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Come scrivere la lettera di licenziamento

31 ottobre 2018


Come scrivere la lettera di licenziamento

> Diritto e Fisco Pubblicato il 31 ottobre 2018



L’azienda che intenda porre fine al rapporto di lavoro con un proprio dipendente deve procedere al licenziamento, consegnandogli una lettera con cui comunica il licenziamento.

Il contratto di lavoro, come un qualsiasi contratto, può cessare di produrre effetti per iniziativa di una delle due parti del rapporto di lavoro. Si parlerà di dimissioni quando è il dipendente a prendere l’iniziativa di terminare il rapporto. Parleremo, invece, di licenziamento quando è l’azienda a porre fine al rapporto lavorativo. È di fondamentale importanza, per l’azienda, sapere come scrivere la lettera di licenziamento poiché, molto spesso, il lavoratore licenziato impugna il licenziamento e si apre, così, una causa di fronte al Giudice che dovrà stabilire se il licenziamento è legittimo o meno assumendo le conseguenti decisioni. In questa fase è importante anche come è stata scritta la lettera di licenziamento.

Che cos’è il licenziamento?

Con il licenziamento il datore di lavoro estromette il dipendente dall’azienda e termina il rapporto di lavoro. Comunicato il licenziamento al lavoratore, le parti non sono più legate da alcun obbligo reciproco. Il licenziamento altro non è che quello che in un qualsiasi contratto viene chiamato recesso, ossia la facoltà di una parte del rapporto contrattuale di scogliere il contratto. Nel rapporto di lavoro viene chiamato licenziamento il recesso posto in essere dal datore di lavoro e dimissioni il recesso posto in essere dal dipendente.

Che forma deve avere il licenziamento?

Il licenziamento deve essere intimato al dipendente necessariamente per iscritto. Nella lettera con cui viene comunicato al dipendente il licenziamento devono essere specificati i motivi che lo hanno determinato [1].

Quali sono i motivi di licenziamento?

Essendo il diritto al lavoro un principio fondamentale del nostro Paese [2], la legge tutela i lavoratori dai licenziamenti illegittimi. Il licenziamento, infatti, priva il dipendente di un bene fondamentale per la vita sua e della propria famiglia e cioè del lavoro, fonte primaria di reddito e di sussistenza per tutte le famiglie.

Visto che con il licenziamento si priva il dipendente di un bene così importante, la legge esige che il licenziamento non sia ingiusto ma sia, al contrario, adeguatamente motivato, basato su ragioni oggettive valide. Il licenziamento deve dunque necessariamente fondarsi un su un ragionevole motivo che lo ha determinato.

I motivi che possono legittimare il licenziamento sono:

  • la giusta causa [3] che si ha quando il lavoratore compie un atto gravissimo che rompe definitivamente la fiducia del datore di lavoro nei suoi confronti. Si pensi al lavoratore colto a rubare la merce aziendale. In questo caso la gravità del comportamento del dipendente è tale che il datore di lavoro può licenziarlo con effetto immediato senza attendere il periodo di preavviso previsto dal contratto collettivo di lavoro. In sostanza, il licenziamento è efficace subito, dal momento stesso in cui viene consegnata la lettera al dipendente;
  • il giustificato motivo soggettivo, che si ha quando il lavoratore compie un atto molto grave che rompe definitivamente la fiducia del datore di lavoro nei suoi confronti ma la gravità è minore rispetto alla giusta causa e, quindi, il licenziamento diventa efficace dopo il decorso del periodo di preavviso;
  • il giustificato motivo oggettivo, il quale, invece, non ha nulla a che fare con il comportamento del dipendente. In questo caso, infatti, la necessità di licenziare il dipendente deriva da ragioni inerenti all’attività produttiva, all’organizzazione del lavoro e al regolare funzionamento di essa [4]. Si pensi al caso dell’azienda che registra una brusca riduzione del fatturato e che deve, quindi, arginare il calo delle entrate riorganizzandosi e tagliando i costi.

Come scrivere la lettera di licenziamento?

La lettera di licenziamento deve essere scritta in maniera differente a seconda della motivazione che viene posta alla base del licenziamento. Come abbiamo visto, infatti, il licenziamento può essere determinato da due principali motivazioni che sono la condotta del dipendente o un fatto oggettivo, relativo a scelte economiche ed organizzative dell’impresa.

Occorre però considerare che nel caso del licenziamento disciplinare, la lettera di licenziamento non può essere consegnata se non è stato prima seguito il procedimento disciplinare. Quando il dipendente compie un fatto che l’azienda considera un grave inadempimento, ad esempio ruba della merce in azienda, la società non può licenziarlo subito ma deve prima consegnargli la lettera di contestazione disciplinare, ossia una comunicazione con cui gli contesta i fatti che, secondo il datore di lavoro, costituiscono una grave violazione dei doveri di comportamento del lavoratore.

Il dipendente, una volta ricevuta la lettera di contestazione, ha cinque giorni di tempo per presentare le proprie giustificazioni. Solo dopo che sia trascorso questo termine, concesso affinché il dipendente possa difendersi, l’azienda può “punire” il dipendente, se ritiene che le giustificazioni fornite non chiariscano la vicenda. Il licenziamento disciplinare costituisce la più grave e la più severa delle sanzioni che il datore di lavoro può intimare al lavoratore che abbia commesso un fatto disciplinare rilevante. In questo caso è fondamentale ricordare che la motivazione posta alla base della lettera di licenziamento deve essere del tutto coincidente con i fatti contestati al dipendente nella lettera di contestazione che ha aperto la procedura disciplinare.

La lettera di licenziamento disciplinare dovrà dunque contenere:

  • la comunicazione della cessazione del rapporto di lavoro e della data a partire dalla quale il rapporto deve intendersi cessato;
  • un breve riepilogo, nelle premesse della lettera, della procedura disciplinare seguita e dell’impossibilità, per l’azienda, di accogliere le giustificazioni eventualmente rese dal dipendente;
  • l’indicazione della ragione posta alla base del licenziamento, ossia il fatto commesso dal dipendente che l’azienda considera una lesione irreparabile del vincolo fiduciario;
  • dovrà essere specificato se si tratta di licenziamento per giusta causa o per giustificato motivo soggettivo. Nel primo caso, infatti, la condotta del dipendente è talmente grave che l’azienda non deve nemmeno rispettare il periodo di preavviso previsto dal contratto collettivo ma può licenziare il dipendente in tronco, con effetto immediato. Nel secondo caso, al contrario, la condotta del dipendente è comunque gravissima, tanto da indurre l’azienda a licenziare il dipendente, ma la gravità non è tale da impedire il rispetto del periodo di preavviso. In questo secondo caso l’azienda può decidere comunque di licenziare il lavoratore con effetto immediato ma dovrà pagargli, insieme alle spettanze di fine rapporto, l’indennità sostitutiva del preavviso;
  • di solito la lettera si chiude comunicando al dipendente che, nei tempi tecnici, gli verranno erogate le somme che gli spettano per la fine del rapporto (trattamento di fine rapporto, eventuale indennità sostitutiva del preavviso se si tratta di licenziamento per giustificato motivo soggettivo; indennità sostitutiva delle ferie e dei permessi non goduti; ratei di tredicesima e quattordicesima maturati).

Nella lettera di licenziamento economico, ossia per giustificato motivo oggettivo, l’azienda deve indicare la motivazione economica, produttiva ed organizzativa che la determina a cessare il rapporto di lavoro con il dipendente.

La lettera di licenziamento dovrà, dunque, contenere:

  • la comunicazione della cessazione del rapporto di lavoro e della data a partire dalla quale il rapporto deve intendersi cessato. Si tenga conto che in caso di licenziamento per giustificato motivo oggettivo, al dipendente spetta sempre il periodo di preavviso e, dunque, l’azienda può alternativamente: far cessare il rapporto alla fine del periodo di preavviso. In tal caso il dipendente, pur sapendo di essere stato licenziato, dovrà lavorare durante il periodo di preavviso; far cessare il rapporto con effetto immediato. In tal caso l’azienda dovrà pagare al dipendente, insieme alle spettanze di fine rapporto, l’indennità sostitutiva del preavviso;
  • un breve riepilogo, nelle premesse della lettera, della procedura di conciliazione innanzi all’Ispettorato Nazionale del Lavoro eventualmente seguita (su cui torniamo dopo);
  • l’indicazione della ragione posta alla base del licenziamento, ossia il motivo tecnico, economico, organizzativo o produttivo che determina l’azienda a licenziare il dipendente. Su questo si possono fare vari esempi in quanto sono molteplici le motivazioni tecnico-organizzative e produttive che possono portare l’azienda a licenziare un dipendente. Si pensi al caso in cui l’azienda esternalizza un servizio che veniva svolto internamente da un dipendente. In questo caso l’esternalizzazione del servizio comporta la soppressione del posto di lavoro del dipendente ed è questa la motivazione oggettiva che andrà inserita nella lettera di licenziamento. Oppure si pensi ad una azienda che, a causa di una forte contrazione del fatturato, decide di effettuare una riorganizzazione interna e di sopprimere alcune postazioni di lavoro ripartendo le mansioni in capo ai dipendenti che restano in servizio;
  • dovrà essere specificato che l’azienda ha verificato la possibilità di ricollocare il dipendente internamente (cosiddetto obbligo di repêchage) ma non sono emerse posizioni di lavoro disponibili in cui ricollocare il lavoratore;
  • di solito la lettera si chiude comunicando al dipendente che, nei tempi tecnici, gli verranno erogate le somme che gli spettano per la fine del rapporto (trattamento di fine rapporto, eventuale indennità sostitutiva del preavviso se il è stato intimato con effetto immediato; indennità sostitutiva delle ferie e dei permessi non goduti; ratei di tredicesima e quattordicesima maturati).

Abbiamo fatto cenno al fatto che, in alcuni casi, l’azienda ed il dipendente tentano una conciliazione presso l’Ispettorato Nazionale del Lavoro prima del licenziamento. In effetti, la legge [5] impone alle aziende con più di quindici dipendenti e solo se il lavoratore da licenziare sia stato assunto prima del 7 marzo 2015 [6] di far precedere il licenziamento economico da una procedura di fronte all’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

In sostanza l’azienda deve inviare alla sede territoriale dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro una comunicazione con cui rende noto che ha intenzione di licenziare un certo dipendente per motivi economici.

Ricevuta la comunicazione, l’Ispettorato Nazionale del Lavoro convocherà azienda e dipendente ad un incontro per verificare se si trova un accordo. Terminata tale procedura l’azienda può consegnare al dipendente la lettera di licenziamento per motivi economici.

Cosa succede dopo la consegna della lettera di licenziamento?

Il lavoratore, una volta ricevuta la lettera di licenziamento, potrebbe impugnare il licenziamento. La palla, in tal caso, passa al giudice del lavoro che dovrà stabilire se il licenziamento è legittimo o meno.

In particolare, durante la causa di fronte al giudice l’azienda dovrà dimostrare:

  • che la ragione addotta è reale e sussistente e non pretestuosa e, cioè, dovrà dimostrare la reale sussistenza della motivazione posta alla base del licenziamento;
  • che, prima di licenziare il dipendente, ha correttamente seguito il procedimento disciplinare richiesto dalla legge (in caso di licenziamento disciplinare) o il procedimento presso l’Ispettorato Nazionale del Lavoro (in caso di licenziamento economico).

Se il giudice riterrà provato dall’azienda tutto quanto sopra, il licenziamento verrà valutato legittimo. In caso contrario verrà accertata l’illegittimità del licenziamento con tutte le conseguenze negative per l’azienda previste dalla legge.

note

[1] Art. 2 Legge n. 604/1966.

[2] Art. 4 Cost.

[3] Art.2119 cod. civ.

[4] Art. 3 L. n. 604/1966.

[5] Art. 7 L. n. 604/1966.

[6] D. Lgs. n. 23/2015.


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