Informativa privacy videosorveglianza

Con l’entrata in vigore, a partire dallo scorso 25 maggio 2018, del GDPR, le aziende sono chiamate ad adeguarsi alle nuove regole relative al trattamento dei dati personali. Tra i vari obblighi, occorre informare i soggetti che possono essere ripresi dalle videocamere.

Come noto, lo scorso 25 maggio 2018 rappresenta una data spartiacque per la materia della privacy. A partire da questa data, infatti, ha acquisito piena efficacia il GDPR, vale a dire il nuovo Regolamento Europeo relativo al trattamento dei dati personali [1]. Il GDPR impone a tutti i soggetti che trattano dati personali un profondo ripensamento della gestione della privacy. Andrà completamente adeguata la documentazione che veniva fornita in base alle norme del vecchio Codice Privacy e andranno rispettati nuovi adempimenti. Le aziende che hanno installato dei circuiti di videosorveglianza dovranno redigere una apposita Informativa privacy videosorveglianza per informare coloro che potrebbero ricadere nel raggio visuale della videocamera. La propria immagine è, infatti, un dato personale e per essere trattato richiede la consegna dell’Informativa.

Chi deve adeguarsi al GDPR?

Il Codice Privacy [2] definiva le modalità da seguire per porre in essere un trattamento dei dati. La stessa cosa fa, oggi, il GDPR, in base al quale qualsiasi soggetto che ponga in essere un trattamento di dati personali deve rispettare le indicazioni ed i principi in materia di privacy previsti dal regolamento stesso.

Appare utile partire dalle definizioni del GDPR. Quando si parla di dato personale si fa riferimento a qualsiasi informazione che identifica o rende identificabile, direttamente o indirettamente, una persona. Costituisce, dunque, un dato personale, il nome, il cognome, la data di nascita, il codice fiscale, l’e-mail, etc.

Quando si parla di trattamento di dati personali si fa riferimento a qualsiasi attività attraverso la quale un soggetto tratta i dati di una persona fisica. Costituiscono trattamento di dati personali la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati.

Il nuovo Regolamento Europeo pone a carico di chi tratta i dati personali una serie di obblighi da rispettare. Il principale e primario obbligo è quello di fornire all’interessato, vale a dire alla persona fisica alla quale il dato si riferisce, l’informativa privacy.

Cos’è l’informativa privacy?

Quando si parla di informativa privacy si fa riferimento ad un documento nel quale il soggetto che tratta i dati, definito dal GDPR titolare del trattamento, fornisce all’interessato tutta una serie di informazioni che gli consentano di capire in cosa consisterà il trattamento dei dati posto in essere dal titolare.

In particolare, le informazioni che devono essere inserite nell’informativa privacy consentono all’interessato di sapere chi è il soggetto che tratta i dati, con quali finalità i dati vengono trattati, quanto tempo dura il trattamento, attraverso quali modalità è realizzato il trattamento e quali sono i diritti che l’interessato può esercitare [3].

Il contenuto dell’informativa privacy

L’informativa privacy non deve essere compilata liberamente dal titolare del trattamento. E’ lo stesso regolamento, all’art. 13, a elencare i contenuti che l’informativa deve necessariamente contenere. In particolare, occorre inserire nel documento le seguenti informazioni:

• l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento;
• i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati, ove applicabile. Il responsabile della protezione dei dati è una figura dal GDPR che la funzione di affiancare e supportare il titolare nella protezione dei dati personali;
• le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento;
• gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari a cui possono essere comunicati i dati personali;
• l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire i dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale. In questo caso occorre distinguere: se il trasferimento avviene in un paese UE non vi sono problemi. Se, invece, i dati possono essere trasferiti in un Paese esterno all’Unione Europea il titolare del trattamento deve specificare se la Commissione Europea ha effettuato una valutazione sulle garanzie che questo Paese fornisce con riferimento alla protezione dei dati e quali misure di sicurezza vengono adottate;
• il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
• il diritto dell’interessato a chiedere l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
• il diritto dell’interessato di proporre reclamo al Garante privacy;
• se il conferimento dei dati è obbligatorio o meno;
• l’esistenza di un processo decisionale automatizzato.

Cos’è l’informativa privacy videosorveglianza?

Molte aziende installano dei sistemi di videosorveglianza per tutelare il patrimonio aziendale ed evitare accessi indiscriminati da parte di persone non autorizzate. Le telecamere, tuttavia, pongono in essere un trattamento dei dati personali perché raccolgono l’immagine della persona ripresa e la propria immagine è, senza alcun dubbio, un dato personale.

Inoltre, spesso, tali videocamere potrebbero anche riprendere i dipendenti della società.

Quando c’è la possibilità che la telecamera riprenda i dipendenti, innanzitutto, l’installazione è subordinata ad una autorizzazione che deve essere disposta [4]:

• da un accordo sindacale con le rappresentanze sindacali aziendali o, se assenti, con le organizzazioni sindacali provinciali di settore; oppure in mancanza di accordo
• dalla sede locale dell’Ispettorato Nazionale del lavoro.

Fatta questa doverosa premessa, essendo la ripresa tramite videosorveglianza un trattamento di dati a tutti gli effetti, come abbiamo detto, gli interessati, vale a dire gli individui che possono essere ripresi, devono poter consultare l’informativa privacy videosorveglianza (di cui proponiamo in fondo all’articolo un modello).

L’informativa privacy videosorveglianza dovrà chiarire quali sono le finalità del trattamento, ossia la tutela del patrimonio aziendale, la sicurezza dei dipendenti, etc. La base giuridica è necessariamente il legittimo interesse del titolare del trattamento.

Occorre sottolineare che nelle aree soggette a videosorveglianza andrà installato un cartello, una vignetta che indica che l’area è videosorvegliata. L’Informativa viene di solito affissa in portineria così da renderla consultabile agli interessati che ne facciano richiesta.