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Per quanto tempo conservare i documenti

26 Dicembre 2018


Per quanto tempo conservare i documenti

> Diritto e Fisco Pubblicato il 26 Dicembre 2018



Bollette, dichiarazioni dei redditi, cartelle esattoriali, scontrini e documenti fiscali: i termini di prescrizione implicano anche i tempi di conservazione delle ricevute di pagamento.

Gli archivi su hard disk e i metodi di pagamento elettronici hanno ridotto notevolmente gli archivi cartacei nelle nostre case. Ma tutt’oggi se la società del gas, quella della luce o del telefono dovessero contestarti il mancato pagamento di una bolletta, spetterebbe a te dimostrare il contrario. Come? Con una prova documentale: ossia con la ricevuta del bollettino di versamento oppure (se hai la domiciliazione bancaria o ti avvali dei sistemi di home banking) con l’estratto del tuo conto da cui risulta tracciato l’accredito di denaro. Ecco perché bisogna sempre tenere, in casa, un archivio ordinato: in modo da contrastare eventuali richieste indebite per importi già onorati. Questo non significa però che ti possano essere richieste le prove di pagamento per arretrati relativi a molto tempo fa: a tutto c’è un limite. E questo limite si chiama prescrizione. È proprio in questo concetto che trova risposta la domanda: per quanto tempo conservare i documenti? In pratica, quando ormai il debito si è prescritto è possibile disfarsi delle ricevute poiché basterà opporre al creditore il semplice decorso del termine per contrastarne ogni pretesa.

Non hai compreso ancora bene come funziona questo meccanismo? Non preoccuparti. Qui di seguito cercheremo di essere ancora più chiari: con esempi pratici e tratti dalla vita di tutti i giorni ti spiegheremo per quanto tempo conservare i documenti come bollette, fatture, dichiarazioni dei redditi, pagamenti delle imposte, ecc.

Conservazione dei documenti: le recenti modifiche

Le riforme legislative introdotte negli ultimi due anni in tema di imposte e bollette hanno modificato questa delicata materia. Ci sono infatti interessanti novità che, di fatto, hanno inciso sui tempi di conservazione delle ricevute di pagamento, in particolar modo per le bollette.

C’è stata, da un lato, l’introduzione del canone Rai nella bolletta della luce e, dall’altro, la riduzione della prescrizione per tutte le utenze di casa, ad eccezione solo di quella della luce. Questo, come vedremo qui di seguito, ha inciso notevolmente sui tempi di conservazione della documentazione con le ricevute di pagamento che, in un caso, sono più lunghi e, nell’altro, più brevi. Ma procediamo con ordine e vediamo a quanto ammontano tali tempi.

Perché conservare documenti e ricevute di pagamento?

anche i tempi di conservazione delle ricevute di pagamento. Ricevute che vanno ovviamente tenute in ordine non perché il fisco potrebbe far irruzione a casa tua o la società fornitrice potrebbe chiedertene una copia ma solo per dimostrare che hai pagato qualora, dall’altro lato, si sostenga il contrario. Il problema non si pone solo per le utenze. Immagina, ad esempio, che la Regione ti chieda il pagamento del bollo auto per un veicolo che, già un anno prima, avevi mandato in rottamazione o venduto a un’altra persona. Oppure immagina che ti venga notificata una cartella esattoriale per una contravvenzione contro la quale hai fatto ricorso e hai vinto o che avevi già pagato il giorno dopo. Insomma, non è una novità che la nostra pubblica amministrazione o le grandi aziende siano spesso soggette ad errori. Proprio contro tali errori bisogna cautelarsi conservando le prove della nostra correttezza.

Dichiarazione dei redditi: per quanto tempo va conservata?

Il fisco può controllare se hai inviato o meno la dichiarazione dei redditi per ben sette anni (un tempo erano solo cinque). Così, sarà bene che tu conservi la ricevuta dell’invio per tutto questo tempo che decorre dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello di imposta. Insomma, a voler star tranquilli, sarà meglio conservare tali prove per almeno otto anni da quando ti sono state fornite le ricevute dal commercialista o dal Caf.

Sempre in materia di dichiarazione dei redditi, l’Agenzia delle Entrate potrebbe contestarti il diritto a usufruire di detrazioni, deduzioni e altri benefici fiscali. In questo caso, però, il termine è solo di cinque anni (la differenza rispetto all’ipotesi precedente è che qui non è in contestazione l’invio della dichiarazione dei redditi ma il suo contenuto).

Tenere le fatture e i documenti che permettono di detrarre le spese quando si fa la dichiarazione dei redditi è fondamentale per pagare meno imposte. Il principio cardine per l’inserimento di una spesa in dichiarazione è quello “di cassa”, cioè bisogna fare riferimento al periodo in cui quella spesa è stata sostenuta: se a marzo 2018 hai pagato l’assicurazione annuale sulla vita (la cui copertura dura, quindi, fino a febbraio 2019), fa fede la data in cui abbiamo versato il premio. Quella spesa andrà quindi interamente detratta nella dichiarazione del 2019 relativa ai redditi 2018. Il fisco ha tempo fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello della presentazione della dichiarazione per effettuare controlli. La dichiarazione dei redditi presentata nel 2019 deve essere conservata, con la relativa documentazione, per cinque anni, cioè fino al 31 dicembre 2024. Nel caso in cui si sarebbe dovuta presentare la dichiarazione e non lo si è fatto, il fisco estende a sette anni la possibilità di fare controlli.

Scontrini, fatture e ricevute di pagamento: per quanto tempo devono essere conservati?

Come certamente saprai, ogni volta che acquisti un oggetto, qualunque esso sia (un articolo di vestiario, uno smartphone, un computer, un elettrodomestico, arredo per la casa, ecc.), hai diritto a una garanzia di due anni, a prescindere da quanto ti dice il venditore o da quanto riportato sulla confezione. La garanzia biennale è infatti per legge e nessuno può costringerti a pagare un supplemento per averla. La garanzia è di un anno soltanto quando acquisti non in veste di consumatore ma per l’attività lavorativa (e quindi quando richiedi la fattura).

Per ottenere la garanzia e la sostituzione o la riparazione del prodotto, devi dimostrare l’acquisto. Questa prova dunque deve essere conservata per due anni.

Nonostante spesso i negozianti facciano credere che, per ottenere la garanzia, hai necessità di conservare lo scontrino ciò non corrisponde al vero. Tu puoi provare l’acquisto anche in altro modo come, ad esempio, con l’estratto della tua carta di credito o del bancomat da cui risulta il pagamento o anche con un timbro del venditore sulla bolla di consegna. Insomma, qualsiasi documento è buono per usufruire della garanzia.

Se per il prodotto che si è comprato si è sottoscritta una garanzia di maggiore durata da parte del produttore, bisogna conservare lo scontrino d’acquisto e il certificato di garanzia per tutta la durata di questa garanzia aggiuntiva

Bonus per ristrutturazioni edilizie: tempi di conservazione ricevute e fatture

Preziose occasioni di risparmio sono quelle legate alle detrazioni sulle ristrutturazioni edilizie, gli interventi di risparmio energetico, gli acquisti di mobili e grandi elettrodomestici. Come per tutte le altre spese inserite nella dichiarazione dei redditi, anche il controllo della documentazione che attesta i lavori compiuti in casa segue lo stesso termine di prescrizione, cioè 5 anni. Per questo particolare caso, però, l’applicazione è differente, perché la rateazione delle agevolazioni si spalma su dieci anni. Di conseguenza, si amplia anche il periodo durante il quale il fisco può effettuare controlli: bisogna conservare i documenti fino a cinque anni dopo che si è goduto dell’ultima rata delle agevolazioni. Quindi in tutto si tratta di 15 anni. Facciamo un esempio: chi ha effettuato lavori di ristrutturazione nel 2013, considerando la rateazione su 10 anni, approfitterà delle agevolazioni fino al 2023: dovrà quindi conservare la documentazione fino al termine di prescrizione del controllo della dichiarazione in cui si inserirà l’ultima rata, cioè fino alla fine del 2028.

Tasse sulla casa e rifiuti: tempi di conservazione ricevute di pagamento 

Le imposte locali, quelle cioè dovute al Comune, si prescrivono sempre in cinque anni. Quindi i controlli sul pagamento di Imu, Ici, Tasi, Tari possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione. Per un’imposta sulla casa pagata nel 2018, la documentazione va tenuta fino al 31 dicembre 2023.

Questo significa che dopo cinque anni le ricevute di pagamento di tali imposte possono essere buttate.

Lo stesso dicasi per l’imposta sui rifiuti che oggi si chiama Tari. I controlli possono arrivare fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello in cui si deve pagare o presentare la dichiarazione.

Tieni in ogni caso conto che, se hai pagato con addebito sul conto, avrai sempre la dimostrazione del versamento delle imposte.

Bollo auto: per quanto tempo conservare la ricevuta di pagamento?

Per quanto riguarda il bollo auto, le Regioni possono fare accertamenti fino a 3 anni che decorrono dal 1° gennaio dell’anno successivo a quello in cui è stato fatto o doveva essere fatto il versamento. Quindi, per i versamenti fatti nel 2019 i documenti vanno conservati fino al 2022.

Cartelle esattoriali pagate: vanno conservate?

Se hai onorato una cartella esattoriale inviatati da Agenzia Entrate Riscossione o dall’Esattore locale, il termine di prescrizione non è sempre uguale ma dipende dal tipo di tributo che ti viene chiesto.

Ad esempio, se il pagamento si riferisce a Irpef, Iva o Irap devi conservare la ricevuta per 10 anni; se si riferisce a imposte locali come Imu, Tasi e Tari devi conservarla per 5 anni; se si riferisce al bollo auto per 3 anni.

Cambiali e parcelle a professionisti

La prova del pagamento delle cambiali va conservata per 3 anni a partire dalla scadenza.

Lo stesso dicasi per il conto presentato da un professionista come un avvocato, un medico, un dentista, un architetto, ecc. Tale è infatti il termine di prescrizione previsto dal codice civile.

Multe stradali: per quanto tempo conservare la ricevuta?

Se hai collezionato una multa e l’hai pagata o hai fatto ricorso e hai vinto il giudizio, devi conservare le prove per almeno cinque anni. Bisogna però fare una distinzione: i 5 anni valgono infatti per le violazioni accertate da polizia stradale o carabinieri (per esempio, per eccesso di velocità in autostrada), mentre per quelle rilevate dal Comune, solitamente attraverso i vigili urbani, il termine di prescrizione è di 2 anni dalla cosiddetta “iscrizione a ruolo” della multa, cioè dal momento in cui il Comune ordina all’agente per la riscossione di avviare la procedura per incassare la sanzione. Prima di tale data la prescrizione rimane in standby (non ne decorrono i termini): il Comune, per esempio, può impiegare un anno per iscrivere a ruolo la multa; poi, una volta consegnato il ruolo all’esattore, scattano i 2 anni di prescrizione.

Bolletta della luce e canone Rai: tempi conservazione ricevute pagamento

Un caso a parte merita la bolletta della luce. Il debito per l’utenza elettrica si prescrive in 5 anni: quindi, a rigore, le ricevute di pagamento possono essere strappate dopo tale termine. Ma oggi, insieme alla bolletta della luce viene anche riscosso il canone Rai il quale invece ha una prescrizione di 10 anni. Quindi questo ha portato, di fatto, a dover conservare tali ricevute per un decennio se si vuol dimostrare di aver versato anche l’imposta sulla televisione.

Resta il fatto che se hai pagato con domiciliazione bancaria, la prova del pagamento è già compresa nel tuo estratto conto; per cui potresti anche disfarti delle fatture che ti invia la società elettrica. A te la scelta.

Utenze acqua, gas e luce: tempi conservazione del pagamento

Per le bollette ordinarie e i conguagli di luce, acqua e gas la prescrizione è diventata ormai di soli 2 anni.

Dunque, dopo questo termine la società fornitrice non potrà chiederti gli arretrati (neanche se sei moroso) e a te basterà contestare il decorso del tempo per esimerti dal pagare.

Spese condominiali

Le ricevute per gli oneri condominiali versati all’amministratore di condominio si prescrivono in 5 anni. Anche in questo caso, se usi un sistema di pagamento di home-banking avrai sempre, nell’estratto conto e nella relativa causale, una prova sufficiente dell’adempimento.

Affitto

Il proprietario di casa può chiedere i canoni di locazione entro 5 anni dalla scadenza.

Mutuo

Le ricevute di pagamento vanno tenute per 5 anni dalla scadenza della singola rata.


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