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Informativa privacy videosorveglianza

1 novembre 2018


Informativa privacy videosorveglianza

> Diritto e Fisco Pubblicato il 1 novembre 2018



Con l’entrata in vigore, a partire dallo scorso 25 maggio 2018, del GDPR, le aziende sono chiamate ad adeguarsi alle nuove regole relative al trattamento dei dati personali. Tra i vari obblighi, occorre informare i soggetti che possono essere ripresi dalle videocamere.

Come noto, lo scorso 25 maggio 2018 rappresenta una data spartiacque per la materia della privacy. A partire da questa data, infatti, ha acquisito piena efficacia il GDPR, vale a dire il nuovo Regolamento Europeo relativo al trattamento dei dati personali [1]. Il GDPR impone a tutti i soggetti che trattano dati personali un profondo ripensamento della gestione della privacy. Andrà completamente adeguata la documentazione che veniva fornita in base alle norme del vecchio Codice Privacy e andranno rispettati nuovi adempimenti. Le aziende che hanno installato dei circuiti di videosorveglianza dovranno redigere una apposita Informativa privacy videosorveglianza per informare coloro che potrebbero ricadere nel raggio visuale della videocamera. La propria immagine è, infatti, un dato personale e per essere trattato richiede la consegna dell’Informativa.

Chi deve adeguarsi al GDPR?

Il Codice Privacy [2] definiva le modalità da seguire per porre in essere un trattamento dei dati. La stessa cosa fa, oggi, il GDPR, in base al quale qualsiasi soggetto che ponga in essere un trattamento di dati personali deve rispettare le indicazioni ed i principi in materia di privacy previsti dal regolamento stesso.

Appare utile partire dalle definizioni del GDPR. Quando si parla di dato personale si fa riferimento a qualsiasi informazione che identifica o rende identificabile, direttamente o indirettamente, una persona. Costituisce, dunque, un dato personale, il nome, il cognome, la data di nascita, il codice fiscale, l’e-mail, etc.

Quando si parla di trattamento di dati personali si fa riferimento a qualsiasi attività attraverso la quale un soggetto tratta i dati di una persona fisica. Costituiscono trattamento di dati personali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati.

Il nuovo Regolamento Europeo pone a carico di chi tratta i dati personali una serie di obblighi da rispettare. Il principale e primario obbligo è quello di fornire all’interessato, vale a dire alla persona fisica alla quale il dato si riferisce, l’informativa privacy.

Cos’è l’informativa privacy?

Quando si parla di informativa privacy si fa riferimento ad un documento nel quale il soggetto che tratta i dati, definito dal GDPR titolare del trattamento, fornisce all’interessato tutta una serie di informazioni che gli consentano di capire in cosa consisterà il trattamento dei dati posto in essere dal titolare.

In particolare, le informazioni che devono essere inserite nell’informativa privacy consentono all’interessato di sapere chi è il soggetto che tratta i dati, con quali finalità i dati vengono trattati, quanto tempo dura il trattamento, attraverso quali modalità è realizzato il trattamento e quali sono i diritti che l’interessato può esercitare [3].

Il contenuto dell’informativa privacy

L’informativa privacy non deve essere compilata liberamente dal titolare del trattamento. E’ lo stesso regolamento, all’art. 13, a elencare i contenuti che l’informativa deve necessariamente contenere. In particolare, occorre inserire nel documento le seguenti informazioni:

  • l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;
  • i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati, ove applicabile. Il responsabile della protezione dei dati è una figura dal GDPR che la funzione di affiancare e supportare il titolare nella protezione dei dati personali;
  • le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento;
  • gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari a cui possono essere comunicati i dati personali;
  • l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire i dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale. In questo caso occorre distinguere: se il trasferimento avviene in un paese UE non vi sono problemi. Se, invece, i dati possono essere trasferiti in un Paese esterno all’Unione Europea il titolare del trattamento deve specificare se la Commissione Europea ha effettuato una valutazione sulle garanzie che questo Paese fornisce con riferimento alla protezione dei dati e quali misure di sicurezza vengono adottate;
  • il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  • il diritto dell’interessato a chiedere l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
  • il diritto dell’interessato di proporre reclamo al Garante privacy;
  • se il conferimento dei dati è obbligatorio o meno;
  • l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.

Cos’è l’informativa privacy videosorveglianza?

Molte aziende installano dei sistemi di videosorveglianza per tutelare il patrimonio aziendale ed evitare accessi indiscriminati da parte di persone non autorizzate. Le telecamere, tuttavia, pongono in essere un trattamento dei dati personali perché raccolgono l’immagine della persona ripresa e la propria immagine è, senza alcun dubbio, un dato personale.

Inoltre, spesso, tali videocamere potrebbero anche riprendere i dipendenti della società.

Quando c’è la possibilità che la telecamera riprenda i dipendenti, innanzitutto, l’installazione è subordinata ad una autorizzazione che deve essere disposta [4]:

  • da un accordo sindacale con le rappresentanze sindacali aziendali o, se assenti, con le organizzazioni sindacali provinciali di settore; oppure in mancanza di accordo
  • dalla sede locale dell’Ispettorato Nazionale del lavoro.

Fatta questa doverosa premessa, essendo la ripresa tramite videosorveglianza un trattamento di dati a tutti gli effetti, come abbiamo detto, gli interessati, vale a dire gli individui che possono essere ripresi, devono poter consultare l’informativa privacy videosorveglianza (di cui proponiamo in fondo all’articolo un modello).

L’informativa privacy videosorveglianza dovrà chiarire quali sono le finalità del trattamento, ossia la tutela del patrimonio aziendale, la sicurezza dei dipendenti, etc. La base giuridica è necessariamente il legittimo interesse del titolare del trattamento.

Occorre sottolineare che nelle aree soggette a videosorveglianza andrà installato un cartello, una vignetta che indica che l’area è videosorvegliata. L’Informativa viene di solito affissa in portineria così da renderla consultabile agli interessati che ne facciano richiesta.

INFORMATIVA PRIVACY IN MATERIA DI VIDEOSORVEGLIANZA

Informativa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo in materia di protezione dei dati personali 2016/679 (di seguito il “GDPR”)

Con la presente informativa, ai sensi di quanto previsto dall’art. 13 del GDPR, desideriamo informarLa in ordine al trattamento dei Suoi dati personali acquisiti e trattati tramite l’impianto di videosorveglianza operativo presso la sede di ………., via ………. n. .., nel rispetto della normativa applicabile in materia di protezione dei dati personali.

Titolare e DPO

Il “titolare del trattamento”, ai sensi dell’Art. 4, comma 1, n. 7 del GDPR, è …… (di seguito, anche, il “Titolare” o “Ente”), P.I. e cod. fiscale …….. con sede in ……, via …. n…

Il “responsabile della protezione dei dati” (di seguito il “DPO”), ai sensi del Capo IV, Sezione 4, del GDPR, è raggiungibile alla casella di posta elettronica………

Categorie di dati trattati

Per le finalità descritte al successivo paragrafo 3, il Titolare del trattamento ha installato un impianto di videosorveglianza presso la sede di …… Tramite l’impianto di videosorveglianza, il Titolare tratta i Suoi dati personali, costituiti dalle immagini provenienti dal sistema di videosorveglianza.

Finalità del trattamento e basi giuridiche

I dati personali saranno oggetto di trattamento per le seguenti finalità: tutela del patrimonio aziendale; sicurezza nei luoghi di lavoro.

Il trattamento dei dati, in conformità a quanto previsto dallo Statuto dei Lavoratori (art. 4, legge n. 300/1970) è stato autorizzato previo Accordo Sindacale con le Organizzazioni Sindacali in data …. [oppure] dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro di … con provvedimento n…. del ……

La base giuridica del trattamento è il legittimo interesse del titolare.

Tipologie di dati oggetto di trattamento

In relazione alle finalità del trattamento dei dati di cui al paragrafo 3, saranno trattati esclusivamente i Dati personali provenienti dal sistema di videosorveglianza, ossia le immagini provenienti dal predetto circuito.

Si precisa che il conferimento dei dati è necessario in quanto strettamente strumentale all’accesso ai locali aziendali. In mancanza, il Titolare si troverà nell’impossibilità di farLa accedere ai locali stessi.  In relazione a quanto previsto dal Provvedimento dell’Autorità Garante in tema di videosorveglianza dell’8 aprile 2010 per il perseguimento delle finalità di tutela del patrimonio aziendale e di tutela e sicurezza delle persone non è necessario il consenso dei soggetti interessati.

Modalità del trattamento e conservazione dei dati

L’impianto di videosorveglianza sito nella sede ….. è dotato di [inserire specifiche tecniche e descrizione dell’impianto]:

a) n. … telecamere ad orientamento fisso;

b) n. … monitor per la visualizzazione in tempo reale delle immagini;

c) n. … apparecchiatura di registrazione protetta da password.

Il monitor ed il videoregistratore sono situati presso ……. L’impianto di videosorveglianza permette la semplice visione delle immagini in tempo reale e la registrazione delle stesse.

La visualizzazione delle immagini riprese attraverso l’impianto di videosorveglianza avviene solo ad opera del titolare o di persone da questi appositamente incaricate per iscritto.

In particolare, la visualizzazione delle immagini in diretta è consentita solo a……….

Le aree videosorvegliate sono segnalate con apposito cartello.

Per quanto concerne i tempi di conservazione, i dati sono conservati per la durata massima di 72 ore salvo il caso di speciali esigenze di ulteriore conservazione in relazione a festività o chiusura di uffici e servizi, nonché nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’Autorità Giudiziaria o della Polizia Giudiziaria. Al termine del periodo di conservazione le immagini vengono automaticamente cancellate tramite sovrascrittura.

Si garantisce inoltre l’applicazione delle misure di sicurezza e del Provvedimento dell’Autorità Garante per la Protezione dei Dati Personali in tema di videosorveglianza del 9 aprile 2010.

Diffusione e categorie di destinatari dei dati

I dati raccolti per il tramite del sistema di videosorveglianza non saranno diffusi.

I dati potranno essere comunicati a terzi, contrattualmente legati al titolare ed esclusivamente per il raggiungimento delle finalità espresse o al fine di ottemperare ad obblighi contrattuali o di legge, appartenenti alle seguenti categorie: soggetti esterni incaricati alla gestione/ manutenzione/ amministrazione dell’impianto di videosorveglianza, soggetti affidatari del servizio di portineria e di sorveglianza, soggetti affidatari del servizio di vigilanza, eventuali professionisti che supportano l’azienda con attività consulenziale o legale.

Inoltre le immagini possono essere fornite a forze di Polizia e/o Autorità giudiziaria, in caso di richiesta.

I dati saranno conservati in Italia.

L’elenco di eventuali responsabili è costantemente aggiornato e disponibile presso la sede del titolare.

Diritti dell’interessato Capo III del GDPR

In presenza delle condizioni previste dal GDPR, Lei può esercitare nei confronti del Titolare del trattamento i diritti previsti dagli artt. 15 e seguenti del GDPR e, con precisione, il diritto di accesso ai dati personali, di rettifica, di cancellazione (“diritto all’oblio”), di limitazione del trattamento, di portabilità dei dati e di opposizione in qualsiasi momento al trattamento dei dati personali che La riguardano.

Per l’esercizio dei suddetti diritti, potrà inviare apposita richiesta all’indirizzo email ….

Inoltre, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, qualora ritenga che il trattamento dei dati personali che La riguarda non sia conforme al Reg. UE 2016/679, Le è riconosciuto il diritto di proporre reclamo ad al Garante per la Protezione dei Dati Personali quale autorità di controllo, con sede in Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma, seguendo le procedure e le indicazioni disponibili nel sito web www.garanteprivacy.it.

note

[1] Regolamento (UE) n. 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27.04.2016.

[2] D. Lgs. n. 196/2003.

[3] Artt 13 e 14, Regolamento (UE) n. 2016/679.

[4] Art. 4 L. n. 300/1970.


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