Tech | Articoli

Inviare cartella come allegato si può?

24 Dicembre 2018 | Autore: Virginia Remer


Inviare cartella come allegato si può?

> Tech Pubblicato il 24 Dicembre 2018



Suggerimenti e novità per gli allegati di posta elettronica: modalità di invio dei dati, tipi e dimensioni accettate.

Ti sarà capitato spesso di aver avuto la necessità di condividere più file con qualcuno usando la posta elettronica. Se però questi file sono molti può essere snervante doverli allegare uno per uno alla mail che vorresti inviare. La cosa più ovvia da fare allora sarebbe trovare un modo per inviare come allegato della email un’intera cartella contente tutti i file che ci interessano. Se hai provato a selezionare una cartella per aggiungerla come allegato avrai sicuramente notato che sfortunatamente non riesci a ottenere il risultato sperato. Infatti ti è possibile selezionare i file presenti nella cartella uno per uno in maniera separata. Questo potrebbe causare l’invio di una mail disordinata, con il rischio che il destinatario per distrazione non si accorga della presenza di qualche allegato che gli hai inviato. Ma allora ti starai chiedendo, inviare cartella come allegato si può? La risposta è sì, ma a patto di seguire qualche semplice passaggio che adesso ti mostrerò. In questo articolo vedremo come preparare una cartella contente i file che vuoi inviare e come far sì che questa cartella possa essere usata come allegato nelle email. Con pochi e veloci click sarai in grado di inviare per posta quello che più ti piace.

Come creare una cartella

Una cartella, chiamata anche directory, è un “contenitore” di dati di diversi tipi, formati e dimensione. Ogni cartella è identificata da un nome e al suo interno è possibile inserire qualsiasi tipo di oggetto: programmi, documenti, canzoni, video, immagini, ecc.

Le cartelle possiedono un “percorso” che va a identificare la loro posizione all’interno del computer. Questo percorso è rappresentato dall’elenco completo di tutte le cartelle in cui è presente la nostra interessata, separate dal carattere backslash “\”. Ad esempio, se la cartella1 è inserita all’interno della cartella2 che a sua volta si trova dentro la cartella3, il percorso della cartella1 sarà \cartella3\cartella2\cartella1

Se hai un computer Windows per creare una cartella ti basterà fermati in un punto vuoto del desktop oppure di un’altra cartella a tua scelta, cliccare con il tasto destro del mouse e cliccare su nuovo -> cartella. Se invece possiedi un Mac vai sulla Scrivania o in un’altra cartella a tua scelta e seleziona dal menu che si aprirà premendo il tasto destro del mouse la dicitura Nuova cartella. In alternativa vai sulla voce File, nella barra dei menu in alto e seleziona la voce Nuova cartella dal menu contestuale. Oppure puoi premere la combinazione di tasti shift+cmd+n sulla tastiera del Mac.

Adesso puoi dare un nome alla tua cartella rinominandola sempre tramite il menu che puoi aprire facendo click sulla cartella stessa con il tasto destro. A questo punto puoi trascinare o copiare all’interno della tua cartella tutti i file a te necessari.

Dimensione degli allegati delle email

La dimensione massima di un messaggio di posta elettronica in uscita è di 25 megabyte per tutti i servizi di posta elettronica.

Preparazione della cartella per l’invio via email

Per inviare una cartella come allegato di posta la prima cosa da fare è creare una cartella compressa. Questa non è altro che un “archivio” contenente gli stessi file presenti nella cartella originale. La cartella compressa avrà un’estensione, come .zip e .rar che sono le più famose. Per esempio il nome di una cartella compressa potrebbe essere “archivio.zip” oppure “archivio.rar”. Questa trasformazione permetterà alla cartella compressa in questione di essere trattata come un unico file e quindi di poter essere facilmente inviata come allegato di un messaggio di posta elettronica.

L’archivio creato avrà delle dimensioni più ridotte della cartella originale, in base al grado di compressione selezionato al momento della creazione.

Come creare una cartella compressa

Sia sui pc Windows che sui Mac sono già presenti degli strumenti che danno la possibilità di creare cartelle compresse ma è comunque possibile scaricare dei programmi appositi. L’utilizzo di questi programmi rende il procedimento di creazione di archivi molto più semplice e veloce.

Inoltre anche la visualizzazione degli elementi presenti nelle cartelle compresse risulta essere più immediata, in quanto gli archivi possono essere aperti e può essere consultato il contenuto senza dover prima decomprimerli.

Esistono in rete molti programmi gratuiti grazie ai quali è possibile creare e visualizzare archivi. Alcuni di questi programmi consentono anche di poter frazionare la cartella originale in più archivi diversi, di cui è possibile scegliere la dimensione. Questi software sono facilmente reperibili e hanno delle dimensioni contenute che non andranno ad occupare memoria sul tuo pc.

Cartelle compresse con Windows

Genera l’archivio con lo strumento di Windows: clicca con il tasto destro sulla cartella che vuoi comprimere e successivamente su “Invia a” -> “Cartella Compressa”. Si creerà un file ZIP nella stessa posizione della cartella originale e avrà lo stesso nome.

Il più famoso programma per Windows è WinRar, che è presente in italiano sia in versione gratis che a pagamento. La versione free è comunque più che sufficiente per creare e aprire le cartelle compresse, sia in formato .zip che .rar. Volendo si può anche scegliere di proteggere l’archivio con una password. C’è anche la possibilità di suddividere lo stesso file o cartella in più archivi separati di dimensioni minori e di scegliere il grado di compressione in modo che il file finale sia più o meno grande.

Un altro programma gratuito per creare e aprire file compressi Zip che voglio suggerirti è Hamster Free Zip Archiver. Questo software è in italiano ed è molto semplice da usare. Ha una grafica intuitiva ma possiede anche i consueti comandi integrati nel menu contestuale che si apre cliccando con il tasto destro del mouse sulla cartella che vogliamo comprimere. Anche lui permette la creazione di archivi protetti da password.

Cartelle compresse con Mac

Usa Utility Compressione presente sul pc: seleziona la cartella su cui vuoi agire, clicca su di essa con il tasto destro del mouse e seleziona la voce “Comprimi nome cartella”Si creerà un file ZIP nella stessa posizione della cartella originale con lo stesso nome.

Usa il programma iZip Archiver scaricabile gratuitamente dall’AppStore. Dopo l’installazione fai click sull’icona presente nel Launchpad e cliccando su “Create Archive” si avvierà la creazione di una cartella compressa. Specifica il nome dell’archivio con il pulsante “Specify Name”.

Sia per gli utenti Windows che Mac esiste il programma 7-zip, anch’esso gratuito. Seleziona con il pulsante destro del mouse l’elemento che vuoi comprimere, clicca sulla voce 7-zip nel menu che si aprirà e poi su “Aggiungi all’archivio”. Potrai scegliere il nome dell’archivio, il formato di compressione che preferisci e il livello di compressione. Potrai anche suddividere il file in più archivi di dimensioni minori.

Come inviare una cartella compressa come allegato

Quando avrai creato correttamente la tua cartella compressa individua il suo percorso (la sua posizione) sul computer e tienilo a mente. Entra nel tuo account di posta elettronica e dopo esserti recato nella schermata per la scrittura di un nuovo messaggio clicca sull’icona della graffetta che ti permetterà di aggiungere gli allegati. Si aprirà a questo punto una finestra più piccola che ti consentirà di navigare all’interno delle cartelle presenti sul tuo computer.

Vai nel percorso in cui hai posizionato la tua cartella complessa aiutandoti con la barra a sinistra della finestra in cui sono presenti le cartelle del tuo pc. Seleziona l’archivio e fai click su “Apri” oppure fai un doppio click su di esso. Se la cartella compressa non supera le dimensioni massime verrà caricata correttamente come allegato e potrai inviare tranquillamente il tuo messaggio di posta. Il destinatario non dovrà fare altro che scaricare la cartella ricevuta come allegato e decomprimerla o aprirla utilizzando uno dei programmi che ti ho mostrato poco fa.

Come inviare cartelle di grandi dimensioni come allegato

Cosa fare se le dimensioni della cartella che vogliamo inviare sono superiori alle dimensioni massime consentite? Il primo suggerimento è quello di dividere i file che vogliamo inviare in più cartelle compresse. Questo può essere fatto creando più archivi manualmente oppure in maniera automatica tramite i programmi di compressione.

Quando si effettua l’operazione di creazione di un archivio infatti è possibile decidere la dimensione massima che l’archivio creato dovrà avere. Se questa dimensione supera il contenuto della cartella originale questa verrà suddivisa nel numero di archivi necessari, che avranno la dimensione scelta in precedenza. A questo punto sarà sufficiente inviare più messaggi di posta elettronica allegando uno alla volta gli archivi appena creati.

Se questo ti sembra un procedimento troppo macchinoso puoi inviare i tuoi file utilizzando i servizi Cloud. Grazie a questi servizi i file che vuoi inviare tramite email vengono caricati sulla rete internet con dei servizi appositi. Dopo che avrai caricato il tuo file riceverai un indirizzo (link) che se viene cliccato sia da te sia da qualcun altro da un altro dispositivo, permetterà di scaricare il file collegato. Quindi il destinatario del messaggio potrà scaricare il file sul suo dispositivo tramite il link di collegamento che riceverà insieme al messaggio di posta elettronica.

La dimensione massima dei file che si possono caricare varia in base al servizio scelto e in base all’utilizzo nella loro versione gratuita o versione a pagamento. Inoltre i file caricati saranno scaricabili dal link ricevuto per un numero di giorni limitato. Trascorso questo tempo il link sarà definito scaduto e per poter scaricare nuovamente lo stesso file sarà necessario un nuovo caricamento sul servizio cloud.

Come inviare allegati con OneDrive

Se utilizzi Outlook il servizio che avrai a disposizione nella tua casella di posta è OneDrive. Il file che vuoi inviare dal tuo computer verrà caricato su One Drive e il link per la visualizzazione verrà incorporato nel messaggio che stai componendo. Avrai a disposizione 5Gb di spazio per conservare i tuoi file.

Direttamente da Outlook clicca su “Nuovo Messaggio” e successivamente su “Allega”. Adesso esegui in ordine questi passaggi cliccando su: “Cerca nei percorsi sul cloud” -> “Computer” (in alto a sinistra) -> “Carica e condividi come collegamento a One Drive”. In questo modo il tuo file verrà prima caricato su One Drive e poi inviato ai tuoi destinatari.

Puoi anche scegliere di caricare prima il tuo file su One Drive e successivamente allegarlo alla mail. Per farlo accedi al sito www.onedrive.live.com con il tuo account Microsoft. Adesso quello che devi fare è cliccare sul menu intitolato “Carica” e poi su “File”. Naviga tra le cartelle del tuo computer e carica tutti i file che vuoi conservare sul cloud. Ora torna sulla posta elettronica e clicca su nuovo messaggio. Premi su “Allega” e su “Cerca nei percorsi sul cloud”. Avrai ora a disposizione tutti i file precedentemente caricati e potrai scegliere quello a te necessario.

Come inviare allegati con Google Drive

Se utilizzi Gmail potrai utilizzare Google Drive dal tuo account. Da Gmail fai click su “Scrivi” per scrivere una nuova mail e su “Inserisci file utilizzando Drive”. Adesso scegli “Carica” e trascina il file che vuoi caricare oppure selezionalo dalle cartelle del tuo pc e scegli se allegarlo come link di Google Drive o come allegato classico cliccando sul bottone in basso a destra. Infine fai click su “Carica” in basso a sinistra.

Se vuoi prima caricare il file su Google Drive vai al sito. Adesso clicca su “New” -> “File Upload” e scegli l’elemento che vuoi caricare. Ora puoi tornare su Gmail e cliccando su “Inserisci file utilizzando Drive” vai alla schermata “I tuoi file” dove saranno mostrati i file presenti su Google Drive. Clicca sul file che vuoi inviare, scegli se inviarlo come link o come allegato con i bottoni in basso a sinistra e poi premi “Inserisci” in basso a sinistra. Il tuo allegato sarà pronto.

In ogni caso a prescindere dal servizio che userai per inviare il tuo allegato il destinatario potrà scaricarlo sul suo computer, in quanto riceverà un link da cui poter effettuare il download. Quindi non è necessario che il destinatario sia iscritto allo stesso servizio che hai usato per inviare il messaggio.

Puoi scegliere anche altri servizi presenti sul web indipendenti dall’account email che utilizzi. Anche questi permettono il caricamento di dati rilasciando successivamente dei link per il download e utilizzano la modalità cloud. Un comodo servizio per trasferire file via mail è sicuramente We Transfer.

Come usare We Transfer per inviare allegati

Nella versione gratis di questo servizio puoi trasferire file di dimensioni fino a 2GB che verranno eliminati dopo 7 giorni. Mentre nella sua versione a pagamento (abbonamento mensile o annuale) permette di trasferire fino a 20Gb di file e si potranno conservare 100Gb di file.

Recandoti sul sito avrai subito a disposizione una schermata in cui potrai inserire gli indirizzi mail dei destinatari dei messaggi, il tuo indirizzo email, un messaggio testuale opzionale, e un tasto con su scritto “Aggiungi File” tramite il quale potrai scegliere il file o i file da includere nella tua email navigando tra le cartelle del tuo computer. Dopo aver cliccato su “Trasferisci” verrà inviato il messaggio ai destinatari con l’allegato e un messaggio al tuo indirizzo per conferma.


Di Virginia Remer


Per avere il pdf inserisci qui la tua email. Se non sei già iscritto, riceverai la nostra newsletter:

Informativa sulla privacy
DOWNLOAD

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema. Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 



NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI

CERCA SENTENZA