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Firma digitale: come fare

31 Gennaio 2019 | Autore:
Firma digitale: come fare

Come firmare digitalmente un documento: differenza tra firma elettronica e digitale, che cosa serve, come attivare il kit per la firma.

Carta e penna sono destinati ad andare in soffitta molto presto, sostituiti dai documenti elettronici firmati digitalmente. L’utilizzo della firma digitale permette di snellire significativamente i rapporti tra le pubbliche amministrazioni, i cittadini e le imprese, velocizzando le tempistiche burocratiche e riducendo la gestione in forma cartacea dei documenti. Ad oggi, è possibile firmare digitalmente qualsiasi documento elettronico: non solo le fatture elettroniche, ma anche atti ufficiali, come comunicazioni alle pubbliche amministrazioni, contratti pubblici d’appalto, visure camerali, atti giudiziari, eCc. Proprio per questo motivo, la tecnologia alla base della firma digitale è ormai da tempo alla portata di tutti, amministrazioni, imprese e cittadini.

Come dici? Non puoi fare la firma digitale perché non hai la tavoletta grafica con l’apposita penna? Forse hai le idee un po’ confuse: devi sapere che per apporre la firma digitale, solitamente, si utilizza una chiavetta usb, o un lettore di smart card. Inoltre, è importante che tu non faccia confusione tra firma digitale e semplice firma elettronica: solo la firma digitale, difatti, assicura autenticità, integrità e validità legale del documento. Vuoi capire come firmare digitalmente un documento, ma non sai da che parte cominciare? Facciamo il punto della situazione sulla firma digitale: come fare per procurare un dispositivo di firma, come attivare il kit per la firma digitale, come si appone la firma a un documento informatico.

Che cos’è la firma digitale?

La firma digitale è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa apposta su carta: in parole semplici, è uno strumento grazie al quale cittadini, professionisti e imprese possono firmare un documento elettronico, dandogli un valore legale.

La firma digitale attribuisce al documento firmato:

  • l’autenticità: garantisce infatti l’identità del sottoscrittore del documento;
  • l’integrità: assicura che il documento non sia stato modificato dopo la sottoscrizione;
  • la piena validità legale.

Qual è la differenza tra firma digitale ed elettronica?

La firma digitale è una tipologia di firma elettronica, ma non bisogna fare confusione tra le diverse tipologie di firma, perché solo la firma digitale si può equiparare, in sostanza, alla firma autografa, cioè a quella apposta di proprio pugno.

Nel dettaglio, il codice dell’amministrazione digitale prevede quattro tipologie diverse di firma elettronica:

  • firma elettronica semplice: non ha valore legale, perché per la sua apposizione non si utilizzano strumenti capaci di garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti firmati;
  • firma elettronica avanzata: ha valore legale certo nella generalità dei casi, perché è generata con mezzi che consentono di dimostrare l’integrità del documento; non ha valore legale certo nei contratti immobiliari;
  • firma elettronica qualificata: è un particolare tipo di firma elettronica avanzata, basata su un certificato qualificato rilasciato da un certificatore accreditato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma; consente di verificare con certezza l’identità di chi ha firmato un documento e ne garantisce l’originalità e l’integrità: pertanto, ha un valore legale certo;
  • firma digitale: ha pieno valore legale, perché è generata con un sistema di crittografia in cui una coppia di chiavi (una pubblica e una privata) viene usata per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti firmati.

È fondamentale che il rilascio della firma digitale avvenga solo dopo che il firmatario sia stato identificato da parte del certificatore: in caso contrario, non può essere garantita l’associazione che il certificato effettua tra chiave pubblica e dati anagrafici del titolare della firma.

Che cosa serve per la firma digitale?

La firma digitale è costituita da un dispositivo (solitamente, una smart card o una chiavetta usb) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione, tramite il quale è possibile firmare digitalmente i documenti elettronici.

Per firmare digitalmente un documento ci si può dotare, nel dettaglio, di:

  • una smart card, un lettore di smart card ed un certificato digitale di sottoscrizione, rilasciato da un certificatore accreditato;
  • un dispositivo usb ed un certificato digitale di sottoscrizione, rilasciato da un certificatore accreditato;
  • un kit per la firma digitale remota, che permette di firmare i documenti senza usare chiavette o smart card fisiche, sfruttando le potenzialità del cloud; in sostanza, si acquista una smart card virtuale e, quando si ha la necessità di firmare un documento, la si utilizza tramite l’immissione di una password usa-e-getta da generare tramite chiavetta OTP (one time password), app per smartphone o tramite la ricezione di un SMS; naturalmente anche in questo caso è necessario un certificato digitale di sottoscrizione, rilasciato da un certificatore accreditato.

È inoltre indispensabile dotarsi di un software di firma digitale, che può essere fornito al momento dell’acquisto della firma digitale, oppure può essere scaricato gratuitamente da internet (Dike, Firma Certa…).

Come attivare la firma digitale

Per cominciare a utilizzare un kit di firma digitale si deve verificare la propria identità. La verifica può avvenire:

  • tramite un Pubblico ufficiale: ci si deve recare in Comune, con un documento d’identità valido, una marca da bollo e la documentazione ricevuta dall’ente certificatore;
  • tramite centro di spedizione o ufficio postale: è sufficiente recarsi in una filiale del corriere scelto dall’ente certificatore per la consegna del kit, fornendo un documento d’identità valido e pagando il corrispettivo per il completamento della pratica;
  • a domicilio: è possibile farsi identificare direttamente dal postino alla consegna del kit di firma digitale, fornendo un documento d’identità valido e firmando la documentazione recapitata insieme al kit;
  • tramite Web: alcuni enti certificatori, come InfoCert, consentono di effettuare il riconoscimento online, usando la webcam del computer.

Quali documenti si possono firmare digitalmente?

La firma digitale può essere apposta su un documento informatico redatto in un formato statico (come Pdf o Xml). I documenti in formato Doc (Word), Xls (Excel), Odt o Ods (Open Office), non possono essere firmati digitalmente perché sono modificabili anche dopo la sottoscrizione.

Come si firma digitalmente un documento?

Una volta collegato il dispositivo di firma (un lettore di smart card, ovviamente con la carta inserita, o una penna usb, o il kit per la firma digitale remota), e scaricato l’apposito software per la firma elettronica (Dike, Firma Certa…), posizionandosi sul documento con il tasto destro del mouse, si può scegliere la voce Firma, o Firma e Marca (se abbiamo bisogno anche di fornire data certa al documento: in questo caso, però, è necessario acquistare delle marche temporali).

Il sistema chiede poi di scegliere tra diverse estensioni:

  • formato p7m, contenente il documento originale e i files della firma digitale.
  • formato pdf, disponibile solo per i files aventi già lo stesso formato: consente di ottenere un file pdf con la firma digitale inclusa, invisibile o grafica;
  • formato xml.

Bisogna poi firmare il documento digitando il codice pin che è stato fornito col dispositivo di firma: il procedimento, così, si conclude, il documento risulta firmato digitalmente ed acquisisce il formato prescelto.


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