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Come scrivere una lettera di reclamo al Comune

29 Maggio 2019 | Autore:
Come scrivere una lettera di reclamo al Comune

Come si scrive un reclamo al Comune? Quali regole occorre rispettare? A chi indirizzare il reclamo e come esporre il problema? Come inviare un reclamo?

Il Comune è l’ente territoriale più vicino al cittadino: al Comune bisogna recarsi per chiedere il rilascio di documenti importanti (tessera elettorale, carta d’identità, ecc.), per ottenere un permesso di costruire, per chiedere chiarimenti sul pagamento dei tributi locali. Insomma, possiamo dire che il Comune è il centro di molti affari importanti che riguardano ciascuno di noi. Allo stesso tempo, però, questa fitta trama di rapporti può generare incomprensioni che possono sfociare in controversie vere e proprie. Pensa al Comune che pretenda che tu pagi l’imu su un immobile che non è più tuo: cosa fare in una caso del genere? Oppure, immagina che il Comune non ti garantisca alcuni servizi, come quello della raccolta della nettezza urbana. In queste ipotesi, come scrivere una lettera di reclamo al Comune?

Il reclamo al Comune potrebbe essere uno strumento molto importante per la risoluzione dei tuoi problemi: ad esempio, reclamando potresti ottenere che l’ente torni sui suoi passi, dandoti ragione. Il reclamo, inoltre, permette di instaurare un dialogo con il Comune al fine di superare la questione in modo pacifico, senza dover ricorrere ai giudici. Se anche a te è capitato qualche screzio con il tuo Comune, oppure semplicemente ti interessa l’argomento, allora prosegui nella lettura: ti spiegherò come scrivere una lettera di reclamo al Comune.

Lettera di reclamo: a cosa serve?

Con una lettera di reclamo si intende segnalare al destinatario la presenza di un problema che è sorto per causa sua: reclamare, infatti, significa lamentarsi di un’ingiustizia subita alla scopo di far valere le proprie ragioni

Con una lettera di reclamo, quindi, si intende chiedere il rispetto dei propri diritti, violati dal soggetto verso cui si reclama oppure da un terzo.

Reclamo e diffida: differenze

Prima di vedere come scrivere una lettera di reclamo al Comune, vorrei spiegarti qual è la differenza tra un reclamo e una diffida. Come anticipato, il reclamo è una specie di esposto, una lamentela per un’ingiustizia patita. La diffida, invece, è l’atto con cui si invita la controparte a cessare dal comportamento lesivo: in italiano, infatti, diffidare significa ammonire una persona avvertendola di non tenere più quella determinata condotta.

La lettera di diffida, dunque, consiste in un invito rivolto ad una persona ad astenersi da un determinato comportamento o dal compiere una determinata attività, avvertendo delle conseguenze che possono derivare dalla sua inadempienza all’invito.

In realtà nell’ambito giuridico la diffida è anche un’intimazione scritta rivolta alla parte inadempiente di rispettare i propri impegni entro un determinato termine con dichiarazione che, decorso inutilmente il termine, si adirà l’autorità giudiziaria. In altre parole, la diffida può assumere i contorni di un vero e proprio ultimatum, scaduto il quale la parte rispettosa degli impegni potrà chiedere il risarcimento dei danni.

Ebbene, reclamo e diffida possono sostanzialmente coincidere nel momento in cui, al termine della lettera, viene rivolto l’invito a cessare dalla condotta lesiva oppure ad adempiere al proprio obbligo entro un determinato termine: ad esempio, se il Comune non invia i suoi dipendenti a fare la raccolta porta a porta della spazzatura, puoi inviare una lettera con cui reclami ciò che è tuo diritto (e cioè, la raccolta della nettezza) e diffidi lo stesso ente dal proseguire con il suo inadempimento, pena il ricorso al tribunale competente.

Reclamo al Comune: come scriverlo?

Come si scrive un reclamo al Comune? Te lo dico subito. Sappi che, se seguirai i consigli che sto per darti, non avrai bisogno di ricorrere ad un avvocato: potrai quindi cavartela da solo senza dover pagare l’onorario di un legale.

Innanzitutto, non devi spaventarti nel momento in cui ti accingi a scrivere un reclamo al Comune: si tratta di una lettera come le altre e, pertanto, non occorre essere fini giuristi per poterlo fare. Le due regole generali da tenere a mente sono: chiarezza e brevità.

Se intendi scrivere un’efficace lettera di reclamo al Comune, non devi dilungarti in racconti inutili: dopo esserti presentato, vai dritto al sodo ed esponi il problema. Non alzare i toni: anche se stai scrivendo perché hai subito un torto, sii sempre pacato e cortese. Ma vediamo più nel dettaglio come si deve scrivere una lettera di reclamo al Comune.

Lettera di reclamo al Comune: come scrivere il destinatario?

Poiché il reclamo è indirizzato ad un ente, cioè ad una persona giuridica, dovrai rivolgerti utilizzando l’espressione «Spett.le Comune di …». Il destinatario va posto in alto a destra.

Poiché, come appena detto, il Comune è un ente, è bene individuare anche la persona fisica a cui la lettera è indirizzata, cioè colei che materialmente dovrà aprire la busta e leggerne il contenuto. In ogni Comune, anche nei più piccoli, lavorano diverse persone, ognuna addetta ad un particolare compito. Il reclamo dovrà essere indirizzato a colui che è responsabile del servizio di cui ti stai lamentando: e così, se intendi contestare il pagamento di un tributo, dovrai indirizzare la lettera al Comune e, nello specifico, all’attenzione del responsabile dei tributi locali; se, invece, si tratta di un problema legato alla residenza, l’invio sarà destinato all’ufficio anagrafe e servizi demografici; e così via.

Se ritieni che la lettera di reclamo debba essere destinata anche al sindaco, puoi specificare anche il nominativo di quest’ultimo, o semplicemente indicare che essa è diretta al Sig. sindaco del Comune.

Se, invece, non sai con certezza chi debba prendere provvedimenti circa la situazione che ti accingi ad esporre, potrai indirizzare il reclamo in modo generico al Comune: sarà poi l’ufficio protocollo a smistarlo all’ufficio competente.

A prescindere da chi sia il soggetto fisico che deve prendere in considerazione il tuo reclamo, la lettera andrà comunque spedita alla casa municipale, cioè al luogo ove ha la sede il Comune.

Cosa scrivere nel reclamo al Comune?

Dopo aver indicato, in alto a destra, il destinatario, dovrai concentrarti sul corpo del reclamo, cioè sul suo concreto contenuto. Cosa scrivere nel reclamo al Comune? Dipende dalla situazione che vuoi portare all’attenzione dell’ente: la richiesta di un tributo non dovuto, la contestazione di un abuso non sussistente, un disservizio, ecc.

Prima di cominciare a scrivere la lettera, ricorda di anteporre l’oggetto: si tratta di una brevissima anteprima del problema che stai sollevando. L’oggetto va scritto su un rigo a parte, al di sopra del corpo del reclamo, possibilmente evidenziandone in grassetto il contenuto. L’oggetto deve essere di un rigo, al massimo due, non di più.

Dopodiché, puoi procedere con la stesura vera e propria del reclamo. Innanzitutto identificati, scrivendo le tue generalità: nome, cognome, residenza, codice fiscale. Solamente dopo potrai cominciare ad esporre il tuo problema. Come detto sopra, sii coinciso: la lettera di reclamo deve essere essenziale, non deve superare la pagina, altrimenti c’è il rischio che chi legga non capisca in cosa consiste il reclamo.

Utilizza una sintassi semplice e chiara; non fare giri di parole e, dopo aver esposto il problema, concludi chiedendo il rispetto dei tuoi diritti: se ti hanno chiesto di pagare un tributo locale non dovuto, chiedine l’annullamento; se non ti hanno concesso un titolo edilizio che avevi regolarmente domandato, chiedi che ti venga rilasciato il prima possibile; ecc.

Cosa allegare ad una lettera di reclamo al Comune?

Dopo aver datato e sottoscritto la lettera di reclamo al Comune, puoi scegliere di allegare alla stessa la documentazione che, a tuo dire, potrà essere utile per far valere le tue ragioni. Ad esempio, se ti è stato contestato il mancato pagamento di un tributo, allega la ricevuta di avvenuto pagamento; se non ti viene rilasciato il permesso di costruire, allega l’istanza regolarmente protocollata che hai presentato tempo addietro.

È buona norma, inoltre, allegare la copia di un proprio documento d’identità, in modo da dare maggior certezza della provenienza della lettera di reclamo.

Vademecum per scrivere un reclamo al Comune

Tirando le fila di quanto detto sinora, possiamo dire che, per scrivere una valida lettera di reclamo al Comune, occorre rispettare le seguenti linee guida:

  • indicare in alto a destra il destinatario, avendo cura di specificare il dipendente comunale a cui è diretto il reclamo (responsabile ufficio edilizia, responsabile ufficio imposte, responsabile ufficio anagrafe, il sindaco in persona, ecc.). Se non sai quale ufficio possa avere la competenza necessaria a risolvere il tuo problema, puoi anche evitare di specificare la persona fisica a cui è diretta la lettera: l’ufficio protocollo del Comune provvederà allo smistamento;
  • specificare l’oggetto del reclamo. Così facendo, il destinatario saprà fin da subito a proposito di cosa stai reclamando;
  • curare il testo del reclamo, facendo attenzione ad essere chiaro, semplice ed esauriente. Ricorda di presentarti, cioè far capire chi sei indicando le tue generalità;
  • concludi in modo altrettanto chiaro, in modo tale che si capisca qual è la tua richiesta finale;
  • allega un documento di identità e l’eventuale documentazione che possa sostenere le tue ragioni.

Reclamo al Comune: come spedirlo?

Infine, invia la tua lettera di reclamo al Comune mediante una lettera raccomandata con avviso di ricevimento: solamente in questo modo avrai la certezza che essa è giunta a destinazione. In alternativa, puoi utilizzare la tua pec (se ne hai una) e spedire il reclamo, allegati inclusi, all’indirizzo di posta elettronica certificata del Comune. Ogni Comune d’Italia ne ha una: se non sai qual è, basta visitare il sito interne dell’ente.

In alternativa, se risiedi a poca distanza dal municipio, puoi anche protocollare di persona il tuo reclamo: è sufficiente la consegna a mano presso l’ufficio del protocollo. Porta con te una copia, in modo che il dipendente comunale possa timbrarla, attestando così l’avvenuto deposito.


note

Autore immagine: Pixabay.com


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1 Commento

  1. Buongiorno, scrivo perchè il mio comune aveva fatto uscire un bando il quale concedeva il pagamento di una percentuale del 40% per il pagamento dell’affitto per il periodo del primo lockdown. Feci domanda a luglio (inviando pec) e non ricevetti risposta; lo riproposero a settembre e rimandai la pec al quale ricevetti un numero di protocollo.
    Ora, sono due mesi che provo a contattare l’ufficio con email e telefonate senza ottenere risposta per quanto concerne il pagamento. Cosa posso fare a tal proposito?
    Grazie in anticipo

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