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Chi deve tenere la cartella sanitaria dei lavoratori

9 Gennaio 2019


Chi deve tenere la cartella sanitaria dei lavoratori

> Diritto e Fisco Pubblicato il 9 Gennaio 2019



La legge impone ad ogni datore di lavoro di tutelare la salute e la sicurezza dei lavoratori. In questo obbligo si inserisce anche il controllo medico sulla salute dei dipendenti.

Il datore di lavoro è, in base alla legge, il principale responsabile della salute e della sicurezza dei dipendenti nei luoghi di lavoro. Per porre in essere tutte le misure necessarie alla sicurezza dei dipendenti, il datore di lavoro deve attenersi agli obblighi imposti dalla normativa. Tra questi obblighi, in alcuni casi, è prevista la necessità di sottoporre i dipendenti a sorveglianza sanitaria e, cioè, visitare i dipendenti, stabilire se sono idonei a fare il lavoro per cui sono stati assunti, etc. Questi compiti sono svolti da un medico competente che viene nominato dal datore di lavoro. In questo ambito assume molta importanza la tenuta della documentazione per cui è importante stabilire chi deve tenere la cartella sanitaria dei lavoratori.

Cos’è la cartella sanitaria dei lavoratori?

Non sono frequenti i casi in cui la legge dice ai medici cosa devono fare. Uno di questi casi è la medicina del lavoro. In questo ambito, infatti, è la legge a stabilire il contenuto minimo della cartella sanitaria.

Occorre subito chiarire, da questo punto di vista, che la cartella sanitaria non appartiene al medico competente che la gestisce ed aggiorna ma appartiene al datore di lavoro. Quest’ultimo, non essendo un medico, per gestirla si serve del medico competente.

Quali sono le norme che disciplinano la cartella sanitaria dei lavoratori?

Innanzitutto la legge [1] stabilisce che il medico competente istituisce, aggiorna e custodisce, sotto la propria responsabilità, una cartella sanitaria e di rischio per ogni lavoratore sottoposto a sorveglianza sanitaria; tale cartella è conservata con salvaguardia del segreto professionale e, salvo il tempo strettamente necessario per l’esecuzione della sorveglianza sanitaria e la trascrizione dei relativi risultati, presso il luogo di custodia concordato con l’azienda al momento della nomina del medico competente. Se il medico non rispetta questa regola rischia grosso. La sanzione prevista è l’arresto fino a due mesi o l’ammenda da 328,80 a 1.315,20 euro [2].

La legge [3] impone inoltre al medico di allegare gli esiti della visita medica (sia quella che viene svolta all’inizio del rapporto di lavoro, sia quelle che verranno svolte nel corso del rapporto lavorativo) alla cartella sanitaria e di rischio. Anche in questo caso, se non rispetta questa regola, il medico rischia una sanzione amministrativa pecuniaria da 1.096.00 a 4.384,00 euro [4].

La cartella può essere anche informatizzata, ossia anziché essere redatta su fogli di carta può essere redatta su un file o attraverso un apposito programma. In questo caso però deve rispettare delle regole minime. In particolare l’azienda deve verificare e garantire che il medico provveda ad attuare delle misure che consentano l’accesso alla cartella informatizzata solo da parte di persone autorizzate dal datore di lavoro e a non consentire accessi da parte di persone esterne, anche a causa della delicatezza dei dati raccolti nella cartella stessa.

Come deve essere tenuta la cartella sanitaria e di rischio?

Se la cartella è cartacea, la stessa può essere conservata direttamente in azienda con salvaguardia del segreto professionale. Per poter dire di rispettare tale segreto il medico deve porre in essere tutte le misure che consentano effettivamente alla cartella di essere segreta, come:

  • adottare buste sigillate dal medico;
  • predisporre un archivio specifico al quale possa accedere solo il medico.

In alternativa la cartella cartacea può essere tenuta presso lo studio medico. Ciò che conta è che il luogo in cui deve essere tenuta la cartella sanitaria e di rischio dei dipendenti sia stabilito nel documento (che di solito è una lettera di incarico o un contratto) con cui il datore di lavoro nomina il medico competente.

Se la cartella sanitaria è informatizzata, la stessa può essere gestita da un programma di proprietà aziendale ovvero da un programma di proprietà del medico competente o dello studio in cui opera. Ciò che conta è che si garantisca il segreto professionale.

Cosa deve contenere la cartella sanitaria e di rischio?

Il contenuto minimo della cartella sanitaria è prescritto dalla legge [5]. 

In particolare, la cartella deve contenere:

  • i dati anagrafici del lavoratore: nome, cognome, sesso, data e luogo di nascita, domicilio, nazionalità, codice fiscale;
  • i dati relativi al datore di lavoro (azienda): la ragione sociale, l’unità produttiva, la sede di lavoro, l’indirizzo, l’attività svolta;
  • il contenuto della visita preventiva (che viene svolta prima che il dipendente inizi a lavorare in azienda);
  • il reparto e la mansione specifica cui il lavoratore è addetto;
  • i fattori di rischio;
  • l’anamnesi lavorativa. Per anamnesi si intende la raccolta dalla voce diretta del lavoratore, di tutte quelle informazioni, notizie e sensazioni relative all’attività di lavoro che possono aiutare il medico competente a seguire al meglio il dipendente sotto il profilo medico;
  • l’anamnesi familiare. In questo caso le informazioni riguardano la famiglia e le malattie dei familiari;
  • l’anamnesi fisiologica, cioè la storia del paziente dalla nascita in poi;
  • l’anamnesi patologica remota, cioè le malattie avute tanto tempo fa;
  • l’anamnesi patologica prossima, cioè le malattie avute di recente;
  • il programma di sorveglianza sanitaria, cioè la programmazione di attività mediche da svolgere su quel dipendente;
  • l’esame obiettivo, cioè l’osservazione esterna del dipendente, del suo aspetto esteriore;
  • gli eventuali provvedimenti del medico competente;
  • il giudizio di idoneità alla mansione specifica. Il medico decide se il dipendente ha uno stato di salute che gli permette di svolgere quella determinata prestazione. Il risultato può essere una idoneità assoluta o relativa;
  • la data di scadenza della visita medica successiva;
  • data e firma autentica del medico competente;
  • per le visite successive dovranno essere indicati tutti i contenuti visti sopra;

La cartella sanitaria va consegnata al lavoratore?

La legge prevede che il lavoratore ha diritto di ricevere copia della cartella sanitaria e di rischio in qualsiasi momento. A questo proposito, basta inviare una richiesta in tal senso al medico competente o allo studio medico che gestisce la cartella sanitaria. La legge [6] prevede, infatti, che il medico competente informa ogni lavoratore interessato dei risultati della sorveglianza sanitaria e, a richiesta del dipendente stesso, gli rilascia copia della documentazione sanitaria. Nel caso in cui il medico non rispetti tale obbligo di rilascio è prevista una sanzione a suo carico: sanzione amministrativa pecuniaria da 657,60 a 2.192,00 euro.

Una specifica disciplina [7] è prevista in casi di cessazione del rapporto di lavoro. Se il dipendente lascia l’azienda, perché si dimette o viene licenziato, il medico ha l’obbligo di consegnargli copia della cartella sanitaria e di rischio e di consegnare all’azienda l’originale che dovrà essere conservata per almeno 10 anni. Dopo tale periodo di tempo la cartella può essere anche distrutta.

Se il dipendente è stato esposto a cancerogeni la cartella deve essere spedita all’Inail e la conservazione deve durare per almeno 40 anni. Inoltre, il datore di lavoro deve informare il lavoratore sulla necessità di sottoporsi ad una sorveglianza sanitaria mirata anche dopo la cessazione dell’esposizione.

Se il medico non consegna la cartella sanitaria al momento della cessazione del rapporto va incontro ad una pesante sanzione: arresto fino a un mese o ammenda da 219,20 a 876,80 euro.

Che succede se cambia medico competente?

Il rapporto tra l’azienda ed il medico competente non dura in eterno. Si tratta, infatti, di un rapporto di consulenza e l’azienda può decidere, rispettando le clausole del contratto, di recedere dal contratto e di affidare il servizio di medicina del lavoro ad un altro professionista.

Quando il medico termina l’incarico presso l’azienda non deve consegnare le cartelle sanitarie e di rischio dei lavoratori al medico che prende il suo posto ma deve consegnarle al suo proprietario: il datore di lavoro. Lo prevede direttamente la legge [8].

Anche in questo caso il mancato rispetto dell’obbligo di consegna fa scattare una sanzione per il medico competente: arresto fino a un mese o ammenda da 219,20 a 876,80 euro.

E’ importante per il medico che cessa l’incarico poter dimostrare di aver correttamente consegnato le cartelle sanitarie che ha gestito. Per questo, di solito, il medico cessante firma un documento insieme al datore di lavoro nel quale si da atto della consegna della documentazione.

Nel caso in cui il medico competente che subentra non riuscisse a reperire le cartelle sanitarie e di rischio dei lavoratori deve avvertire subito il datore di lavoro, il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (il cosiddetto RLS) ed il lavoratore o i lavoratori per i quali non si ritrovano le cartelle sanitarie e di rischio.

Cosa succede se si perde una cartella sanitaria?

Nella cartella sanitaria sono conservati dati molto delicati che riguardano la salute del dipendente. Per questo in caso di perdita di una cartella il medico competente che se ne accorge ha l’obbligo di informare prontamente il datore di lavoro (che è anche il Titolare del Trattamento dei Dati Personali contenuti nella cartella sanitaria), il Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza (il cosiddetto RLS) ed il lavoratore o i lavoratori per i quali non si ritrovano le cartelle sanitarie e di rischio. Questi soggetti potranno agire, anche nei confronti del Garante della Privacy, per denunciare l’accaduto. Lo smarrimento può essere determinato dalla responsabilità del datore di lavoro o del medico.

Cartella sanitaria e privacy

Compilando la cartella sanitaria, il medico competente pone in essere un trattamento di dati personali del dipendente. Il trattamento dei dati è particolarmente delicato in quanto i dati che attestano le condizioni di salute di un individuo sono dati particolari, secondo la nuova terminologia introdotta dal GDPR, ossia quei dati che il vecchio Codice Privacy definiva “sensibili”.

In ogni caso, per procedere al trattamento di questi dati, non è necessario il consenso del dipendente in quanto la predisposizione della cartella sanitaria è un atto previsto dalla legge ed è autorizzato periodicamente, in automatico, dall’Autorità Garante della Privacy.

Tuttavia occorre consegnare una informativa al dipendente, che possieda i requisiti previsti dal GDPR [9] sul trattamento dei dati personali effettuato nella compilazione della cartella e, in generale, nei vari adempimenti di medicina del lavoro.

note

[1] Art. 25 co. 1 lett. c) del D .Lgs 81/08.

[2] Art. 58 co. 1 lett. b) del D. Lgs 81/08.

[3] Art. 41 co. 5 D. Lgs 81/08.

[4] Art. 58 co. 1 lett. e) del D. Lgs 81/08.

[5] All. 3A D. Lgs 81/08.

[6] Art. 25 co. 1 lett. h) D. Lgs 81/08.

[7] Art. 25 co. 1 lettera e) D. Lgs 81/08.

[8] Art. 25 co. 1 lettera d) del D. Lgs 81/08.

[9] Art.13 GDPR (Regolamento Europeo n. 679/2016).


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2 Commenti

  1. Salve, devo iscrivermi ad un corso di laurea e vorrei sapere quali sono i lavori più ricercati nel settore sanitario?

    1. La popolazione invecchia e l’assistenza agli anziani diventa sempre più importante. Strutture pubbliche e private sono alla ricerca di ogni tipo di risorsa e, in particolare, di: medici; infermieri; tecnici di laboratorio; fisioterapisti.

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