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Ricevimento per il matrimonio: come compilare il contratto

7 Giugno 2019 | Autore:
Ricevimento per il matrimonio: come compilare il contratto

Che cosa deve includere l’accordo scritto per il banqueting e per la location: dall’allestimento alla quantità di cibo e bevande. I facsimili da scaricare.

Una volta, dopo che era stato celebrato il matrimonio, si andava al ristorante. Oggi sono sempre più di moda altre soluzioni. Si tende ad affittare una villa, un castello o una cascina (pardon: una location) e a chiedere ad una società di fare il servizio di ristorazione (pardon: di catering o di banqueting, che suona meglio). Suona invece peggio, ma in fondo è così, dire che in questi casi il pranzo o la cena nuziale diventa spesso un triangolo con tre attori: gli sposi, il proprietario della location e la società che gestire catering o banqueting. Il primo di questi attori dovrà mettere nero su bianco con gli atri due gli estremi della fornitura del servizio. E, non avendo avuto di solito un’esperienza precedente, ci si chiede: in vista del ricevimento per il matrimonio come compilare il contratto?

Praticamente in tutti i casi, il tuo interlocutore sarà uno solo: l’organizzatore dell’evento (tocca dire di nuovo pardon: il wedding planner). Sarà lui a pensarci sia all’aspetto logistico sia a quello della fornitura di cibo e bevande per voi e per i vostri ospiti. Ma i contratti da firmare saranno due: uno per l’affitto della villa ed un altro per il servizio di catering o banqueting. A meno che il posto che avete scelto comprenda entrambi i servizi, vale a dire ospitalità e ristorazione. Resta, comunque, la questione di fondo: come compilare il contratto per il ricevimento nuziale.

Questo accordo messo per iscritto deve contenere tutti i dettagli della vostra festa, dagli spazi a voi destinati al cibo e le bevande e, volendo, anche ai centritavola floreali, le foto, la musica, il pagamento della Siae, ecc. Servizio completo, insomma. Altrimenti potete fermarvi allo stretto indispensabile, cioè ospitalità e pranzo o cena, nel caso abbiate già in mente altre persone che ci pensano al resto dei dettagli, cioè se portate voi fotografo, musicista, fiorista, ecc.

Vediamo come compilare il contratto per il ricevimento del matrimonio.

Ricevimento matrimonio: il contratto con la location

Il contratto con la location per il ricevimento del matrimonio è un accordo scritto che regola il rapporto tra il proprietario o il gestore del luogo in cui si terrà l’evento ed i suoi organizzatori (gli sposi, per l’appunto).

Ci sono due tipi di contratto che possono essere utilizzati in questi casi:

  • il contratto di fornitura di spazi e servizi (puoi scaricarlo qui): prevede sia l’affitto della location sia i servizi offerti agli ospiti;
  • il contratto di locazione per singoli eventi (puoi scaricarlo qui): prevede soltanto l’affitto della location, mentre i servizi agli ospiti saranno determinati in un contratto a parte con un altro soggetto.

Se si parla del contratto per il solo affitto della location, esso contiene:

  • i dati anagrafici delle parti;
  • la descrizione della location: dove si trova, i locali messi a disposizione, se ci sono degli arredi, ecc.;
  • la durata dell’affitto (uno o più giorni);
  • l’utilizzo previsto della location;
  • la responsabilità del conduttore su eventuali danni a cose o persone;
  • l’importo dell’affitto e l’eventuale cauzione versata;
  • le spese comprese nel canone (luce, acqua, gas, ecc.);
  • l’accesso del proprietario ai locali per eventuale ispezione;
  • il consenso al trattamento dei dati.

Se, invece, il contratto prevede anche la fornitura di servizi, si dovrà specificare (anche in un documento allegato) la descrizione dei servizi offerti.

Ricevimento matrimonio: il contratto di banqueting

Normalmente viene utilizzata la parola catering quando si parla del ricevimento di un matrimonio organizzato in una location diversa dal classico ristorante. Il termine è corretto, per carità: una società di catering be può soddisfare questa esigenza. Tuttavia, quando si parla di un evento unico come, appunto, un pranzo o una cena di nozze, si tende a fare un contratto di banqueting. Qual è la differenza?

Volendo essere preciso, il contratto di catering prevede l’obbligo di fornire dei parti, preparati all’istante oppure preconfezionati, con eventuali servizi connessi con continuità, come può essere il caso di una mensa scolastica o aziendale. Il contratto di banqueting, invece, contempla sì gli stessi obblighi ma nell’ambito di un solo evento come, appunto, il rinfresco o il ricevimento per un matrimonio. Nel tuo caso, pertanto, è più indicata quest’ultima soluzione.

Le caratteristiche del banqueting

Nel momento in cui ti prepari a firmare un contratto di banqueting, devi controllare che non resti nulla al caso e che sia indicato ogni elemento utile per garantirti il ricevimento che desideri per il tuo matrimonio e per i tuoi ospiti.

Il contratto, quindi, dovrà riportare i dettagli su:

  • l’allestimento del locale o dei locali;
  • il servizio;
  • la qualità, la quantità e la varietà di cibo e bevande;
  • il costo;
  • l’assistenza.

I dettagli dell’allestimento riguardano:

  • la presentazione dei tavoli;
  • l’illuminazione, nel caso di un ricevimento serale;
  • i centri floreali.

Per quanto concerne il servizio, i dettagli che fanno la differenza dal momento in cui arrivano i tuoi ospiti sono:

  • il parcheggio, con l’eventuale presenza di un addetto che aiuti gli invitati a sistemare le auto in modo ordinato affinché nessuno resti senza un posto dove lasciare la macchina. Se la location non fosse accessibile per molte auto, si potrebbe organizzare un servizio di bus navetta;
  • l’accoglienza degli ospiti da parte dell’organizzatore dell’evento o di un responsabile del personale;
  • il guardaroba, nel caso di tratti di un ricevimento invernale: avere giacconi e cappotti appoggiati alla sedia in sala non è il massimo dell’estetica;
  • il numero dei camerieri: l’ideale sarebbe averne uno per ogni 10 invitati al massimo;
  • le toilettes: è importante che siano facilmente accessibili, soprattutto se tra i tuoi ospiti ci sono delle persone anziane o con problemi di mobilità che devono andare spesso in bagno e che vogliono evitare le scale. Inoltre, è fondamentale che ci sia una persona incaricata di tenerle sempre pulite e in ordine.

Come concordare il costo del banqueting

Nel concordare il costo del banqueting, ricordati di precisare che cosa comprende il prezzo e che cosa resta fuori. Questo per evitare delle brutte sorprese quando devi saldare il conto.

Verifica, quindi, che siano compresi o meno:

  • il numero di bottiglie di acqua, di vino e di bibite: spesso non ci sono dei limiti, ma in alcuni casi potrebbe essere fissata una quantità di bottiglie per ogni tavolo e si è tenuti a pagare quelle ordinate in più;
  • le decorazioni del locale e dei tavoli (nastri, centritavola, fiori, ecc.);
  • spesa di lavanderia di coprisedie e tovaglie;
  • open bar;
  • eventuale animazione per bambini nelle location che propongono questo servizio;
  • la torta e lo spumante degli amici che arrivano alla fine del banchetto;
  • i costi del musicista e della Siae.

Tutte queste condizioni possono essere precisate sullo stesso contratto di banqueting o su un allegato al contratto, in cui puoi precisare altri dettagli come:

  • il tipo di tessuto di tovaglie e tovaglioli (fiandra, lino, cotone, ecc.);
  • il tipo di posate (acciaio, argento) e la frequenza con cui devono essere cambiate;
  • il tipo di piatto da utilizzare (ceramica, vetro, porcellana, ecc.);
  • il tipo di bicchieri da presentare a tavola (vetro, cristallo, ecc.) e la loro quantità.


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