Cosa fare se non mi pagano una fattura

Recupero crediti: le procedure che può esperire il creditore per riscuotere le somme non pagate dai debitori. Dalla diffida e messa in mora al pignoramento.

Arriva per tutti, prima o poi, il momento di chiedersi: cosa fare se non mi pagano una fattura? Cosa è cambiato da quando è stato introdotto l’obbligo della fattura elettronica e l’invio dei documenti fiscali all’Agenzia delle Entrate? Ecco alcuni importanti chiarimenti che aiutano a districarsi in questa complicata procedura.

Con l’arrivo della fatturazione elettronica qualche cliente potrebbe fare il furbetto, fingere di non sapere dell’esistenza del documento fiscale e così ritardare di qualche giorno il versamento del dovuto. Questo comportamento può essere contrastato in due modi. Innanzitutto inviando una copia, via email, della fattura elettronica. In secondo luogo sapendo che non è dal momento del ricevimento della fattura che si deve pagare: la fattura adempie solo agli obblighi tributari, ma il saldo del prezzo deve essere effettuato, di regola, con la conclusione del contratto salvo diverso accordo tra le parti (ad esempio, se presente una clausola che prevede il pagamento a 60 giorni dalla data di emissione fattura). Quindi è con la firma o l’esecuzione dell’accordo (e non dalla data di ricevuta dello Sdi) che interviene l’obbligo di pagamento. Detto ciò, la fatturazione elettronica non ha cambiato le modalità di recupero dei crediti per chi non adempie o è in ritardo rispetto ai termini.

Vediamo dunque cosa fare se non viene pagata una fattura (a prescindere dal fatto che questa sia elettronica o meno).

Mancato pagamento fattura: la diffida

Poiché a nessuno piace fare causa e spendere soldi in lunghe procedure di recupero credito – peraltro non sempre fruttuose – il primo tentativo è tentare un contatto informale con il cliente. Per quanto possa essere palese la consapevolezza del debitore di aver omesso il pagamento, è sempre bene ricordargli la scadenza dei termini. In questa fase è sufficiente una email ordinaria o un fax del seguente tenore:

«Egr. sig…. /Spett.le ….

Da un controllo contabile ci risulta che non è stata ancora onorata la fattura n. … del … avente ad oggetto la seguente prestazione… Pertanto, La invitiamo a voler onorare l’impegno contrattuale nel più breve termine. Qualora dovesse aver provveduto la preghiamo di inviarci copia della ricevuta di pagamento e di non tenere conto della presente comunicazione. 

Restiamo a disposizione per ulteriori chiarimenti. 

Cordiali saluti, data firma».

L’email ordinaria ha, nel nostro ordinamento, valore di prova documentale solo se non viene disconosciuta dalla controparte nel corso di un eventuale processo. La contestazione non può essere generica ma fondata su valide argomentazioni che possano far concretamente sospettare il mancato ricevimento del messaggio (cosa piuttosto facile quando si tratta di posta elettronica). Il debitore però non potrà sostenere di non aver ricevuto l’email se vi ha risposto o ha tenuto un comportamento tale da far presumere che l’abbia letta (si pensi a una comunicazione ove vengono indicate le coordinate bancarie ove effettuare il pagamento).

Se l’email ordinaria non riceve riscontro si potrà procedere, sempre in un’ottica crescente dei mezzi di recupero crediti, con l’invio di una diffida formale.

La diffida, o messa in mora, può essere scritta e firmata indifferentemente tanto dal creditore (nel caso di società, dal suo legale rappresentante) quanto dal suo avvocato.

Affinché la diffida abbia valore legale deve consentire la prova certa del ricevimento. Pertanto dovrà essere inoltrata o a mezzo di raccomandata a/r o con posta elettronica certificata. In questo secondo caso bisogna fare molta attenzione. La Pec garantisce la certezza del suo autore, della data del ricevimento della stessa e del suo contenuto, ma non anche del contenuto di eventuali allegati. Pertanto sarà bene che il testo della diffida non sia realizzato con un file word o pdf poi allegato alla Pec ma sia riportato (con copia e incolla) nel corpo dell’email stessa. Eventualmente si potrà anche accludere l’allegato in carta intestata.

Ecco un possibile testo di diffida da utilizzare.

«Egr. sig…. /Spett.le …. 

Ad oggi non risulta ancora pagata la fattura n. … del … avente ad oggetto la seguente prestazione … Pertanto, essendo ormai ampiamente decorsi i termini di adempimento prestabiliti, con la presente, da considerarsi come formale diffida e messa in mora, interruttiva dei termini di prescrizione, la invitiamo a voler onorare l’impegno preso e a versare l’importo di euro … presso le seguenti coordinate bancarie…

Si fa presente che, in caso di omesso adempimento entro e non oltre 5 giorni dal ricevimento della presente, si procederà giudizialmente nei Suoi riguardi con ulteriore aggravio di costi e spese, oltre interessi.

Cordiali saluti, data firma».

Sebbene il Codice civile stabilisce che la lettera di messa in mora debba lasciare al debitore un termine per adempiere non inferiore a 15 giorni, la Cassazione ha detto che tale lasso di tempo può essere ragionevolmente contratto o allungato a seconda dell’entità e complessità della prestazione. Quindi, il termine per versare una somma di denaro non troppo elevata per le condizioni del debitore può ben essere fissato in 5 giorni lavorativi.

Alla scadenza dell’ultimo giorno il creditore potrà procedere per le vie giudiziali per come ora spiegheremo.

I termini di prescrizione del pagamento della fattura

L’invio della diffida ha l’importante funzione di interrompere i termini della prescrizione. Difatti, se detti termini dovessero decorrere, il credito non potrebbe più essere riscosso.

Il termine di prescrizione è di 10 anni per tutti i contratti conclusi con aziende. Per i professionisti come notai, avvocati, medici, ingegneri, ecc. la prescrizione è di 3 anni.

Se il pagamento si inserisce in un accordo più ampio che prevede pagamenti periodici almeno una volta all’anno o per frazioni di tempo più ridotte (ad esempio ogni mese o ogni semestre) la prescrizione è di 5 anni; è il caso delle bollette del telefono.

Per un elenco completo di tutti i termini di prescrizione vai alla guida Prescrizione dei crediti.

La diffida, dicevamo, interrompe i termini di prescrizione. Fa fede però la data di ricevimento e non quella di spedizione. Sicché essa deve pervenire al debitore – o il postino deve bussare alla sua porta, nonostante l’assenza del destinatario – entro l’ultimo giorno del termine di prescrizione.

Con l’interruzione della prescrizione il termine inizia a decorrere nuovamente da capo e per un ulteriore periodo di pari durata.

Il ricorso per decreto ingiuntivo

Se il debitore, nonostante il ricevimento della fattura e delle diffide, non dovesse pagare si può ricorrere contro di lui in tribunale. In presenta di una fattura (anche elettronica) è possibile chiedere un decreto ingiuntivo senza avviare una causa. Si tratta di una procedura più semplice, veloce ed economica per la quale, però, bisogna sempre incaricare un avvocato (salvo per crediti inferiori a 1.100 euro di competenza del giudice di pace). In pratica, vengono depositati, in via telematica, i documenti giustificativi del credito: la fattura con l’eventuale contratto. La fattura è di per sé sufficiente per ottenere il decreto.

Il giudice emette una ingiunzione con cui ordina al debitore di pagare entro 40 giorni. Tale ingiunzione deve essere notificata al debitore entro 60 giorni da quando è stata emessa.

Se tuttavia il debitore ha rilasciato una dichiarazione scritta in cui ammette la propria obbligazione – anche tacitamente – il decreto ingiuntivo è “provvisoriamente esecutivo”: significa che il debitore deve pagare subito (non ha cioè più 40 giorni di tempo). Si pensi al caso di chi, ricevendo il sollecito dal creditore, chiede più tempo per pagare o un saldo e stralcio: si tratta di una dichiarazione incompatibile con l’eventuale contestazione del credito; essa quindi acquista lo stesso valore di una confessione del debito.

In ogni caso, entro 40 giorni dal ricevimento del decreto ingiuntivo, il debitore – che non ha partecipato alla fase di emissione del provvedimento – ha la possibilità di fare opposizione: egli cioè ricorre al giudice che ha emesso il provvedimento per chiederne l’annullamento.

Le eccezioni del debitore si possono fondare su varie questioni come: inesistenza del debito per pagamento già avvenuto o per mancata conclusione del contratto, inadempimento del creditore o adempimento non a regola d’arte, sopravvenuti accordi con il creditore volti a ridurre o ad estinguere il debito, prescrizione del credito, vizi formali o di procedura nell’emissione del decreto ingiuntivo, ecc.

Con l’opposizione al decreto ingiuntivo si apre un vero e proprio processo. Durante la causa, deve essere il creditore a dimostrare il proprio diritto al pagamento (ossia l’esistenza del contratto e dell’obbligo di pagare), mentre al debitore spetta provare tutte le circostanze contrarie, che escludono il suo obbligo.

Dopo la prima udienza di opposizione al decreto ingiuntivo, il giudice invita le parti a trovare una conciliazione presso un organismo di mediazione. Questa è una fase obbligatoria solo se il credito vantato non supera 50mila euro.

Con l’emissione della sentenza il giudice decide se confermare il decreto ingiuntivo condannando il debitore al pagamento della somma ingiunta più le spese legali, oppure revocarlo (in tal caso sarà il creditore ad essere condannato alle spese di giudizio).

L’esecuzione forzata contro il debitore

Dopo l’emissione della sentenza l’avvocato del creditore invita il debitore, con una Pec inviata al suo avvocato, a versare il dovuto in via bonaria. Questo adempimento è un obbligo deontologico.

Se però il debitore non adempie neanche in questa fase, il creditore notifica prima la sentenza e poi il precetto.

L’atto di precetto è un ultimo invito ad adempiere dando 10 giorni di tempo oltre i quali si potrà agire con un pignoramento. La scelta del tipo di pignoramento è rimessa al creditore che valuterà come agire sulla base dei beni intestati al debitore.

Si potrà quindi optare per un pignoramento dei beni mobili, immobili o dei crediti vantati verso terzi (ad esempio il conto in banca, la pensione, lo stipendio, i canoni di affitto, ecc.).

Come sapere quali beni ha intestati il debitore

Una volta ottenuto il decreto ingiuntivo e notificato il precetto, il creditore può chiedere l’autorizzazione al presidente del tribunale di consentirgli l’accesso all’Anagrafe tributaria: si tratta di un archivio tenuto dall’Agenzia delle Entrate in cui sono elencati tutti i redditi dei contribuenti, ivi compresi i conti correnti. Con queste informazioni il creditore può agire, in modo più mirato, con il pignoramento opportuno.