L’assemblea condominiale

Sei stato convocato per partecipare all’assemblea del tuo condominio tramite l’invio di una e-mail. Ma hai dubbi sul fatto che ciò sia legale. Quello che segue è ciò che devi sapere sulla assemblea condominiale.

Quando si parla di condominio molto spesso si tende ad identificare nella persona dell’amministratore l’unico soggetto che decide ed opera in nome e per conto dello stesso. Ma, in verità, il condominio ha due organi al proprio interno: quello che decide, rappresentato dalla assemblea dei condòmini; e quello che traduce in azione le decisioni, rappresentato dall’amministratore. Infatti, la legge che stabilisce che è l’assemblea condominiale che deve assumere le decisioni in ordine alle scelte condominiali, assemblea, a sua volta, costituita da tutti i condòmini dello stabile. Mentre l’amministratore è l’esecutore delle decisioni di questi ultimi. Ma detto ciò, è vero anche che la materia condominiale è particolarmente ‘intricata’, a causa della enorme variabilità delle situazioni che possono verificarsi e delle poche norme che la disciplinano. E quindi, ad esempio, può essere normale chiedersi come funzionano veramente i rapporti tra assemblea ed amministratore. Oppure avere dubbi su cosa si intenda precisamente per assemblea condominiale. Senza parlare delle diverse maggioranze necessarie affinchè l’assemblea  possa considerarsi validamente costituita o una delibera validamente assunta. Ed ancora altri quesiti come: la assemblea può deliberare su qualunque argomento, anche se non previsto dal regolamento del condominio o dalla legge? Come si svolge una riunione condominiale? È possibile convocare l’assemblea senza amministratore? Esistono delle differenze per la convocazione di un maxi-condominio piuttosto che mini-condominio? Ecco, a queste ed a molte altre domande rispondiamo nell’articolo che segue.

L’assemblea del condominio

Come si ha avuto modo già di dire, l’assemblea del condominio è, in pratica, l’organo che assume le decisioni sul da farsi all’interno dello stesso. L’assemblea, poi, è costituita da tutti coloro che partecipano al condominio, vale a dire da tutti i proprietari degli immobili che si trovano in quel condominio.

La finalità dell’assemblea condominiale è quella di permettere a tutti i condòmini di confrontarsi in ordine alle decisioni di assumere, come può essere la nomina di un amministratore oppure l’inizio di lavori di ristrutturazione dello stabile o, ancora, la decisione su innovazioni da apportare allo stabile e così via dicendo. Ed il confronto deve avviene nel luogo, alla data ed all’orario prestabilito dall’amministratore e comunicato preventivamente a ciascun condòmino, tramite l’avviso di convocazione di assemblea, in modo da permettere a tutti di poter successivamente partecipare in modo sufficientemente informato alla discussione sugli argomenti posti all’ordine del giorno.

Tra i vari compiti dell’assemblea, indicati dalla normativa, vi sono:

• nominare oppure revocare l’amministratore;
• approvare il preventivo delle spese ordinarie, reputate necessarie per affrontare l’anno, e la relativa ripartizione di spesa tra i condomini;
• approvare il bilancio consuntivo dell’amministratore e decidere sull’impiego del denaro eventualmente rimasto inutilizzato dalla gestione corrente;
• decidere sull’esigenza di lavori di manutenzione straordinaria oppure di innovazioni, costituendo obbligatoriamente un fondo speciale di importo pari all’ammontare dei lavori stessi.

Attenzione: questo elenco viene ritenuto dalla legge solo esemplificativo atteso che in linea generale l’assemblea può decidere in ordine a qualunque argomento, anche non espressamente precisato dalla legge o dal regolamento condominiale, purché lo stesso non riguardi affari extra-condominiali, né sia contrario alla legge oppure al regolamento.

Ad esempio, se l’assemblea volesse discutere sull’apertura di una casa di prostituzione, le sarebbe vietato perché argomento contrario alla legge. Oppure, se l’assemblea volesse deliberare di dispensare l’amministratore dall’aprire il conto corrente condominiale, le sarebbe vietato perché anche questo contrario all’obbligo di legge.

In tutti gli altri casi, invece, l’assemblea regolarmente convocata può discutere ed assumere le proprie decisioni rispettando i quorum costitutivi e deliberativi stabiliti dalla legge. E tenendo presente che il cd. quorum costitutivo altro non è che la maggioranza richiesta dalla legge perché si possa dire che l’assemblea, regolarmente convocata, è costituita. Mentre quando si parla di quorum deliberativi si fa riferimento alla maggioranza richiesta dalla legge perché si possa dire che una assemblea ha assunto qualche decisione (nel gergo, definita ‘delibera’).

Le maggioranze richieste sono diverse a seconda dell’argomento da decidere: in linea generale si può dire che maggiore è l’impegno economico o l’importanza del punto all’ordine del giorno, quasi sicuramente più elevato sarà anche il quorum richiesto.

Inoltre, tutto ciò che viene deciso dall’assemblea viene scritto in un documento, noto come verbale di assemblea, che riporta le ‘deliberazioni’ (cioè, decisioni) assunte in quell’incontro dai condomini.

Il compito di redigere il verbale di assemblea appartiene al segretario (per come spiegato meglio di seguito) ed è una operazione molto importante, dato che la mancanza di correttezza nella redazione del verbale può causare la annullabilità o la nullità dello stesso, costringendo il condominio a convocare una nuova assemblea (oltre a pagare le spese legali per il giudizio di annullamento del verbale).

Il verbale assembleare è fondamentale perché rappresenta la prova di ciò che è avvenuto (ed anche non avvenuto) nel corso della riunione, ed è per questo che deve essere:

• scritto (non è possibile il verbale orale);
• leggibile, cioè scritto in modo comprensibile a chiunque;
• sottoscritto da presidente e segretario (in loro assenza, da tutti i condòmini presenti).

In caso contrario, infatti, il verbale è nullo.

Inoltre, è importante che nel verbale: siano riportate (in modo sintetico ma chiaro) le dichiarazioni che i condòmini chiedono di scrivere; siano appuntati gli allontanamenti dall’adunanza, i re-ingressi oppure il rilascio di deleghe in corso di assemblea; siano precisate tutte le votazioni. In ordine a questo ultimo punto, è chiaro che nessun problema particolare pone la deliberazione alla unanimità, bastando dire che un punto è approvato col consenso unanime dei condòmini.

Quando la votazione passa a maggioranza, è fondamentale indicarne l’esito ma anche il nome ed i millesimi dei voti favorevoli, di quelli astenuti e di quelli dissenzienti. Molto spesso, gli errori nella procedura di verbalizzazione sono causa di annullabilità delle delibere.

Convocazione dell’assemblea ed ordine del giorno

Non ci può essere una riunione condominiale se prima non si è provveduto alla convocazione dell’assemblea. In pratica, l’amministratore, per convocare i condòmini, deve inviare un avviso facendo attenzione che questi ultimi la ricevano almeno 5 giorni ‘liberi’, cioè 5 giorni interi fra il suo ricevimento ed il giorno della prima data fissata per l’assemblea.

Nell’avviso devono essere indicati specificamente l’ordine del giorno, cioè degli argomenti su cui si dovrà discutere; oltre che luogo, data ed orario di prima e seconda convocazione e lo stesso deve essere sottoscritto dall’amministratore (o dai convocandi).

E’ importante, altresì, che l’avviso di convocazione venga recapitato ai condòmini o a mezzo posta raccomandata con avviso di ricevimento oppure con posta elettronica certificata (vale a dire PEC). Queste modalità sono richieste, come al solito, per garantire la certezza dell’invio e, soprattutto, del ricevimento dell’avviso. Non è ammessa la convocazione fatta a voce.

Cosa succede se la convocazione avviene a mezzo e-mail? Ebbene, in linea di principio, poiché ciò che è importante è che ci sia sempre la prova dell’avvenuto invio e ricevimento del’avviso, per esempio, può essere considerata legittima anche una convocazione di assemblea fatta ‘porta porta’, cioè con consegna a mano dell’avviso di convocazione presso l’abitazione dei condòmini e rilascio di sottoscrizione su di un foglio da parte di ciascuno di essi per prova dell’avvenuta consegna.

Nel caso della e-mail, l’avviso di lettura della stessa, diversamente da quanto accade con la pec, non ha valore legale. Ed è per questo principale motivo che viene sconsigliato convocare un’assemblea in tal modo, senza consierare anche che, in caso di giudizio, incombe sempre su chi ha convocato l’assemblea la prova che tutti i condomini hanno ricevuto la convocazione.

A tal proposito, però, si vuole anche precisare che in una vicenda del genere [1], arrivata sino alla corte di appello, è stato considerata legittima anche la convocazione a mezzo e-mail, atteso che -nel caso di specie- era stato lo stesso condòmino a chiedere questa modalità di convocazione (indicando, al posto della posta elettronica certificata, la propria e-mail), precludendosi così di denunciare la mancata prova di ricevimento della e-mail.

Ma è possibile che la convocazione non avvenga su iniziativa dell’amministratore bensì dei condòmini. La legge [2] prevede, infatti, che l’amministratore convochi una riunione (straordinaria) ogni qualvota gli pervenga una istanza, contenente specifici argomenti, sottoscritta da almeno due condomini che rappresentino un sesto del valore millesimale del condominio (600 millesimi). Se il rappresentante del condominio non convoca l’assemblea con quei punti all’ordine del gionro, rimane ai condòmini sempre la possibilità dell’autoconvocazione.

Ed, infatti, è possibile che alla convocazione di una riunione provvedano anche gli stessi condomini quando l’amministratore rifiuta di farlo, espressamente o tacitamente. Le regole e modalità della autoconvocazione dell’assemblea sono le stesse della convocazione da parte dell’amministratore (avviso di convocazione da inviare a tutti condomini, indicazione dei punti all’ordine del giorno, rispetto del termine minimo di 5 giorni liberi prima della riunione ecc).

Costituzione dell’assemblea e delibera

Rientra nella prassi di tutti i condomini, prima di iniziare la riunione, il cui contenuto verrà riportato nel verbale di assemblea, che l’amministratore chieda ai presenti di nominare un presidente ed un segretario. Il primo affinché diriga l’ordine del giorno, ed in generale l’andamento della riunione; ed il secondo affinché metta nero su bianco tutto ciò che di importante accade durante l’assemblea. A tal proposito, si deve chiarire che la legge non impone obbligatoriamente la nomina di un presidente e di un segretario, anche se in questo caso, per far sì che il verbale di assemblea abbia un valore probatorio in caso di giudizio, è indispensabile che lo stesso venga sottoscritto da tutti i condomini presenti. Inoltre, tra i compiti del presidente rientra anche il controllo dei quorum costitutivi e dei quorum deliberativi della assemblea.

Più di preciso l’assemblea in prima convocazione è costituita quando sono presenti tanti condomini che rappresentino i due terzi del valore millesimale dell’intero del edificio (quindi, 666,66 millesimi), e la maggioranza dei partecipanti al condominio. Mentre l’assemblea, sempre in prima convocazione, risulta aver regolarmente deliberato le decisioni, se c’è un numero di voti favorevoli che rappresenti la maggioranza degli intervenuti ed almeno la metà del valore dell’edificio (500 millesimi). Mentre, l’assemblea in seconda convocazione è costituita con la presenza di tanti condomini che posseggano un terzo del valore dell’intero edificio (333,33 millesimi) e che rappresentino un terzo dei partecipanti al condominio. E risulta aver regolarmente deliberato le decisioni, se c’è un numero di voti favorevoli pari alla maggioranza degli intervenuti che posseggano almeno un terzo del valore dell’edificio (333,33 millesimi).

Quindi, nel caso in cui l’assemblea non si costituisse in prima convocazione, perché non si è presentato nessuno o perché non è stato raggiunto il quorum costitutivo, la riunione è automaticamente spostata per il giorno, indicato sempre nell’avviso di convocazione, della seconda convocazione.

Nella generalità dei casi, in verità, le riunioni assembleari in prima convocazione vanno deserte (proprio perché richiedono maggioranze superiori) mentre si tengono nella seconda convocazione.

• E volendo fare degli esempi sui quorum costitutivi e deliberativi, prendiamo il caso di un condominio con 12 partecipanti:
• in prima convocazione, l’assemblea sarebbe regolarmente costituita se fossero presenti 7 condomini (la maggioranza di 12) che rappresentino 666,66 millesimi (2/3 di 1000 millesimi);
• e si potrebbe validamente deliberare (laddove la legge non richiede una maggioranza particolare) col voto favorevole di 5 condomini (la maggioranza degli 8 presenti) che rappresentino 500 millesimi;
• invece, in seconda convocazione, l’assemblea sarebbe regolarmente costituita se fossero presenti 4 condomini (1/3 di 12) che rappresentino 333,33 millesimi (1/3 di 1000 millesimi);
• e si potrebbe validamente deliberare (laddove la legge non richiede una maggioranza particolare)  col voto favorevole di 3 condomini (la maggioranza degli 4 presenti) che rappresentino 1/3 del valore dell’edificio (333,33 millesimi).

Ovviamente, nel computo dei quorum rientrano i condomini cd. ‘presenti per delega‘, cioè  non presenti personalmente ma considerati ‘partecipi’ in virtù della presenza alla riunione di un ‘rappresentante’ o ‘delegato’.

Il compito di controllare ed accertare l’esistenza dei quorum, costitutivi e deliberativi, appartiene al presidente dell’assemblea. Infatti, ancor prima di iniziare a discutere e deliberare, l’assemblea nomina, a semplice maggioranza, un presidente di un segretario, per come viene spiegato meglio di seguito.

Qui, occorre ricordare che esistono due tipi di convocazione di assemblea: quella ordinaria e quella straordinaria. La assemblea ordinaria si svolge obbligatoriamente per legge almeno una volta all’anno ed è la assemblea in cui si discute della gestione del condominio ed in cui si prende anche atto di ciò che ha fatto l’amministratore.

Se per due anni di seguito l’amministratore non convoca almeno una riunione di condominio, i condòmini hanno il diritto di ricorrere in giudizio per chiedere al giudice la sua revoca e la sua sostituzione. Invece, l’assemblea straordinaria si svolge solo allorquando ci siano effettivamente delle necessità, su iniziativa dell’amministratore oppure dei condòmini, e riguarda generalmente o lavori straordinari, come quelli di ristrutturazione, od innovazioni da fare all’interno dello stabile, come installare un ascensore in un condominio che ne è sprovvisto.

Come si svolge l’assemblea del condominio

Dopo che l’avviso di convocazione è stato inviato regolarmente; è stato ricevuto da tutti i condòmini; si è formata l’assemblea, nel luogo e nel giorno stabilito dalla convocazione; si è provveduto a nominare presidente e segretario, può darsi inizio alla discussione ed alla votazione su ogni argomento posto all’ordine del giorno. In fine dei conti, questo è lo svolgimento del confronto.

Normalmente gli argomenti vengono discussi seguendo la numerazione indicata nella convocazione anche se ben può accadere che, su richiesta di un condomino o dell’amministratore, possa essere anticipata la discussione di un punto all’ordine del giorno per determinate esigenze.

Quando la riunione riguarda la ordinaria amministrazione si può dire che gli argomenti sono quasi sempre già previsti dalla legge, come l’approvazione del preventivo di gestione oppure l’approvazione del consuntivo di gestione o, ancora, la nomina o la revoca dell’amministratore, ma è sempre possibile aggiungere altri argomenti di discussione in base alle singole esigenze dello stabile.

Ogni punto all’ordine del giorno viene discusso e viene votato. E si può dire deliberato solo se è rispettato il quorum deliberativo su quell’argomento. In questi casi è il presidente che, conclusa la votazione, verificherà che la stessa sia stata adottata con le maggioranze di legge poiché, in caso contrario, dovrà annotare semplicemente l’esito della votazione e precisare che quel punto non è stato approvato.

La votazione è immediata, così come la sua verifica, ed è importante che nel verbale di assemblea risultino riportati non solo i nominativi di tutti i presenti, di persona o per delega, ma anche le votazioni per ogni punto all’ordine del giorno, includendo i nominativi ed i millesimi dei voti contrari e dei condomini astenuti.