Business | Articoli

Privacy negli expo e raccolta dei dati degli acquirenti: guida per gli espositori

29 Ottobre 2013
Privacy negli expo e raccolta dei dati degli acquirenti: guida per gli espositori

Come si tutelano i dati dei potenziali acquirenti nelle fiere e negli expo?

Molte aziende usano fiere, raduni, expo e convegni per pubblicizzarsi e farsi conoscere dal pubblico.

In questi casi è molto frequente cercare di entrare in contatto diretto con i potenziali futuri clienti ed esistono una serie di problematiche da affrontare.

In particolare se si raccolgono dati dal pubblico è di basilare importanza sapere cosa si richiede, per quale scopo e come tutelarsi in relazione agli adempimenti sulla privacy [1].

Dal momento che la materia è molto complessa e gli obblighi di legge variano in relazione alle singole attività poste in essere dalle imprese, per evitare controlli e sanzioni anche molto onerosi è sempre utile consigliarsi con un legale esperto in materia in modo da avere delle solide basi e sapere sempre come comportarsi.

A fianco a questa indicazione preliminare, la legge indica chiaramente una serie di attività che devono essere poste in essere. Poniamo il caso di un’azienda che, al proprio stand all’interno della fiera, richieda dati ai potenziali acquirenti, magari incentivandoli tramite sconti o gadget.

Una prima indicazione da seguire è quella di sapere che tipo di dati si stanno richiedendo. La legge [2], infatti, distingue tra dati personali, sensibili e “super-sensibili” in relazione al grado importanza degli stessi e alla relativa maggiore protezione.

Se, ad esempio, si raccolgono nome e cognome o la partita iva si parla di “dati personali”: essi vengono tutelati, ma in forma semplice e con minori obblighi. Al contrario, se si pensa ad uno stand che fornisce materiale sanitario o medico, ci si trova di fronte ad un “dato super-sensibile” che invece va trattato con una serie di precauzioni e cautele aggiuntive.

Proprio in relazione agli obblighi, la legge identifica una serie di adempimenti che, caso per caso, vanno tenuti in considerazione e rispettati.

Più nel dettaglio vi sono adempimenti verso gli interessati [3], verso il Garante della Privacy e adempimenti organizzativi interni.

Ciò che più conta, nel caso in questione, sono gli adempimenti verso gli interessati, ossia i potenziali clienti. Nei loro confronti, gli obblighi sono relativi a:

– l’informativa sulla privacy

– in specifici casi, la richiesta del consenso.

L’informativa [4] è un punto importantissimo; serve per spiegare alla persona di cui si chiedono i dati chi li raccoglierà, come li raccoglierà e per quali scopi. Dare delle indicazioni sbagliate circa il trattamento dei dati comporta severe sanzioni; pertanto è essenziale applicare al meglio le norme di legge alla propria realtà aziendale.

L’informativa può essere scritta o orale e non sono previste dalla legge particolati formule. Tuttavia è consigliabile preparare, con il proprio legale, prima di richiedere qualunque dato, una informativa scritta che contenga tutte le informazioni del caso, soprattutto in modo da fornire ai clienti un’indicazione chiara ed univoca.

Vi è poi il consenso, altro caposaldo della normativa e con cui l’interessato espressamente autorizza a trattare i propri dati sensibili [5].

In alcune ipotesi, tuttavia, la legge [6] prevede la possibilità che il trattamento avvenga anche in senza il consenso. Ciò succede, ad esempio, se i dati provengono da registri, atti o documenti consultabili pubblicamente oppure se serve per venire incontro a specifiche richieste formulate, prima delle conclusione del contratto, dall’interessato.

Vi sono poi gli obblighi verso il Garante della Privacy, il quale – a certe condizioni – va informato se si inizia una attività di trattamento dei dati personali [7] e che, a fronte di specifiche richieste, può dare la propria autorizzazione [8] al trattamento dei dati.

Se, ad esempio, i dati raccolti vengono poi utilizzati per la cosiddetta profilazione dei clienti, cioè per catalogare i clienti individuandone gusti, preferenze ed abitudini di acquisto, la notificazione preventiva al Garante è obbligatoria.

Infine vi sono gli adempimenti interni, anche detti anche organizzativi. La legge prevede, infatti, una serie di misure di sicurezza [9] che vanno scrupolosamente rispettate dall’azienda.

Bisogna, per esempio, assicurarsi che i dati raccolti siano al sicuro (siano essi cartacei o informatici), che siano ridotti al minimo i rischi di distruzione, perdite e furto e che l’accesso agli stessi avvenga solo ed esclusivamente per le finalità consentite.

È quindi buona norma cercare di adibire uno spazio sicuro (fisicamente ed informaticamente) nella propria azienda di modo da poter avere sempre sotto controllo i dati dei propri clienti.

di ANDREA PASSANO


note

[[1]] La normativa di riferimento è data dal Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[2] Art. 4 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[3] Cioè la persona i cui dati vengono trattati, come indicato dall’art. 4 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[4] Prevista dall’art. 13 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[5] Art. 23 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[6] Art. 24 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[7] Tramite notificazione ai sensi dell’art. 37 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[8] Art. 26 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.

[9] Art. 31 del Decreto Legislativo numero 196 del 30/06/03.


Sostieni LaLeggepertutti.it

La pandemia ha colpito duramente anche il settore giornalistico. La pubblicità, di cui si nutre l’informazione online, è in forte calo, con perdite di oltre il 70%. Ma, a differenza degli altri comparti, i giornali online non hanno ricevuto alcun sostegno da parte dello Stato. Per salvare l'informazione libera e gratuita, ti chiediamo un sostegno, una piccola donazione che ci consenta di mantenere in vita il nostro giornale. Questo ci permetterà di esistere anche dopo la pandemia, per offrirti un servizio sempre aggiornato e professionale. Diventa sostenitore clicca qui

Lascia un commento

Usa il form per discutere sul tema (max 1000 caratteri). Per richiedere una consulenza vai all’apposito modulo.

 


NEWSLETTER

Iscriviti per rimanere sempre informato e aggiornato.

CERCA CODICI ANNOTATI

CERCA SENTENZA

Canale video Questa è La Legge

Segui il nostro direttore su Youtube