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Fattura elettronica: per la validità serve il consenso del destinatario

21 Novembre 2013
Fattura elettronica: per la validità serve il consenso del destinatario

Possibile usare qualsiasi tipo di formato elettronico e qualsiasi tipo di estensione; necessario garantire autenticità e integrità.

Dallo scorso 1° gennaio 2013 [1],  è stata attuata una piena equiparazione della fattura elettronica alla fattura cartacea, semplificandone le modalità di formazione ed emissione.

Per essere qualificata come elettronica, una fattura deve essere emessa e ricevuta in formato elettronico.

Inoltre la fattura – cartacea o elettronica – si considera emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente.

La scelta del formato non ha alcun effetto sulla natura elettronica del documento e può essere deciso liberamente dai soggetti passivi. Può trattarsi, per esempio, di fatture sotto forma di messaggi strutturati in formato xml oppure di altri tipi di formato elettronico, come un messaggio di posta elettronica con un allegato in pdf o un fax ricevuto in formato elettronico anziché cartaceo.

Non tutte le fatture create in formato elettronico possono essere considerate fattura elettronica per il destinatario. Le fatture create infatti in formato elettronico, ad esempio tramite un software di contabilità o un software di elaborazione di testi, ma inviate e ricevute su carta, non possono dirsi elettroniche. Il requisito essenziale per configurare infatti una fattura come elettronica risiede nella emissione e ricezione del documento in forma elettronica, modalità di scambio che normalmente viene concordata tra le parti.

Si può ricorrere alla fattura elettronica solo se c’è l’accettazione del destinatario. L’accettazione può avvenire anche sulla base del semplice comportamento concludente del cliente: come quando, per esempio, quest’ultimo provvede a contabilizzarla o a pagarla.

Il soggetto passivo è anche libero di individuare le modalità con cui assicurare l’autenticità dell’origine, l’integrità del contenuto e leggibilità della fattura. Il legislatore ha infatti introdotto il principio di neutralità tecnologica, limitandosi a suggerire le modalità con cui garantire i predetti requisiti di autenticità e integrità: apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell’emittente, utilizzo di sistemi Edi di trasmissione elettronica dei dati, sistemi di controllo di gestione.

I requisiti di autenticità e integrità possono essere assicurati senza l’apposizione del riferimento temporale. È sufficiente apporre firme elettroniche qualificate o digitali da parte dell’emittente; in alternativa, possono essere utilizzati sistemi di controllo di gestione che assicurano un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione e/o prestazione collegata; è ammesso infine il ricorso ad altre tecnologie in grado di garantire tali requisiti.

Resta in ogni caso ferma la facoltà di avvalersi di sistemi Edi (Electronic Data Interchange) di emissione e trasmissione.

Per garantire l’emissione di una fattura elettronica senza l’utilizzo di firma digitale o trasmissione Edi, la struttura gestionale interna all’azienda dovrebbe perciò essere tale da realizzare una pista di controllo sicura e garantita tra la fattura emessa e l’operazione Iva realizzata. In particolare, deve esistere un collegamento inequivocabile tra tutta la documentazione rilevante nel ciclo di fatturazione: partendo dagli accordi commerciali, originariamente intercorsi tra fornitore e cliente, si deve potere arrivare alla quietanza di pagamento e alle registrazioni contabili passando per eventuali bolle di consegna della merce e, logicamente, per la fattura emessa.

Dovrebbe pertanto essere sempre possibile ricostruire l’intera operazione recuperando non solo i documenti da cui risulta l’accordo tra le parti, ma anche la lista delle operazioni realizzate e una loro identificazione (magari con un numerico di riferimento) tale da permettere di rintracciare tutti i passaggi, sia gestionali che contabili e amministrativi, che hanno caratterizzato l’operazione. Il percorso di ricerca deve essere reso possibile anche al contrario.


note

[1] Con il recepimento della direttiva 2010/45/Ue.


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