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Come scrivere una lettera di reclamo

27 Maggio 2019 | Autore:
Come scrivere una lettera di reclamo

Reclamo: cos’è, a cosa serve e come si scrive? Quali sono gli elementi fondamentali di una lettera di reclamo? Qual è il suo contenuto e come si invia?

Praticamente ogni giorno dobbiamo fare i conti con le pretese economiche delle società che ci erogano i servizi più comuni: luce, gas, telefono, internet, solo per citare i più diffusi. In questo mare magnum di missive, bollette e comunicazioni, spesso accade che qualcosa vada storto: un conguaglio non dovuto, un conteggio errato, una fatturazione di troppo. Per non parlare, poi, degli eventuali disservizi che possono capitare. Come comportarsi in questi casi? La prima cosa da fare è scrivere una lettera di reclamo, cioè una lettera in cui facciamo valere le nostre ragioni a fronte del torto che rischiamo di subire oppure che abbiamo già patito. Probabilmente ti starai chiedendo se devi rivolgerti necessariamente ad un avvocato per fare ciò. Ti rispondo subito dicendoti che puoi provvedere da solo a scrivere una comunicazione del genere. Come? Te lo dirò nei prossimi paragrafi: prosegui nella lettura se vuoi sapere come scrivere una lettera di reclamo.

Lettera reclamo: cos’è?

Un reclamo è una lettera che viene spedita per comunicare un proprio disagio causato dall’altrui comportamento. Il più delle volte, il mittente è un comune cittadino (un privato, per intenderci) mentre il destinatario è una persona giuridica (una società, una ditta, ma anche un ente pubblico, come un Comune, ad esempio) che abbia avuto rapporti con il primo.

A cosa serve la lettera di reclamo?

La lettere di reclamo serve a contestare una condotta scorretta, al fine di far porre un rimedio alla stessa. Un reclamo, quindi, potrà essere inviato nei confronti del gestore del servizio internet, se, nonostante il pagamento del canone, non riesci a navigare sul web; oppure si potrà reclamare contro l’operatore di telefonia mobile, il quale non garantisce la copertura.

Insomma, la lettera di reclamo serve a porre all’attenzione del destinatario un problema che è sorto per causa sua.

Reclamo e diffida: differenze

Molto simile alla lettera di reclamo è la diffida, che consiste nell’invitare il destinatario a cessare dal proseguire con la sua condotta molesta oppure nell’intimargli di fare o non fare qualcosa. Ad esempio, la diffida è quella che spedisce l’avvocato per conto del suo cliente che è creditore nei confronti di qualcun altro; la diffida è anche quella indirizzata al vicino di casa rumoroso, oppure a colui che ha spiattellato in internet i nostri dati personali senza consenso, chiedendone la rimozione immediata.

Spesso lettera di reclamo e diffida si cumulano, visto che il più delle volte il reclamo termina con l’invito a provvedere, entro un termine stabilito, affinché si ponga rimedio alla situazione di disagio provocata dal comportamento colpevole del destinatario.

Se sei interessato a questo argomento, ti consiglio di leggere il mio articolo sul modello di diffida.

Lettera di reclamo: come si scrive?

Se vuoi scrivere una lettera di reclamo senza dover pagare un avvocato, segui i miei consigli. Ricorda che ogni lettera deve essere strutturata in questa maniera:

  • indicazione del destinatario;
  • specificazione dell’oggetto;
  • corpo della lettera;
  • sottoscrizione.

Analizziamo singolarmente ciascuno di questi aspetti.

Il destinatario della lettera di reclamo

Per scrivere un reclamo dovrai iniziare indicando, in alto a destra, il nome e l’indirizzo del destinatario. Se si tratta di un uomo, si usa la dicitura «Egr. Sig.», seguita dal nome e dal cognome; se si tratta di una donna, si utilizza il «Gent. Sig.ra».

Nel caso in cui si tratti di una persona giuridica (ad esempio una ditta o una società, ma anche un ente pubblico, tipo Regione, Provincia o Comune), dovrai usare l’espressione «Spett.le», seguito dal nome del destinatario. Dopo il nominativo segue sempre l’indirizzo, completo di via e di codice di avviamento postale (cap).

Qual è l’oggetto del reclamo?

Il secondo passo per scrivere un lettera di reclamo consiste nell’individuare l’oggetto: altro non è che l’indicazione, breve e chiara, del contenuto della missiva. L’oggetto serve a far comprendere immediatamente al destinatario di cosa tratta la lettera che si sta accingendo a leggere: si tratta di una sorta di anteprima, insomma.

L’oggetto varia a seconda del contenuto concreto che specificherai nel corpo della lettera: pertanto, se intendi lamentarti di un disservizio nella navigazione online, nell’oggetto scriverai semplicemente «Reclamo disservizio internet»; se invece stai protestando contro la fatturazione della corrente elettrica, indicherai «Reclamo bolletta nr.___»; e così via per tutte le altre ipotesi.

Contenuto della lettera di reclamo

Fondamentale per comprendere come scrivere una lettera di reclamo è il contenuto della stessa. Il corpo del reclamo varia a seconda del tipo di contestazione che vuoi inviare. A proposito posso darti alcuni consigli di stile:

  • sebbene un reclamo rappresenti una protesta, non devi farti “prendere la mano”, nel senso che devi mantenere un tono pacato e non irriguardoso, senza rinunciare tuttavia a far valere le tue ragioni;
  • sii conciso: scrivi solamente ciò che occorre, senza indugiare in inutili dettagli o retroscena. Considera che il destinatario deve comprendere immediatamente ciò che vuoi;
  • sii chiaro nella tua richiesta: il rimborso di una somma illegittimamente pagata, la violazione di una clausola contrattuale, il mancato pagamento nei termini previsti, ecc.;
  • non avventurarti in esose e infondate richieste di risarcimento danni: il tuo reclamo perderà di credibilità. Chiedi espressamente del denaro solamente se sai con certezza qual è l’ammontare e se si tratta di un evidente torto;
  • volendo, puoi allegare, in copia, i documenti giustificativi delle tue ragioni.

Non temere di non conoscere i riferimenti legislativi precisi: non occorre che nel reclamo tu inserisca gli articoli di legge; è sufficiente far capire bene a quale situazione ci si riferisce e cosa stai chiedendo al destinatario.

La sottoscrizione del reclamo

Infine, non ti resta che firmare la lettera di reclamo redatta secondo i criteri sopra indicati: la firma serve a ricollegare la volontà manifestata nella lettera a colui che la sottoscrive. Ricorda di specificare anche luogo e data.

Come inviare una lettera di reclamo?

Il mezzo migliore per inviare una lettera di reclamo è la raccomandata con avviso di ricevimento, che garantisce il corretto invio e la ricezione della comunicazione. In alternativa, se ne sei munito, puoi avvalerti anche della posta elettronica certificata: per utilizzarla, però, devi assicurarti che anche il destinatario ne abbia una.



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