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Colloquio di lavoro e privacy, cosa devi sapere

9 Aprile 2019
Colloquio di lavoro e privacy, cosa devi sapere

L’entrata in vigore del Gdpr pone le aziende di fronte a nuove sfide nel trattamento dei dati personali.

Se ne è parlato molto e ormai da quasi un anno è entrato definitivamente in vigore il nuovo Regolamento Europeo che disciplina il trattamento dei dati personali. Si tratta di una vera rivoluzione poichè tutti i Paesi membri hanno dovuto verificare se la normativa interna introdotta fosse o meno compatibile rispetto alle previsioni del Regolamento Europeo. Se sei in cerca di lavoro e stai inviando CV alle aziende in attesa che ti venga fossato un colloquio oppure se sei un recruiter e, all’interno dell’azienda, ti occupi di ricerca e selezione del personale in queto articolo cercheremo di spiegarti cosa devi sapere con riferimento a colloquio di lavoro e privacy.

Non c’è dubbio, infatti, che quando un candidato viene sottoposto ad un colloquio di lavoro, l’aziende pone in essere un trattamento di dati personale. Il candidato, infatti, sia attraverso l’invio del CV sia attraverso le informazioni fornite durante il colloquio sta, senza dubbio, fornendo all’azienda dei dati personali che riguardano la sua sfera privata. Vediamo, dunque, quali regole devono essere osservate nel porre in essere questo trattamento di dati personali.

Cos’è un colloquio di lavoro?

La ricerca e selezione del personale sono delle attività molto importanti sia dal punto di vista dell’impresa che da quello del candidato.

Oggi la gran parte dei nuovi contratti di lavoro vengono sottoscritti dopo che l’azienda ed il dipendente si sono, in qualche modo, incontrati e sono entrati in contatto.

In passato, al contrario, vigeva il cosiddetto monopolio pubblico sulle assunzioni attraverso i servizi di collocamento. In sostanza, l’azienda non poteva assumere un dipendente in modo diretto ma doveva passare attraverso un ufficio pubblico, detto ufficio di collocamento.

Oggi dunque non esiste una regola scritta o un percorso obbligato per procedere all’individuazione della risorsa da assumere e alla stipula del contratto di lavoro.

Solitamente si segue un percorso di questo tipo:

  1. l’azienda individua la posizione vacante (ad es. addetto alle vendite) e procede a pubblicare sul proprio sito un annuncio di lavoro;
  2. il candidato che è interessato alla posizione vacante e che ritiene di avere i requisiti richiesti nell’annuncio si candida inviando il proprio curriculum vitae (detto comunemente cv) all’indirizzo mail indicato nell’annuncio stesso;
  3. l’azienda procede ad una prima scrematura dei cv che sono arrivati escludendo quelli dai quali emerge in maniera palese l’assenza dei requisiti richiesti;
  4. i candidati con i profili più interessanti vengono contattati per sostenere un colloquio di lavoro;
  5. all’esito del colloquio l’azienda decide chi assumere e gli sottopone una proposta di assunzione.

Colloquio di lavoro: la tutela della privacy

L’intero processo di ricerca e selezione del personale coinvolge il tema della tutela della privacy del candidato. La ricezione del cv, il suo esame e il successivo colloquio di lavoro sono, infatti, attività caratterizzate dal trattamento dei dati personali del candidato. Infatti, ai sensi del nuovo Regolamento Europeo in materia di dati personali [1] (il cosiddetto Gdpr) entrato definitivamente in vigore lo scorso 25 maggio 2018:

  • il «dato personale» è qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (che viene definita «interessato»); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all’ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale;
  • il «trattamento dei dati personali» è qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

Nel cv sono dunque presenti moltissimi dati personali del candidato e anche durante il colloquio di lavoro il candidato è portato a parlare di sé, del suo passato, delle sue esperienze professionali pregresse, del suo percorso di istruzione e formazione, etc: sono tutti dati personali.

Colloquio di lavoro: è necessaria l’informativa privacy?

Il Gdpr, al pari del vecchio Codice della privacy, impone ad ogni soggetto che pone in essere un trattamento di dati personali di fornire, in primo luogo, una informativa all’interessato con i contenuti previsti da una apposita norma del regolamento stesso [2].

L’informativa deve contenere i seguenti elementi:

  • l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del suo rappresentante;
  • i dati di contatto del responsabile della protezione dei dati, ove applicabile;
  • le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento;
  • gli eventuali legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento o da terzi;
  • gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali;
  • l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale e l’esistenza o l’assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione
  • il periodo di conservazione dei dati personali oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo;
  • l’esistenza del diritto dell’interessato di chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali e la rettifica o la cancellazione degli stessi o la limitazione del trattamento che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento, oltre al diritto alla portabilità dei dati;
  • qualora il trattamento sia basato sul consenso, l’esistenza del diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento senza pregiudicare la liceità del trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca;
  • il diritto di proporre reclamo a un’autorità di controllo;
  • se la comunicazione di dati personali è un obbligo legale o contrattuale oppure un requisito necessario per la conclusione di un contratto, e se l’interessato ha l’obbligo di fornire i dati personali nonché le possibili conseguenze della mancata comunicazione di tali dati;
  • l’esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione.

Dal punto di vista temporale l’informativa andrebbe consegnata nel momento in cui il titolare raccoglie il dato personale. Nel caso della ricerca del lavoro, dunque, l’informativa dovrebbe essere resa subito dopo la ricezione del cv e ancora prima di aprirlo e di mettere in campo, dunque, un trattamento di dati personali.

In questo caso però esiste una norma che prevede una eccezione.

La legge [3] infatti dispone che l’informativa privacy, nei casi di ricezione dei curricula spontaneamente trasmessi dagli interessati al fine della instaurazione di un rapporto di lavoro, viene fornita al momento del primo contatto utile, successivo all’invio del curriculum medesimo.

Quindi l’azienda che riceve spontaneamente da parte di un candidato un cv non deve consegnare a quel candidato nessuna informativa privacy. Se, però, il candidato viene chiamato a sostenere un colloquio di lavoro, in questa sede, la società dovrà consegnargli l’informativa privacy prevista dalla legge.

Colloquio di lavoro: quali domande fare?

Oltre ai dati contenuti nel cv inviato dal candidato all’azienda, anche durante il colloquio di lavoro l’azienda può continuare a effettuare un trattamento di dati.

Si pensi alle varie domande che possono essere fatte al candidato e che potrebbero fornire all’azienda molti dati personali, anche dati particolari, della persona.

In verità, dal punto di vista privacy, l’azienda non dovrebbe fare domande eccessivamente intrusive nei confronti della vita privata e personale del candidato ma dovrebbe limitarsi a fare delle domande strettamente connesse alle informazioni di carattere professionale, necessarie per valutare l’idoneità del candidato alla posizione professionale vacante.

La legge [4] infatti vieta, in generale, al datore di lavoro, ai fini dell’assunzione, come nel corso dello svolgimento del rapporto di lavoro, di effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche, religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini della valutazione dell’attitudine professionale del lavoratore.

Quindi, di sicuro i recruiter in fase di colloquio non possono chiedere al candidato:

  • qual è il suo orientamento politico;
  • a quale sindacato è iscritto o intende iscriversi;
  • qual è il suo orientamento sessuale;
  • di che religione è;
  • qualsiasi domanda che non abbia una stretta rilevanza per valutare se il candidato è adatto o meno a quella posizione professionale.

Si deve ad esempio ritenere che domande relative ai progetti di vita futuri, la volontà di fare figli, di sposarsi, etc. non sono legittime poiché indagano su aspetti che non hanno nulla a che vedere con l’attitudine professionale del dipendente e che riguardano, invece, solo la sua sfera privata e personale.

Inoltre, salvo quando ciò sia richiesto dalla legge o dal contratto collettivo di lavoro applicato, non è legittimo richiedere al candidato il certificato del casellario giudiziale.

Violare questa disposizione è un reato: infatti, il nuovo Codice privacy [5] prevede che chi viola il divieto di indagini improprie nei confronti delle opinioni dei lavoratori possa essere punito con l’ammenda da euro 154 a euro 1.549 o con l’arresto da 15 giorni ad un anno. La norma prevede che, nei casi più gravi, le pene dell’arresto e dell’ammenda possono essere anche applicate congiuntamente.


note

[1] Regolamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati e che abroga la direttiva 95/46/CE.

[2] Art. 13 Regolamento (UE) 2016/679.

[3] Art. 111-bis D.Lgs. n. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. n. 101/2018.

[4] Art. 8 L. n. 300 del 20.05.1970 (Statuto dei lavoratori).

[5] Art. 171 D. Lgs. n. 101/2018.

Autore immagine: privacy colloquio lavoro di Indypendenz


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