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Dove inviare fattura elettronica

12 Febbraio 2019 | Autore:


> Diritto e Fisco Pubblicato il 12 Febbraio 2019



Come effettuare l’invio della fattura elettronica, quali servizi si possono utilizzare, indirizzo del cliente, documento formato PDF.

Se devi inviare una fattura elettronica, ma non disponi di un apposito software di fatturazione, puoi utilizzare il servizio gratuito messo a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, nel portale Iva Servizi, sezione Fatture e Corrispettivi. I servizi web offerti dal portale sono numerosi, e vanno dalla generazione della fattura elettronica, alla possibilità di controllarla, sigillarla e inviarla, dalla ricezione e consultazione delle fatture dai fornitori alla conservazione dei documenti.

Dallo stesso portale è inoltre possibile compilare, inviare e consultare lo spesometro (che dal 2019 non è più obbligatorio), le liquidazioni periodiche Iva, i dati delle fatture transfrontaliere (da e verso operatori esteri, nuovo obbligo sorto dal 1° gennaio 2019), i dati dei corrispettivi, le opzioni Iva.

Considerando la mole di operazioni che può essere effettuata nel sito Iva servizi, orientarsi all’interno di questo portale non è semplice. Facciamo allora il punto della situazione: come generare e dove inviare fattura elettronica, come monitorare se è andata a buon fine, come fare se il cliente richiede la fattura in formato PDF.

Come si accede ai servizi delle Entrate per la fattura elettronica?

Per poter inviare le fatture elettroniche tramite i servizi delle Entrate bisogna possedere le credenziali di accesso: pin e password Entratel (per gli intermediari delle Entrate, come commercialisti e consulenti, e per determinate aziende) o Fisconline (per la generalità dei contribuenti), identità unica digitale Spid, Cns, cioè carta nazionale dei servizi.

Per ottenere le credenziali Fisconline, per prima cosa occorre collegarsi al sito internet delle Entrate, cliccando su “Area riservata” nella home page, e selezionare la voce “Registrazione”. Occorre inserire i propri dati personali:

  • ultima dichiarazione dei redditi presentata: modello utilizzato (730, Redditi, Cu);
  • codice fiscale;
  • soggetto tramite il quale è stata presentata la dichiarazione (sostituto/intermediario, Poste, servizi telematici, Agenzia delle Entrate);
  • reddito complessivo, espresso in unità di euro, senza decimali né punti (ad esempio, per 33.500,11 indicare 33500); se il reddito è negativo, si deve indicare l’importo preceduto da segno meno (ad esempio, -56587).

A questo punto, la pagina fornisce un codice di identificazione personale, il pin. Il sistema chiede di specificare se l’utente è un privato o un’azienda e se possiede la Carta nazionale dei servizi. In quest’ultimo caso, infatti, l’utente beneficia di una procedura di registrazione semplificata e immediata: selezionando Area riservata → Accedi a Entratel/Fisconline → Accesso con smart card, il sistema, effettuati i necessari controlli, fornisce al richiedente il codice pin completo e chiede di scegliere una password personale. In caso contrario, il sito fornisce le prime quattro cifre del pin: quelle mancanti, per ragioni di sicurezza, sono inviate per posta dopo circa due settimane.

La registrazione è possibile anche:

  • tramite l’app delle Entrate, scaricabile dal sito o dai principali store;
  • recandosi personalmente o delegando una persona di fiducia mediante procura speciale, presso un qualsiasi ufficio territoriale delle Entrate, muniti di documento di riconoscimento e compilando il modulo di richiesta di registrazione.

In alternativa, è possibile accedere ai servizi di fatturazione elettronica delle entrate attraverso l’identità unica digitale Spid. Per approfondire: Spid, come funziona, dove richiederlo.

Dove si compila e si invia la fattura elettronica?

Una volta in possesso delle credenziali di accesso, per compilare e inviare la fattura elettronica bisogna accedere al sito Iva servizi. Entrati nel portale Fatture e corrispettivi, bisogna selezionare Fatturazione elettronica e conservazione, ed infine entrare nel riquadro Generazione: bisogna poi scegliere tra generazione fattura ordinaria,  generazione fattura semplificata, generazione fattura PA (per le fatture da inviare agli enti pubblici).

Se è stata già compilata una fattura elettronica dal portale Iva servizi, si può scegliere la funzione Riprendi ultimo file.

Se si dispone, invece, di un programma di compilazione delle fatture elettroniche, si può scegliere la funzione Importa da file XML. Ma vediamo più nel dettaglio come procedere per la compilazione e l’invio della fattura elettronica.

Come accedere al servizio fatture e corrispettivi

È possibile accedere direttamente ai servizi di fatturazione, previa autenticazione, collegandosi al sito Iva servizi al seguente indirizzo https://ivaservizi.agenziaentrate.gov.it/ser/.

Si può scegliere l’autenticazione col codice fiscale o codice Entratel, più password e pin, oppure tramite Spid o Cns.

Una volta selezionata l’utenza di lavoro, si deve accedere al servizio Fatturazione elettronica e conservazione, poi alla sezione Generazione.

Come generare la fattura elettronica

Una volta entrati nella sezione Generazione, è possibile  generare fattura elettronica entrando nel riquadro Crea nuovo file, nel quale si può scegliere se creare una fattura ordinaria, semplificata o una fattura PA.

Una volta selezionata la voce di proprio interesse, bisogna inserire tutti i dati rilevanti della fattura. Per approfondire: Come fare fattura elettronica.

Risulta fondamentale inserire il codice destinatario del cliente, che deve essere stato preventivamente comunicato. Se il cliente non ha il codice destinatario, va indicata la sua pec. Se il cliente è un privato, o un soggetto non obbligato alla fatturazione elettronica, si utilizza un codice destinatario standard, con 7 zeri.

Terminata la compilazione delle maschere necessarie, si arriva alla sezione Riepilogo, che riporta i dati essenziali del documento.

A questo punto, bisogna cliccare su Conferma. Se ci si accorge di aver sbagliato qualcosa, si può cliccare su Riabilita la modifica.

Si deve poi cliccare su Controlla File.

Se appare la dicitura “Il file ha superato i controlli del Sistema Ricevente” si può cliccare su Salva XML e salvare la fattura nel proprio pc.

Se la fattura è ordinaria o semplificata, e non è una fattura PA, si può direttamente, dalla stessa sezione, sigillare ed inviare il file, senza bisogno di firmarlo (firmare la fattura è comunque consigliabile; ne abbiamo parlato in: Firma digitale della fattura elettronica).

Come firmare la fattura elettronica

La fattura salvata in formato xml deve poi essere firmata col proprio dispositivo di firma elettronica, se è una fattura PA. La firma della fattura elettronica indirizzata a un’impresa o a un professionista (B2B), oppure a un consumatore (B2C) non è obbligatoria, ma è opportuna.

Per sapere come procedere, si veda la nostra guida: Firma digitale, come fare.

Una volta collegato il dispositivo di firma (un lettore di smart card, ovviamente con la carta inserita, o una penna usb, o un kit per la firma digitale remota), e scaricato l’apposito software per la firma elettronica (Dike, Firma Certa…), posizionandosi sul file XML salavto con il tasto destro del mouse, si può scegliere la voce Firma (non è necessario firmare e marcare).

Il sistema chiede poi di scegliere tra l’estensione .xml o .p7m.

Bisogna poi firmare il documento digitando il codice pin che è stato fornito col dispositivo di firma.

Se la fattura verso un’impresa, un professionista o un privato viene firmata digitalmente, il sistema d’interscambio Sdi effettua:

  • la verifica di autenticità del certificato di firma;
  • la verifica di integrità, per garantire che il documento ricevuto non sia stato modificato successivamente all’apposizione della firma.

Il sistema può quindi verificare se il certificato di firma elettronica è scaduto o revocato, se l’autorità di certificazione non è affidabile, se manca o non è coerente il riferimento temporale. Se l’esito dei controlli è negativo, la fattura viene scartata e quindi si considera non emessa.

Se la fattura digitale non è firmata, i controlli non vengono attivati, e la fattura viene considerata emessa indipendentemente dalla verifica di autenticità del documento. Nella fattura PA, ad ogni modo, la firma digitale è obbligatoria.

Come inviare la fattura elettronica

Firmato, controllato e sigillato il documento, dal sito Iva servizi delle Entrate si deve accedere, nel portale Fatture e corrispettivi, alla sezione Trasmissione, posizionarsi sulla maschera Invia File e scegliere il file firmato.

Dopo aver cliccato su invia, apparirà la conferma di avvenuta trasmissione, con data e ora operazione e codice Id del file trasmesso. La ricezione della fattura può anche essere controllata dalla sezione Consultazione del portale Fatture e Corrispettivi, funzione Monitoraggio delle ricevute dei file trasmessi, Ricevute file Fatture elettroniche. Dal servizio è possibile scaricare la ricevuta di consegna con l’identificativo Sdi del file.

Fattura di cortesia in PDF

Il cliente ha la visibilità della fattura inviata dal software utilizzato, oppure dalla sezione Fatture ricevute del portale Fatture e Corrispettivi. Il portale offre comunque la possibità di visualizzare e scaricare il PDF della fattura, per anticiparla via mail al cliente, tramite la funzione Visualizza PDF fattura.


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2 Commenti

  1. Guida molto chiara, grazie. vorrei sapere se sono previsti costi di emissione per la fattura elettronica.

    1. Paolo, essendo un obbligo di legge, la fatturazione non può essere posta a carico del cliente. In altre parole è contrario alla legge il comportamento del gestore dell’esercizio commerciale che applica un piccolo incremento di prezzo per l’emissione della fattura elettronica. Puoi trovare maggiori informazioni nel nostro articolo Fattura elettronica: ci sono costi di emissione? https://www.laleggepertutti.it/274101_fattura-elettronica-ci-sono-costi-di-emissione/comment-page-1#comment-327437

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