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Rilevazione presenze dipendenti: come funziona

3 Maggio 2019 | Autore:
Rilevazione presenze dipendenti: come funziona

Il datore, a seconda dello strumento utilizzato per controllare le presenze in azienda, dovrà fornire adeguata informazione al lavoratore o addirittura essere autorizzato dall’Ispettorato del lavoro, al fine di tutelare la privacy e la dignità dei dipendenti.

Quando arrivi al lavoro e quando finisci il tuo orario sei tenuto a timbrare il cartellino, o comunque a registrare, con i più svariati strumenti, l’entrata e l’uscita dall’azienda. Questo sistema, detto di rilevazione delle presenze, serve al datore per controllare che tu effettivamente abbia rispettato l’orario di lavoro e dunque per calcolare la tua retribuzione in modo corretto e, se infrangi qualche regola, sanzionarti. I controlli possono essere svolti nei modi più diversi, soprattutto da quando sono stati introdotti anche nei luoghi di lavoro gli strumenti informatici, i tablet, gli smartphone ed i lettori biometrici (ossia i lettori di impronte digitali, retina, e riconoscimento facciale). Tutti questi strumenti sono però sempre legittimi? Fino a che punto può spingersi il potere di controllo aziendale? Come si concilia questo con la tua privacy? Rilevazione presenze dipendenti: come funziona? Cosa deve fare il datore per non infrangere la legge? Potrai scoprirlo in questo articolo.

Controlli sulle presenze: di cosa si tratta?

Per controllo sulle presenze si intende l’insieme delle modalità utilizzate dal datore di lavoro per rilevare l’ingresso e l’uscita dei lavoratori dall’azienda.

Sono soggetti al rispetto delle norme di legge in materia di controllo sugli accessi tutti i datori di lavoro pubblici e privati, di qualsiasi settore merceologico e di qualsiasi dimensione.

I datori di lavoro hanno infatti il diritto di fissare specifiche regole per l’accesso ai locali aziendali e per la verifica della presenza dei propri lavoratori e, in particolare:

  • dei lavoratori subordinati;
  • dei lavoratori autonomi e di quelli dipendenti;
  • da altri datori di lavoro (ad esempio quelli distaccati o in appalto) che svolgano la loro attività all’interno di detti locali aziendali;
  • dei terzi (clienti, fornitori, visitatori).

Tutte queste persone hanno, di conseguenza, l’obbligo di attenersi alle regole fissate dai datori di lavoro.

Al “vecchio” cartellino cartaceo da timbrare in entrata e in uscita, l’introduzione di nuovi e sempre più moderni strumenti tecnologici ha sostituito sistemi di timbratura elettronica, l’utilizzo di badge, smartphone e tablet, la rilevazione di impronte digitali o il riconoscimento facciale. Ma questi sistemi di controllo delle presenze, che spesso utilizzano dati biometrici (le impronte digitali) o sistemi gps (si pensi a pc, telefoni e tablet aziendali) sono sempre legittimi e rispettosi della privacy e della dignità del lavoratore? Vediamo cosa dice la legge.

Le modifiche introdotte dal Jobs Act

Attraverso una serie di modifiche legislative alla disciplina dei controlli sulle presenze introdotte del 2015 dal Jobs Act [1], si è voluta adeguare la regolamentazione degli accessi al lavoro dei dipendenti alle nuove tecnologie, all’uso degli smartphone, dei tablet, del pc e dei badge.

Per conciliare tuttavia le caratteristiche degli strumenti tecnologici utilizzabili dall’azienda con le esigenze di avere un effettivo ed efficace controllo sulle presenze, senza con ciò ledere la privacy dei lavoratori, la nuova disciplina ha evidenziato innanzitutto la necessità che i controlli e le loro modalità di rilevazione siano oggetto di un preventivo accordo sindacale, oppure – in mancanza – della preventiva autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

L’accordo sindacale o l’autorizzazione dell’Ispettorato hanno la funzione di garantire il rispetto da parte dell’azienda delle norme in materia, di modo che i controlli non siano eccessivamente invasivi per il lavoratore, sproporzionati e lesivi della sua privacy, sia con riferimento ai momenti della giornata in cui il dipendente non si trova in servizio, sia con riguardo all’uso di dati personali sensibili.

Cosa deve fare l’azienda?

In base al metodo di controllo e rilevazione delle presenze utilizzato, il datore potrà non dare alcuna specifica informativa, oppure dovrà dare adeguata informazione ai lavoratori, o ancora sarà obbligato a sottoporre il sistema di controllo di cui intende avvalersi all’Ispettorato del lavoro o alle associazioni sindacali di categoria.

In pratica, l’azienda dovrà operare come segue, a seconda dello strumento di rilevazione utilizzato:

  • se si avvale di strumenti che consentono il semplice accesso ed uscita ai locali aziendali senza che il loro uso venga registrato non è necessario seguire alcuna particolare procedura;
  • se gli strumenti di rilevazione delle presenze memorizzano soltanto gli orari di entrata ed uscita da parte del sistema informativo aziendale (si pensi all’utilizzo di badge con banda magnetica o microchip), il loro uso è legittimo se il datore di lavoro ha fornito al lavoratore adeguata informazione sulle sue modalità d’uso e sulle modalità di effettuazione dei controlli, nel rispetto di quanto disposto in materia di privacy. Inoltre, le informazioni così raccolte sono utilizzabili dal datore di lavoro per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, ivi comprese le eventuali sanzioni disciplinari;
  • se gli strumenti utilizzati dall’azienda, oltre al controllo degli accessi e delle presenze, consentono di rilevare e memorizzare anche gli spostamenti del lavoratore interni ed esterni all’azienda, la loro liceità è subordinata alla stipulazione di uno specifico accordo sindacale o, in mancanza, ad una autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro territorialmente competente.

Il Garante della privacy

In materia, il Garante della privacy ha mostrato diffidenza verso le nuove tecnologie, tanto che, in più occasioni, l’Autorità ha affermato che, con riguardo all’uso di tecnologie biometriche per finalità di rilevazione delle presenze, la legittima finalità volta ad accertare il rispetto dell’orario di lavoro anche mediante forme di controllo oggettive e di tipo automatizzato deve, in ogni caso, essere effettuato nel pieno rispetto della disciplina in materia di protezione dei dati personali, soprattutto con riguardo all’osservanza dei principi di necessità e proporzionalità; il datore di lavoro è dunque sempre tenuto a cercare i mezzi meno invasivi scegliendo, se possibile, un procedimento non biometrico (intendendosi per tale, ad esempio, l’utilizzo di impronte digitali o il riconoscimento attraverso scansione dell’iride per rilevare la presenza del lavoratore) [2].

note

[1] Art. 23, comma 1, D.Lgs. 151/2015

[2] Garante della privacy, Provvedimento n. 357 del 15 settembre 2016, “Verifica preliminare. Sistema di lettura di dati biometrici mediante parziale identificazione dell’impronta digitale per la rilevazione della presenza in servizio”.


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