Come si costituisce una società

Dalla costituzione dello statuto e dell’atto costitutivo a tutti gli adempimenti burocratici e amministrativi per la nascita di una società di persone o di capitali.

Può sembrare una cosa molto complicata, ma costituire una società a volte richiede pochissimo tempo. Basta avere le idee chiare su ciò che si vuole fare, con chi e con cosa. L’aspetto burocratico è di solito lasciato a notai o a commercialisti, anche se alcune società possono essere costituite autonomamente dai soci; è il caso delle startup. In ogni caso, sia che l’attività venga delegata che realizzata in prima persona, può sempre tornare utile sapere come si costituisce una società, quantomeno per conoscere quali passaggi effettuare, quanto costa e a chi rivolgersi. Del resto, non c’è chi, almeno una volta nella propria vita, non abbia pensato di fare affari e, abbracciando l’idea di un team di persone specializzate, abbia immaginato a una Srl o a una Spa.

Col tempo poi il legislatore ha ammesso la possibilità di una Srl unipersonale, quella cioè con un solo socio, al fine di consentire anche a una sola persona di limitare la propria responsabilità e il rischio di insuccesso al solo patrimonio sociale (il capitale), tenendolo distinto dai propri beni personali. In altre parole, in caso di debiti o di fallimento, i creditori potranno aggredire solo le proprietà della società e non quelle del socio.

Resta comunque la profonda distinzione tra una gestione delle attività commerciali in forma individuale e quelle in forma collettiva. Nel primo caso avremo un’impresa individuale, con un unico soggetto a gestirla tramite la propria partita Iva e con rischio personale. Nel secondo caso avremo le società, nelle loro diverse forme di società di persone (Snc, Sas, società semplice) e società di capitali (Spa, Srl, Sapa).

Chiaramente, ciascuna società ha le proprie regole, sia in termini di funzionamento che, soprattutto, di responsabilità. Ma quantomeno per la loro creazione è possibile stabilire delle linee guida comuni.

Proprio di queste ci occuperemo per stabilire come costituire una società; avremo cioè riguardo alle regole generali.

Come costituire una società: regole generali

Per costituire una società è necessario seguire un procedimento la cui durata e le cui formalità variano a seconda del tipo di società scelto e all’attività che si intende esercitare.

In generale, il procedimento di costituzione della società si svolge in tre fasi:

• predisposizione dell’atto costitutivo e dello statuto;
• stipulazione dell’atto costitutivo;
• iscrizione dell’atto nel registro delle imprese ed effettuazione degli ulteriori adempimenti.

La prima cosa da fare è trovare un accordo tra i futuri soci. Questo accordo ha la forma di un vero e proprio contratto. A tal fine i soci firmano davanti a un notaio l’atto costitutivo e lo statuto della società.

Dopo la stipulazione, si prosegue con l’iscrizione dell’atto costitutivo nel registro delle imprese e con gli ulteriori adempimenti di diversa natura (fiscale, previdenziale, lavoristica, ecc.).

Potrebbe succedere che più persone si accordino solo verbalmente di dividere gli utili derivanti da una gestione collettiva dell’affare. In tali casi, quando cioè non viene stipulato alcun atto costitutivo, si ha la cosiddetta società di fatto.

L’atto costitutivo si può anche arrivare tramite la previa stipula di un accordo preventivo, molto simile al compromesso che si fa quando si acquista una casa. È il cosiddetto contratto preliminare con il quale i futuri soci si obbligano a concludere, entro una data determinata, l’atto costitutivo definitivo. Gli scopi del contratto preliminare sono molteplici: ad esempio, si può ricorrere ad esso quando le parti intendono costituire una società di capitali e promettono di conferire un bene che al momento è altrui o futuro.

Atto costitutivo

Abbiamo detto che il primo adempimento da porre in essere è la predisposizione dell’atto costitutivo. Esso non è altro che il contratto che dà origine alla società e ne contiene gli aspetti essenziali. Esso racchiude ad esempio, il tipo di società, il nome, la sede, l’oggetto, il capitale sociale. Spesso la sua redazione è rimessa a un avvocato, un commercialista o, frequentemente, lo stesso notaio presso il quale si va poi a firmare per la necessaria registrazione.

La legge pone un contenuto minimo dell’atto costitutivo ma nulla vieta di ampliarlo personalizzandolo.

Il contenuto obbligatorio dell’atto costitutivo varia a seconda del tipo di società. Esso è più dettagliato per le società di capitali e meno per quelle di persone.

In tutti i casi, l’atto costitutivo deve riportare le seguenti informazioni:

• generalità complete dei soci (cognome e nome o, se trattasi di società, denominazione o ragione sociale; luogo e data di nascita per le persone fisiche; domicilio e cittadinanza o, se trattasi di società, sede legale);
• denominazione della società;
• comune dove è posta la sede legale e le eventuali sedi secondarie;
• oggetto sociale ossia lo scopo della società;
• conferimenti di ciascun socio, il loro valore e il modo di valutazione.

Per le società di capitali sono obbligatorie ulteriori indicazioni relative all’ammontare del capitale sottoscritto e versato, al sistema di amministrazione e di controllo prescelto, alle persone cui è affidata l’amministrazione e il controllo.

L’atto costitutivo deve essere redatto per iscritto e sottoscritto da tutti i soci in un’unica seduta davanti a un notaio.

Ciò vale sia per le società di capitali, il cui atto costitutivo deve essere redatto per atto pubblico notarile, sia per le società di persone, il cui atto costitutivo, per poter essere iscritto nel registro delle imprese, deve essere redatto almeno per scrittura privata autenticata dal notaio.

L’atto costitutivo della società deve essere iscritto nel registro delle imprese nella cui circoscrizione è stabilita la sede sociale.

Il numero di iscrizione nel registro delle imprese coincide con il numero di codice fiscale.

Statuto

Insieme all’atto costitutivo viene formato uno statuto. Lo statuto della società contiene le regole generali della società stessa, quindi il suo funzionamento, i poteri degli organi e i rapporti tra i soci. Viene allegato all’atto costitutivo e forma il contratto sociale tra i soci. Esso è una sorta di regolamento interno.

Altri adempimenti 

Dopo la sottoscrizione dell’atto costitutivo, il notaio e gli amministratori della società costituita devono effettuare alcuni adempimenti:

• Iscrizione dell’atto costitutivo al registro delle imprese ComUnica
• Deposito delle cariche sociali al registro delle imprese
• Iscrizione e denuncia di inizio attività al REA
• Richiesta di attribuzione di codice fiscale e partita IVA all’Agenzia delle Entrate
• Dichiarazione IVA di inizio attività
• Segnalazione Certificata d’inizio attività, c.d. SCIA (in caso di attività regolamentate)
• Apertura posizione contributiva all’INPS (in caso di lavoratori dipendenti)
• Apertura posizione assicurativa all’INAIL (in caso di lavoratori dipendenti/collaboratori coordinati e continuativi)
• Iscrizione di eventuali sedi secondarie con una rappresentanza stabile
• Attivazione di un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC)
• Registrazione dell’atto costitutivo
• Indicazione dei dati sociali negli atti della società, nella corrispondenza e in internet
• Predisposizione dei libri della società
• Comunicazione ai Servizi per l’impiego (in caso di lavoratori dipendenti).

Effetti dell’iscrizione nel registro delle imprese

Dal momento dell’iscrizione nel registro delle imprese:

• le società di capitali acquistano personalità giuridica e divengono a tutti gli effetti un autonomo soggetto di diritto: ciò significa che solo da questo momento la società esiste e può operare;
• le società di persone acquistano piena efficacia nei confronti dei terzi, anche se nascono già al momento della stipulazione dell’atto costitutivo.

È necessario iscrivere nel registro delle imprese la nomina dell’organo amministrativo e, quando presente, dell’organo di controllo della società, indicando interamente i poteri ad essi relativi.

Comunicazione all’Agenzia Entrate

La società deve inoltre comunicare l’avvenuta costituzione all’Agenzia delle Entrate (c.d. dichiarazione IVA di inizio attività) anche se l’esercizio dell’attività non inizia al momento della costituzione.

SCIA

Se la società esercita un’attività economica c.d. regolamentata (ossia un’attività che può essere esercitata solo se si possiedono particolari requisiti tecnico-professionali) deve essere presentata la segnalazione certificata di inizio attività (“SCIA“). Per verificare se l’oggetto dell’attività sociale è soggetto a SCIA è possibile consultare il sito internet della CCIAA territorialmente competente (ad esempio per il comune di Milano si veda www.mi.camcom.it) o il sito www.italiasemplice.gov.it curato dal Ministro per la semplificazione e la pubblica amministrazione.

Comunicazioni INPS e INIAL

Lavoratori dipendenti e collaboratori Se la società al momento della costituzione ha lavoratori dipendenti o collaboratori coordinati e continuativi deve aprire una posizione contributiva all’INPS e una posizione assicurativa all’INAIL per poter versare la relativa contribuzione obbligatoria e i premi assicurativi.

Se il datore di lavoro assume dei lavoratori dipendenti dopo l’avvio dell’attività d’impresa, può chiedere di costituire la posizione contributiva con ComUnica o attraverso il canale telematico INPS.

Apertura account PEC

In fase di iscrizione dell’atto costitutivo al registro delle imprese, la società deve indicare un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC) che sarà, da quel momento, il “luogo” ove riceverà tutte le notifiche da parte di privati e pubblica amministrazione.

Dopo l’iscrizione, l’ufficio, con periodicità almeno bimestrale, controlla se le caselle PEC comunicate sono attive; in caso negativo invita la società a presentare domanda di iscrizione di un nuovo indirizzo entro un termine non superiore a 10 giorni; se la società non provvede, l’ufficio cancella d’ufficio l’indirizzo in questione.