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Richiesta documentazione condominiale: facsimile

15 ottobre 2018 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 15 ottobre 2018



Il diritto di accesso alla documentazione condominiale è un diritto ed un dovere. Ma per esercitarlo occorre rispettare alcune regole, prima tra tutte, il dovere di essere corretti.  

Una delle garanzie fondamentali per poter esercitare qualsivoglia diritto è quella di poter accedere alla documentazione che ci riguarda. Tanto al fine evidente di poter effettuare un controllo sulla legittimità e sulla regolarità delle decisioni che incidono sulla nostra vita, delle procedure che hanno portato ad assumerle e di tutto ciò che ne consegue. Ma attenzione. Non si tratta solo di un diritto ma anche di un dovere, quello che in diritto viene definito “onere”. Infatti, rientra tra i doveri della persona diligente quello di acquisire tutte le informazioni utili per poter, poi, assumere delle decisioni con cognizione di causa. Diversamente, infatti, il soggetto potrebbe cadere in errore o prendere decisioni sconvenienti o, nei peggiori dei casi, controproduttive. Anche nel condominio l’accesso alla documentazione da parte dei condomini, titolari di diritti reali sulle unità immobiliari, come la proprietà, o di godimento, come l’usufrutto, è un diritto ed un dovere. Questo seppure è evidente che esistono dei limiti al suo esercizio: vale a dire che la richiesta di accesso agli atti deve sempre essere dettata da un motivo ragionevole e non da un motivo biasimevole poiché, in tale ultimo caso, sarebbe possibile per l’amministratore rifiutare l’accesso alla documentazione. Ad esempio, il condomino che richiede ripetutamente la stessa documentazione assume un comportamento scorretto. O, ancora, il condomino che chiede con distinte e continue istanze parti di documenti anziché chiederli con una unica istanza tutti assieme assume un comportamento scorretto. E sono questi esempi di casi che potrebbero giustificare il diniego dell’amministratore all’esercizio dell’accesso alla documentazione. Ad ogni buon fine, vediamo come possiamo effettuare una richiesta di documentazione condominiale: facsimile.

Il diritto di accesso ai documenti

La riforma sul condominio [1] ha precisato che l’amministratore, nel momento della assunzione dell’incarico, deve comunicare, tra le altre cose, i giorni e le ore in cui i condomini, previa richiesta, possono prendere gratuitamente visione oppure ottenere, previo pagamento della relativa spesa, copia della documentazione condominiale da lui firmata [2].

Il partecipante alla comunione ha, infatti, il diritto di prendere visione dei documenti riguardanti la gestione del condominio, sia che essi siano contabili oppure amministrativi o relativi alla corrispondenza. Il diritto di accesso ai documenti può essere esercitato in ogni tempo e consiste nel poter leggere il contenuto della documentazione così come nel poterne richiedere copia a proprie spese.

L’importanza dell’accesso, e dunque della conoscenza, dei documenti condominiali viene reso ancora più evidente nelle ipotesi di convocazioni per la assunzione di decisioni assembleari, le quali possono essere addirittura inficiate radicalmente nel caso in cui, sebbene richiesto dal condomino prima della riunione, l’amministratore impedisca allo stesso la visione della documentazione oggetto della domanda. Documentazione che, nella maggior parte dei casi, sarà quella contabile, soprattutto quando in assemblea si deve approvare un bilancio di spesa, come il preventivo o il consuntivo, col relativo stato di riparto.

Se l’amministratore, dunque, ci impedisce di accedere alla documentazione necessaria per poter assumere delle decisioni in seno alla riunione condominiale, il vizio derivante da tale inadempimento riguarderà integralmente la deliberazione assembleare. Tanto in quanto la negazione da parte dell’amministratore al condomino di accedere alla documentazione oppure alla estrazione di copia, di fatto, si trasforma nell’impedimento a costui di conoscere quegli elementi che gli possono essere di aiuto per la formazione del pieno e consapevole convincimento. Infatti, è logico che la vigilanza ed il controllo sulla attività di gestione dei beni condominiali, degli impianti comuni e dei servizi, passa attraverso la visione dei registri e dei documenti contabili che li riguardano.

Per come anticipato, solo in caso di richiesta di copie della documentazione l’amministratore potrà chiedere il pagamento delle spese vive sostenute per le copie richieste, soprattutto se si tratta di documenti già consegnati, ad esempio, in tempo antecedente o durante l’assemblea condominiale. La documentazione nella maggior parte dei casi, poi, sarà siglata dall’amministratore con timbro del condominio e firma/sigla propria, per garantirne la conformità all’originale.

L’unico caso in cui l’accesso ai documenti non è più un diritto è rappresentato dalle ipotesi in cui l’istanza di accesso agli atti si traduce in un mero espediente per intralciare o ritardare l’attività della amministrazione condominiale o quando lo stesso è dettato da motivi futili oppure inconsistenti e, comunque, contrari alla correttezza.

Quali sono i documenti da poter richiedere?

Tutto ciò che ha a che fare con la gestione condominiale rientra nel nostro diritto di accesso. Tali, dunque, sono:

  • il registro dei verbali assembleari;
  • il registro dell’anagrafe condominiale, che contiene i nomi dei condomini e tutti i relativi dati (codice fiscale, luogo e data di nascita, luogo di residenza ecc.), come anche i riferimenti delle singole unità immobiliari facenti parte dello stabile nonché i diritti che insistono sulle stesse, come quello di proprietà oppure di uso oppure di abitazione oppure di usufrutto, anche l’eventuale esistenza di un contratto di locazione;
  • il registro di contabilità, costituito dai bilanci preventivi e consuntivi nonché dei rispettivi stati di riparto. Si ricorda che lo stato di riparto altro non è se non la suddivisione della spesa, presa di riferimento, in base ai millesimi di proprietà di ciascun partecipante al condominio. Mentre nei registri di contabilità (i bilanci) sono annotate tutte le somme  incassate dall’amministratore ed erogate dallo stesso nel corso  della propria gestione e nell’interesse del condominio stesso;
  • strettamente legata al registro di contabilità è la documentazione giustificativa relativa ai rendiconti, vale a dire i documenti che giustificano le spese come le fatture, i preventivi ecc.

Inoltre, vi sono tutta una serie di altri documenti che, proprio perché riguardanti la gestione condominiale, possono essere oggetto della nostra istanza di accesso. Tra questi ricordiamo i più importanti come: la documentazione riguardante gli impianti comuni (ad esempio, di riscaldamento o dell’ascensore o dell’autoclave); quelli relativi alla sicurezza degli impianti; i documenti tecnico-amministrativi; quelli relativi all’eventuale assicurazione sullo stabile; lo stesso regolamento di condominio; la documentazione relativa all’assunzione del portiere, ove esistente; nonché tutti gli atti e documenti giudiziari che riguardano lo stabile.

Entro quanto tempo si possono richiedere i documenti?

In realtà, il diritto di accesso alla documentazione condominiale e, quindi, il diritto di prendere visione della stessa o di chiederne copia, non è soggetto ad alcuna decadenza né prescrizione. Ciò vale a dire, in termini pratici, che si può prendere visione della documentazione condominiale senza limitazione di tempo. Dunque, sarà legittimo chiedere (ed ottenere) anche la documentazione o un verbale di assemblea o una lettera risalente ad anni prima.

L’unica eccezione è quella relativa al periodo obbligatorio dell’amministratore di conservare i documenti. Se, difatti, si avanza richiesta di accesso ad un documento che per la legge l’amministratore non è obbligato a conservare, questi potrà rifiutare la consegna con la semplice motivazione di non avere quel documento perché non obbligato a ciò.

L’esempio più lampante è rappresentato dall’obbligo di conservazione dei documenti giustificativi (fatture di spesa e quant’altro) che, per legge, dura 10 anni. Pertanto, una richiesta di documentazione giustificativa relativa a spese risalenti ad 11 anni prima potrebbe essere legittimamente negata in quanto non vi è obbligo dell’amministratore di conservarne una copia.  Laddove, però, questi ne fosse ancora in possesso, ad esempio perché fa uso della documentazione digitale, vale a dire quella derivante dalla scansione in digitale dei documenti cartacei che ne permette la conservazione senza limiti di tempo, l’amministratore sarà tenuto a permetterne la visione.

Il facsimile della richiesta di documentazione

Se l’amministratore è un buon operatore ed ha una distinta organizzazione dello studio, se usa la documentazione digitale e quanto richiesto non è molto risalente nel tempo né è particolarmente copioso, spesso basta la semplice richiesta verbale da parte del condomino per poter accedere, in tempo reale, alla visione del documento richiesto. Ma la quotidianità dimostra che, per tanti motivi e non tutti cattivi, l’istanza di accesso non può essere soddisfatta nell’immediato.

Ciò comporta che è comportamento diligente quello di formalizzare la richiesta di poter visionare, od estrapolare copia, di documenti condominiali mediante le seguenti modalità:

  • l’invio di una raccomandata con avviso di ricevimento;
  • la consegna di una raccomandata a mano, in doppia copia, in modo tale da far datare e sottoscrivere la copia che rimarrà a noi dall’amministratore per ricevuta, con tanto di timbro del condominio (sempre per avere la prova della avvenuta consegna della istanza);
  • l’invio di un fax con ricevuta di  consegna;
  • o, ancora, l’invio di una p.e.c., cioè posta elettronica certificata.

Tutte queste forme di comunicazione ci permettono di avere la prova non solo dell’avvenuto invio ma anche dell’avvenuta consegna al destinatario, con data certa. Circostanza che, in caso di inadempimento alla legittima richiesta, ci permetterà di agire contro il responsabile, potendo fornire prova di quanto lamentiamo. Ma, a questo punto, vediamo come può essere redatta una semplice richiesta di documentazione condominiale all’amministratore, mediante il nostro facsimile.

Spett.le Condominio “via delle Rose Ribelli n. 999”

In persona dell’amministratore p.t. Sig. Rosario Allegro

Via Spine Noncenesono

CAP – Città

[Indirizzo reale e completo del destinatario]

A mezzo racc. A/R [oppure P.E.C. oppure raccomandata a mano oppure fax]

Oggetto: richiesta di accesso a documentazione condominiale.

Il sottoscritto …………. (Codice Fiscale ………….) nato a …………. il …………. e residente a …………. in via …………. n. … , condomino dello stabile denominato Condominio “via delle Rose Ribelli n. 999” sito in via …………. n. …, con la presente

CHIEDE

all’amministratore pro tempore, Sig. Rosario Allegro, di potere esercitare il proprio diritto di accesso ai seguenti documenti condominiali:

– verbale di assemblea tenutasi in data ………….

Si precisa, altresì, sin da ora di avere necessità di ricevere copia dei seguenti documenti:

– copia delle deleghe dei condomini per la detta riunione condominiale;

– copia degli allegati al verbale di assemblea, sottoscritti dal presidente e dal segretario;

– copia del rendiconto condominiale del …………. approvato nella suddetta riunione condominiale, con il relativo stato di riparto;

– copia del suindicato verbale di assemblea tenutasi in data ………….,

chiedendo sin da ora di conoscere le spese vive che dovrò versarLe per le suddette copie.

SI RIMANE IN ATTESA

di ricevere tali documenti mediante ritiro personale presso il Suo studio in occasione dell’appuntamento che Vorrà indicarmi per esecitare il diritto di visione del verbale su menzionato [oppure: rimane in attesa di ricevere tali documenti mediante invio a mezzo email al seguente indirizzo …………. oppure mediante invio a mezzo racc. A/R al seguente indirizzo ………….].

RingraziandoLa anticipatamente, attendo un Suo riscontro e porgo distinti saluti.

[Luogo e data]

[Sottoscrizione]

note

[1] L. n. 220/2012.

[2] Art. 1129 co. 2 cod. civ.


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