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Come registrare un contratto di affitto

21 Aprile 2019 | Autore:


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Tutti i passaggi e gli adempimenti necessari per registrare un contratto di affitto: modelli, tempi, documenti, costi, procedure ed uffici.

Hai stipulato un contratto di affitto o di locazione e ora vuoi, anzi devi, registrarlo. E’ un adempimento necessario: lo Stato pretende il pagamento delle imposte dovute, a pena di sanzioni pesanti e che crescono in modo esponenziale con il passare del tempo, se la registrazione non viene fatta entro la breve scadenza di 30 giorni dalla data del contratto. Registrare un contratto è  opportuno anche per le parti private: ad esempio il proprietario che non viene pagato dal suo affittuario dei canoni dovuti, se dispone di un contratto registrato, potrà accedere alle procedure giudiziarie semplificate come lo sfratto per morosità, anziché seguire le più lente vie ordinarie. Anche l’inquilino deve registrare il contratto se vuole ottenere determinate agevolazioni, benefici o sgravi d’imposta. Insomma se non registri un contratto di locazione rischi parecchio da diversi versanti e ti precludi molte possibilità. Già questo basterebbe per interessarti a come registrare un contratto di affitto. Ma c’è di più: la registrazione attesta l’esistenza del contratto, gli attribuisce una data certa e garantisce che l’atto sottoposto alla registrazione (un originale viene trattenuto dagli uffici finanziari) non sia modificato in seguito; se e quando questo dovesse avvenire, si dovrà provvedere ad un’ulteriore registrazione oppure alla cancellazione del contratto iniziale, come nel caso di risoluzione anticipata.

Dunque, registrando un contratto sarai avvantaggiato, perché sugli elementi attestati dalla avvenuta registrazione non sorgeranno problemi di prova in un’eventuale futura controversia giudiziaria. Quindi, ora che abbiamo chiarito che registrare un contratto è necessario ed anche utile, vediamo come registrare un contratto di affitto e la lista completa degli adempimenti da effettuare. Ti spiegheremo  la procedura da seguire in tutti i suoi passaggi. Scoprirai che ci sono varie cose da fare, moduli da compilare, documenti da allegare ed imposte da pagare; ma nel complesso l’iter burocratico è molto più semplice di quanto si pensi.

Quali contratti registrare: affitto o locazione?

Nel linguaggio comune, si usa il termine affitto come sinonimo di locazione. In realtà la parola affitto andrebbe riferita solo ai contratti con i quali si concede l’uso di un bene (immobile o mobile) produttivo, come nei casi di aziende o attività ed esercizi commerciali. In tutti gli altri casi, cioè quando il bene non è di per sé produttivo (ad esempio è una casa abitativa, un terreno, un locale o un ufficio), si dovrebbe parlare di locazione, non di affitto.

Ci sono quindi notevoli differenze tra affitto e locazione che occorre conoscere in anticipo per evitare equivoci. Dal punto di vista della registrazione, però, gli effetti sono identici: in entrambi i casi bisogna registrare il contratto. Si tratta di un obbligo previsto espressamente [1] per tutte e due le tipologie.

La registrazione è necessaria non soltanto per i contratti iniziali di affitto, ma anche per le loro successive vicende cioè le cessazioni, le risoluzioni e le proroghe anche tacite.

Quali imposte occorre pagare e quanto è il costo?

Per la registrazione dei contratti di affitto bisogna pagare l’apposita imposta di registro. Essa viene calcolata a seconda del tipo di immobile affittato e del valore del contratto.

Per gli immobili ad uso abitativo l’importo è del 2% del canone annuo, moltiplicato per il numero delle annualità. Se invece si tratta di fabbricati strumentali, l’imposta scende all’1% del canone annuo se la locazione è effettuata da soggetti passivi Iva, dunque da imprenditori, anche individuali, titolari di partita Iva; rimane al 2% del canone negli altri casi. I fondi rustici cioè i terreni pagano meno: lo 0,50% del canone annuo.

In sostanza il calcolo della base imponibile considera il tipo di contratto ed il corrispettivo che le parti hanno stabilito a titolo di canone: le locazioni commerciali pagano meno di quelle abitative, gli affitti di terreni pagano ancora meno, ma tutti sempre in relazione al canone pattuito tra le parti.

Se per la tua casa in affitto hai stabilito in contratto un canone di 800 euro mensili, dunque 9.600 euro all’anno, l’imposta da versare – per ciascun anno di durata della locazione – sarà pari al 2% del canone annuo e quindi a 192 euro. C’è comunque una soglia minima al di sotto della quale non si può scendere: 67 euro da pagare per la prima annualità di registrazione, anche in caso di canoni di affitto molto bassi.

Il locatore e il conduttore rispondono in solido, cioè insieme, del pagamento dell’intera somma dovuta per la registrazione del contratto. Significa che il Fisco potrà rivolgersi indifferentemente all’uno o all’altro per ottenere il dovuto [2], salvo il rimborso che chi ha pagato potrà poi ottenere dall’altro, se il contratto ha stabilito in quale percentuale ciascuno debba contribuire al pagamento dell’imposta di registro (l’unico limite è quello di non poterla accollare integralmente all’inquilino). Se il contratto non dice nulla in proposito, le spese di registrazione si presumono suddivise in parti uguali tra i due contraenti al 50% ciascuno.

Non dimenticare che per la registrazione bisogna anche pagare l’imposta di bollo: 16 euro ogni quattro facciate della copia del contratto da registrare (considerando che un foglio uso bollo contiene 25 righe) e comunque se scrivi su altri tipi di foglio pagherai sempre 16 euro ogni 100 righe di contratto. Se registri più copie dovrai moltiplicare questo importo: con quattro copie, ad esempio, pagherai 64 euro. Leggi anche questo articolo per sapere quanto costa registrare un contratto di locazione.

Registrazione: chi deve chiederla ed entro quando?

L’obbligo di registrare un contratto di affitto è a carico di entrambi i contraenti ma, se è una locazione abitativa anzichè un affitto commerciale, grava sul proprietario [3]. Può provvedere però chiunque vi abbia interesse, dunque direttamente il conduttore (affittuario o inquilino). Infatti se il locatore non provvede, il Fisco potrebbe richiedere anche al conduttore il pagamento dell’imposta dovuta e così inviare una cartella di pagamento al coobligato.

Sono esenti dall’obbligo di registrazione solo i contratti di affitto o di locazione con durata inferiore ai 30 giorni annui a meno che non siano stati redatti per atto pubblico o scrittura privata autenticata, nel qual caso sono soggetti comunque alla registrazione.

Il termine da rispettare è 30 giorni dalla data in cui il contratto è stipulato, oppure dalla sua decorrenza, se anteriore alla sottoscrizione. Entro questo termine il contratto deve essere presentato per la registrazione all’Agenzia delle Entrate, con le modalità che ora ti indicheremo.

La registrazione tardiva è comunque valida, ma sarà efficace solo dal momento in cui viene compiuta, e si pagheranno le sanzioni. Qui puoi sapere cosa rischi se registri il contratto di affitto in ritardo.

Come compilare il modello RLI?

Tutti i contratti di affitto vanno registrati presso l’Agenzia delle Entrate utilizzando un apposito modello chiamato RLI.

Ci sono due modalità di registrazione alternative:

  • in via telematica utilizzando l’apposita procedura dell’Agenzia delle Entrate;
  • presso uno sportello dell’Agenzia delle Entrate.

Deve utilizzare la procedura telematica chi svolge la professione di agente immobiliare oppure chi possiede almeno dieci immobili. Può utilizzare in via facoltativa la procedura telematica chiunque, purché sia abilitato a utilizzare i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Fisconline o Entratel) ed abbia fatto la preventiva registrazione sul sito ottenendo le credenziali di accesso.

Il modello RLI è il medesimo in entrambi i casi: ovviamente nella procedura telematica andrà compilato on line mentre se sarà presentato allo sportello dovrà essere compilato in forma cartacea.

Analizziamo ora le informazioni richieste da questo modello che è comune ad entrambi i modi di effettuare la registrazione.

I dati da inserire riguardano innanzitutto le informazioni anagrafiche del soggetto che richiede la registrazione: cognome e nome se persona fisica, denominazione o ragione sociale se si tratta di società o altro tipo di persona giuridica, nel qual caso occorre inserire anche i dati del legale rappresentante. Il codice fiscale deve essere sempre indicato.

Ci sono poi tutti i dati relativi al contratto da registrare: il tipo, la durata (menzionando la data completa di decorrenza iniziale e quella finale), l’importo del canone ed ogni eventuale caso particolare (condizioni sospensive, eventi eccezionali, esenzioni ecc.).

Se anziché della registrazione iniziale si tratta di una proroga, un subentro o una cessazione occorrerà compilare lo specifico riquadro “adempimento successivo” indicando anche gli estremi di registrazione del contratto iniziale al quale sono state apportate le variazioni.

La sezione più ampia è quella dedicata ai dati delle parti del contratto: bisogna riportare tutti i nominativi dei locatori, da un lato, e quello dei conduttori, dall’altro. Spesso infatti le parti concrete di un  contratto di affitto sono più di un singolo locatore e conduttore: pensiamo al caso di vari coeredi e comproprietari che concedono in affitto un bene, oppure a due affittuari che sono coniugi. In tali casi l’elencazione del modello RLI dovrà coincidere esattamente con tutte le parti riportate nel contratto, sia per quanto riguarda i locatori che per quanto concerne i conduttori.

Anche i dati dell’immobile affittato meritano particolare attenzione: andranno indicati tutti gli estremi catastali necessari per l’esatta individuazione e cioè il codice del Comune ove si trovano, il foglio di mappa catastale, il numero di particella e, se c’è, anche il subalterno. Bisogna anche inserire la categoria catastale (esempio A2 se civile abitazione, C1 se negozio, D7 se capannoni industriali, ecc.) e la rendita catastale attribuita all’immobile in questione. Se il contratto è completo  tutti questi dati si troveranno già in esso ed è sufficiente riportarli nel modello; altrimenti per averli ti dovrai munire di una visura catastale telematica dell’immobile.

Infine bisogna indicare il regime di tassazione prescelto: se decidi di optare per la cedolare secca dovrai barrare l’apposita casella. In questa parte il modello è frazionato perché ciascuno dei locatori può effettuare una scelta diversa (alcuni potranno optare per la cedolare secca ed altri no, senza che la scelta di uno condizioni gli altri) quindi occorre indicare la scelta compiuta da ciascuno  ed anche la sua percentuale di possesso dell’immobile.

Infine, se il canone di affitto non è fisso per tutte le annualità bensì variabile o a scalare (ad esempio 8.400 euro il primo anno e 9.600 i successivi) bisognerà riportare nell’apposito riquadro questi differenti canoni per ciascuno degli anni di durata.

Attenzione: se registri un nuovo contratto dovrai allegare anche la certificazione energetica Ape che d’altronde deve essere già menzionata nel contratto, tranne che nel caso di locazione di singole unità immobiliari.

A questo punto il modello è pronto: se utilizzerai la procedura telematica dovrai inserirlo mediante l’apposito programma Entratel dell’Agenzia delle Entrate oppure, se non vuoi installarlo, utilizzando il canale Fisconline dal sito web dell’Agenzia. Entrambi questi servizi ti offrono anche la possibilità di pagare on line le imposte di registro e di bollo richieste per la registrazione. Puoi consultare qui per un manuale dettagliato su come registrare il contratto di affitto on line.

Come presentare la richiesta allo sportello dell’Agenzia delle Entrate?

Se hai optato per la registrazione manuale anziché per la modalità telematica ti dovrai recare ad un qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate sul territorio nazionale, personalmente o attraverso un delegato che avrai incaricato. Non è necessario andare all’ufficio della zona dove si trova l’immobile affittato: se esso si trova a Roma potrai registrare indifferentemente il contratto anche a Milano oppure a Palermo.

Per la registrazione dovrai portare:

  • il modello RLI compilato in tutte le sue parti come ti abbiamo indicato prima;
  • due originali del contratto oppure un originale ed una copia (l’ufficio ne attesterà la conformità all’originale);
  • se devi registrare più di un contratto, un apposito elenco chiamato modello RR in cui indicherai gli estremi di tutti i contratti presentati alla registrazione e l’ammontare delle imposte dovute per ciascuno;
  • le marche da bollo, dette anche contrassegni telematici, per l’importo necessario (ricordiamo: 16 euro ogni quattro facciate e comunque ogni 100 righe) che non dovranno avere data di emissione successiva a quella di stipula del contratto;
  • la ricevuta del pagamento dell’imposta di registro che avrai effettuato con Modello F24, a meno che tu non abbia optato per la cedolare secca (in tal caso pagherai l’imposta sostitutiva alle scadenze previste per l’Irpef).

Se preferisci puoi anche pagare le imposte di registro e di bollo richiedendo l’addebito sul tuo conto corrente bancario e dovrai compilando il modello di richiesta che ti verrà fornito allo sportello e dovrai sottoscrivere.

Se la documentazione presentata è in ordine e tutto va bene, l’ufficio effettuerà i suoi adempimenti e ti restituirà immediatamente la copia registrata del contratto, su cui verrà apposto un timbro con gli estremi della registrazione (il numero progressivo, la data e la serie) e la firma del funzionario dell’Agenzia; la registrazione sarà a quel punto completa e definitiva.

Da quel momento in poi potrai riferirti a quegli estremi di avvenuta registrazione in tutti i casi in cui ti occorrerà richiamare il contratto menzionandolo in atti successivi. In casi particolari (malfunzionamento dei sistemi, troppi contratti da registrare, ecc.) l’Agenzia potrebbe rilasciarti al momento solo una ricevuta di avvenuta consegna della richiesta di registrazione e comunicarti quando sarà disponibile la copia del contratto registrato, che dovrai passare a ritirare successivamente.

note

[1] Art. 3 co. 1 lett. a) del D.P.R. n.131 del 26.04.1986 “Testo unico delle disposizioni concernenti l’imposta di registro“.

[2] Art. 57 del D.P.R. n.131 del 26.04.1986 e Circolare Agenzia delle Entrate del 13.06.2016 n.27/E.

[3] Art. 13 L. n. 431 del 9.12.1998 e art. 1 L. n.208 del 28.12.2015.

Autore immagine: contratto affitto di Alexander Raths


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