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Consegna busta paga: possibile dopo il versamento dello stipendio?

16 Aprile 2019
Consegna busta paga: possibile dopo il versamento dello stipendio?

Hai ricevuto lo stipendio, ma non ti hanno ancora dato la busta paga? In questo articolo cerchiamo di capire se questo comportamento è legittimo.

La consegna della busta paga è un momento molto atteso dalla gran parte dei lavoratori in quanto sancisce l’avvenuto pagamento della retribuzione. A volte, però, non è così. Può, infatti, capitare che il dipendente riceva l’accredito del proprio stipendio sul conto corrente ma non riceva materialmente la busta paga. Consegna busta paga: possibile dopo il versamento dello stipendio? La risposta, occorre dirlo subito, è no in quanto la legge prevede una assoluta simultaneità tra la consegna della retribuzione e la consegna del cedolino paga. Ma entriamo più nel dettaglio.

Busta paga: cos’è e a cosa serve?

Busta paga, cedolino paga, prospetto paga. Chiamiamola anche come vogliamo ma il senso non cambia. Ogni mese, all’atto del pagamento dello stipendio, la legge [1] richiede al datore di lavoro di consegnare al dipendente un documento di riepilogo nel quale vengono indicate tutte le operazioni di dare/avere effettuate sullo stipendio mensile con riferimento a quel dipendente.

La busta paga è quindi il documento leggendo il quale ogni lavoratore può sapere quanti soldi gli sono stati versati quel mese e quanti soldi gli sono stati trattenuti dal suo stipendio.

Le premesse da fare sono due.

Innanzitutto, il principale obbligo di ogni datore di lavoro, nel momento in cui assume un dipendente, è pagargli regolarmente la retribuzione mensile che è stata pattuita nel contratto di lavoro.

In secondo luogo, il datore di lavoro viene chiamato dalla legge a svolgere il ruolo del sostituto di imposta. Ciò significa che il lavoratore non paga direttamente le tasse sul proprio reddito e la sua quota di contributi previdenziali ed assistenziali. A svolgere, in sua vece, queste operazioni è, per l’appunto, il datore di lavoro che si sostituisce al dipendente nell’assolvimento dei propri oneri fiscali e contributivi.

In poche parole, il datore di lavoro sottrae allo stipendio del dipendente, prima ancora di versarglielo, le tasse che egli deve versare all’Agenzia delle Entrate sui propri redditi ed i contributi che deve pagare all’Istituto nazionale di previdenza sociale (Inps) ed all’Istituto nazionale di assicurazione contro gli infortuni sul lavoro (Inail).

La busta paga serve dunque soprattutto a permettere al dipendente di essere consapevole delle operazioni effettuate sui suoi soldi ed a contestare, se necessario, i conteggi del datore di lavoro.

Busta paga: il contenuto

La normativa relativa alla compilazione della busta paga si deve ormai coordinare con la normativa che ha introdotto il Libro unico del lavoro (Lul).

Questa normativa [2], infatti, prevede che debba esserci assoluta coincidenza tra le annotazioni effettuate dall’azienda nella busta paga e le risultanze del Lul.

Oggi, dunque, dovendosi rispettare tale coincidenza, si può dire che gli elementi da inserire in busta paga sono gli stessi che devono essere indicati nel Lul e quindi:

  • nome e cognome del dipendente;
  • codice fiscale;
  • qualifica e il livello di inquadramento contrattuale;
  • retribuzione base;
  • anzianità di servizio;
  • posizioni assicurative e previdenziali;
    qualsiasi annotazione che sia riferita a somme di denaro date al dipendente o comunque gestite dal datore di lavoro (comprese somme erogate a titolo di rimborso spese);
  • trattenute a qualsiasi titolo effettuate;
  • detrazioni fiscali;
  • dati relativi agli assegni per il nucleo familiare;
  • prestazioni ricevute da enti e istituti previdenziali;
  • somme erogate a titolo di premio;
  • somme erogate a titolo di compenso per lavoro straordinario (con indicazione separata e specificata).

La busta paga, oltre a indicare i dati identificativi del dipendente e del suo rapporto di lavoro, indica essenzialmente due grandi categorie di dati: le somme versate (le cosiddette competenze) e le somme trattenute dallo stipendio.

Tra le somme versate rientrano:

  • retribuzione base;
  • eventuale superminimo individuale;
  • scatti di anzianità;
  • indennità percepite dal dipendente per le modalità di svolgimento della prestazione di lavoro (ad esempio, indennità di turno, di disagio, di maneggio denaro, etc.);
  • premi di produzione o di risultato;
  • valorizzazione economica dell’auto aziendale concessa ad uso promiscuo;
  • rimborso spese;
  • somme erogate al dipendente da enti terzi per il tramite del datore di lavoro (ad esempio, indennità di malattia Inps, indennità di inabilità temporanea Inail, congedo obbligatorio di maternità, indennità relativa ai permessi 104, etc.);
  • eventuale anticipazione del trattamento di fine rapporto.

Tra le trattenute operate sullo stipendio dal datore di lavoro troviamo:

  • tasse statali (Imposta sul reddito delle persone fisiche, cosiddetta Irpef);
  • tasse locali (addizionale comunale e addizionale regionale all’Irpef);
  • quota di contributi Inps a carico del dipendente;
  • quota di contributi Inail a carico del dipendente;
  • quota associativa versata al sindacato di appartenenza;
  • quota pari ad un quinto dello stipendio pignorata o ceduta ad un terzo creditore dal dipendente;
  • recupero somme versate in eccesso in precedenza;
  • contributi erogati dal dipendente al fondo di previdenza complementare.

Busta paga: quando va consegnata?

La busta paga, in base alla legge, deve essere consegnata all’atto della corresponsione della retribuzione. Ciò significa che dovrebbe esserci una assoluta contestualità tra il pagamento dello stipendio che, ricordiamo, non può più avvenire in contanti, e la consegna del cedolino paga.

In ogni caso, in base all’interpretazione prevalente, l’atto della corresponsione della retribuzione non coincide con la data in cui effettivamente viene pagato il bonifico al dipendente ma con la data in cui scade il termine per pagare lo stipendio.

Facciamo un esempio. La società Alfa, per uso aziendale, paga gli stipendi entro il giorno 5 del mese successivo a quello al quale si riferisce la retribuzione stessa. La retribuzione del mese di marzo 2019, tuttavia, a causa di alcuni problemi tecnici, non viene pagata entro il 5 aprile 2019 bensì, in ritardo, il 20 aprile 2019. Quando deve essere consegnata la busta paga? Il 5 aprile 2019 o il 20 aprile 2019?

La risposta corretta è il 5 aprile 2019. Infatti, viene comunemente affermato che la data di consegna della busta paga coincide con la data in cui scade il termine per pagare lo stipendio. Ma dove ricavo questa informazione? La legge infatti non fissa un termine uguale per tutti entro il quale gli stipendi devono essere pagati ai lavoratori dipendenti.

Occorre, allora, distinguere:

  • se al rapporto di lavoro è applicato un contratto collettivo di lavoro, occorre prendere a riferimento la data fissata nel Ccnl per il pagamento delle retribuzioni;
  • se al rapporto di lavoro non è applicato alcun Ccnl oppure se il Ccnl nulla dice in merito, occorre verificare se esiste una norma a riguardo nel contratto individuale di lavoro;
  • se non vi è alcun riferimento al termine ultimo per pagare lo stipendio nemmeno nel contratto di lavoro, bisogna fare riferimento agli usi aziendali, ossia, al comportamento costantemente osservato su questo aspetto dall’azienda.

Busta paga: come consegnarla?

La modalità di consegna che viene tradizionalmente preferita dai datori di lavoro è la consegna del prospetto paga brevi manu che viene fatto firmare dal dipendente per avvenuta consegna.

A differenza dello stipendio, che non può essere pagato in contanti ma solo con strumenti elettronici, la consegna a mano della busta paga è ammissibile e fornisce anche la prova diretta dell’avvenuta consegna.

Di certo questa modalità, sicuramente praticabile nelle piccole aziende, risulta impossibile nelle grandi realtà aziendali, con unità produttive sparse sul territorio e centralizzazione delle paghe.

È bene chiarire che la firma del dipendente prova solo l’avvenuta consegna della busta paga ma non l’avvenuto accreditamento dello stipendio [3].

In alternativa è stata pacificamente ammessa la possibilità di consegnare il prospetto paga tramite l’utilizzo delle nuove tecnologie informatiche e telematiche e in particolare:

  • tramite e-mail ordinaria;
  • tramite e-mail pec;
  • mettendo la busta paga a disposizione del dipendente in un’area riservata sul portale aziendale o sulla rete intranet.

Si deve precisare, però, che mentre la pec è una modalità di consegna che fa prova al pari della raccomandata postale, l’e-mail ordinaria e il download dal sito aziendale sono metodi di consegna che non hanno la stessa valenza legale.

Per quanto riguarda poi l’inserimento della busta paga nell’area del sito si deve sottolineare che il dipendente deve essere dotato di credenziali di accesso (username e password) che garantiscono che solo lui entri nel sito e si scarichi il prospetto paga, anche per  ragioni evidenti di tutela della privacy e della riservatezza del lavoratore. Si deve, infatti, sempre pensare che nel cedolino vi sono un numero importante di dati personali del dipendente ed anche dati particolari (quelli che, nel Codice privacy, erano definiti i dati sensibili).

Ritardo nella consegna del cedolino: quali conseguenze?

Consegna busta paga: possibile dopo il versamento dello stipendio? Dobbiamo dunque rispondere di no.

Il comportamento del datore di lavoro che paga prima lo stipendio e solo successivamente consegna il cedolino paga al dipendente non è solo illegittimo ma è anche sanzionabile sotto il profilo amministrativo.

In caso di ispezione degli ispettori dell’Ispettorato nazionale del lavoro dalla quale dovesse emergere il ritardo o la mancata consegna dei cedolini l’azienda rischierebbe le seguenti sanzioni:

  • in caso di mancata o ritardata consegna al lavoratore del prospetto di paga, o di omissione o inesattezza nelle registrazioni apposte su detto prospetto paga, si applica al datore di lavoro la sanzione amministrativa pecuniaria da 150 a 900 euro;
  • se la violazione si riferisce a più di 5 lavoratori, ovvero a un periodo superiore a 6 mesi, la sanzione va da 600 a 3.600 euro;
  • se la violazione si riferisce a più di 10 lavoratori ovvero a un periodo superiore a 12 mesi la sanzione va da 1.200 a 7.200 euro.

note

[1]  Art. 1 L. 4/1953.

[2] Art. 39 D.L. 112/2008.

[3] Sul punto cfr. art. 1 co. 912, L. 205/2017: “La firma apposta dal lavoratore sulla busta paga non costituisce prova dell’avvenuto pagamento della retribuzione”.

Autore immagine: consegna busta paga di NIKCOA


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