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Mancata esibizione documenti amministratore condominio

20 Nov 2018


Mancata esibizione documenti amministratore condominio

> Diritto e Fisco Pubblicato il 20 Nov 2018



Cosa fare se l’amministratore rifiuta di esibire i documenti di spesa? La mancata esibizione dei documenti da parte dell’amministratore del condominio è illegittima e consente azioni legali di tutela.

L’amministratore che non esibisce ai condomini i documenti di spesa giustificativi della sua gestione commette una grave irregolarità che contravviene alle regole del suo incarico; può addirittura essere revocato se i condomini si rivolgono al giudice. Anche la delibera dell’assemblea che abbia approvato un bilancio condominiale senza i condomini abbiano potuto visionare i documenti giustificativi può essere annullata. I componenti del condominio – e non solo i proprietari, ma anche gli inquilini, per la parte di documenti che li riguardano – hanno un vero e proprio diritto, riconosciuto espressamente dal codice civile [1], ad ottenere, su semplice richiesta, i documenti necessari a controllare l’operato dell’amministratore e la regolarità della sua gestione. La legge prevede che  ogni amministrazione debba essere corretta e trasparente e impone che siano sempre messi a disposizione tutti i documenti che rendicontano le operazioni svolte, tra cui i pagamenti effettuati e le entrate ricevute. L’amministratore agisce nell’interesse del condominio ed ha un obbligo primario di rendere conto della gestione a tutti i condomini che lo richiedano. I condomini, per essere in grado di esercitare il loro potere di controllo sull’operato dell’amministratore, hanno pieno diritto all’esame della documentazione condominiale e all’accesso ai documenti relativi ad essa. Se ti stai domandando quali possono essere le conseguenze della mancata esibizione documenti amministratore condominio, continua a leggere questo articolo.

Chi è legittimato a richiedere la documentazione?

Innanzitutto i proprietari delle unità immobiliari che costituiscono il condominio, ma anche gli usufruttuari e gli inquilini, sia che abbiano un contratto di locazione sia che godano gratuitamente dei locali come comodatari. Tuttavia, queste ultime categorie avranno diritto ad accedere ai soli documenti che li riguardano, ossia quelli relativi alle spese cui sono chiamati a partecipare: ad esempio, un inquilino non potrà visionare i documenti relativi alle spese straordinarie di ristrutturazione dell’edificio, in quanto esse non sono di sua competenza.

Tali qualifiche devono risultare dall’anagrafe condominiale, che dovrà aggiornata con le apposite comunicazioni in caso di variazioni della titolarità dei diritti: ad esempio gli eredi, gli acquirenti dell’immobile compravenduto, o i nuovi inquilini.

Quali documenti è possibile richiedere?

La legge limita la facoltà di ogni condomino di richiedere senza limiti i documenti solo a quelli che rientrano nella categoria dei giustificativi di spesa [2] cioè quelli relativi ai pagamenti effettuati dal condominio: non sarà possibile, ad esempio, ottenere su semplice richiesta altri tipi di documenti come, ad esempio, quelli relativi al pagamento delle quote condominiali da parte degli altri condomini e le informazioni sulla loro situazione contabile, oppure quelli relativi allo stato dell’edificio condominiale.

E’ possibile richiedere non solo i documenti relativi all’annualità in corso, ma anche quelli precedenti: la legislazione civile impone l’obbligo di conservazione delle scritture contabili del condominio e dei documenti giustificativi per dieci anni. Va ricordato che le entrate e le uscite devono rispettare il principio di tracciabilità, pertanto tutte le operazioni di gestione devono transitare attraverso il conto corrente condominiale e mai attraverso il patrimonio personale dell’amministratore. Anche gli estratti di tale conto corrente acceso a nome del condominio rientrano, quindi, tra i documenti per i quali vi è pieno diritto di prendere visione.

Quando è possibile richiedere i documenti?

La documentazione condominiale può essere richiesta in qualsiasi momento, e non più, come avveniva in passato, solo nei giorni antecedenti al momento dell’approvazione annuale del bilancio consuntivo da parte dell’assemblea. L’amministratore del condominio al momento della sua nomina deve rendere noti i giorni e gli orari in cui ogni interessato può recarsi presso di lui per prendere visione della documentazione condominiale. Questo consente di potersi direttamente recare presso l’ufficio o studio dell’amministratore, in tali giorni ed orari previsti, per prendere visione della documentazione ed esaminarla.

In casi particolari, come ad esempio quando si tratta di documentazione voluminosa, l’amministratore potrà differire l’incontro purché a breve termine e secondo ragionevolezza. Nel caso in cui il richiedente non sia personalmente conosciuto dall’amministratore, dovrà dimostrare il possesso della qualità di condomino, esibendo il proprio documento di riconoscimento in modo da consentire di verificare se il suo nominativo sia effettivamente inserito nell’anagrafe condominiale, e dunque se egli abbia diritto ad accedere ai documenti.

Come deve essere richiesta la documentazione?

Come abbiamo appena visto, basta presentarsi direttamente negli uffici durante i giorni ed orari comunicati per l’apertura e chiederli verbalmente; altrimenti, è possibile formulare una richiesta con qualsiasi strumento di comunicazione: ad esempio una semplice lettera o anche una e-mail.

La richiesta può essere generale e riguardare tutti i documenti relativi all’annualità di bilancio condominiale in esame, oppure specifica, ad esempio una richiesta delle spese sostenute per il combustibile da riscaldamento, per la manutenzione dell’ascensore, per la pulizia delle scale, per le riparazioni di determinate parti comuni, o relativa agli acquisti fatti da un determinato fornitore. La richiesta di esibizione non deve essere motivata, cioè non è necessario indicare le ragioni a suo sostegno: l’amministratore è mandatario nell’interesse dei condomini, e tutta la documentazione che egli forma o conserva è di loro proprietà.

Il diritto di ogni condomino di esaminare e valutare ogni aspetto della gestione, ed in particolare le spese sostenute dal condominio, è espressamente previsto a suo favore dalla legge e non richiede giustificazione alcuna per poter essere esercitato.

Quindi, l’amministratore deve mostrare i documenti giustificativi di spesa a semplice richiesta, purché chi la effettui abbia la necessaria qualità di condomino, usufruttuario o inquilino, e la manifesti in tempi e modi ragionevoli, secondo il principio di correttezza.

Ad esempio non sarebbe possibile richiedere e pretendere di ottenere entro la giornata stessa tutti i giustificativi di spesa di un annualità condominiale, se la richiesta fosse formulata al termine della giornata lavorativa e magari a pochi minuti dall’orario di chiusura dello studio. Mentre il condomino può formulare liberamente la richiesta senza necessità di indicarne le ragioni, l’amministratore, se intende rifiutarsi, deve indicare in maniera espressa i motivi del suo diniego, che devono essere validi e legittimi: ad esempio, perché i documenti richiesti hanno natura personale per altri condomini, o perché il richiedente non ha dimostrato la sua identità e qualità di condomino, esibendo o allegando alla richiesta un documento di riconoscimento.

La richiesta è gratuita o a pagamento?

Bisogna tenere presente che la semplice presa di visione dei documenti è sempre gratuita, ma se viene richiesto anche il rilascio di copie, il richiedente sarà tenuto a sostenere le spese necessarie, sostenendone interamente il costo, che non potrà mai gravare sul condominio.

In tali casi, se il richiedente non provvede ad anticipare o comunque a corrispondere le spese necessarie per effettuare le copie, l’amministratore potrà rifiutare il rilascio sino a quando esse non siano state pagate. Nel costo rientrano anche le spese di spedizione, se chi ha formulato la richiesta desidera che gli vengano spedite. L’ottenimento di copie, dunque, non è gratuito come la semplice visione, ma è subordinato al rimborso delle spese da parte di chi abbia formulato la richiesta.

Chiaramente tutte queste spese dovranno essere debitamente documentate dall’amministratore. La situazione può essere semplificata utilizzando una possibilità ancora poco conosciuta, il sito internet condominiale, la cui attivazione è però facoltativa e ancora non diffusa: in tali casi sarà possibile porre in visione la copia digitale dei documenti, anche consentendone lo scaricamento e dunque la disponibilità sul proprio computer o dispositivi mobili.

Dovranno essere adottati, però, i dovuti accorgimenti tecnici – a partire dal nominativo e password – per autorizzare all’accesso solo chi ne abbia diritto e come tale si sia preventivamente registrato al sito.

Se l’amministratore non fornisce i documenti che succede?

Ogni amministratore, per ben espletare al proprio incarico, ha l’onere di  dotarsi di un’organizzazione, sia pur minima, in grado di fronteggiare tutti gli adempimenti connessi al suo incarico, tra i quali quelli necessari a fronteggiare le eventuali richieste di esame e rilascio copie di documentazione.

Non sarebbe dunque possibile rifiutare di riscontrare le richieste adducendo motivi di complessità, di indisponibilità personale o di impossibilità, salvi i casi del tutto eccezionali ed incolpevoli (un grave infortunio, un’alluvione, ecc.).

Se l’amministratore non ottempera, cioè non dà riscontro in un tempo ragionevole alla richiesta che gli è stata rivolta, o si rifiuta senza fornire alcun motivo valido, sarà necessario inoltrare nei suoi confronti una lettera di diffida legale. Questo adempimento serve per poter dimostrare, successivamente e davanti al giudice, che era stata formulata nei suoi confronti una richiesta esplicita di esibizione, alla quale egli non ha adempiuto. Infatti l’onere di provare che si era richiesta la documentazione all’amministratore, e che egli non ha provveduto, spetta al condomino che agisce in giudizio per far valere questo inadempimento.

Una richiesta formale, ad esempio inviata con lettera raccomandata o PEC, fornisce valida prova della sua effettuazione; limitarsi alla sola richiesta verbale renderebbe più difficile fornire in giudizio la prova di averla effettuata, in quanto occorrerebbero dei testimoni in grado di affermarlo, ed il contenzioso sarebbe di esito più incerto.

Le conseguenze della mancata esibizione

Se emerge che l’amministratore non aveva consentito la visione dei documenti ai condomini che ne avevano fatto richiesta, la delibera dell’assemblea di approvazione del bilancio consuntivo è annullabile, perché l’amministratore ha violato un suo preciso obbligo e mancava un elemento necessario per valutare la correttezza del rendiconto di gestione e del conseguente bilancio [3]. Infatti, che se i condomini non hanno avuto conoscenza piena e adeguata dei documenti giustificativi di spesa non potevano partecipare all’assemblea in maniera informata ed esprimere un valido voto di approvazione del bilancio; quindi la delibera è viziata e potrà essere annullata ricorrendo al giudice impugnandola con ricorso entro 30 giorni.

La conseguenza più grave a carico dell’amministratore inadempiente è che egli potrà essere revocato, cioè rimosso dal suo incarico, con provvedimento dell’assemblea appositamente convocata, oppure con ricorso giudiziale instaurato dai condomini interessati, perché la mancata esibizione dei documenti può costituire una grave irregolarità di esercizio del suo mandato, tale da impedirgli di proseguirlo.

Questa conseguenza, però, non è automatica, ma dovrà essere il giudice a valutare, caso per caso, la gravità dell’inadempimento, tenendo conto di tutte le circostanze concrete: ad esempio, non è grave irregolarità il comportamento di un amministratore che non aveva riscontrato entro cinque giorni una richiesta avanzata nel mese di agosto, periodo di ferie, e per la quale poi i condomini, che erano stati invitati a recarsi presso l’ufficio alla riapertura dello studio, non si erano presentati [4].

Di PAOLO REMER

note

[1] Art. 1129 cod. civ.

[2] Art. 1130 bis cod. civ.

[3] Cass. sent. n. 11940/2003; Cass. sent. n. 19800/2014; Trib. Napoli sent. n. 8259/2017.

[4] Trib. Avellino decreto di volontaria giurisdizione del 22.03.2016.


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