelta di password che consentano solo a te di accedere a quel programma specifico. E non dovrai nemmeno più temere la distruzione o la perdita accidentale delle tue fatture. Questi strumenti moderni, infatti, ti consentono di archiviare un gran numero di pratiche in completa sicurezza, senza limiti di tempo e spazio.

Quali sono i vantaggi offerti da un server in cloud?

Le potenzialità connesse a un sistema di fatturazione online possono essere davvero illimitate. Oltre ai servizi già illustrati in materia di sicurezza e di invio telematico, scegliere un sistema di fatturazione in cloud ti consente di affidare tutto il sistema gestionale di tipo fiscale a dei programmi specificamente studiati a tal uopo, di risparmiare tempo e denaro e, soprattutto, di poter accedere ai programmi in qualsiasi momento e con qualsiasi dispositivo. E non si tratta, infatti, di vantaggi di poco conto, giacché la sicurezza e la tempestività riescono a semplificarti la vita, non dovendo più ricorrere a chilometriche file negli uffici postali per dover spedire le fatture né a dover trascorrere ore intere, intento a compilare tutte le tue fatture rigorosamente a mano.

Come puoi inviare una fattura?

Lo abbiamo già visto: la fattura può essere inviata al cliente direttamente online purché tale operazione sia frutto di un preesistente accordo tra le due parti. L’altra possibilità riguarda l’invio attraverso i comuni strumenti postali. Anche in questo caso, però, il formato adottato deve essere adottato in ossequio al rispetto delle clausole contrattuali già stabilite dai soggetti contraenti o previa conferma prima dell’invio della stessa. Se ti chiedi se puoi ancora emettere una fattura in forma cartacea avente valore legale, la risposta è affermativa ma bisogna prestare particolare attenzione. La fattura realizzata in formato cartaceo deve, in ogni caso, essere stampata e passata allo scanner in modo tale da essere quanto più leggibile possibile, ma comunque deve essere salvata e conservata in modalità digitale, non avendo validità ai fini di prova quella esibita in semplice formato cartaceo.

Conservare le fatture emesse: tempi necessari e modalità

Quanto alle norme di conservazione, le fatture devono essere sempre emesse in duplice copia: mentre quella originale, infatti, sarà consegnata al cliente, l’altra copia sarà riservata a te e dovrai conservarla per almeno dieci anni. Per evitare spiacevoli incidenti, il consiglio è di conservare le fatture anche su supporti elettronici, quali CD e DVD ma anche dischi rigidi piuttosto capienti e sicuri. Un’altra raccomandazione appare doverosa. Se si teme l’incauta distruzione dei supporti elettronici o un loro eventuale smarrimento, è bene fare anche qui una copia duplice, in modo tale da poter conservare i CD in luoghi differenti.

Cosa accade se non emetti fattura?

Il problema di un’omessa fattura non è di poco conto e non deve essere trascurato, giacché da esso possono risultare sanzioni anche molto salate. Chi non emette fattura, infatti, indipendentemente che si tratti di impresa, società o libero professionista, è soggetto a sanzioni pecuniarie che, talvolta, possono sfiorare anche il 200% dell’imposta. Qualche esempio ti chiarirà la situazione. Se, infatti, ometti la registrazione o la documentazione di operazioni imponibili, le sanzioni oscillano tra il 100% e il 200% dell’imposta e se, invece, si tratta di un’omessa comunicazione o registrazione di operazioni esenti o non imponibili, la sanzione comminata sarà di un minimo del 5% fino al massimo del 10% per il corrispettivo non fatturato. Quindi, per evitare spiacevoli conseguenze, non solo di tipo economico, giacché i controlli del Fisco sono sempre dietro l’angolo, l’importante è affidarsi a un software gestionale che ti ricordi le scadenze, che ti aiuti nella compilazione di ogni singola fattura e che ti aiuti a ricordare di incassare tutti gli importi dovuti per la prestata attività lavorativa. Dunque, perché rischiare inutilmente?