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Diritto e Fisco | Articoli

Come si svolge il procedimento disciplinare

10 Marzo 2019
Come si svolge il procedimento disciplinare

Uno dei principali poteri del datore di lavoro è quello di controllare cosa fanno i dipendenti e sanzionarli se non svolgono correttamente il loro dovere.

Il lavoratore che viene assunto all’interno di una azienda assume anche il nome di lavoratore subordinato o di dipendente. La denominazione la dice lunga sul fatto che il lavoratore non è autonomo e libero di svolgere la prestazione di lavoro come ritiene opportuno ma è, per l’appunto, dipendente, subordinato al potere direttivo del datore di lavoro. Quello della subordinazione è anzi il tratto distintivo del rapporto di lavoro subordinato. Il potere di dire al dipendente cosa deve e cosa non deve fare è accompagnato dal potere di prendere dei provvedimenti contro il dipendente che pone in essere dei comportamenti contrari ai doveri che scaturiscono dal rapporto di lavoro. Per potere assumere i provvedimenti disciplinari, però, il datore di lavoro deve seguire un apposito procedimento. In questo articolo vediamo come si svolge il procedimento disciplinare.

Il potere direttivo del datore di lavoro

Uno dei tratti caratteristici del rapporto di lavoro subordinato è l’assoggettamento del dipendente al cosiddetto potere direttivo del datore di lavoro. In base a tale potere, è il datore di lavoro a decidere cosa deve fare il dipendente e quest’ultimo deve eseguire la prestazione di lavoro attenendosi alle direttive ed alle istruzioni impartite dall’azienda [1].

Il datore di lavoro esercita tale potere in vari modi. Nella gran parte dei casi le istruzioni e le direttive sono impartite al momento, in forma orale al dipendente. In altri casi, soprattutto quando si tratta di regole generali o istruzioni complesse, il datore di lavoro emette dei veri e propri ordini scritti che possono assumere la forma di:

  • ordini di servizio;
  • regolamenti e policy aziendali;
  • codici di condotta;
  • codice disciplinare aziendale;
  • direttive impartite per e-mail o caricate sulla intranet aziendale.

Un ruolo nella determinazione delle regole che vanno seguite dal dipendente lo svolgono anche la legge ed il contratto collettivo nazionale di lavoro applicato al rapporto di lavoro.

La legge [2] prevede una serie di obblighi di comportamento a carico del dipendente, in particolare:

  • obbligo di agire sotto la direzione ed il coordinamento del datore di lavoro;
  • obbligo di non trattare affari, per conto proprio o di terzi, in concorrenza con l’imprenditore;
  • obbligo di non divulgare notizie attinenti all’organizzazione e ai metodi di produzione dell’impresa, o farne uso in modo da poter recare ad essa pregiudizio;
  • obbligo di eseguire la prestazione di lavoro oggetto del contratto di lavoro con diligenza e perizia.

La contrattazione collettiva, spesso, si occupa dei doveri di comportamento dei dipendenti chiarendo come deve comportarsi il dipendente e quali comportamenti sono vietati.

Inoltre, l’azienda se vuole procedere con l’assunzione di provvedimenti disciplinari a carico dei dipendenti che si comportano in modo scorretto, deve prima aver adottato e affisso in luogo accessibile ai lavoratori il codice disciplinare aziendale.

L’infrazione disciplinare

Quanto detto fa capire che, firmando il contratto di lavoro, il dipendente accetta di assumersi tutta una serie di impegni e di obblighi. In tutti i casi in cui il lavoratore pone in essere un comportamento contrario ai doveri che gli derivano dalla legge, dal contratto collettivo di lavoro, dai regolamenti aziendali, dal contratto individuale di lavoro, pone in essere un’infrazione disciplinare cioè un inadempimento nei confronti del contratto di lavoro.

A titolo meramente esemplificativo costituiscono infrazioni disciplinari i seguenti comportamenti:

  • arrivare in ritardo al lavoro;
  • eseguire la prestazione di lavoro in modo frettoloso e poco diligente;
  • alzare la voce contro i colleghi o i superiori gerarchici;
  • utilizzare per fini personali gli strumenti informatici aziendali;
  • attestare in modo falso la propria presenza in servizio;
  • danneggiare beni aziendali;
  • rubare beni aziendali;
  • provocare o prendere parte ad una rissa in azienda.

Ovviamente l’elencazione è solo a titolo di esempio. Infatti non esiste una lista chiusa di comportamenti che possono essere qualificati come infrazione disciplinare.

Cos’è la contestazione disciplinare?

La prima cosa che il datore di lavoro deve fare se vuole contestare al dipendente il comportamento tenuto ed avviare così il procedimento disciplinare è la contestazione disciplinare.

Si tratta di una lettera indirizzata al dipendente, che solitamente gli viene consegnata a mani o per raccomandata a/r.

Nella contestazione disciplinare l’azienda deve contestare al dipendente il fatto, il comportamento tenuto che si considera essere un’infrazione disciplinare.

La contestazione disciplinare deve essere:

  • specifica;
  • tempestiva;
  • immutabile.

Per quanto riguarda la specificità della contestazione disciplinare questo requisito impone al datore di lavoro di indicare nella lettera il fatto contestato in modo chiaro, preciso e puntuale e non in modo generico ed approssimativo.

Per rendere specifica la contestazione, il datore di lavoro deve inserire nella descrizione del fatto contestato tutti quegli elementi che consentano al dipendente di comprendere esattamente a quale fatto ci si riferisce.

Andranno dunque specificati la data o le date nelle quali il fatto è avvenuto; l’orario preciso o almeno la fascia oraria; il luogo in cui il fatto è stato commesso; qualsiasi circostanza che possa rendere la descrizione del fatto precisa e puntuale (ad esempio indicando le persone presenti, etc.).

Per quanto concerne la tempestività della contestazione disciplinare, questo requisito impone al datore di lavoro di sbrigarsi nel contestare il fatto al dipendente. In poche parole, tra la data in cui il fatto è stato commesso o comunque l’azienda ne è venuta a conoscenza e la data in cui il datore di lavoro invia al dipendente la contestazione disciplinare non deve trascorrere un lasso di tempo troppo lungo.

Ciò in quanto, se per molto tempo l’azienda stesse ferma, il dipendente potrebbe convincersi del fatto che, agli occhi del datore di lavoro, il fatto commesso non è un’infrazione disciplinare.

Ovviamente, la giurisprudenza ha chiarito che il principio della tempestività della contestazione disciplinare va inteso in senso relativo: se, per esempio, l’accertamento della commissione del fatto da parte del dipendente impone verifiche lunghe ed elaborate oppure se l’azienda è grande e complessa è plausibile accettare che sia necessario un po’ di tempo per contestare il fatto.

Dunque non esiste un numero di giorni standard entro cui la contestazione è tempestiva o tardiva: il requisito va apprezzato caso per caso, a seconda di tutte le circostanze.

Il procedimento disciplinare

Con la consegna della contestazione disciplinare la legge [3] considera avviato il procedimento disciplinare.

Nella lettera di contestazione disciplinare, il datore di lavoro deve indicare al dipendente il numero di giorni che egli ha a disposizione per presentare le proprie giustificazioni per iscritto.

Si deve infatti considerare che lo scopo del procedimento disciplinare, per come è stato disciplinato dalla legge, è raggiungere un compromesso tra l’esercizio del potere disciplinare da parte del datore di lavoro e la garanzia che comunque sia concesso al dipendente di difendersi e di spiegare la propria versione dei fatti.

Il termine concesso al dipendente per presentare le proprie giustificazioni per iscritto è, in base alla legge di cinque giorni a partire dalla data in cui ha ricevuto la contestazione disciplinare.

I contratti collettivi nazionali di lavoro possono, però, prevedere dei termini più lunghi, per maggiore tutela del dipendente: in questo caso l’azienda deve inserire nella contestazione il maggior termine previsto dal Ccnl di settore.

In alternativa alle giustificazioni scritte, il dipendente può chiedere di essere sentito oralmente.

In questo caso l’azienda ha l’obbligo di convocare una riunione per l’audizione orale del lavoratore. Il dipendente ha diritto, nell’audizione, di farsi assistere da un rappresentante sindacale. Al contrario, la presenza dell’avvocato di fiducia può essere consentita dall’azienda ma non è un diritto che il dipendente può pretendere.

La fine del procedimento disciplinare

Una volta lette le giustificazioni scritte del dipendente o ascoltato le sue ragioni oralmente, l’azienda deve fare le sue considerazioni finali.

Può accadere che la difesa del dipendente riesca a chiarire l’accaduto e che l’azienda decida dunque di non procedere.

Se, invece, le giustificazioni del lavoratore non colgono nel segno, l’azienda può emettere un provvedimento disciplinare o sanzione disciplinare. Si tratta di una sorta di “punizione” che colpisce il dipendente e lo mette in guardia sulla tenuta di questi comportamenti in futuro.

La legge [4] prevede che la sanzione disciplinare debba essere in ogni caso proporzionale alla gravità dell’infrazione posta in essere dal dipendente.

Le sanzioni disciplinari previste dalla legge sono (in ordine dalla meno grave alla più grave):

  • il rimprovero verbale: il datore di lavoro si limita a fare un rimprovero a voce;
  • il rimprovero scritto: il rimprovero viene messo per iscritto;
  • la multa fino a 5 ore della retribuzione: il datore di lavoro trattiene dalla busta paga del dipendente una somma di denaro corrispondente alla retribuzione percepita dal lavoratore per un massimo di cinque ore;
  • la sospensione dal lavoro e dalla retribuzione per un massimo di dieci giorni: il lavoratore viene tenuto a casa per un certo numero di giorni, fino ad un massimo di dieci, durante i quali non percepisce la retribuzione;
  • il licenziamento per giustificato motivo soggettivo (o licenziamento con preavviso): il dipendente viene licenziato ma ha diritto al preavviso o all’indennità sostitutiva del preavviso;
  • il licenziamento per giusta causa: il dipendente viene licenziato e, a causa dell’assoluta gravità del fatto commesso, non ha diritto al preavviso o all’indennità sostitutiva del preavviso.

note

[1] Art. 2094 cod. civ.

[2] Art. 2105 cod. civ.

[3] Art. 7 L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori).

[4] Art. 2106 cod. civ.


12 Commenti

    1. Buongiorno Mario. Il lavoratore che voglia essere sentito di persona, e quindi oralmente, per manifestare a voce le sue difese deve comunicare tale volontà in modo esplicito nei cinque giorni successivi al ricevimento della lettera di contestazione disciplinare. Egli può quindi: limitarsi a presentare difese solo scritte; presentare difese scritte e, in aggiunta, chiedere di essere sentito anche verbalmente; inviare la lettera in cui chiede la fissazione di una data per un incontro “faccia a faccia”.

    1. Buongiorno Silvia. Se il dipendente chiede l’audizione orale nei termini il datore di lavoro non può negarla, neanche se ha già informalmente sentito l’interessato e ritiene inutile ogni sua ulteriore difesa. Il provvedimento disciplinare adottato quindi prima dell’audizione orale è illegittimo, anche se le giustificazioni scritte appaiano già di per sé ampie ed esaustive. Sul datore di lavoro non grava invece alcun obbligo di convocare il lavoratore per eventuali discolpe se non è quest’ultimo a richiederlo espressamente. Non deve farlo neanche se le giustificazioni scritte del dipendente risultino generiche o poco chiare.

    1. Buongiorno a te Ernesto. Nel corso dell’audizione orale, il dipendente può farsi assistere da un sindacalista dell’associazione sindacale a cui aderisce o ha conferito mandato per l’occorrenza. Secondo la Cassazione, il dipendente non ha invece diritto ad essere accompagnato dal proprio avvocato. Lo Statuto dei lavoratori infatti contempla solo il diritto all’assistenza da parte di un sindacalista. Il legale quindi deve rimanere “fuori dalla porta”. Neppure ha rilievo la circostanza che il lavoratore, per gli stessi fatti oggetto dell’iniziativa disciplinare, sia chiamato a rispondere nell’ambito di un processo penale, considerata la diversità della sfera di interessi, privati e pubblici, su cui incidono i due distinti procedimenti.

    1. Buongiorno Nadia. Dal momento in cui riceve la lettera di contestazione disciplinare, il dipendente ha cinque giorni per replicare producendo le proprie difese in forma scritta od orale. Il termine di 5 giorni decorre dalla ricezione della contestazione, ossia da quando il postino gli ha consegnato la raccomandata spedita dall’azienda o da quando ha firmato la raccomandata consegnatagli a mano.
      Entro l’arco di questi cinque giorni, il dipendete può optare per una delle seguenti soluzioni: rispondere per iscritto, con una lettera da far pervenire nei successivi cinque giorni; rispondere oralmente, presentandosi entro i cinque giorni successivi all’ufficio personale; rispondere per iscritto e chiedere, nella stessa lettera da far pervenire nei successivi cinque giorni, di essere altresì sentito oralmente, ossia di persona, dal datore di lavoro. Tale richiesta non può essere respinta: se il lavoratore richiede infatti un incontro con il vertice dell’azienda o con l’ufficio personale questo non gli può essere negato. L’azienda non può adottare il provvedimento disciplinare prima dei cinque giorni concessi al dipendente per difendersi (nel primo e nel secondo caso) o (nel terzo caso, prima di averlo sentito di persona. Anche qualora sia certo l’esito del procedimento disciplinare e il dipendente abbia, in differente sede, ammesso le proprie responsabilità, la sanzione irrorata prima dei cinque giorni è illegittima.

  1. Se il dipendente è stato impossibilitato a presentarsi entro 5 giorni per l’audizione orale può presentare lo stesso le sue difese? Sono valide?

    1. Buongiorno Raimondo. Se il dipendente dovesse dimostrare di essere stato oggettivamente impossibilitato a rispettare il termine di cinque giorni (si pensi a un ricovero in ospedale per un grave incidente), le difese possono essere presentate anche oltre il termine di cinque giorni. Come spiegato dalla Cassazione, la presentazione di ulteriori difese dopo la scadenza dei 5 giorni dalla contestazione dell’addebito deve essere consentita solo nell’ipotesi in cui entro questo termine il lavoratore non sia stato in grado di presentare compiutamente la propria confutazione dell’addebito; la valutazione di questo presupposto va operata secondo dei principi di correttezza e buona fede che devono regolare l’esercizio del potere disciplinare.

  2. Per potersi difendere un lavoratore può accedere ai documenti aziendali che hanno determinato l’insorgenza del procedimento disciplinare? Vi ringrazio anticipatamente.per la vostra eventuale risposta e per la vostra consueta disponibilità che riservate ai vostri lettori.
    Cordiali Saluti
    Guglielmo

    1. Grazie Guglielmo. Prima di potersi difendere dalla lettera disciplinare il dipendente ha diritto di accedere agli atti interni all’azienda che hanno fondato l’avvio del procedimento disciplinare. Si tratta di un obbligo di trasparenza che risiede nella necessità di assicurare al lavoratore il diritto di difesa. Il diritto alla privacy del datore di lavoro dunque deve essere compresso: a tanto è arrivata di recente la Cassazione.

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