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Veicoli aziendali concessi a dipendenti per uso promiscuo

24 Novembre 2018


Veicoli aziendali concessi a dipendenti per uso promiscuo

> Diritto e Fisco Pubblicato il 24 Novembre 2018



Concedere un’auto aziendale ad un dipendente è possibile ed è una prassi molto frequente nelle aziende. Occorre tuttavia seguire una determinata procedura e considerare gli aspetti fiscali e contributivi per evitare sanzioni e il recupero delle somme da parte degli enti.

In molti casi le aziende concedono ai dipendenti benefit ulteriori rispetto al pagamento dello stipendio. Tra le varie agevolazioni che un’azienda può decidere di concedere ai propri dipendenti c’è la concessione di un veicolo aziendale. Ciò accade spesso quando il dipendente deve spostarsi sul territorio nell’ambito delle proprie mansioni di lavoro. Ma può accadere anche quando non vi è alcun collegamento tra veicolo aziendale e mansioni lavorative. La concessione dell’auto aziendale può avvenire ad uso aziendale o promiscuo. Ma come si fa a concedere veicoli aziendali ai dipendenti concessi per uso promiscuo? Lo vediamo nel presente articolo.

Cosa sono i veicoli aziendali?

I veicoli aziendali di cui parleremo in questo articolo solo tutti quei mezzi di trasporto, come automobili, motorini, veicoli da carico e scarico, etc. che l’azienda decide di mettere a disposizione di un proprio dipendente. Si può parlare di veicolo aziendale indipendentemente dal fatto che l’azienda sia proprietaria o meno del veicolo. Molto spesso, infatti, le aziende non acquistano il veicolo ma lo prendono in leasing in modo da non doversi poi preoccupare della gestione del veicolo, delle riparazioni, dell’assicurazione e del bollo e, in generale, di tutte le attività che richiede essere proprietari di un veicolo.

Quando l’azienda concede i veicoli aziendali in uso ai dipendenti?

L’azienda decide di concedere in uso un veicolo aziendale ad un dipendente in base ad un accordo tra azienda e lavoratore. Non esiste alcuna legge che impone all’azienda di concedere al dipendente questo benefit ma si tratta di una scelta libera e volontaria. Di solito questo vantaggio viene scritto direttamente nel contratto di lavoro, cioè nel momento stesso in cui il dipendente viene assunto ed inizia il rapporto lavorativo. È raro, tuttavia, che l’azienda conceda questo benefit ad un dipendente che non deve viaggiare per lavoro.

Di solito l’auto aziendale o un altro veicolo aziendale viene dato in uso a quelle categorie di dipendenti che proprio per motivi di lavoro devono spostarsi sul territorio. Si pensi, tanto per fare alcuni esempi, ai rappresentanti commerciali oppure ai manager di un’azienda che ha diversi siti produttivi e che devono spostarsi frequentemente da un sito ad un altro. In tutti questi casi l’azienda dovrebbe rimborsare al dipendente il costo dei viaggi effettuati per ragione di lavoro. Il rimborso viene fatto di solito applicando le tariffe dell’ACI che sono abbastanza salate e dunque, dando in uso il veicolo, l’azienda può anche finire per risparmiare.

Che uso può farne il dipendente?

A seconda dei casi, il veicolo aziendale può essere concesso al dipendente ad uso esclusivo o ad uso promiscuo. Nel primo caso il dipendente può usare il veicolo solo ed esclusivamente per motivi di lavoro, ossia quando deve usare il veicolo per sbrigare delle mansioni di lavoro.

Quando invece il veicolo è concesso ad uso promiscuo il dipendente può usarlo sia per motivi di lavoro che per motivi personali, come se fosse un mezzo di sua proprietà. La distinzione è chiarita nello stesso documento con cui le parti si accordano per la concessione dei veicolo aziendale al dipendente. Occorrerà dunque leggere nell’accordo (che, come detto, può far parte dello stesso contratto di lavoro o può essere oggetto di un successivo documento separato) cosa c’è scritto. Se c’è scritto che viene concesso il veicolo ad uso esclusivo allora il dipendente potrà usarlo solo per viaggi di lavoro; se, al contrario, c’è scritto uso promiscuo il dipendente potrà usarlo sia per finalità lavorative che per uso personale.

Tassazione del benefit

Stabilire se l’uso che il dipendente può fare del veicolo è solo lavorativo o promiscuo è molto importante sotto due profili. Innanzitutto sotto il profilo del rapporto di lavoro. Se il veicolo è concesso ad uso esclusivo e il lavoratore lo usa per andare a fare la spesa, infatti, sta truffando il suo datore di lavoro e gli sta anche sottraendo delle risorse economiche. Questo comportamento rappresenta, dunque, un illecito disciplinare, ossia un fatto che viola il dovere del dipendente di rispettare le direttive del datore di lavoro e può determinare, oltre al rimborso dei danni, anche un illecito disciplinare. L’azienda, infatti, potrebbe avviare un procedimento disciplinare [1] a carico del dipendente contestandogli l’uso del veicolo aziendale a fini privati. Alla fine del procedimento disciplinare, l’azienda potrebbe “punire” il dipendente infliggendogli una sanzione. In ogni caso la giurisprudenza ritiene che l’uso a fini privati dell’auto aziendale concessa ad uso esclusivamente di lavoro non può portare fino al licenziamento disciplinare del dipendente il quale sarebbe un provvedimento sproporzionato rispetto al fatto compiuto dal lavoratore [2]. Stabilire se l’uso del veicolo è esclusivo o promiscuo è importante anche sotto il profilo fiscale, ossia delle tasse da pagare su questo benefit concesso al dipendente.

Facciamo un passo indietro. Dal punto di vista fiscale e contributivo il concetto di reddito da lavoro dipendente è molto ampio e comprende qualsiasi somma di denaro o altra utilità che viene erogata dal datore di lavoro al dipendente a causa del rapporto di lavoro [3]. Ciò significa che costituiscono reddito da lavoro dipendente non solo i soldi pagati dall’azienda sotto forma di stipendio ma anche eventuali altri benefit che hanno comunque un valore economico. Si pensi al caso in cui il datore di lavoro decide di pagare il dipendente in parte in denaro e in parte in natura, ad esempio attribuendogli una quantità di beni aziendali o di merci. Ebbene, anche le merci o i beni aziendali che il datore di lavoro consegna al dipendente a titolo di retribuzione per il lavoro svolto sono reddito e sul loro controvalore economico si pagano le tasse ed i contributi previdenziali e assistenziali.

Lo stesso ragionamento vale per l’auto aziendale. Nel caso di utilizzo promiscuo dell’auto a favore del dipendente è come se l’azienda desse al lavoratore un valore economico, costituito dall’uso dell’auto per fini personali. Questa utilità ha un suo valore economico in quanto l’uso dell’auto ha un costo che costituisce dunque un reddito. Come calcolare questo reddito? La tassazione di questo benefit, e quindi per intenderci la componente di reddito che sarà tassata nella busta paga del dipendente, sarà pari al 30% del costo chilometrico determinato in base alle tabelle Aci sulla percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri. Per meglio intendersi, quando l’azienda concede al dipendente l’auto ad uso promiscuo si da per scontato che il lavoratore percorrerà 15.000 chilometri. Di questi si considera che il 30% saranno percorsi a fini personali e saranno, dunque, reddito da sottoporre a tassazione.

Ma quanto valgono, in soldi, il 30% di 15.000 chilometri? Il parametro di riferimento sono le tabelle Aci relative al costo chilometrico, ossia le tabelle che indicano i costi chilometrici necessari per quantificare l’importo dei rimborsi spettanti dipendenti o professionisti che utilizzano il proprio veicolo svolgendo attività a favore del datore di lavoro. Se, a titolo di esempio, la tabella Aci afferma che 1 chilometro vale 1 euro, occorrerà sottoporre a tassazione il 30% di 15.000 chilometri, ossia 4.500 chilometri per un valore di 1 euro a chilometro, ossia 4.500 euro. La somma di denaro da inserire nella busta paga del dipendente – in quanto reddito derivante dall’uso personale del veicolo – sarà dunque pari ad euro 4.500. Su questa somma dovrà essere pagata l’Irpef ai fini fiscali ed i contributi previdenziali.

Uso esclusivamente personale del veicolo

Come abbiamo detto, nella maggior parte dei casi, l’azienda concede il veicolo aziendale o a uso promiscuo oppure ad uso esclusivamente aziendale. Esiste, tuttavia, una terza possibilità che difficilmente viene utilizzata dalle imprese, ossia la concessione del veicolo aziendale ad uso esclusivamente personale del dipendente. In questa terza ipotesi il veicolo non deve essere mai utilizzato per viaggi di lavoro ma rappresenta un benefit puro, ossia un vantaggio offerto dall’azienda al dipendente che potrà usare quel veicolo come se fosse il suo per finalità prettamente private. I motivi che possono spingere l’azienda a concedere un simile benefit sono molteplici.

Molto spesso l’azienda, per potersi accaparrare un profilo professionale particolarmente qualificato, soprattutto nell’area manageriale, si trova a dover confezionare un pacchetto particolarmente attraente per il potenziale dipendente. E così, oltre che corrispondergli un’ottima retribuzione, anche benefit ulteriori svolgono una forte funzione di attrazione. Sicuramente, la garanzia di poter usare a proprio piacimento un’auto aziendale è un vantaggio molto ambito e può indurre, insieme agli altri fattori, il professionista ad accettare la proposta di assunzione.

Resta da capire come, in questo caso, come viene disciplinata la tassazione del benefit. Nel caso del veicolo aziendale concesso ad utilizzo esclusivo del dipendente per calcolare il valore economico di questo benefit e, quindi, la somma di denaro da mettere nella busta paga e su cui pagare tasse e contributi occorre prendere come riferimento il costo del noleggio ossia il valore normale che si avrebbe nel caso in cui il lavoratore dovesse procurarsi quel veicolo andando sul mercato.

Come si concede il veicolo aziendale al dipendente?

La procedura da seguire per concedere un veicolo aziendale in uso ad un dipendente è molto semplice. Le alternative sono essenzialmente due. Si può prevedere già nel contratto di assunzione la concessione in uso del veicolo aziendale al dipendente. Oppure, se il contratto di lavoro non prevede questo benefit ma, successivamente, l’azienda decide di concederlo al dipendente, è sufficiente consegnare una comunicazione al lavoratore con cui l’azienda comunica l’attribuzione di questo benefit. Il dipendente dovrà controfirmare la comunicazione per accettazione e poi dovrà recarsi all’ufficio competente per sbrigare le pratiche burocratiche.

note

[1] Articolo 7, Legge n. 300/1970.

[2] Cassazione, sentenza n. 1377/2018.

[3] Articolo 49, DPR n. 917/86 (TUIR).


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