Fatture elettroniche: come si annullano?

Nota di credito, reinvio del documento, autofattura e fattura integrativa: come rimediare agli errori nella fatturazione elettronica.

L’obbligo di fatturazione elettronica per documentare le prestazioni rese e le cessioni effettuate nei confronti di imprese, professionisti, consumatori ed enti, comporta diversi adempimenti aggiuntivi: la fattura elettronica, difatti, oltre a soddisfare tutte le condizioni previste per la fattura cartacea, deve essere redatta in formato xml e risultare conforme agli standard stabiliti. Il file deve essere poi controllato, sigillato, inviato al sistema d’interscambio Sdi e consegnato al destinatario.

Con tutti questi passaggi (se vuoi sapere come emettere e inviare la fattura elettronica: Come fare fattura elettronica), sbagliare è molto facile; in diversi casi, poi, anche se non si sbaglia nulla, possono verificarsi dei problemi nell’invio e nel recapito della fattura, col sistema d’interscambio.

Ma come si può fare se ci si accorge di un errore nell’emissione della fattura? In altre parole, le fatture elettroniche come si annullano? Annullare una fattura elettronica è sempre possibile, o una volta emessa non c’è più nulla da fare. E come si rimedia agli sbagli?

Con la fattura cartacea, effettuare le correzioni necessarie (omissione o errore nell’indicazione della partita Iva o del codice fiscale, aliquote Iva errate, etc.), nella maggior parte dei casi, risulta più semplice, in quanto il documento non deve essere inviato al sistema d’interscambio.

Bisogna difatti tener presente, quale regola fondamentale, che la fattura elettronica inviata allo Sdi e non scartata si considera emessa e non più modificabile: per correggerla, si deve dunque emettere una nota di variazione (nota di credito o nota di debito).

Bisogna poi tener presente che una fattura non consegnata, ma inviata al sistema d’interscambio, è comunque valida.

Ma procediamo per ordine, e vediamo cosa fare in caso di fattura elettronica errata, seguendo tutti i passaggi necessari all’emissione, all’invio ed alla consegna di una fattura elettronica.

Si può annullare la fattura elettronica errata non ancora inviata?

Se ci si accorge che la fattura emessa è errata, ma il documento non è ancora stato inviato al sistema d’interscambio, è possibile, senza alcun problema, modificare ed inviare la fattura, che può essere quindi contrassegnata dallo stesso numero.

Si può annullare la fattura elettronica errata inviata allo Sdi?

Se la fattura elettronica è stata inviata al sistema d’interscambio, e non scartata dai controlli (l’accettazione o lo scarto della fattura elettronica da parte dello SdI può richiedere fino a 5 giorni), si considera emessa: in questo caso, il documento non può dunque più essere modificato, né annullato.

L’unico per rimediare agli errori è emettere una nota di variazione, cioè una nota di credito o di debito; in caso di nota di credito, bisogna indicare nella causale l’errore commesso e lo storno della fattura. (es. “storno totale fattura emessa per prova/errore”).

La nota è inviata dallo Sdi anche all’indirizzo PEC del cliente ed è visionabile nell’apposita sezione nell’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Fattura integrativa

Tutte le volte che l’ammontare imponibile dell’operazione o dell’imposta aumenti per qualsiasi motivo, compresa la rettifica di errori o inesattezze, va emessa una fattura integrativa per il maggior ammontare.

Si può annullare la fattura elettronica errata scartata dallo Sdi?

Se la fattura elettronica errata viene scartata dai controlli, lo Sdi invia una notifica riportante la natura dell’errore.

Purtroppo, però, capire che cosa si deve correggere non è semplice, perché il sistema riporta un codice errore tecnico, e non indica che cosa fare per rimediare all’errore.

Se ci si avvale di un buon gestionale di fatturazione, le notifiche sono gestite, e sono fornite le indicazioni per procedere alla correzione.

Una volta compreso qual è l’errore e come rimediare, che cosa si deve fare?

In questo caso, dato che la fattura è stata scartata dallo Sdi, è possibile modificare la fattura e inviarla corretta con la stessa numerazione.

L’emittente, nel dettaglio, ha 5 giorni di tempo (effettivi, non lavorativi) per ritrasmettere la fattura corretta, mantenendo lo stesso numero della fattura e la data originale di emissione, senza cioè violare le disposizioni sul momento di effettuazione dell’operazione.

Se l’emissione con lo stesso numero e data non è possibile (per il sistema contabile utilizzato), ferma la necessità di procedere alla corretta liquidazione dell’imposta in base all’operazione effettuata, è possibile alternativamente emettere [1]:

• una fattura con nuovo numero e data, per la quale risulti un collegamentoalla precedente fattura scartata da Sdi e successivamente stornata con variazione contabile interna;
• una fattura come per la quale risulti un collegamentoalla precedente fattura scartata da Sdi, ma con una specifica numerazione che, nel rispetto della sua progressività, faccia emergere che si tratta di un documento rettificativo di quello scartato, successivamente stornata con variazione contabile interna.

Elenco dei codici errore

Di seguito, riportiamo l’elenco degli errori più comuni, che determinano lo scarto della fattura da parte del sistema Sdi, ed le indicazioni per correggerli:

• errore 00305 “Id Fiscale Iva del cessionario committente non valido”: se appare questo codice errore, la partita Iva o il codice fiscale del cliente non sono corretti; bisogna dunque contattare il cliente per ottenere i dati esatti, e provvedere a correggere e reinviare la fattura;
• errore 00311 “Codice destinatario non valido”: se appare questo codice errore, il codice destinatario del cliente non è corretto; bisogna dunque contattare il cliente per ottenere il codice esatto, e provvedere a correggere e reinviare la fattura;
• errore 00400 “Sulla riga di dettaglio con aliquota Iva pari a zero deve essere presente il campo natura”: se appare questo codice errore, significa che non è stata applicata l’Iva a un determinato imponibile, senza riportare il codice che giustifica la non applicazione dell’imposta (ad esempio “N4- esente”); in questo caso, o si applica l’aliquota Iva corretta all’imponibile, oppure si inserisce in fattura il codice di esenzione;
• errore 00404 “Fattura duplicata”; errore 00409 “Fattura duplicata nel lotto”: se appare uno di questi codici errore, significa che si sta trasmettendo una fattura con lo stesso numero di una fattura già inviata ed accettata; si deve dunque modificare la fattura, attribuendole un nuovo numero.

L’elenco completo e aggiornato dei codici di controllo ed errore è disponibile sul sito FatturaPA.

Si può annullare la fattura elettronica verso privati inviata allo Sdi?

Se la fattura elettronica è verso privati, consumatori finali o condomini, bisogna innanzitutto tener presente che il cliente consumatore può non avere né codice destinatario né Pec; in questo caso, specificando il codice destinatario 0000000 (sette zeri), il cliente riceve la fattura elettronica nel proprio cassetto fiscale; su richiesta, va comunque fornita una copia cartacea o Pdf del documento.

Il sistema SdI, una volta accettata la fattura, la salva nel cassetto fiscale del cliente:

• se il consumatore ha una pec o un codice destinatario, configurati come preferiti, inoltra poi la fattura a questo indirizzo (ignorando quanto eventualmente indicato in fattura);
• se il consumatore non ha una pec o un codice destinatario, configurati come preferiti, inoltra la fattura all’indirizzo telematico contenuto nella fattura stessa;
• se il consumatore non ha proprio una pec o un codice destinatario, la fattura è accessibile al cliente solo nel cassetto fiscale.

Se la fattura verso il consumatore finale non viene scartata dallo SdI, questa si considera emessa e non più modificabile; per correggerla, è dunque necessario emettere una nota di variazione.

Il più delle volte, è preferibile emettere una nota di credito a storno totale della fattura errata, ed emettere quindi una nuova fattura corretta.

Si può invece evitare l’emissione di note di credito:

• se l’errore, in fattura, è la sola indicazione di un iban errato (relativamente al conto sul quale si vuole ricevere il pagamento);
• se ci sono errori nei soli campi facoltativi della fattura elettronica (ad esempio, i dati della consegna richiesti dal cliente per la registrazione automatica del documento sui propri sistemi gestionali);
• se ad essere sbagliato è l’indirizzo Pec o il codice destinatario; la fattura, una volta ricevuta e accettata dal Sistema di Interscambio, è comunque considerata emessa e valida; è dunque sufficiente avvertire il proprio cliente che la fattura è reperibile nell’area riservata del portale Fatture e Corrispettivi, conservando la documentazione inviata e ricevuta relativa alla fattura errata.

Si può annullare la fattura PA?

Per quanto riguarda la fattura PA, cioè la fattura inviata a una pubblica amministrazione, può accadere che, nonostante il superamento dei controlli da parte del Sistema di Interscambio, l’ente pubblico scarti il documento.

L’ufficio della pubblica amministrazione destinataria può comunicare lo scarto con modalità differenti:

• notifica di esito negativa: in questo caso a comunicare lo scarto, da parte della PA, è direttamente il sistema SdI, con il dettaglio dell’errore che ha determinato il rifiuto del documento; in questo caso, si deve procedere alla correzione e reinvio della fattura elettronica errata, mantenendo la stessa data e lo stesso numero;
• rifiuto successivo all’accettazione o alla decorrenza dei termini (trascorsi 15 giorni senza alcuna comunicazione di esito positivo o negativo): in queste ipotesi, se la PA si rende conto di un errore, contatta in modo diretto il trasmittente, con la richiesta di una nota di variazione; è dunque necessario emettere una nota di credito (sempre in formato fattura elettronica) a storno totale della fattura elettronica errata, ed emettere un nuovo documento elettronico con le correzioni richieste.

Si può annullare la fattura elettronica duplicata?

Se è stata inviata la stessa fattura due volte, il sistema Sdi, nella generalità dei casi, rileva l’errore, e rifiuta l’invio; in particolare, lo scarto avviene se sono rilevati i medesimi numeri identificativi, anno di emissione, numero di protocollo.

Nel caso in cui la doppia fattura non sia scartata, il trasmittente non può annullarla, ma deve emettere una nota di credito a storno della fattura, indicando nella causale la duplicazione del documento.

Si può annullare la fattura non consegnata?

Se la consegna della fattura non avviene (ad esempio per problemi relativi alla consegna telematica), il documento si considera ugualmente emesso: il cliente può comunque scaricarlo accedendo al proprio cassetto fiscale dall’area riservata dell’Agenzia delle Entrate.

Il fornitore è obbligato ad informare il cliente che la fattura elettronica è disponibile nel cassetto fiscale.

Autofattura correzione

Dalla parte dell’acquirente, in caso di fattura errata e omessa, si deve procedere come segue: in caso di mancato ricevimento della fattura da parte del fornitore, o di ricevimento di una fattura per importo inferiore al reale, l’acquirente è obbligato a regolarizzare in proprio l’operazione mediante l’emissione di un’autofattura elettronica, ed il versamento dell’eventuale imposta o maggior imposta dovuta.

Osserviamo, nella seguente tabella, modalità e termini di emissione dell’autofattura per regolarizzazione.

Si può annullare la fattura ricevuta per errore?

Che cosa fare se si riceve per errore una fattura per merci o servizi non ordinati o non ricevuti? In questo caso, il destinatario non può rifiutare la fattura elettronica tramite SdI, ma deve contattare il fornitore emittente (via mail, Pec, telefono etc.) e richiedere l’emissione di una nota di variazione elettronica per azzerare la fattura errata.