Informativa sulla privacy: come funziona

La raccolta di dati personali deve essere preceduta dall’informativa sulla privacy. Vediamo come funziona, il suo contenuto, quando può essere fornita in maniera semplificata e quando non è dovuta

Nell’era delle informazioni riservate, dello spionaggio informatico e della violazione di codici di accesso, il concetto di privacy è sempre molto attuale e riguarda tutti. Ogni persona, infatti, è titolare di determinati dati personali, che rivelano dettagli sulle proprie caratteristiche, sulle proprie abitudini, sul proprio stile di vita, sulle proprie relazioni personali, sul proprio stato di salute, sulla propria situazione economica, ecc. Dati, dunque, che identificano ognuno di noi e rivelano informazioni, che il più delle volte dovrebbero invece essere riservate. Proprio per questo, prima di iniziare un trattamento di dati personali altrui è sempre necessario informare preventivamente l’interessato, il quale deve sempre prestare il proprio consenso. A tal fine è indispensabile l’informativa sulla privacy. Vediamo, dunque, come funziona, quali indicazioni deve contenere, quando può essere fornita in maniera semplificata e quando non è dovuta.

Informativa sulla privacy: scopo, forma e sanzioni

Prima di iniziare la raccolta o il trattamento di dati personali altrui, il titolare del trattamento (o i suoi incaricati o, se designato, il responsabile del trattamento) deve comunicare all’interessato determinate informazioni che riguardano le finalità e le modalità del trattamento: lo scopo è quello di rendergli noto l’uso che si intende fare dei suoi dati personali e di metterlo in condizioni di esercitare eventualmente i propri diritti.

L’informativa sulla privacy può essere rilasciata sia in forma orale che in forma scritta.
A seconda dei casi la forma scritta può consistere in una clausola contenuta in un contratto, in un foglio a parte consegnato unitamente al resto della documentazione contrattuale, oppure in un documento affisso nella reception aziendale o pubblicato sul sito web aziendale.  Ovviamente la forma scritta è utile soprattutto ai fini della prova.

Attenzione: se vengono omessi uno o più dati nell’informativa o se i dati indicati sono inidonei, il titolare del trattamento è punito con la sanzione amministrativa del pagamento di una somma da 6mila a 36 mila euro. Ciò posto, è molto importante chiarire quale deve essere il contenuto dell’informativa sulla privacy.

Informativa sulla privacy: contenuto ed indicazioni

L’informativa deve riportare in modo chiaro e completo le seguenti indicazioni:

• in che modo e per quale scopo vengono trattati i dati personali di un determinato soggetto (ad esempio i principali criteri, la logica e i metodi di utilizzazione dei dati); se vi sono più scopi, è necessario segnalarli tutti, evitando formule generiche (come ad esempio “per esigenze di tipo operativo e gestionale”);
• se il conferimento dei dati personali è obbligatorio o facoltativo (ad esempio, il conferimento dei dati è necessario per la fatturazione di un servizio, mentre è facoltativo se lo scopo è quello della profilazione);
• i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati e l’ambito di diffusione degli stessi;
• i diritti di cui gode l’interessato;
• le conseguenze di un eventuale rifiuto a rendere disponibili i propri dati personali;
• chi è il titolare e, se designati, il rappresentante nel territorio dello Stato e il responsabile del trattamento. Se vi sono più responsabili, devono essere indicati i dati di almeno uno di essi ed il sito della rete di comunicazione o le modalità attraverso le quali è conoscibile in modo agevole l’elenco aggiornato dei responsabili. Se è stato designato un responsabile per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti, è indicato tale responsabile.

Attenzione: se muta anche uno solo degli elementi necessari indicati nell’informativa, il titolare deve fornirne una nuova oppure comunicare i mutamenti intervenuti, a tutti i clienti, fornitori e dipendenti. In caso di cambiamento dei responsabili del trattamento non vi è l’obbligo di rinnovare l’informativa, se nell’informativa precedente essi non sono stati indicati nominativamente, ma solo in base alla qualifica e alla funzione rivestita.

Informativa sulla privacy integrata

Vi sono dei casi particolari in cui l’informativa deve contenere ulteriori indicazioni rispetto a quelle appena descritte.
Ad esempio in caso di trattamento di dati nel cosiddetto marketing diretto, nell’informativa deve risultare che:

• il consenso prestato per l’invio di comunicazioni commerciali e promozionali implica la ricezione di tali comunicazioni, non solo attraverso modalità automatizzate di contatto, ma anche attraverso modalità tradizionali, come la posta cartacea o le chiamate tramite operatore;
• il diritto di opposizione dell’interessato al trattamento dei propri dati personali per finalità di marketing diretto attraverso modalità automatizzate di contatto si estende a quelle tradizionali e che, anche in tal caso, resta salva la possibilità di esercitare tale diritto in parte;
• l’interessato, se non intende prestare il consenso, può manifestare l’eventuale volontà di ricevere comunicazioni per le suddette finalità esclusivamente attraverso modalità tradizionali di contatto, quando previste.

Informativa sulla privacy semplificata

In altri casi, invece, il titolare può rilasciare un’informativa semplificata (detta anche “breve”). Ciò avviene, ad esempio, nelle seguenti ipotesi:

• servizi telefonici di assistenza e informazione al pubblico;
• contatto successivo alla ricezione di curriculum spontaneamente inviati da candidati alla instaurazione di un rapporto di lavoro;
• geolocalizzazione di un veicolo aziendale: è sufficiente una prima informativa semplificata applicando un apposito adesivo (vetrofania) ai vetri della vettura;
• videosorveglianza di un’area: nell’informativa può essere indicato anche solo il titolare del trattamento e la finalità perseguita;
• archiviazione dei c.d. cookie da parte dei siti internet visitati.

Esempio di informativa semplificata

«Informativa ex art.13 legge 196/03. I suoi dati sono raccolti per adempiere a obblighi contrattuali, contabili, amministrativi e fiscali. Il trattamento avviene con modalità manuale ed informatizzata. Il conferimento dei dati è obbligatorio per instaurare il rapporto contrattuale ed eseguire obblighi di legge. I suoi dati saranno comunicati ad enti verso i quali la comunicazione è obbligatoria per legge, ad istituti bancari per adempimenti contrattuali ed a _________ e non saranno diffusi. Il Titolare del trattamento è l’azienda scrivente alla quale potrà rivolgersi per esercitare i diritti di cui all’art. 7. L’informativa dettagliata è reperibile sul sito www______».

Quando l’informativa sulla privacy non è dovuta

L’informativa sulla privacy non è dovuta se:

• i dati sono trattati in base ad un obbligo previsto dalla legge, da un regolamento o dalla normativa comunitaria;
• i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Più in particolare, per il trattamento di dati personali effettuati dagli avvocati per svolgere investigazioni difensive, il codice di deontologia dispone che all’avvocato sia consentito fornire in un unico contesto, anche mediante affissione nei locali dello studio e sul proprio sito internet, l’informativa sulla privacy. L’informativa può anche essere redatta mediante formule colloquiali o sintetiche per il cliente, ma deve essere in ogni caso esaustiva circa le finalità e la modalità di trattamento dei dati personali, dei diritti del cliente e degli  estremi identificativi del titolare al trattamento.
• in caso di ricezione di curriculum, spontaneamente trasmessi dagli interessati ai fini dell’eventuale instaurazione di un rapporto di lavoro. Al momento del primo contatto successivo all’invio del curriculum, il titolare è però tenuto a fornire all’interessato, anche oralmente, un’informativa semplificata;

In determinati casi, è possibile anche essere esonerati dal fornire l’apposita informativa sulla privacy. Ciò in quanto, fornire l’informativa sulla privacy all’interessato comporta sempre un impiego di mezzi che potrebbero rilevarsi inappropriati o sproporzionati rispetto al diritto tutelato. Ad esempio, sono stati esonerati dal fornire l’informativa in forma individualizzata ai soggetti di cui trattano dati personali:

• le società aderenti all’Ancic (associazione di categoria per le imprese che offrono servizi di informazione commerciale;
• le aziende operanti nel settore del trasporto aereo;
• i gestori di un sito web che raccoglie e diffonde dati già disponibili online;
• i gestori di un sistema di raccolta e organizzazione di informazioni pubbliche presenti su Internet e concernenti il mercato dell’energia.