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Lettera chiarimenti busta paga

21 Maggio 2019
Lettera chiarimenti busta paga

Non è sempre agevole comprendere il contenuto della busta paga e, nei casi più dubbi, è opportuno chiedere dei chiarimenti alla direzione del personale.

Ogni mese i lavoratori dipendenti ricevono un documento nel quale possono trovare tutte le informazioni relative alla retribuzione che hanno ricevuto, alle trattenute operate dal datore di lavoro, alle ferie maturate e residue, al trattamento di fine rapporto, etc. Questo documento si chiama busta paga.

La busta paga svolge un’importante funzione esplicativa ma, spesso, il suo contenuto non è affatto chiaro ed il dipendente non riesce a capire fino in fondo cosa vogliono dire le varie voci che la compongono. In questi casi, soprattutto se si ritiene di aver ricevuto meno di quanto spettante, è opportuno inviare alla direzione del personale una lettera chiarimenti busta paga.

Purtroppo le voci che vengono utilizzate nel documento non aiutano la comprensione dello stesso e spesso anche i tecnici hanno difficoltà ad interpretare correttamente il significato delle voci presenti nel cedolino.

La lettera di chiarimenti serve, appunto, a sgombrare il campo da ogni dubbio.

Che cos’è la busta paga?

La busta paga, detta anche cedolino o prospetto paga, è un documento che viene consegnato mensilmente al dipendente all’atto del pagamento dello stipendio mensile.

In questo documento, il lavoratore viene informato di tutte le operazioni di dare e avere che sono state effettuate dal datore di lavoro e che hanno portato al netto mensile versato sul conto corrente del dipendente.

La funzione della busta paga è, quindi, informativa. Quando riceve l’accredito sul conto corrente, infatti, il dipendente non sa perché il netto è proprio quella somma lì. La busta paga serve proprio a svelare tutti i passaggi che hanno condotto a quella somma netta.

Consegnare la busta paga è un obbligo per il datore di lavoro e non una mera possibilità e, dunque, ogni dipendente, se il datore di lavoro non adempie da sé, ha diritto a richiedere copia della busta paga.

Busta paga: cosa deve contenere?

Prima di esaminare il contenuto della busta paga è bene fare una premessa relativa agli obblighi del datore di lavoro nei confronti del dipendente.

Il principale obbligo dell’azienda è quello di erogare al dipendente la retribuzione mensile che deve corrispondere esattamente allo stipendio che è stato pattuito dalle parti nel contratto individuale di lavoro. In alcuni casi, le parti si limitano a richiamare, nella lettera di assunzione, il trattamento retributivo previsto, per quel livello di inquadramento, dal contratto collettivo nazionale di lavoro applicato al rapporto.

Tuttavia, sulla base di questo dovere principale, la legge affida al datore di lavoro un altro compito: il ruolo di sostituto d’imposta.

Per dirlo in termini semplici, mentre un lavoratore autonomo provvede in modo autonomo a pagarsi le tasse e i contributi previdenziali, nel caso del lavoro dipendente è l’azienda a trattenere dalla retribuzione erogata al dipendente le tasse, che verranno riversate all’Agenzia delle Entrate, ed i contributi previdenziali che verranno erogati all’Istituto nazionale di previdenza sociale (Inps).

Nella busta paga devono, dunque, essere inseriti i seguenti elementi:

  • nome, cognome, indirizzo, codice fiscale e numero di matricola del dipendente;
  • denominazione, sede legale, numero di matricola Inps ed Inail del datore di lavoro;
  • contratto collettivo nazionale di lavoro applicato al rapporto di lavoro;
  • retribuzione mensile lorda erogata al dipendente;
  • eventuale superminimo individuale ad personam pattuito con il dipendente;
  • eventuale valore economico del fringe benefit sottoposto a tassazione (ad es. auto in uso promiscuo concessa al lavoratore);
  • trattenute operate dal dipendente sulla retribuzione a titolo di tasse;
  • trattenute operate dal dipendente sulla retribuzione a titolo di contributi previdenziali;
  • quote devolute a fondi di previdenza e/o di assistenza sanitaria integrativi;
  • somme erogate al dipendente da istituti terzi che vengono “veicolate” dal datore di lavoro: si pensi all’indennità di malattia erogata dall’Inps o all’indennità di infortunio erogata dall’Inail. Queste somme vengono anticipate dal datore di lavoro al dipendente che poi le porta a conguaglio verso i relativi istituti tramite compensazione con i contributi dovuti;
  • ferie godute e saldo ferie;
  • permessi retribuiti goduti e saldo permessi;
  • trattamento di fine rapporto: sia la quota mensile accantonata sia il totale accantonato;
  • eventuale periodo di malattia e/o infortunio fruito dal dipendente nel periodo di paga;
  • netto mensile erogato in busta paga.

Busta paga: la consegna al dipendente

Come abbiamo già accennato, la consegna della busta paga al dipendente non è una una attività rimessa alla libera scelta del datore di lavoro ma è un vero e proprio obbligo di legge [1].

Per quanto concerne il momento temporale, la legge parla di consegna all’atto del pagamento dello stipendio mensile: deve dunque esserci una sostanziale contestualità tra consegna della busta paga ed erogazione della retribuzione mensile.

Per quanto concerne le modalità di consegna, tradizionalmente le imprese consegnano la busta paga al dipendente brevi manu, in busta chiusa oppure la spediscono tramite posta all’indirizzo di residenza fornito dal dipendente.

Con il passare del tempo e l’evolversi della tecnologia sono entrate in scena, come ben noto, modalità di consegna e di condivisione dei documenti molto più rapide, più efficaci ed anche più economiche dal punto di vista economico ed ambientale.

Per questo, anche nei confronti di questo adempimento, le cose sono cambiate ed oggi, con l’avallo del ministero del Lavoro, è ammessa la consegna della busta paga ai lavoratori anche con modalità alternative e in particolare attraverso:

  • consegna tramite e-mail ordinaria;
  • consegna tramite posta elettronica certificata (pec);
  • condivisione del documento nella rete aziendale.

Occorre però fare alcune precisazioni. Il datore di lavoro, in caso di ispezione da parte degli ispettori dell’Ispettorato nazionale del lavoro, deve essere in grado di dimostrare l’avvenuta consegna dei cedolini. A tal fine occorre sottolineare che l’unico strumento che è equiparato alla raccomandata a/r, dal punto di vista legale, è la posta elettronica certificata che, però, spesso i dipendenti non hanno.

Per quanto riguarda la condivisione del documento in una cartella nella rete aziendale, questa possibilità è pacificamente ammessa ma con alcune cautele. Si pone, infatti, un tema di privacy [2] e dunque l’area della rete in cui il prospetto paga viene caricato deve essere ad accesso riservato da parte del dipendente tramite log-in con username e password personalizzati.

In sostanza, si deve evitare che abbiano accesso alla cartella contenente i cedolini anche soggetti diversi.

Busta paga: lettera di chiarimenti

Come abbiamo detto il contenuto della busta paga non è sempre di facile comprensione. Le varie voci che compongono il cedolino, infatti, vengono spesso indicate con dei codici e con delle abbreviazioni e questo non facilita la comprensione da parte del lavoratore che, nella maggior parte dei casi, non è un tecnico del settore e non ha dunque tutti gli strumenti necessari a comprendere a pieno il contenuto della busta.

Capire il cedolino paga e, soprattutto, comprendere a fondo le operazioni che sono state compiute dal datore di lavoro sul proprio stipendio, è importante poiché l’azienda potrebbe commettere degli errori, sia in eccesso sia in difetto, ed essendoci di mezzo i soldi del dipendente, questi deve sapere cosa viene fatto.

L’errore che un dipendente non deve mai fare è mettere il cedolino da una parte senza nemmeno leggerlo.

La busta paga va letta e se non è tutto chiaro è bene rivolgersi a chi sappia fornire una consulenza tecnica:

  • patronato o ufficio vertenze: si tratta di un ufficio organizzato da una organizzazione sindacale che aiuta i lavoratori ed i pensionati nell’accesso ai propri diritti e nella gestione del proprio rapporto di lavoro;
  • consulente del lavoro: si tratta di professionisti specializzati nella gestione amministrativa dei rapporti di lavoro.

Con il supporto di queste figure è possibile ottenere una lettura tecnicamente completa del cedolino e capire se le operazioni fatte dal datore di lavoro sono corrette o meno. In caso di dubbi che non riescono ad essere sciolti, il lavoratore può inviare, da solo o per il tramite dell’organizzazione sindacale, una lettera di chiarimenti busta paga.

Si tratta di una comunicazione con cui il dipendente specifica quali voci del prospetto paga non sono chiare e chiede alla direzione delle risorse umane di fornire dei chiarimenti in merito.

In questo caso non resta che attendere la risposta formale del datore di lavoro la quale andrà letta sempre con l’ausilio delle figure tecniche individuate sopra.

In questo caso, le opzioni sono due:

  • i chiarimenti forniti dal datore di lavoro sono sufficienti a chiarire la situazione;
  • i chiarimenti forniti dal datore di lavoro fanno emergere l’effettuazione di operazioni che non sono condivise dal dipendente (ad esempio sono state trattenute cifre eccessive oppure sono state erogate cifre inferiori a quelle dovute).

Lettera di contestazione busta paga

Nel caso in cui i chiarimenti facciano emergere che il datore di lavoro ha fatto qualcosa di sbagliato occorre inviare all’azienda una seconda lettera con cui, in questo caso, il dipendente contesta formalmente l’operazione o le operazioni che, a suo avviso, sono illegittime e chiede all’azienda di rettificare la busta paga.

Attenzione al tempo che passa. I diritti lesi dal datore di lavoro nella busta paga, infatti, come tutti i diritti, sono soggetti ai cosiddetti termini di prescrizione. Si tratta di una regola generale per cui se tu hai un diritto devi attivarti entro un certo periodo per farlo valere altrimenti non puoi più farlo.

crediti connessi alla retribuzione si prescrivono in 5 anni. Da ciò si deduce che la lettera di contestazione busta paga deve essere inviata all’azienda entro 5 anni dal ricevimento della busta paga stessa.

Al contrario, i crediti derivanti dalle prestazioni Inps ed Inail si prescrivono in 1 anno.


note

[1] Art. 1, L. n. 4 del 5.01.1953.

[2] Regolamento (UE) n. 679/2016; D. Lgs. n. 196/2003.

Autore immagine: 123rf com.


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