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Organizzare le mail: come utilizzare i filtri

14 Novembre 2018


Organizzare le mail: come utilizzare i filtri

> Tech Pubblicato il 14 Novembre 2018



Non tutti conoscono la possibilità di gestire le mail in automatico grazie ai filtri. Vi spieghiamo come fare in Outlook, Thunderbird, iPhone, Android e Gmail.

Vi siete mai persi alla ricerca di una mail, nel tentativo di ricostruire una conversazione avvenuta magari in tempi distinti, nella ricerca della risposta che siete sicuri di aver inviato ma non ricordate più quando? Per questo vi proponiamo una soluzione per organizzare le mail: come utilizzare i filtri. Una piccola guida che vi potrà aiutare nel gestire la posta.

Cosa sono i filtri?

I filtri (o regole) sono un insieme di comandi che possiamo dare al nostro programma di posta per fare in modo che gestisca ogni mail inviata e/o ogni mail ricevuta ed esegua un’azione. Per fare un esempio pratico, possiamo decidere che tutte le mail inviate dall’indirizzo mario.rossi@esempio.com vengano messe in una cartella che abbiamo creato e che si chiama “Posta da Mario”. In questo articolo vedremo come si possono organizzare queste azioni e come ottenere il meglio dalla loro gestione.

Dove sono i filtri?

Praticamente tutti i sistemi di posta elettronica gestiscono i filtri. In questo articolo ci occuperemo in particolare dei due client più diffusi per il PC, Outlook e Thunderbird, dei sistemi di posta Android e iOS e del sistema webmail più diffuso, GMail. E’ da notare che il meccanismo delle regole (e degli avvisi) è molto simile in tutti i sistemi, anche se, ovviamente, ci saranno alcune differenze nelle modalità di impostazione.

Cosa fare con i filtri?

Prima di addentrarci nelle varie modalità per la creazione delle regole, dobbiamo decidere cosa vogliamo fare. Il primo obiettivo che possiamo impostare è quello di dividere le mail in base al mittente o al ricevente. Se lo stesso mittente ci invia molte mail con argomenti diversi, potremmo voler dividere il nostro archivio in modo più approfondito, andando a gestire non solo il mittente/ricevente ma anche l’oggetto o il contenuto della mail.

Una volta deciso il nostro piano d’azione, possiamo cominciare a creare le cartelle di conseguenza. Quindi possiamo creare le cartelle “Cliente 1”, “Cliente 2”, ecc. oppure, se l’interscambio è molteplice, “Ordine 1”, “Offerta 123”, ecc. Un’altra cosa a cui dobbiamo fare attenzione è l’ordine delle regole.  Siccome tutti i programmi applicheranno le regole secondo l’ordine in cui le abbiamo impostate, come vedremo più avanti, dobbiamo fare attenzione a non inserire regole incoerenti.

Outlook

In Outlook il modo più semplice per arrivare alla gestione delle regole e degli avvisi è selezionare un messaggio e fare click con il tasto destro. Nel menu che comparirà scegliete “gestisci regole ed avvisi“. Vi comparirà la schermata delle regole, in cui vedrete tutte le regole eventualmente già impostate e potrete crearne altre.

Se selezionate “nuova regola”, partirà la creazione guidata delle regole.  La prima scelta da fare è selezionare il modello base della regole. Ne trovate elencate molte ma noi valuteremo in particolare le due più “aperte”: “applica regole ai messaggi ricevuti” e “applica regole ai messaggi inviati”. Selezionando applica regole ai messaggi ricevuti, ci verrà richiesta la condizione: “con parole specifiche nell’oggetto” oppure “con parole specifiche nel messaggio” oppure “con parole specifiche nell’intestazione del messaggio”.

Se vogliamo che tutti i messaggi di mario.rossi@esempio.com vengato gestiti da questa regole, selezioniamo “con parole specifiche nell’intestazione del messaggio” e impostiamo “mario.rossi@esempio.com” come valore. Se invece vogliamo che solo i messaggi che riguardano l’ordine 123 vengano gestiti da questa regole, selezioniamo “con parole specifiche nell’oggetto” (se “ordine 123” è sempre riportato nell’oggetto) oppure “con parole specifiche nel messaggio” e digitiamo “ordine 123” come valore. Nella schermata successiva, ci verrà richiesta l’azione da intraprendere. Possiamo “spostare il messaggio nella cartella specificata” (selezionando la cartella che abbiamo creato prima), inoltrare il messaggio ad altri utenti o addirittura eliminare direttamente la mail. A questo punto possiamo selezionare il bottone “Fine”.

La nostra regola è pronta e da questo momento verrà attivata ad ogni messaggio ricevuto. La stessa cosa si può attivare per la posta inviata, con le stesse modalità.

Thunderbird

In thunderbird il funzionamento è simile. Per visualizzare la maschera delle regole, selezione Strumenti – Filtri messaggi. Qui vedrete, come in Outlook, l’elenco dei filtri attivi. Selezionando Nuovo proviamo a creare la nostra regola.

Nella maschera di creazione dovrete impostare:

  • il nome del filtro (digitate “Posta da Mario Rossi”);
  • quando applicare il filtro:
    • manualmente (lasciatelo selezionato);
    • scarico posta (prima o dopo controllo indesiderata – selezionate prima);
    • archiviazione (non selezionatelo);
    • dopo l’invio (non selezionatelo);
  • le condizioni. Attenzione perché potete scegliere:
    • soddisfano tutte le condizioni
    • soddisfano anche una sola condizione
    • tutte incondizionatamente

Quelle che ci interessano sono le prime due. Ad esempio, se volete che tutte le mail che arrivano da mario.rossi@esempio.com e che contengono nell’oggetto un riferimento all’ordine 123 siano spostate nella cartella “Ordine 123” dovrete selezionare “soddisfano tutte le condizioni” ed inserire i valori:

  • mittente – é (o contiene) – mario.rossi@mail.com;
  • +;
  • oggetto – contiene – Ordine 123.

Se invece volete che tutte le mail che arrivano da mario.rossi@esempio.com e da gianni.verdi@esempio.com finiscano nella cartella “Ditta Esempio” dovrete selezionare “soddisfano anche una sola condizione” ed inserire i valori:

  • mittente – é (o contiene) – mario.rossi@mail.com;
  • +;
  • mittente – é (o contiene) – gianni.verdi@esempio.com;
  • impostate le azioni:;
  • sposta il messaggio – (selezionate la cartella in cui volete spostare il messaggio) e date ok.

La vostra regola è pronta e attiva.

Android

Sui device portatili la situazione è leggermente differente. In Android non è possibile impostare filtri con il programma Mail inserito di default con il sistema operativo. Per farlo, dovrete installare uno dei molteplici programmi di gestione della posta che potete trovare su Google Play. Noi ve ne segnaliamo uno, MailDroid, che abbiamo testato e provato con un buon livello di soddisfazione. Per installarlo, andate su Google Play, selezionate MailDroid e quindi Installa. Una volta che il programma è pronto per l’utilizzo, apritelo e configurate il vostro account di posta.

Ora potete attivare le vostre regole:

  • selezionate Preferenze – Avanzate – Regole mail;
  • come in Outlook e Thunderbird qui vedrete l’elenco di tutte le regole attive;
  • per creare un filtro, selezionate Nuova Regola a date un nome (digitate “posta Ordine 123”);
  • selezionate “Corrisponde per” per impostare le condizioni;
  • selezionate + su Oggetti e digitate “Ordine 123”;
  • selezione + su Mittenti e digitate mario.rossi@mail.com;
  • tornate indietro e seleziona Azioni;
  • selezionate Sposta e quindi cercate la cartella che avete creato (Ordine 123);
  • la vostra regola è pronta e attiva.

Le mail verranno spostate nella casella se arrivano da mario.rossi@mail.com e hanno Ordine 123 nell’oggetto.

iOS

Sui device iOS (iPhone e tablet) la posta già prevede un sistema di filtraggio. Non è, al contrario dei sistemi visti prima, una modalità che sposta o modifica le vostre caselle. E’ semplicemente una modalità per filtrare le mail nel modo da voi desiderato. Per attivarlo, quando siete nell’elenco delle mail, selezionate l’icona in fondo a sinistra (quella con tre righe scure su fondo bianco). L’icona diventerà scura con le righe bianche (per ricordarvi che il filtro è attivato) e al centro vi mostrerà la regola attivata (di default è “mail non lette”). Se volete cambiare il filtro, fate tap sulla scritta “filtra per”.

Si aprirà una schermata che vi permetterà di selezionare le varie condizioni di filtro:

  • quali account includere nel filtro (se avete più di un account);
  • quali mail includere (quelle non lette o quelle contrassegnate);
  • se le mail inviate direttamente a voi o quelle in cui voi siete in CC.;
  • solo le mail con allegati;
  • solo da VIP (utenti che avete definito particolari).

Una volta terminate le impostazioni, selezionate Fine. Le vostre mail saranno selezionate secondo i nuovi criteri.

GMail  

GMail è una delle applicazioni WebMail più utilizzate al mondo. Anche GMail ha la possibilità di gestire regole e filtri. L’unica differenza è che al posto delle cartelle di posta, utilizza categorie ed etichette. Quindi, come detto all’inizio dell’articolo, prima di impostare i nostri filtri, andiamo in impostazioni – etichette e inseriamo le etichette che ci interessano. Nel nostro esempio: “Ordine 123”. Per poter gestire i filtri, una volta entrati nella vostra casella di posta, dovete selezionare l’icona delle impostazioni. Si apriranno una serie di maschere, tra cui quella con il titolo “Filtri e indirizzi bloccati”. Selezionandola, verranno visualizzati tutti i flitri già impostati. Per inserirne uno nuovo, selezionate “Crea un nuovo filtro”.

La maschera che comparirà vi chiederà le seguenti impostazioni:

  • da : indirizzo del mittente (opzionale) – digitate mario.rossi@mail.com;
  • a: indirizzo del ricevente (opzionale);
  • oggetto: oggetto della mail (opzionale) – digitate Ordine 123;
  • contiene le parole: testo all’interno della mail (opzionale);
  • non contiene: testo non esistente all’interno della mail (opzionale);
  • dimensione: maggiore/minore di – X – Mb/KB/Byte – dimensioni della mail e dei suoi allegati (opzionale);
  • contiene allegato: se la mail ha un allegato oppure no (opzionale);
  • non includere le chat: esclude le chat gmail dal filtro (opzionale).

Prima di impostare definitivamente il filtro, potete selezionare il bottone Cerca, che visualizzerà i risultati del filtro applicati sulla vostra casella di posta. Per creare il filtro, selezionate “Crea filtro”.

Vi verranno richieste le azioni da eseguire sulle mail filtrate:

  • ignora Posta in arrivo (Archivia);
  • segna come già letto;
  • aggiungi a Speciali;
  • applica l’etichetta: (dovrete selezionare una etichetta) – Selezionate Ordine 123;
  • inoltralo (dovrete inserire l’indirizzo di inoltro);
  • elimina;
  • non inviare mai a Spam;
  • contrassegna sempre come importante;
  • non contrassegnare mai come importante;
  • applica categoria: (dovrete selezionare una categoria).

Selezionate Crea e da questo momento tutte le mail che vi arriveranno da mario.rossi@mail.com con Ordine 123 nell’oggetto verranno contrassegnate. Per vederle, scorrete sulla sinistra nell’elenco delle etichette e selezionate l’etichetta “Ordine 123”.

Di ANDREA PEINETTI


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