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Il dipendente pubblico e la trasferta

4 Gennaio 2019 | Autore:


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Non solo ferie e trasferimento per il dipendente pubblico, ma c’è anche la trasferta. Che cos’è la trasferta? Come e quando richiederla? In che modo il dipendente pubblico può usufruirne?

Innanzitutto, quando si parla di trasferta, bisogna capire cosa si intende con questo termine e dare una definizione il più precisa possibile di tale vocabolo. Per trasferta ci si riferisce a un provvisorio cambiamento temporaneo di sede di lavoro per ragioni di servizio. Ma quale è il rapporto che lega il dipendente pubblico e la trasferta? Bisogna subito puntualizzare che la trasferta è disposta dal datore di lavoro, proprio in quanto avviene per ragioni di lavoro o servizio; ma proprio poiché è spesso (ma non sempre, non è detto che non possa essere ‘perenne’ nel senso di permanente e definitiva) temporanea e non permanente, ovvero momentanea, trascorso il periodo debito concordato necessario, il dipendente pubblico ritornerà nella sede di provenienza e di appartenenza in cui era solito svolgere le sue mansioni. Ma allora, ci si potrebbe chiedere: che differenza c’è rispetto al trasferimento? Perché, ovviamente, le due misure che un’amministrazione può prendere non vanno confuse. Naturalmente sono similari: infatti, se si dice che un dipendente può essere posto in posizione di comando durante il trasferimento, dall’altro lato in termini tecnici è corretto parlare di un dipendente ‘comandato’ in trasferta.

Trasferta, indennità di trasferta e normativa

E, soprattutto, che costi ha per il datore di lavoro e che tipo di ‘guadagni’ e remunerazione spetta al lavoratore per la trasferta? Per quanto riguarda quest’ultimo aspetto, la normativa è cambiata. Infatti la legge in vigore fino al 2005 prevedeva che ad ogni dipendente dovesse essere corrisposta un’indennità congrua corrispettiva (proporzionata e ad hoc) per ogni 24 ore trascorse in trasferta per l’appunto, arco di tempo che includeva persino le ore di viaggio. Viceversa, se la trasferta durava meno di 24 ore, c’era solo un aumento sullo stipendio da calcolare, aggiuntivo rispetto alla retribuzione oraria standard.

Nel 2006, la legge [1] è cambiata ulteriormente, tanto da abrogare l’indennità di trasferta. Successivamente ancora, ci sono state altre modifiche in merito, che hanno portato a reintrodurre tale indennità di trasferta, ma solo per determinate categorie di dipendenti pubblici. Tra questi ultimi si possono annoverare: le forze armate della Polizia di Stato, il corpo nazionale dei vigili del fuoco o dell’aviazione, dipendenti del ministero del Lavoro e della previdenza sociale come l’Inps.

La durata della trasferta

Ovviamente, come è noto, la trasferta richiede uno spostamento di luogo, per ragioni di servizio, anche più volte in un mese o in anno. Il dipendente può doversi recare in un posto per lavoro in diverse occasioni, ma la particolarità della trasferta è di tendere ad essere considerata comunque come unica e continuativa. In termini tecnici può persino essere definita una missione, ma vediamo come provare a distinguere tra i vari tipi di trasferta possibili esistenti.

In genere è continuativa e unica se non si superano i 60 giorni, cioè i due mesi, tra una ‘prima’ trasferta e una seconda, ovvero quella successiva; quasi che il periodo di tempo e l’arco temporale fossero considerati come un unico blocco. Per quanto riguarda il posto, generalmente, se le trasferte avvengono sempre nello stesso luogo quale meta di destinazione, sono valutate come ‘missione unica e continuativa’ anche se si eccedono le 240 ore in 30 giorni continuati. Se si superano i 15 spostamenti o missioni in un mese, l’indennità di trasferta di cui abbiamo appena detto diminuirà del 30% dopo l’ultima delle 15 appunto.

Infine una precisazione sulla durata della trasferta. Se il dipendente pubblico viene mandato in trasferta a lungo e in un luogo lontano e distante, è sempre obbligato a tornare alla sua sede di lavoro di provenienza, almeno se quel posto è a circa 90 minuti di viaggio dalla sua sede di servizio.

Le indennità, le maggiorazioni e i rimborsi della trasferta

Dell’indennità di trasferta abbiamo già detto, ma non è l’unico modo di rimborso o pagamento della trasferta stessa. Vediamo degli altri quali sono.

Tra le altre modalità possiamo citare:

  • un’indennità di circa 20,658 euro per ogni giorno (ovvero 24 ore) di trasferta;
  • un rimborso a ore sempre, in proporzione ad ogni ora di trasferta per l’appunto per trasferte di meno di un giorno (alias 24 ore) o per quelle che prevedono una durata più lunga, maggiore delle sole 24 ore;
  • un rimborso delle spese effettive: quali quello del costo del biglietto per treno, aereo, nave o altri mezzi di trasporto extra-urbano, purché copra solamente la cifra dello stesso e non superi il prezzo del ticket di cui si è usufruito; tanto che, se si è preso l’aereo, la classe del biglietto del viaggio viene scelta e decisa in base alla durata del tragitto stesso.  Tra parentesi, per quanto riguarda il calcolo della distanza del viaggio, nel caso del treno essa viene conteggiata con il risultato chilometrico che passa dalla stazione di partenza al luogo della ‘missione’ o trasferta;
  • per i mezzi urbani (quali i taxi anche ad esempio), invece, c’è un rimborso delle spese sostenute, ma solamente di quelle concordate con l’amministrazione di provenienza e di appartenenza per l’appunto;
  • un supplemento, un aumento o una maggiore sotto forma di indennità sempre, equivalente al 5% del costo del biglietto aereo o al 10% di quello di nave o treno;

Tuttavia può scattare anche un ultimo ed ulteriore caso, ovvero quello dello straordinario, qualora la trasferta richiedesse più tempo del previsto per il completamento dello svolgimento dell’attività di servizio per cui vi si era recati; e dunque se il lavoratore sia costretto a trattenersi oltre il consueto orario di lavoro, ma lo straordinario verrà pagato solo per il tempo in più effettivamente lavorato.

Altri tipi di indennità e rimborsi

Ad ogni modo restano pur vere due verità. Innanzitutto che, ovviamente, non tutte le trasferte sono uguali: vi sono quelle più lunghe e quelle più corte (come durata) e quelle più vicine e quelle più lontane (come distanza). E ciò incide, di conseguenza – inevitabilmente – anche sui tipi di eventuali indennità o rimborsi percepibili relativi. Ed è proprio partendo da questo secondo dato di fatto, ovvio ma fondamentale, che andiamo a vedere come variano le ‘ricompense’ a seconda della diversa tipologia di trasferta che un dipendente pubblico può andare a compiere.

Prima di procedere, altre due precisazioni: quando la trasferta è inferiore alle quattro ore di durata, per il lavoratore non è previsto alcun genere di rimborso.

Poi che, in caso la ricompensa per la missione effettuata non possa essere offerta in ‘beni materiali’ per così dire, verrà elargita con una cifra economica in denaro forfettaria, più o meno equivalente a quello che il dipendente avrebbe speso in concreto per quelli che abbiamo qualificato come ‘beni materiali’: ovvero i cosiddetti ‘vitto e alloggio’. Infatti la prima considerazione da fare è che una trasferta comporta, spesso, la necessità di trovare un alloggio, un posto dove dormire e, soprattutto, dove mangiare, quindi spese per mangiare. E sono proprio tali costi, che devono essere affrontati dal lavoratore in missione, a incidere sulla diversa indennità che riceverà e che faranno oscillare il rimborso a rialzo o ribasso, a seconda proprio del ‘prezzo’ pagato per ‘vitto e alloggio’.

Ovviamente resta inteso che, per poter agevolarsi del rimborso di spese di ‘vitto e alloggio’, il lavoratore dovrà attestare e documentare le eventuali spese accessorie sostenute tramite ricevute, fatture, scontrini, e quant’altro avrà a sua disposizione che dimostri i costi che ha avuto.

In breve, possiamo sintetizzare dicendo che le spese vitto e alloggio giornaliero non possono superare i 180,75 euro in Italia ed i 258,2 euro all’estero. Per ciò che riguarda le spese extra, ossia diverse da quelle per il vitto e l’alloggio (pensiamo ad esempio, per citare dei casi tipo, alle spese per schede telefoniche o per le telefonate dall’albergo, per le mance lasciate al cameriere del ristorante o per un servizio di lavanderia, anch’esse attestate da fatture o altro) non si possono eccedere i 15,49 euro nel nostro Paese od i 25,82 euro fuori del territorio e del confine nazionale.

Esistono poi, una forma di rimborso misto e un’altra di rimborso forfettario. Quest’ultimo è pari a 46,48 euro al giorno per le missioni in Italia o di 77,47 euro se le trasferte sono all’estero. Entrambe le cifre vengono direttamente versate sulla busta paga del dipendente e lì conteggiate. Inoltre, se si rispetteranno tali limiti, queste indennità non saranno soggette a tassazione Irpef.

Il rimborso misto, invece, è la detrazione di un terzo delle spese massime non imponibili (o deducibili) e della conseguente entità di costi invece soggetti a tassazione; oppure di due terzi, a seconda che si considerino i rimborsi e le indennità (da parte dell’impresa o dell’amministrazione, del datore di lavoro comunque più in generale potremmo dire) per le spese sia di vitto che di alloggio o di solo una delle due voci.

Vediamo allora tutte le tipologie di ricompensa che un dipendente può ottenere a seconda del tipo di trasferta compiuta:

  • se la trasferta dura meno di otto ore e se il lavoratore svolge più di sei ore di attività, ha diritto alla retribuzione oraria del tempo in cui ha lavorato e a un buono pasto;
  • se la trasferta dura tra le otto e le dodici ore e se il dipendente lavora per più di sei ore, oltre alla retribuzione relativa delle ore di lavoro svolto, a lui spetta anche il rimborso del pasto, purché il suo costo non ecceda i 22,20 euro;
  • se la trasferta dura tra le dodici e le ventiquattro ore, il datore di lavoro deve riconoscere al dipendente la retribuzione delle ore di lavoro svolte, il rimborso per il pernottamento in un albergo (purché l’hotel sia fino a quattro stelle) e di due pasti giornalieri, purché il loro conto non superi al massimo i 44, 26 euro;
  • infine è prevista anche la possibilità del rimborso tramite un’indennità di trasferta chilometrica qualora il dipendente si rechi in missione con mezzi propri e quindi decida di prendere la macchina. Tale opzione dell’uso dell’auto personale da parte del lavoratore, però, ha due condizioni: la prima è che sia una soluzione più conveniente in termini pratici, sia per la distanza dal luogo di trasferta che per il suo percorso per raggiungere tale meta; sia perché risulta più agevole in quanto, ad esempio, l’orario di missione non sono compatibili con quelli dei mezzi di trasporto pubblici, che renderebbero impossibile per il dipendente raggiungere o tornare dalla missione per tempo e nei tempi dell’orario di lavoro concordati. La seconda condizione principale e imprescindibile è che tale scelta deve essere concordata preventivamente con l’amministrazione di provenienza, che la deve approvare formalmente, così da esonerarsi da qualsiasi responsabilità circa anche il rischio auto (di incidente o eventuali altre problematiche, legate ad esempio al traffico o alle difficoltà di parcheggio). All’autorizzazione dell’amministrazione corrisponde, dall’altro lato, la precedente richiesta scritta da parte del lavoratore, con la quale appunto egli esonera da ogni responsabilità l’amministrazione, prendendosi lui tutta la responsabilità in prima persona. E in tale ambito si inserisce la stipula, da parte dell’amministrazione, di una copertura assicurativa, che nello specifico si tratta di una vera e propria polizza assicurativa nei confronti del lavoratore che usufruisce della sua auto durante la trasferta.

Indennità di trasferimento

Avevamo precisato sin dall’inizio che è facile confondere la trasferta con il trasferimento, per quanto siano due cose diverse, ben distinte e separate. Allora è altrettanto logico e facilmente comprensibile intuire che, come esistono delle indennità e dei rimborsi dati al dipendente pubblico per la trasferta, così – allo stesso modo – il lavoratore percepirà uguali indennità di trasferimento.

Come noto il trasferimento può avvenire ed essere richiesto da un’amministrazione al suo personale per motivi di servizio; ma ciò può portare, per il singolo dipendente, appunto alla necessità di dover cambiare la sua residenza. In questo caso allora subentrano i diritti che acquisisce in tema di indennità e rimborsi.

Prima del 2011 egli aveva diritto a ricevere:

  • l’indennità di trasferta per sé e per i familiari;
  • il rimborso delle spese di viaggio per lui e per la sua famiglia, compreso il costo del trasloco – per così dire – ovvero di tutto l’intero trasporto eventualmente di mobili e quant’altro;
  • il rimborso delle eventuali spese di imballaggio e della spedizione e ricezione a domicilio di quanto spedito;
  • l’indennità chilometrica qualora si fosse recato nella nuova sede di residenza con la propria macchina;
  • la cosiddetta indennità di prima sistemazione;
  • rimborso di eventuali costi sostenuti per rescindere anticipatamente il contratto di locazione (ovviamente regolarmente registrato) stipulato per la sua precedente casa.

Ora la normativa [2] ha molto ristretto il campo di vantaggi e ‘benefici’ a tutela del lavoratore in tema di indennità e rimborsi. Vediamo come sono cambiate le singole voci sopra esposte:

  • annullata l’indennità di trasferta per sé e per i familiari;
  • soppresso il rimborso delle spese di viaggio per sé e per la famiglia, inclusi eventuali costi per il ‘trasloco’;
  • abolito il rimborso delle spese di imballaggio, spedizione e ricezione a domicilio di mobili o quant’altro;
  • l’indennità di prima sistemazione [3] è mantenuta e riconosciuta solamente se il dipendente pubblico cambia effettivamente di residenza per ragioni di trasferimento per motivi di servizio, andando ad operare nella nuova sede in modo permanente.

note

[1] Si tratta della finanziaria 2006, in base all’art. 1 commi dal 213 al 216 L. legge n. 2006 del 23.12.2005.

[2] Con l’entrata in vigore della L. n. 183 del 12.11.2011, in base soprattutto a quanto sancito dall’art. 4 co. 44 della stessa normativa.

[3] Art. 21 L. 836/1973.


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