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Come fare l’organizzatore di feste

10 ottobre 2018


Come fare l’organizzatore di feste

> Cultura e società Pubblicato il 10 ottobre 2018



Con le giuste competenze e tanta passione, far divertire le persone può diventare un lavoro a tempo pieno.

Negli ultimi anni, complici anche alcuni canali televisivi tematici, in Italia sono sbarcati dal mondo anglosassone alcuni mestieri legati all’intrattenimento. Uno dei più gettonati, soprattutto tra i giovani, è l’organizzatore di feste, noto anche come party planner. Se ti fermi a pensare, quello di organizzare party può essere il lavoro dei sogni di molti: fare baldoria fino a notte fonda, divertirsi come matti, e venire perfino pagati. Tuttavia, la figura del party planner non nasce dall’improvvisazione: occorre metterci passione e seguire anche dei corsi, se necessario. Se anche tu vuoi essere un party planner di successo, nei prossimi paragrafi ti forniremo tutte le informazioni necessarie sul come fare l’organizzatore di feste.

Che cosa fa l’organizzatore di feste?

Per definizione, un party planner o organizzatore di feste è un professionista che cura tutti gli aspetti organizzativi di un evento nei minimi particolari. Del resto, le occasioni da festeggiare sono molte: compleanni, matrimoni, battesimi, comunioni, feste di laurea, party aziendali e così via. Di solito, il party planner concorda con il committente un tema da seguire durante tutta la festa, e sulla base di questo filo conduttore allestisce i locali e guida gli altri professionisti chiamati al party (dai camerieri ai fotografi, passando per fiorai, allestitori, ecc.). Quando il cliente lo permette, è l’organizzatore di feste a scegliere il locale in cui festeggiare. La bravura di un party planner la si vede dalla sua creatività e dalla capacità di avere “carta bianca” dal cliente. Tantissimi organizzatori, infatti, spesso devono scontrarsi con le idee dei committenti che, in quanto paganti, pretendono di avere l’ultima parola. In quei casi, però, le feste finiscono con essere sempre un flop. Il bravo organizzatore di feste è quello che con la propria dialettica e con la forza delle proprie idee riesce a portare il cliente a più miti consigli, convincendolo ad affidargli l’intera gestione della festa. Il bravo party planner, infine, è quello che riesce sempre a rinnovarsi, non proponendo ai suoi clienti le solite idee per le feste.

Come si diventa organizzatori di feste?

Sgombriamo subito il campo da qualche dubbio: party planner non ci si improvvisa. Pur essendo una professione che si apprende sul campo e sulla quale occorre avere una determinata predisposizione caratteriale, non ci si può svegliare al mattino e sentirsi organizzatori di feste. Tale precisazione è doverosa perché la categoria dei party planner è infestata dai cosiddetti “dilettanti allo sbaraglio”, che ammazzano il mercato fissando tariffe ridicole, e finiscono poi con organizzare feste che si rivelano sistematicamente un flop. Se vuoi invece diventare un party planner serio, di quelli che fanno onore alla categoria, dovrai partire dal basso. Del resto, organizzare feste è un lavoro serio, e tutti le professioni in cui ci vuole impegno pretendono la gavetta. Ancor prima di iniziare il tuo percorso professionale, devi chiederti se hai le “doti naturali” per diventare organizzatore di feste. Il party planner ha una creatività enorme, è sempre pronto a nuove sfide, ha una dialettica ficcante, è in grado di guidare le persone, ha doti gestionali innate e (ovviamente) adora le feste. Se il tuo profilo corrisponde in pieno a queste caratteristiche, puoi iniziare la tua fase di gavetta. Il consiglio è quello di seguire le orme di un party planner affermato: farsi assumere anche come semplice assistente può essere un ottimo punto di partenza. Un professionista non rivela a nessuno i trucchi del mestiere, quindi tutto quello che apprenderai sul campo dovrà essere frutto delle tue deduzioni: osserva “il tuo capo” in ogni suo gesto, e con il passare del tempo potrai imparare tante cose sugli allestimenti, sul come si preparano i tavoli e su come si posizionano i musicisti.

Quali aspetti burocratici deve rispettare un organizzatore di feste?

Prestazione occasionale o Partita IVA?

Come già anticipato, la professione del party planner è molto seria e, pur non avendo un inquadramento giuridico preciso, ci sono delle normative da rispettare. Il primo distinguo è capire se e quando aprire la Partita Iva, o se considerare l’attività come prestazione occasionale. La stessa definizione di prestazione occasionale si presta a interpretazioni, ma ci sono due valori da rispettare per entrare in questa categoria: un giro d’affari non superiore ai 5000 euro annui e la mancanza di continuità. Questo significa che se si svolge l’attività di organizzatore di feste in maniera sporadica, non guadagnando oltre i 5000 euro annui, non vi è necessità di aprire Partita Iva. I guadagni, tuttavia, dovranno comunque essere comunicati in sede di dichiarazione dei redditi.

Party planner: libero professionista o ditta individuale?

La prestazione occasionale è esclusivamente il punto di partenza per chi vuole intraprendere il mestiere di party planner. Con un’attività continuativa e un giro d’affari più consistente, l’apertura di una Partita Iva è obbligatoria: il codice ATECO di riferimento è il 96.09.05 (Organizzazione di feste e cerimonie). Inoltre, se avrai un ricavo annuo non superiore ai 30mila euro, potrai aderire al regime forfettario, con un’aliquota del (solo) 15%. In sede di apertura di Partita Iva, un party planner dovrà scegliere se costituirsi come Ditta Individuale o come Libero Professionista. La differenza tra i due profili è soprattutto nella contribuzione previdenziale: un libero professionista deve iscriversi alla Gestione Separata dell’INPS, e verserà i contributi sulla base di un’aliquota fissa (nel 2018 è del 25,72%) sul reddito lordo incassato; una party planner costituito come ditta individuale deve invece iscriversi alla Camera di Commercio e alla sezione commercianti INPS, pagando un minimale contributivo annuo di 3.791,98 euro, con aliquota del 24,09% per i redditi superiori ai 15mila euro. La scelta tra libero professionista e ditta individuale è quindi solo un discorso di convenienza economica. In sostanza, possiamo dire che la linea di demarcazione tra i due profili si attesta sui 20mila euro di ricavi lordi annui: al di sotto di questa cifra conviene fiscalmente essere libero professionista. Se invece hai la fortuna (e bravura) di guadagnare di più, allora come ditta individuale pagherai meno tasse.

Come comunicare agli organi preposti l’apertura dell’attività di party planner?

L’apertura della Partita Iva e la scelta dell’inquadramento (libero professionista o ditta individuale) da sole non bastano. Occorre anche fare l’iscrizione alla Camera di Commercio (per le ditte individuali), avviare la pratica SCIA (Segnalazione di Certificazione Inizio Attività) per il Comune dove avrà sede l’attività e iscriversi all’INPS (Gestione Separata o Gestione Commercianti). Queste operazioni, fortunatamente, possono essere effettuate in un’unica procedura, grazie alla Comunicazione Unica (detta anche ComUnica) disponibile sul sito web del Registro delle Imprese. Per evitare errori in sede fiscale, ti consigliamo di affidarti ad un commercialista esperto.

Esistono corsi per party planner?

Contestualmente alla tua gavetta come assistente di party planner, o magari prima d’intraprendere questo cammino, potresti seguire dei corsi sul come diventare organizzatore di feste. Esistono tantissimi corsi sul come diventare party planner, sia dal vivo che offline, ma trovare quello giusto è tutt’altro che semplice. Le prime difficoltà nascono dal fatto che a oggi la professione dell’organizzatore di feste non è giuridicamente inquadrata, e quindi un po’ tutti potrebbero millantare di essere party planner professionisti. In linea di principio, i corsi migliori sono quelli che curano in maniera maniacale sia l’aspetto teorico che quello pratico. Quando ti trovi a valutare un corso per diventare party planner, quindi, controlla che ci siano tante nozioni di marketing, e assicurati che siano compresi anche stage con rinomate agenzie di organizzatori di feste. Molto nebuloso è anche il discorso relativo ai costi dei corsi: si può partire dalle poche centinaia di euro fino ad arrivare a diverse migliaia di euro. Non sempre, però, a una maggiore spesa coincide una “migliore resa”, proprio perché si tratta di corsi che non possono essere riconosciuti giuridicamente. L’unica soluzione è verificare che i corsi siano tenuti realmente da professionisti affermati del settore: in quel caso anche un grosso esborso sarebbe giustificato. A oggi, i migliori corsi per organizzatori di feste sono tenuti tra gli atenei di Milano e Roma.

Quanto guadagna un party planner?

Altro argomento spinoso e da analizzare con la massima attenzione è quello dei compensi di un organizzatore di feste. Molti giovani si avvicinano a questa professione soprattutto perché leggono dei compensi che vengono riconosciuti ai party planner che organizza le feste aziendali dei più importanti brand italiani, dove si parte di una base di 20 mila euro ad evento. Queste cifre, tuttavia, devono essere analizzate con attenzione. Un party planner con un cachet del genere non è sicuramente quello che ti organizza la pizza del sabato sera. Gli eventi che sono chiamati a organizzare interessano migliaia di persone e devono essere fatti in grande stile, in proporzione all’azienda committente. Una festa in grande stile non si organizza in poche ore, ma ci possono volere anche delle settimane. Se quindi l’onorario finale lo si calcola in base alle ore di lavoro che il party planner ha dedicato all’evento, pur rimanendo un gran bel compenso, gli entusiasmi calano vistosamente. Al di là di tytto, per arrivare a questi livelli la strada è tutta in salita. Una volta finito il periodo di apprendistato, quando inizierai a organizzare i primi eventi che portano la tua firma, non aspettarti di comprarci una Ferrari. Per riuscire ad attirare sempre più persone le tariffe dovranno sì essere in proporzione al tipo di evento richiesto, ma non dovranno mai andare oltre un certo limite. I primi eventi sono utili più in termini di visibilità che di remunerazione, quindi pensa a far bene il tuo lavoro, e chiudo un occhio sui compensi che riceverai. Successivamente, quando avrai il tuo prestigio come organizzatore di feste, potrai anche dare una ritoccata alle tariffe.

In che modo fa promozione un party planner?

Il lavoro di organizzatore di feste è paragonabile a quello di una normale azienda, e le metodologie di promozione sono quindi grosso modo identiche. Intanto, inizia a creare una tua pagina su social come Facebook, Twitter e Instagram, sui quali dovrai pubblicare periodicamente le foto delle tue feste. Sopratutto agli inizi, sono due i canali sui quali dovrai basarti per farti conoscere: il passaparola e il volantinaggio. Il primo avviene in maniera indiretta, attraverso le opinioni dei clienti ai quali hai organizzato degli eventi. Il volantinaggio, invece, anche se ormai desueto, può essere efficace, soprattutto se fatto in punti strategici (ad esempio fuori dalle scuole). Per crescere, inoltre, un altro metodo può essere stringere accordi con i gestori dei locali: in cambio di una tariffa vantaggiosa, quest’ultimi potrebbero lasciarti l’esclusiva di tutte le feste tenute nella propria location. Ricorda che se il lavoro di party planner inizia a occuparti molto tempo e non rientra più nelle professioni occasionali, dovrai aprirti una Partita Iva alla quale sarà abbinato il codice Ateco di feste e cerimonie.

Quali attrezzature deve avere un organizzatore di feste?

L’asso nella manica del perfetto organizzatore di feste sono le attrezzature su cui può contare. Dato che per ogni tipologia di festa servono specifiche attrezzature, se aspirate alla professione di party planner ricordate che dovrete avere un magazzino bello ampio in cui riporre le vostre cose. Per le feste eleganti, ad esempio, occorro candele e altri accessori d’argento, mentre per quelle per bambini non devono mancare palloncini, festoni e tanti elementi colorati. Se i tuoi clienti ti commissioneranno feste a tema, inoltre, sarai costretto ad acquistare di volta in volta attrezzature adatte alla tematica trattata. Un buon impianto stereo è fondamentale, inoltre, per fornire al party il giusto sottofondo musicale. Il bravo party planner, infine, deve avere con sé sempre un laptop, grazie al quale potrà gestire i propri impegni e collegarsi al web per vedere le ultime tendenze in fatto di feste.

Quali giochi usare in una festa?

Dato che la creatività è la peculiarità principale di un organizzatore di feste, fissarsi sui soliti giochi può essere deleterio, ma se sei agli inizi quest’ultimo paragrafo potrebbe offrirti qualche spunto. In un party elegante per adulti, ad esempio, va molto di moda la “cena con delitto”, in cui i commensali devono trovare l’assassino che si nasconde tra di loro. Nelle feste a tema storico, invece, ti consiglio di fare giochi che richiamino l’epoca che state rappresentando. Nelle feste per bambini, infine, i giochi devono essere tanti, di breve durata e con qualche piccolo premio in palio, in modo da stimolare continuamente tutti i piccoli partecipanti.


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1 Commento

  1. Complimenti per l’articolo!
    Ma nel caso di adozione del regime forfetario i contributi (sia come libero professionista che come ditta) si calcolano sul 100% del fatturato o sul 67% (coefficiente di redditività)?
    Grazie

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