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Fattura elettronica: la firma digitale è obbligatoria?

3 Gennaio 2019 | Autore:


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L’obbligo di firmare digitalmente la fattura elettronica è previsto anche per l’invio del documento a imprese, professionisti e privati?

Uno dei passaggi che complica l’emissione della fattura elettronica è la firma digitale del documento. Per poter apporre una firma digitale bisogna infatti dotarsi, a pagamento, di un apposito dispositivo e richiedere l’accreditamento presso un ente certificatore. La procedura di accreditamento non è complessa, ma richiede un po’ di tempo. Se, poi, la firma digitale è disponibile attraverso una smart card, bisogna anche dotarsi di un dispositivo di lettura.

Per firmare digitalmente il documento bisogna anche scaricare un software, come Dike o Firmacerta, e digitare il codice pin del dispositivo di firma. La firma digitale della fattura elettronica allunga dunque i tempi necessari all’emissione della fattura digitale, già di per sé abbastanza lunghi. Ne abbiamo parlato nella nostra guida illustrata: Fattura elettronica, obblighi e adempimenti.

Per non parlare delle ipotesi in cui il certificato di firma sia scaduto, o non sia considerato valido o leggibile dalle procedure di controllo dell’agenzia delle Entrate. In questi casi, non è possibile inviare la fattura elettronica al cliente, e ritardare l’invio della fattura elettronica comporta il ritardo nella ricezione del pagamento, oltre alle sanzioni che possono essere irrogate dalle Entrate per l’invio tardivo. Che fare, allora?

Si può evitare di firmare digitalmente il documento? Nella fattura elettronica la firma digitale è obbligatoria? Vediamo che cos’ha risposto l’Agenzia delle Entrate.

Che cos’è la fattura elettronica?

Facciamo un breve punto della situazione per chi ancora non ha chiaro che cos’è e come funziona la fattura elettronica.

A partire dal 1° gennaio 2019 è previsto l’obbligo (ad opera della legge di Bilancio 2018) di emettere la fattura elettronica a seguito di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia: l’obbligo è previsto sia nel caso in cui la cessione del bene o la prestazione di servizio sia effettuata tra due operatori Iva (operazioni B2b), sia nel caso in cui la prestazione sia effettuata da un operatore Iva verso un consumatore finale (operazioni B2c). L’obbligo di inviare la fattura elettronica era già previsto per le operazioni nei confronti degli enti pubblici.

La trasmissione e la ricezione delle fatture elettroniche avviene attraverso il Sistema di Interscambio (Sdi), gestito dall’Agenzia delle entrate.

Quando la fattura è elettronica? Il decreto Iva [1] definisce come fattura elettronica una fattura emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico.

Le tre caratteristiche fondamentali della fattura elettronica sono:

  • l’integrità: il destinatario, cioè chi riceve la fattura, deve essere assolutamente certo che il contenuto non sia stato alterato in fase di emissione e trasmissione dei dati; il documento deve quindi risultare integro in maniera incontrovertibile;
  • l’autenticità: il destinatario deve essere assolutamente certo che la fattura provenga da chi l’ha emessa; l’emittente deve dunque risultare in fattura in modo incontrovertibile;
  • la leggibilità: il documento deve essere disponibile e visualizzabile, anche tramite un processo di conversione del formato, in forma leggibile per l’uomo su di uno schermo.

L’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto possono essere garantite:

  • con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile fra la fattura e la cessione dei beni o la prestazione dei servizi;
  • con apposizione di firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
  • con sistemi di trasmissione elettronica dei dati;
  • con altre tecnologie in grado di garantire l’autenticità dell’origine e l’integrità dei dati.

È obbligatoria la firma digitale nella fattura PA?

Quando la fattura elettronica è inviata a un ente pubblico (in questi casi parliamo della fattura PA), la firma digitale è sempre obbligatoria.

La fattura PA deve infatti avere le seguenti caratteristiche:

  • rispondere ai requisiti della fattura elettronica e poter essere trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (Sdi);
  • essere creata in formato xml, l’unico formato ad essere accettato dal Sistema di Interscambio;
  • essere contrassegnata dalla firma elettronica qualificata di chi emette la fattura, apposta al formato xml;
  • essere contrassegnata dal codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario della fattura, come riportato nell’ Indice della Pubblica Amministrazione (Ipa, una sorta di elenco contenente gli “indirizzi elettronici” degli enti pubblici);
  • se la fattura si riferisce a cessione di beni o prestazione di servizi oggetto di un bando pubblico o di una commessa aggiudicata, deve recare il codice unico di progetto (Cup) assegnato dalla PA;
  • essere inviata tramite pec, posta elettronica certificata, con le modalità previste dalla normativa di attuatizione in tema di fatturazione elettronica.

La fattura PA deve essere dunque firmata digitalmente.

È obbligatoria la firma digitale nella fattura elettronica?

La firma digitale non è invece obbligatoria nella fattura elettronica verso imprese e professionisti (B2b), né nella fatturazione verso i consumatori (B2c).

Si tratta di una delle differenze principali tra la fattura elettronica tra privati e quella nei confronti degli enti pubblici.

Se la fattura verso un’impresa, un professionista o un privato viene firmata digitalmente, il sistema d’interscambio Sdi effettua:

  • la verifica di autenticità del certificato di firma;
  • la verifica di integrità, per garantire che il documento ricevuto non sia stato modificato successivamente all’apposizione della firma.

Il sistema può quindi verificare se il certificato di firma elettronica è scaduto o revocato, se l’autorità di certificazione non è affidabile, se manca o non è coerente il riferimento temporale. Se l’esito dei controlli è negativo, la fattura viene scartata e quindi si considera non emessa.

Se la fattura digitale non è firmata, i controlli non vengono attivati, e la fattura viene considerata emessa indipendentemente dalla verifica di autenticità del documento.

Conviene firmare digitalmente la fattura elettronica?

Considerate le possibilità di scarto della fattura elettronica firmata digitalmente, e le conseguenze negative dello scarto, sembrerebbe più opportuno non apporre la firma digitale alla fattura.

Tuttavia, non si può dimenticare che il decreto Iva [1] dispone che chi emette la fattura elettronica debba assicurarne l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e la leggibilità, dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione.

L’autenticità, l’integrità e la leggibilità, come abbiamo osservato precedentemente, possono essere garantite:

  • con sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la prestazione resa;
  • con l’apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente;
  • mediante sistemi di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie idonee.

Considerando che non è possibile applicare altre tecnologie o sistemi di trasmissione elettronica alla piattaforma Sdi, l’unica alternativa alla firma digitale è che il contribuente istituisca un sistema di controllo di gestione.

Questo comporta la sottoposizione alla conservazione digitale non solo della fattura, ma di tutte le altre informazioni che concorrono a garantirne i requisiti di autenticità e integrità (ordine, Ddt, accettazione prestazione, avvisi di pagamento, e altri). Si tratterebbe dunque di un sistema complesso difficilmente realizzabile.

Risulta dunque più semplice firmare digitalmente la fattura elettronica, anche nei rapporti tra privati.

note

[1] Dpr 633/1972.


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