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Guida all’informativa privacy

13 Novembre 2013
Guida all’informativa privacy

Semplici indicazioni che chiariscono alcuni punti oscuri nella redazione dell’informativa sulla privacy per le imprese.

Un elemento fondamentale in materia di privacy, soprattutto dal punto di vista delle imprese, è la cosiddetta informativa [1].

Si tratta di un documento che serve a informare chi entra in contatto con l’azienda del fatto che ci sarà un trattamento dei suoi dati personali. La normativa sulla privacy fornisce alcune linee guida da seguire.

Quando si deve fare?

Quando si devono trattare [2] dei dati personali l’informativa va sottoposta all’interessato [3] prima del trattamento dei dati stessi. L’adempimento tardivo di tale obbligo di informativa comporta il rischio di sanzioni.

Come si fa?

L’informativa può essere orale o scritta. È orale nei casi di trattamento dati più semplici, mentre deve essere scritta quando il trattamento dei dati è di maggior importanza (ed esempio dati sanitari) ed è necessario, quindi, che l’interessato comprenda appieno ciò che l’impresa ha intenzione di fare.

Cosa deve contenere?

La legge indica sei punti essenziali che vanno indicati:

1. Modi e finalità del trattamento. Le modalità sono i mezzi con cui i dati verranno trattati (es. computer o supporto cartaceo), mentre le finalità sono gli scopi per cui i dati vengono raccolti (es. creazione di un database aziendale, organizzazione della clientela, predisposizione di materiale pubblicitario mirato).

2. Se la comunicazione dei dati è obbligatoria o facoltativa. Vi sono casi in cui è, ad esempio, la legge a prevedere che la comunicazione dei dati sia obbligatoria. Se è presente un obbligo questo va indicato esplicitamente.

3. Conseguenze della mancata comunicazione dei dati. Nel caso di rifiuto a comunicare i dati, l’impresa deve spiegare a quali conseguenze va incontro l’interessato (per esempio, una esecuzione del contratto solo parziale o  la mancata prosecuzione del rapporto).

 

4. Ambito di diffusione dei dati e soggetti cui possono essere comunicati o che li potranno conoscere. È essenziale che chi cede i propri dati sia informato sulla loro circolazione. Ad esempio, bisogna informare l’interessato se i dati saranno usati solo all’interno dell’azienda, se circoleranno tra le filiali della stessa o le società controllate o se invece saranno comunicati anche ad altri operatori economici (es. una banca).

5. Diritti riconosciuti dalla legge all’interessato [4]. La cosa migliore e più semplice da fare è riprodurre per intero l’articolo di legge. In alternativa, vanno specificati tutti i diritti previsti dalla legge (si informa l’interessato che può sempre sapere chi detiene i propri dati, per quale fine e gli estremi di chi li gestisce. Si informa della facoltà di procedere ad una rettifica, integrazione o cancellazione degli stessi e che si può opporre ad un trattamento dei dati che esuli dalle finalità per le quali lo stesso è stato consentito [5].

6. Nominativi del titolare, di chi lo rappresenta all’interno dello Stato ed, eventualmente, anche del responsabile del trattamento. Se ve ne è più di uno, è sufficiente indicarne uno e le modalità tramite le quali l’interessato potrà venire a conoscenza dei nominativi degli altri (ad esempio tramite sito Internet).

Si deve aggiungere altro?

Vi sono casi in cui è necessario integrare i sei punti sopra indicati con altri elementi. Se, ad esempio, si trattano dati sensibili andrà indicata l’autorizzazione del Garante della privacy che consente il trattamento all’azienda.  Questo elemento varia a seconda del tipo di impresa e dei dati da trattare.

L’informativa è sempre obbligatoria?

In specifiche ipotesi la legge prevede una serie di eccezioni all’obbligo di informativa.

Ciò ad esempio nel caso in cui il trattamento dei dati avvenga in forza di un obbligo di legge, oppure quando sia necessario bilanciare la tutela del trattamento dei dati con l’esercizio del diritto di difesa all’interno di un processo. In questo caso, tuttavia, bisogna fare attenzione al fatto che i dati così raccolti vengano utilizzati esclusivamente per queste finalità, e non siano quindi in grado di circolare poi per altri scopi.

Esistono forme particolari di informativa?

Vi sono casi in cui l’informativa, ad esempio per l’impossibilità di dare una comunicazione a tutti i soggetti interessati a causa del loro grandissimo numero, diverrebbe un adempimento del tutto irrealizzabile da parte del titolare.

In queste ipotesi, la legge prevede delle forme di informativa semplificata, ad esempio tramite cartelli che rendano chiaramente edotti gli interessati del trattamento dei dati e dei propri diritti.

di ANDREA PASSANO


note

[[1]] Art. 13 del Decreto Legislativo n. 196 del 30/06/03.

[2] L’art. 4 del Decreto Legislativo n. 196 del 30/06/03 indica tutta una serie di operazioni che si considerano trattamento.

[3] Cioè la persona i cui dati vengono raccolti.

[3] Figure previste dall’art. 4 del Decreto Legislativo n. 196 del 30/06/03.

[4] Contenuti nell’art. 7 del Decreto Legislativo n. 196 del 30/06/03.

[5] Ad esempio l’interessato si può opporre ad un trattamento che abbia come finalità l’invio di materiale pubblicitario.

[6] L. n. 106 del 12/07/11.


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