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Lavoro: i rimborsi nelle aziende

15 Novembre 2017
Lavoro: i rimborsi nelle aziende

I rimborsi spese nelle aziende: cosa sono e come funzionano per il lavoratore e per l’azienda

Il rimborso spese riguarda la restituzione delle spese anticipate dal lavoratore durante lo svolgimento della sua attività nell’interesse dell’azienda. Le aziende erogano rimborsi spese a una pluralità di soggetti, con modalità che variano in relazione alla qualifica del soggetto che le percepisce (dipendente, amministratore, libero professionista, collaboratore occasionale o collaboratore a progetto) ed alla tipologia della trasferta. Esistono diversi tipi di rimborsi spese e particolari regole di tassazione e deducibilità. Vediamole insieme.

Rimborso spese 

In primo luogo va precisato che i rimborsi spese non hanno natura retributiva e quindi non incidono su altri elementi della retribuzione quali ad esempio Tfr e non sono assoggettati a contributi previdenziali. Ciò posto vediamo come funziona il rimborso spese dei dipendenti,  quali spese vengono rimborsate e quali sono i risvolti fiscali per l’azienda.

Trasferte di lavoro e rimborso spese

Nel caso di trasferte di lavoro, situazione in cui più di frequente il datore di lavoro ha la necessità di effettuare rimborsi spese al proprio dipendente, secondo quanto previsto dalla legge [1], i rimborsi possono essere distinti in tre categorie:

  • rimborsi analitici o a piè di lista;
  • rimborsi forfettari o indennità;
  • rimborsi in forma mista.

Rimborso spese a piè di lista

Il rimborso a piè di lista prevede il rimborso completo di tutte le spese sostenute dal dipendente in nome e per conto dell’azienda e regolarmente documentate: ecco perché viene anche denominato rimborso analitico. Essenzialmente si fa riferimento alle seguenti tipologie di spese:

  • vitto e alloggio: sono ammesse per lavoratori dipendenti e titolari di rapporti di collaborazione in deduzione per un importo giornaliero non superiore a 180,76 euro, o non superiori a 258,23 euro per le trasferte all’estero;
  • viaggio e trasporto: vengono rimborsate le spese sostenute per l’uso della propria auto o di quella noleggiata (sempre se il dipendente è autorizzato ad utilizzare questi mezzi) per una specifica trasferta;
  • altre spese: il lavoratore può presentare documentazione su altre spese sostenute durante la trasferta, come il costo di un taxi, di una consumazione al bar, di un biglietto della metropolitana.

Proprio per la natura di rimborso di sole spese documentate, il rimborso a piè di lista non costituisce per il dipendente reddito imponibile fiscale e pertanto non va neppure assoggettato a ritenuta d’acconto.

Rimborso spese: criterio forfettario

I rimborsi forfettari rappresentano la forma più semplice con cui il datore di lavoro può corrispondere ai propri dipendenti un indennizzo per le spese sostenute per vitto e alloggio. Proprio in quanto forfettario non è necessario produrre ed esibire alcuna documentazione che attesti l’effettivo ammontare di costi sostenuti. Affinché i rimborsi forfettari siano da considerarsi esclusi dall’imposizione fiscale e contributiva è necessario che gli importi corrisposti rispettino alcuni limiti, ovvero:

  • € 46,48 al giorno per le trasferte effettuate fuori del territorio comunale ma all’interno dello Stato Italiano;
  • € 77,46 al giorno per le trasferte effettuate all’estero.

Qualora rispetto a questi limiti il datore di lavoro voglia riconoscere al proprio dipendente somme aggiuntive, l’eccedenza sarà considerata imponibile. Pur non essendo imponibili in capo al dipendente i rimborsi forfettari in capo alla società sono interamente deducibili in quanto corrisposti in base a norme di legge. Quindi, a differenza dei rimborsi analitici, per i rimborsi forfettari non vi è alcun limite massimo di deducibilità in capo all’impresa.

Rimborso spese misto

Il terzo sistema previsto, detto rimborso misto, è una soluzione intermedia tra il sistema di rimborso a piè di lista o analitico e il rimborso forfettario, in quanto prevede che venga corrisposto oltre al rimborso analitico delle spese di vitto ed alloggio anche un’indennità di trasferta. Il Fisco prevede delle esenzioni dal reddito di lavoro dipendente, oltre il quale le cifre ricevute concorrono all’imponibile fiscale:

  • esenzione fino al limite di 30,98 euro giornalieri (riduzione di un terzo), elevato a 51,64 euro per le trasferte all’estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese per il vitto oppure per l’alloggio;
  • esenzione fino al limite di 15,49 euro giornalieri (riduzione di due terzi), elevato a 25,82 euro per le trasferte all’estero, nel caso di riconoscimento al dipendente dell’indennità di trasferta più il rimborso spese sia per il vitto che per l’alloggio.

note

[1] art. 51, comma 5 del d.P.R. 917/1986.

Autore immagine: Pixabay.com


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