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Come creare posta certificata

14 Giugno 2019
Come creare posta certificata

La Posta Elettronica Certificata è uno strumento che conferisce un importante valore legale a ogni e-mail: viaggio fra i portali che permettono di creare la Pec.

La Pec consiste in una casella di posta elettronica che, a differenza di quella tradizionale, trasforma ogni informazione oggetto di scambio in un documento con valore legale, al pari di quelli inviati tramite posta raccomandata A/R. Il nostro compito è comprendere come creare posta certificata, quali sono i portali che ti permettono di usufruire di questo importante servizio e valutare quali sono i costi che devi affrontare per possedere una casella di Posta Elettronica Certificata relativamente ai servizi offerti dai gestori. Studieremo qual è la normativa relativa alla Pec, vedremo quali sono leggi più importanti in merito, chi sono i soggetti che hanno l’obbligo di avere una casella Pec e per quale motivo anche coloro che possono farne a meno trarrebbero vantaggio dal suo utilizzo. Faremo un accenno alle varie problematiche relative alla privacy e verificheremo come puoi evitare di esporre i tuoi dati personali agli attacchi informatici. Infine, guarderemo quali sono stati i più recenti casi di successo relativi alla posta certificata, che hanno permesso ad alcune aziende di ottenere un guadagno significativo in termini economici e di organizzazione.

I portali per creare Posta elettronica certificata

Se sei intenzionato ad aprire una casella Pec puoi rivolgerti alla rete internet in totale autonomia, dove senza particolari difficoltà dovresti trovare numerose proposte gestite da appositi portali che ti permettono di sottoscrivere un servizio in abbonamento.

I costi sono variabili e decisamente accessibili; alcune proposte non superano i 5 euro annuali, mentre se pretendi un maggior numero di servizi puoi arrivare a spendere poco più di 70 euro all’anno.

Vediamo insieme quali sono i portali maggiormente in evidenza:

  • LegalMail: si tratta di una delle soluzioni più costose, in quanto nasce per servire principalmente le imprese e i soggetti obbligati a possedere una Pec; mette quindi a tua disposizione una serie di funzioni avanzate di cui sono un esempio l’elaborazione di report storici e l’invio massivo di e-mail a una lista predefinita di contatti. LegalMail propone tre abbonamenti, denominati Pec Bronze, dal costo di 25 euro, PEC Silver, dal costo di 39 euro e Pec Gold, che ha un costo di 75 euro. I prezzi sono da intendersi Iva esclusa e in tutti casi hai a tua disposizione l’accesso “mobile” e un archivio di sicurezza, utile al fine di evitare la perdita di mail importanti dovuta alla fortuita cancellazione. Per usufruire di LegalMail è sufficiente che ti rechi sul sito apposito, dove potrai scegliere se approfittare o meno di 6 mesi di prova gratuita; in alternativa puoi subito optare per una fra le tre soluzioni descritte;
  • Register.it: si tratta di un sito autorevole che annovera fra le sue principali attività la registrazione di domini; ti offre una Pec professionale e completa che oltre all’ottimizzazione “mobile” e all’archivio di sicurezza, aggiunge l’archiviazione dei Log (tracciamento dell’attività di mailing fino a 30 mesi, ideale per dimostrare l’avvenuto invio o la ricezione di importanti documenti) e l’utilizzo di standard di sicurezza a protezione della tua identità, nonché l’integrazione di programmi antivirus potenti e affidabili. Attivare la Pec con Register.it è semplice e immediato: una volta scelto e verificato l’indirizzo potrai attivare la tua casella di posta e procedere successivamente con la compilazione del modulo relativo ai tuoi dati personali. Una volta che il modulo è completo, dovrai stamparlo ed effettuare l’upload di quest’ultimo includendo un documento d’identità in corso di validità. La proposta economica di Register.it è mensile e parte da 2,83 euro + IVA con 3gb a disposizione; con 5gb di spazio il costo sale a 4,92 euro + Iva. Al momento, puoi approfittare di uno sconto pari al 30% se unisci l’indirizzo di Pec al dominio eventualmente in tuo possesso. Register.it ti permette inoltre di legare il tutto alla fatturazione elettronica e ti consente quindi di gestire questi adempimenti obbligatori per legge in modo unificato. Il portale si avvale di certificazioni importanti: AgID (Agenzia per l’Italia Digitale), che ti garantisce un elevato standard di sicurezza; ISO 9001, che certifica la qualità della progettazione e dello sviluppo; IEC 27001, ti garantisce la sicurezza nella gestione delle informazioni; Eidas, certificazione relativa alla conformità con il Regolamento UE;
  • Postecert: è la posta certificata di Poste Italiane e ti propone tre soluzioni differenti: la Pec base privati, la Pec business e la Pec business avanzata. La Pec base privati ha un costo di soli 5,50 euro annuali e puoi richiederla direttamente online; per le altre soluzioni business, Poste Italiane richiede di essere contattata tramite i link dedicati.

Sul web sono presenti altri portali che ti propongono ulteriori alternative, fra i quali Aruba e LiberoPEC. Il tuo obiettivo è scegliere in base alle tue esigenze e, sei hai un’impresa, in base al volume di documenti che transita quotidianamente sulla tua casella di posta.

Creare posta certificata: la normativa

Vediamo ora, quali sono i punti salienti della normativa sulla posta certificata, la quale prevede che tutte le società legalmente costituite, con l’inclusione di quelle individuali, abbiano attivato almeno un indirizzo di Pec. In particolare, la legge determina quanto segue: tutte le società già esistenti devono possedere una casella di Pec anche se costituite prima del mese di novembre dell’anno 2011 (30 Giugno 2013 se l’impresa è individuale)[1], termine ultimo entro cui ogni azienda era tenuta a mettersi in regola con la nuova disposizione vigente; le società di recente costituzione e le pubbliche amministrazioni sono tenute a dichiarare la Pec di loro appartenenza prima possibile.

Gli imprenditori e i professionisti che non intendono adeguarsi alla normativa sono soggetti a una sanzione pecuniaria che varia dai 103 ai mille e 32 euro; ma il rischio correlato più grande non consiste tanto nella multa, quanto nell’impossibilità di ricevere documenti importanti inviati dai clienti, dalle banche o da enti pubblici, fra i quali l’Agenzia delle Entrate. Questo aspetto non riguarda unicamente chi non ha una Pec, ma anche coloro che hanno una casella di posta certificata malfunzionante o bloccata. In quest’ultimo caso, l’azienda ha il dovere di renderla attiva prima possibile e in qualunque caso è direttamente responsabile di qualsiasi danno economico subito o causato a terzi che possa essere imputabile all’inattività della casella di posta certificata.

Quando la posta certificata non è obbligatoria

I privati cittadini non sono in nessun caso obbligati a possedere una casella Pec, ma potrebbero averne l’improvvisa necessità. Se tu sei una persona fisica che non possiede aziende e non partecipa ad alcun tipo di società, probabilmente usi la mail per ricevere messaggi dai siti internet, dai social network o per iscriverti al tuo portale di viaggi preferito, per fare un esempio. Invece, nel caso in cui devi inviare una domanda di assunzione al tuo comune di residenza o intimare a una società di terminare un lavoro per il quale avete stabilito di comune accordo delle scadenze precise, sei tenuto ad utilizzare una casella di Posta elettronica certificata, a meno di non voler utilizzare i sistemi più tradizionali, come l’invio di una raccomandata a/r.

La Pec e la protezione della privacy

Questo argomento è ancora ora oggetto di discussione, in quanto la protezione dei dati sensibili espone a gravi reati sulla persona e necessita di una cura peculiare, in special modo dopo l’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria. L’uso di server locali e di personal computer espone la tua casella di posta certificata agli attacchi degli hacker attraverso la ricezione di files contenenti virus di vario tipo, che hanno lo specifico compito di carpire i tuoi dati a scopo pubblicitario e promozionale, ma in alcuni casi anche a fini estorsivi.

Un errore abbastanza comune nel quale potresti incorrere consiste nell’apertura di files pericolosi, nascosti all’interno di mail false che assumono le sembianze di messaggi provenienti dal tuo istituto di credito o dall’Agenzia delle Entrate. Una volta che apri queste mail, il malaware lavorerà per rubare le tue generalità, cercando da una parte di estorcere denaro e dall’altro di controllare la tua Pec per ottenere qualcosa di meglio nell’immediato futuro.

Per ovviare a questo problema puoi agire in vari modi, dei quali elenchiamo i seguenti:

  • verifica sempre che l’intestazione delle mail sospette sia congruente con quella usata abitualmente dagli istituti importanti con cui lavori spesso. In genere puoi notare facilmente alcune differenze davvero notevoli, che non lasciano dubbio sull’autenticità dei messaggi. Questi ultimi inoltre, nel caso siano falsi, sono spesso generati con un tono di voce impersonale e univoco che è tipico di chi vuole precisare qualcosa ma non può spingersi più di tanto, in quanto non conosce i dettagli. Nei casi in cui vengono forniti dati o numeri, provvedi pertanto a verificarli altrove; potrai notare che spesso sono inventati e inesistenti;
  • aggiorna spesso il sistema operativo dei tuoi dispositivi;
  • utilizza password complesse, cambiale con buona frequenza e non memorizzarle sul tuo computer;
  • se sei un imprenditore, affida a tecnici professionisti il controllo della sicurezza informatica aziendale.

Posta certificata: quando un obbligo diventa un’opportunità?

Alcune storie aziendali raccontano in che modo l’avvento della posta certificata sia stata un vero trampolino di lancio. L’Enel, per esempio, ha collaborato con Infocert (azienda che detiene il portale LegalMail) per soddisfare la Digital Transformation, cioè la diffusione di tutte le più moderne tecnologie digitali, fra le quali anche la Posta Elettronica Certificata assume un ruolo fondamentale.

Il gruppo bancario Ing è fra quelli che maggiormente hanno puntato sulla digitalizzazione; grazie all’adozione di una moderna Pec e di altre tecnologie all’avanguardia, il portale ti consente di aprire e lavorare sui conti bancari con grande velocità e ti offre una gestione remota sicura dei tuoi affari senza recarti mai presso la filiale.

note

[1] D.L. 185/2008 e 179/2012.


1 Commento

  1. Grazie per questi consigli! Devo creare una posta certificata perché me lo richiede il mio albo professionale e seguendo questi passaggi ho trovato tutte le informazioni sufficienti per la creazione di una pec. In pochi passi, semplici e veloci, ho raggiunto il mio scopo. Voi siete sempre chiari e riuscite a spiegare ogni cosa con semplicità. Vi ringrazio la legge per tutti per le informazioni che ci fornite con puntualità

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